Welkom bij de module Boekhouding voor Kostfactuur en Indirecte Verkoop! Deze module is ontworpen om u te helpen uw financiële transacties binnen uw ERP-systeem efficiënt te beheren en af te stemmen. Met functies zoals automatische gegevensextractie, documentmatching en gedetailleerde tracking, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
Om de boekhoudmodule te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u de benodigde rechten hebt ingesteld door uw systeembeheerder. U hebt toegang nodig tot zowel de kostprijsboekhouding als de verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.
Toegang tot de kostprijsboekhouding en verkoopboekhoudmodules binnen het ERP-systeem.
Geschikte gebruikersrechten voor het bekijken en verwerken van financiële documenten.
Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen en andere documenten.
Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.
Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.
Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.
Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en controle.
Documenttraining: Train het systeem om nieuwe documenten te herkennen met minimale inspanning, meestal slechts één keer.
Bedragssplitsing: Splits bedragen per afdeling voor gedetailleerde financiële tracking.
Grootboekrekeningdefinitie: Het APS (Accounting and Procurement System) team kan de grootboekrekening definiëren zodra de gegevens zijn geëxtraheerd.
De interface van de boekhoudmodule bevat doorgaans de volgende componenten:
Dashboard: Overzicht van factuur- en verkoopstatus en recente activiteiten.
Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om facturen en verkooprecords te zoeken en filteren.
Gematchede Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.
Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.
Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.
Navigeer naar de boekhoudmodule vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.
Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.
Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.
Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.
Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.
Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.
Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.
Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:
Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.
Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.
Voor nieuwe documenttypen, train het systeem om ze te herkennen door een voorbeeld te geven.
Meestal hoeft u het systeem slechts één keer te trainen om vergelijkbare documenten in de toekomst nauwkeurig te herkennen.
Navigeer naar het tabblad "Regelitems" om boekingen voor elke factuur te bekijken en te registreren.
Wijs de bedragen toe aan de juiste rekeningen, kostenplaatsen en dimensies specifiek voor Infor LN/M3.
Voorbeeld: Een Kostfactuur Boeken
Selecteer Regelitem: Kies het regelitem voor de kostfactuur.
Wijs Rekening Toe: Wijs de juiste rekening toe, zoals "71200 - Niet-operationele Kosten".
Stel Dimensies In: Stel aanvullende dimensies in zoals kostenplaats, productgroep en project.
Bedrag Splitsen: Splits indien nodig het bedrag per afdeling voor gedetailleerdere tracking.
Voer Bedrag In: Voer het bedrag voor het regelitem in.
Zodra de gegevens zijn geëxtraheerd, kan het APS-team de grootboekrekeningen definiëren.
Dit zorgt ervoor dat elke transactie onder de juiste rekening wordt geregistreerd voor nauwkeurige financiële rapportage.
Ga naar de sectie "Rapporten" om gedetailleerde rapporten over financiële transacties te genereren.
Gebruik exportopties om rapporten op te slaan voor verdere analyse of archivering.
Documenten Uploaden: Gebruikers kunnen verschillende documenten (facturen, afleverbonnen, etc.) naar het systeem uploaden.
Automatische Matching: Het systeem matcht automatisch de geüploade documenten met bestaande inkooporders.
Matches Beoordelen: Gebruikers kunnen de matches beoordelen, details verifiëren en statusindicatoren bekijken.
Afwijkingen Oplossen: Eventuele mismatches of afwijkingen worden gemarkeerd voor de gebruiker om handmatig te beoordelen en te corrigeren.
Gegevens Exporteren: Gematchte gegevens kunnen worden geëxporteerd voor verdere verwerking of archivering.