Dit document biedt een uitgebreide handleiding over hoe u het Inkooporder Matching-systeem binnen uw ERP-platform kunt gebruiken. Het PO Matching-systeem automatiseert de reconciliatie van inkooporders met binnenkomende facturen, waardoor financiële transacties nauwkeurig zijn en afwijkingen snel worden aangepakt.
Om te beginnen met het gebruik van het PO Matching-systeem, zorg ervoor dat u de benodigde machtigingen heeft die door uw systeembeheerder zijn ingesteld. U heeft toegang nodig tot zowel de inkoopordergegevens als de bijbehorende factuurgegevens binnen het systeem.
Toegang tot inkooporder- en factuurmodules binnen het ERP-systeem.
Geschikte gebruikersmachtigingen voor het bekijken en matchen van financiële documenten.
Automatische Gegevensextractie: Extraheert en interpreteert automatisch gegevens van digitale facturen.
Gegevensvergelijking: Vergelijkt geëxtraheerde factuurgegevens met bestaande inkoopordergegevens.
Matchverificatie: Verifieert matches op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties.
Afwijkingsrapportage: Identificeert en rapporteert eventuele afwijkingen tussen facturen en inkooporders.
Audit Trail: Houdt een logboek bij van alle acties voor naleving en beoordeling.
De interface van het PO Matching-systeem bevat doorgaans de volgende componenten:
Dashboard: Overzicht van de matchingstatus en recente activiteiten.
Zoek- en Filtertools: Mogelijkheden om inkooporders en facturen te zoeken en te filteren.
Gematchte Records: Sectie die succesvol gematchte records weergeeft.
Afwijkingen: Sectie die records toont met afwijkingen die moeten worden beoordeeld of aangepakt.
Rapporten: Toegang tot gedetailleerde rapporten en exportopties.
Navigeer naar de PO Matching-module vanuit het hoofdmenu van uw ERP-systeem.
Geautomatiseerde Import: Als uw systeem is ingesteld voor geautomatiseerde gegevensvastlegging, worden facturen automatisch in het systeem geïmporteerd.
Handmatige Upload: Indien nodig, upload handmatig factuurbestanden in het systeem via de verstrekte interface.
Beoordeel facturen die automatisch zijn gematcht met inkooporders.
Verifieer de details van de match, inclusief artikelnummers, hoeveelheden en prijzen.
Ga naar de sectie Afwijkingen om facturen te beoordelen die niet automatisch konden worden gematcht.
Pas indien nodig handmatig hoeveelheden of prijzen aan, of markeer de factuur voor verdere beoordeling.
Voor facturen die niet automatisch zijn gematcht:
Gebruik de zoek- en filtertools om de bijbehorende inkooporder te vinden.
Verifieer en match de factuur handmatig met de inkooporder.
Docbits is een geavanceerd systeem dat is ontworpen om de afstemming van inkoopordergegevens (PO's) met binnenkomende factuurdocumenten te automatiseren. Deze tool is specifiek ontworpen voor efficiënt beheer en verwerking van factuurgegevens binnen ERP-systemen. Deze documentatie legt de basisprincipes van automatische afstemming via Docbits uit en definieert de specifieke regels die nodig zijn voor succesvolle afstemming.
Gegevensextractie: Docbits begint het proces door relevante gegevens uit gedigitaliseerde factuurdocumenten te extraheren. Meestal omvatten deze gegevens artikelnummers, hoeveelheden en eenheidsprijzen van elke factuurregel. De nauwkeurigheid van deze extractie is cruciaal, omdat het de basis vormt voor het daaropvolgende afstemmingsproces.
Vergelijking met PO-gegevens: De geëxtraheerde gegevens worden vergeleken met de overeenkomstige informatie in de opgeslagen inkooporders. Docbits controleert of de artikelnummers, hoeveelheden en prijzen overeenkomen met die in de PO's. Voor een succesvolle afstemming moeten de gegevens in de facturen overeenkomen met de gegevens in de inkooporders, rekening houdend met gedefinieerde tolerantiedrempels.
Automatische Afstemming: Op basis van de vergelijkingsresultaten voert Docbits de afstemming uit. Het systeem controleert of de afstemmingscriteria binnen de ingestelde tolerantielimieten vallen. Als aan deze criteria wordt voldaan, wordt de afstemming als succesvol beschouwd.
Rapportage: Na voltooiing van het afstemmingsproces genereert Docbits rapporten die de status van de afstemmingen tonen. Deze rapporten informeren over succesvol afgestemde facturen en identificeren die met afwijkingen.
Artikelnummer: Het artikelnummer op de factuur moet exact overeenkomen met het artikelnummer in de inkooporder. Er is geen tolerantie voor afwijkingen in artikelnummers.
Hoeveelheden: De hoeveelheid geleverde goederen op de factuur kan variëren binnen een vooraf gedefinieerd tolerantiebereik. Meestal kan een tolerantie van ±5% acceptabel zijn om rekening te houden met kleine verschillen in leveringshoeveelheden.
Prijzen: Prijsafwijkingen zijn toelaatbaar tot een ingestelde drempel. Een gebruikelijke tolerantie kan ±2% van de prijs zijn om kleine verschillen in prijsopgaven te accepteren die voortkomen uit afrondingsverschillen of valutafluctuaties.
Volledige Afstemming: Alle gegevenspunten (artikelnummer, hoeveelheid en prijs) liggen binnen de ingestelde tolerantielimieten.
Gedeeltelijke Afstemming: Een of meer gegevenspunten wijken af buiten de tolerantielimieten, maar de afwijkingen zijn minimaal en vereisen handmatige controle.
Geen Afstemming: Significante afwijkingen in een of meer gegevenspunten die onmiddellijke correctie of verder onderzoek vereisen.
De precieze definitie van deze regels en het instellen van tolerantielimieten zijn cruciaal voor de efficiëntie van de automatische afstemming en de vermindering van handmatige interventies. Docbits biedt flexibele configuratie van deze parameters om te voldoen aan de behoeften van verschillende bedrijven en industrieën.
Deze functie helpt je bij het beheren en reconciliëren van artikelnummers tussen je systeem en je leveranciers. Vaak komen de artikelnummers die je intern gebruikt niet overeen met de artikelnummers die je leveranciers gebruiken. Docbits maakt het gemakkelijker om deze discrepanties te beheren door een mapping te creëren tussen jouw artikelnummers en die van je leveranciers.
Handmatige Matching:
De eerste keer dat je een discrepantie tegenkomt tussen jouw artikelnummer en het artikelnummer van je leverancier, moet je ze handmatig matchen.
Dit kun je doen door het juiste leverancier artikelnummer in te voeren dat overeenkomt met jouw interne artikelnummer.
Automatische Matching:
Zodra je een artikelnummer handmatig hebt gematcht met het artikelnummer van de leverancier, onthoudt Docbits deze mapping.
De volgende keer dat hetzelfde artikel verschijnt, zal Docbits het automatisch matchen op basis van de opgeslagen mapping, waardoor je tijd bespaart en fouten vermindert.
Leverancier ID: De unieke identificatiecode voor de leverancier.
Artikelnummer: Jouw interne artikelnummer voor het product.
Leverancier Artikelnummer: Het overeenkomstige artikelnummer dat door de leverancier wordt gebruikt.
Actie: Opties om de mappings te beheren, zoals het verwijderen van onjuiste mappings.
Zie hier ook de Beheer Sectie
Efficiëntie: Vermindert de noodzaak voor herhaalde handmatige invoer, waardoor het proces sneller verloopt.
Nauwkeurigheid: Minimaliseert fouten door ervoor te zorgen dat artikelnummers correct worden gematcht.
Gemak: Vereenvoudigt de workflow door het matchingproces te automatiseren na de eerste handmatige invoer.