Click on the + NEW button
The following menu will be displayed:
Enter the details of the sub-organization you want to create, the name and description, then click on the SAVE button. You should then find your newly created sub-organization at the bottom of the list of existing sub-organizations.
Manage Users:
Adding Users: Administrators can create new user accounts and assign them to the appropriate sub-organization.
Assigning Roles and Permissions: Administrators can set the roles and permissions for users within a suborganization. This typically involves assigning access rights to specific documents, folders or functions in the document management system.
Manage profile details: Administrators can edit profile details of users within the sub-organization, such as: B. Contact information or department affiliation. This allows for updated and accurate management of user data.
You can add a new user to the organization and have the option of whether to remove the user from other groups.
Edit User:
Editing suborganization settings: Administrators can edit the settings and properties of a suborganization, including its name, description, or hierarchy level within the system.
Edit user details: Administrators can edit the details of individual users within a sub-organization, for example to adjust their access rights or update their contact information.
Delete User:
Deleting sub-organizations: Administrators may also have the ability to delete sub-organizations if they are no longer needed or if a restructuring of the organizational structure is required. When deleting a suborganization, administrators must ensure that all users and data associated with it are handled properly.
These management features enable administrators to effectively manage and adapt the user accounts and organizational structures within a document management system to meet the company's changing needs and processes.
Het creëren van suborganisaties binnen een documentbeheersysteem dient om de structuur en het beheer van gebruikersaccounts, documenten en workflows binnen een organisatie verder te organiseren en te differentiëren. Hier zijn enkele doeleinden en voordelen van het creëren van suborganisaties:
Structurering en organisatie: Suborganisaties maken het mogelijk om een hiërarchische structuur binnen het documentbeheersysteem te creëren. Dit kan helpen om gebruikersaccounts en documenten te organiseren op basis van afdeling, team, locatie of andere relevante criteria voor duidelijker en efficiënter beheer.
Beheer van rechten: Door suborganisaties te creëren, kunnen beheerders gedetailleerde rechten en toegangscontroles instellen voor verschillende groepen gebruikers. Dit betekent dat specifieke gebruikers of groepen alleen toegang hebben tot de documenten en middelen die relevant zijn voor hun respectieve suborganisatie, wat de beveiliging en privacy verbetert.
Workflows en samenwerking: Suborganisaties kunnen samenwerking en communicatie binnen specifieke teams of afdelingen vergemakkelijken door toegang tot gedeelde documenten, projecten of taken te centraliseren. Dit bevordert efficiëntie en coördinatie bij het samenwerken aan gemeenschappelijke projecten of workflows.
Rapportage en analyse: Door gebruikersaccounts en documenten in suborganisaties te organiseren, kunnen gedetailleerde rapporten en analyses worden gemaakt over de activiteiten en prestaties van individuele teams of afdelingen. Dit stelt beheerders en managers in staat om inzicht te krijgen in het gebruik van het documentbeheersysteem op organisatieniveau.
Schaalbaarheid en flexibiliteit: Suborganisaties bieden een schaalbare structuur die kan meegroeien met de groei en veranderingen van de organisatie. Nieuwe teams of afdelingen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en op de juiste manier worden geïntegreerd in het bestaande suborganisatieschema zonder de algehele structuur van het documentbeheersysteem te beïnvloeden.
Over het algemeen stellen suborganisaties in staat tot een effectievere beheer en organisatie van gebruikersaccounts, documenten en workflows binnen een documentbeheersysteem door de structuur, beveiliging en samenwerking te verbeteren.
Ga naar Instellingen, Globale Instellingen → Groepen, Gebruikers en Rechten → Suborganisaties zoals hieronder weergegeven.
U wordt vervolgens naar een pagina geleid die er ongeveer zo uitziet:
Hier vindt u uw eerder gemaakte suborganisaties, evenals waar u nieuwe suborganisaties kunt creëren.
