De taakenteller bevindt zich in de rechterbovenhoek van de startpagina van het Dashboard.

Hier kunt u zien hoeveel documenten er in uw wachtrij staan voor verwerking

en hoeveel documenten nu klaar zijn voor validatie.

Klik vanuit het Dashboard op het pictogram Geavanceerde Instellingen zoals hieronder weergegeven:

Het volgende menu wordt dan weergegeven:

Selecteer de knop met het label “Stel dashboardkolommen voor organisatie in” en een lijst met alle kolomnamen wordt weergegeven.

In dit menu kun je de kolomnamen selecteren en de pijlen gebruiken om de gewenste kolommen toe te voegen en te verwijderen.

Je kunt de volgorde van de kolommen instellen door op de stippen naast de kolomnaam te klikken en ze naar de juiste positie te slepen.

Een andere optie stelt je ook in staat om velden van een documenttype toe te voegen:

Hier kun je kiezen uit de verschillende documenttypes:

Voor elk documenttype zijn er verschillende velden die je kunt toevoegen:

Selecteer de velden die je nodig hebt en klik op "Toevoegen aan zichtbare kolommen", ze zullen dan verschijnen in de kolominstellingen.

Aan de rechterkant van de zoekbalk vind je andere dashboardtools.

• Lijst vernieuwen: Dit wordt gebruikt om het dashboard bij te werken zonder je browser tabblad te vernieuwen.

• Geavanceerde instellingen: Meer informatie over dit onderwerp is verderop op deze pagina beschikbaar.

• Analytics: Dit geeft je meer inzicht in de documenten die je naar DocBits hebt geüpload.

• Uploaden: Meer informatie over dit onderwerp in de volgende sectie.

De geavanceerde instellingen bevatten vaak extra configuratieopties en functies die meer specifieke aanpassingen en verfijningen mogelijk maken.

• Meer instellingen

• Sneltoetsen

• Importlogboek

• Stel PO-tabelkolommen in voor organisatie

• Stel dashboard sortering in op organisatie

• Filter documenten op dag, week, maand, jaar of alles. De filtering verwijst naar het tijdstip waarop het document wordt geïmporteerd

Op de volgende pagina's vind je meer informatie over de individuele instellingen.

Na het inloggen met uw inloggegevens, wordt u doorgestuurd naar de startpagina van het DocBits Dashboard. Dit is de hoofdpagina waar u al uw geïmporteerde documenten kunt bekijken en beheren.

Overzicht

Documenten samenvoegen stelt je in staat om meerdere documenten te combineren.

Eerst moet je de documenten selecteren die je wilt samenvoegen. Dit kan worden gedaan door de selectievakjes van de documenten aan te vinken. Zodra je de documenten hebt geselecteerd, klik je op het pictogram met drie stippen.

Er wordt dan een menu weergegeven, selecteer de optie "Samenvoegen" die onderaan te vinden is.

Documenten samenvoegen is een belangrijke functie in een documentbeheersysteem waarmee gebruikers meerdere documenten kunnen combineren tot één enkel document. Hier zijn enkele redenen waarom documenten samenvoegen nuttig kan zijn:

• Gerelateerde documenten organiseren: Door meerdere documenten samen te voegen tot één document, kunnen gebruikers gerelateerde informatie of bestanden bij elkaar houden en organiseren. Dit kan helpen de efficiëntie bij het beheren en openen van documenten te verbeteren.

• Rapporten of samenvattingen maken: Het samenvoegen van meerdere documenten kan nuttig zijn om rapporten of samenvattingen te maken door gegevens of informatie uit verschillende bronnen of documenten te combineren. Dit stelt gebruikers in staat om uitgebreide rapporten of presentaties te maken zonder de informatie handmatig te hoeven kopiëren en plakken.

• Documenten archiveren: Wanneer er meerdere versies van een document bestaan, of wanneer documenten binnen een specifieke periode moeten worden samengevat, kan het samenvoegen van documenten helpen om consistente archiveringspraktijken te waarborgen en opslagruimte te optimaliseren.

• Workflow optimalisatie: Documenten samenvoegen kan deel uitmaken van een geautomatiseerde workflow waarbij documenten automatisch worden gecombineerd zodra aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt in een goedkeuringsproces of bij het maken van contracten of rapporten.

Voorbeelden van het samenvoegen van documenten:

• Facturen combineren: Een bedrijf moet alle facturen van een bepaalde maand samenvatten voor boekhoudkundige doeleinden. Individuele facturen worden geüpload als afzonderlijke documenten en vervolgens samengevoegd om een geconsolideerd overzicht te creëren.

• Goedkeuringsformulieren combineren: Een goedkeuringsworkflow voor aanvragen vereist dat meerdere formulieren worden samengevoegd voordat ze naar het management worden doorgestuurd. De verschillende formulieren worden automatisch gecombineerd zodra ze zijn ingevuld en ingediend door de betrokken partijen.

• Een jaarverslag maken: Meerdere afdelingen in een bedrijf werken samen om een uitgebreid jaarverslag te maken. Elke afdeling bereidt zijn eigen sectie van het verslag voor als een apart document. Deze documenten worden vervolgens samengebracht om het definitieve jaarverslag te maken.

Door documenten samen te voegen, kunnen organisaties hun documentbeheerprocessen stroomlijnen, samenwerking verbeteren en efficiëntie verhogen.

Als je de DocBits-software gebruikt voor documentverwerking, is het essentieel om de verschillende documentstatussen te begrijpen die je bestanden kunnen hebben. Hier is een complete lijst van alle mogelijke documentstatussen in DocBits:

• WatchDog Start: De Watchdog-module wordt gestart.

• WatchDog Split: Het document wordt gesplitst in Watchdog.

• WatchDog Upload: Het document wordt geüpload in Watchdog.

• Upload: Het document wordt geüpload.

• OCR: Optical Character Recognition (OCR) wordt momenteel uitgevoerd op het document.

• Classification: Het document wordt geclassificeerd.

• Zugferd import: Een Zugferd-document wordt geïmporteerd.

• Ready for Validation: Het document is klaar voor validatie.

• Zugferd export: Een Zugferd-document wordt geëxporteerd.

• Workflow: Er wordt momenteel een workflow uitgevoerd met dit document.

• Pending approval: Het document moet worden goedgekeurd.

• Pending second approval: Het document moet een tweede keer worden goedgekeurd.

• Auto Accounting: Automatische boekhouding wordt uitgevoerd.

• Export: Het document wordt geëxporteerd.

• Error: Er is een fout opgetreden in het document.

Als je op zoek bent naar een specifiek document of documenten, dan heb je de volgende opties tot je beschikking. Binnen de zoekbalk hebben we je verschillende tools gegeven om het document te vinden waar je naar op zoek bent. Om toegang te krijgen, selecteer je het volgende icoon.

De volgende filteropties zullen beschikbaar worden.

We bieden je de mogelijkheid om te filteren op documenttype, status van het document, de verantwoordelijke van het document en op datum.

Tijdens het navigeren door uw documenten in DocBits, als u wilt terugkeren naar het hoofdgebied van het Dashboard, kunt u eenvoudig op de escape (ESC) knop op uw toetsenbord drukken en u wordt teruggebracht naar het hoofdmenu van het Dashboard (op de pagina waar u het document hebt ingevoerd waarvan u zojuist bent vertrokken).

Het tweede deel van het dashboard is een overzicht van alle geüploade documenten. Je kunt alle documenten bekijken of alleen de documenten die aan jou zijn toegewezen. Je kunt ook zoeken naar documenten op naam.

Gegevens worden binnen enkele seconden geëxtraheerd en de status zal veranderen van "Loopt" naar "Klaar voor validatie".

Het opzetten van een dashboard dat aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers vereist zorgvuldige planning en implementatie.

Hier zijn beste praktijken die u kunnen helpen:

Aangepaste weergaven:

• Zorg ervoor dat het dashboard aanpasbaar is, zodat gebruikers hun eigen weergaven en lay-outs kunnen aanpassen. Dit kan worden gedaan door de mogelijkheid om widgets toe te voegen, te verwijderen of te herschikken.

Automatische updates:

• Implementeer automatische updates om ervoor te zorgen dat gegevens altijd up-to-date zijn. Dit is vooral belangrijk voor omgevingen met veel gebruik.

• U kunt dit auto-refresh hulpmiddel inschakelen in de instellingen.

Gebruikersbegeleiding en training:

• Bied een gebruiksvriendelijke interface en instructies over hoe het dashboard te gebruiken.

• Train gebruikers regelmatig om ervoor te zorgen dat ze alle functies en mogelijkheden van het dashboard begrijpen.

Filters en weergaven:

• Het gebruik van filters kan zeer nuttig zijn bij het zoeken naar documenten, maar overweeg ook om filters te resetten om een consistente weergave van gegevens te behouden.

Dashboardanalyse:

• Monitor het gebruik van het dashboard en verzamel feedback van gebruikers.

• Analyseer welke delen van het dashboard het meest worden gebruikt en welke verbeteringen kunnen worden aangebracht om de gebruikerservaring verder te optimaliseren.

Datavisualisatie:

• Gebruik boeiende en betekenisvolle datavisualisaties om informatie snel en begrijpelijk te presenteren.

• Kies visualisaties op basis van de behoeften van de gebruiker en het type gegevens dat wordt gepresenteerd.

Beveiliging en privacy:

• Zorg ervoor dat het dashboard voldoet aan beveiligingsnormen en dat gevoelige gegevens adequaat worden beschermd.

• Implementeer toegangscontroles om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de gegevens die voor hen relevant zijn.

Door rekening te houden met deze beste praktijken, kunt u een dashboard creëren dat effectief aansluit bij de dagelijkse routines van gebruikers en hen helpt weloverwogen beslissingen te nemen.

Hier zijn specifieke tips voor het oplossen van veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen:

Filters niet correct toegepast:

• Controleer eerst de filterinstellingen om ervoor te zorgen dat de juiste filters zijn toegepast en dat ze de gewenste gegevens weergeven.

• Zorg ervoor dat filters logisch en consistent worden toegepast. Soms kan onjuiste filterlogica of onjuiste combinaties onverwachte resultaten opleveren.

• Geef gebruikers richtlijnen over hoe ze filters correct kunnen gebruiken, zodat ze de filterfuncties effectief kunnen gebruiken.

Vertragingen bij het laden van gegevens:

• Controleer de netwerkverbinding om ervoor te zorgen dat deze stabiel is en geen vertragingen veroorzaakt.

• Controleer de serverbelasting en de prestaties van de gegevensbron om te zien of dat het probleem is. Mogelijk moet u de gegevensbron optimaliseren of overstappen op een krachtigere infrastructuur.

• Implementeer cachingmechanismen om laadtijden te verkorten, vooral voor vaak geraadpleegde gegevens. Moedig gebruikers aan hun gegevensquery's te optimaliseren door alleen de vereiste gegevensvelden op te halen en filters te gebruiken om de hoeveelheid gegevens te verminderen.

Browserproblemen:

• Zorg ervoor dat de browser die ze gebruiken compatibel is met het dashboard en dat alle vereiste updates zijn geïnstalleerd.

• Raad gebruikers aan om regelmatig hun browsercache te wissen om geheugenproblemen te voorkomen en ervoor te zorgen dat ze de meest actuele gegevens krijgen.

• Controleer op extensies of plug-ins in de browser die mogelijk interfereren met het dashboard en schakel ze indien nodig tijdelijk uit om problemen te isoleren.

Gebruikersspecifieke problemen:

• Bied individuele ondersteuning aan gebruikers die problemen blijven ondervinden. Mogelijk moet u hun specifieke instellingen, machtigingen of netwerkconfiguratie controleren om het probleem te identificeren en op te lossen.

Door gebruikers deze specifieke tips voor probleemoplossing te bieden, kunt u hen helpen veelvoorkomende problemen met betrekking tot dashboardinstellingen effectief op te lossen en hun productiviteit te verhogen.

Als je een gedetailleerd logboek wilt zien van alle documenten die in je DocBits-omgeving zijn geïmporteerd, volg dan deze stappen.

Selecteer de optie Geavanceerde Instellingen vanuit je DocBits Dashboard.

Nadat de balk Geavanceerde Instellingen verschijnt, selecteer je de knop Importlogboek.

Er verschijnt dan een tabel met alle recent geïmporteerde documenten en andere relevante informatie hierover.

Het validatiescherm stelt je in staat om alle geïmporteerde documenten te controleren, bewerken en valideren. Je kunt de naam van het document zien, uit hoeveel pagina's het bestaat, de datum waarop het is geïmporteerd en de status ervan. De actieknoop stelt je in staat om het document toe te wijzen, opnieuw te starten, te valideren of te verwijderen.