Benutzereinstellungen sind ein Bereich in einem System, in dem Benutzer persönliche Präferenzen, Kontoeinstellungen und Sicherheitseinstellungen anpassen können. Typischerweise umfassen die Benutzereinstellungen Optionen wie Passwortänderungen, Profilinformationen, Benachrichtigungseinstellungen und möglicherweise individuelle Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten.

In den meisten Organisationen haben nur autorisierte Personen Zugang zu den Benutzereinstellungen, normalerweise Administratoren oder Systemadministratoren. Dies liegt daran, dass die Einstellungen sensible Informationen enthalten können, die die Sicherheit des Systems gefährden könnten, wenn sie von unbefugten Personen geändert werden. Administratoren können die Benutzereinstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Anforderungen der Organisation entsprechen und die Integrität des Systems gewahrt bleibt.

Suchleiste: Ermöglicht Administratoren, Benutzer schnell zu finden, indem sie nach deren Namen oder anderen Details suchen.

Benutzerliste: Zeigt eine Liste von Benutzern mit den folgenden Spalten an:

• Name: Der vollständige Name des Benutzers.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die wahrscheinlich als Anmeldekennzeichen verwendet wird.

• Admin: Ein Kontrollkästchen, das anzeigt, ob der Benutzer über administrative Berechtigungen verfügt. Administratoren haben in der Regel Zugriff auf alle Einstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

• Aktionen: Diese Spalte umfasst typischerweise Schaltflächen oder Links zum Ausführen von Aktionen wie Bearbeiten von Benutzerdaten, Zurücksetzen von Passwörtern oder Löschen des Benutzerkontos.

Benutzer hinzufügen: Diese Schaltfläche wird verwendet, um neue Benutzerkonten zu erstellen. Ein Klick darauf öffnet typischerweise ein Formular, in dem Sie die Details des neuen Benutzers eingeben können, wie z. B. Name, E-Mail und ob er administrative Rechte haben soll.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen eines neuen Benutzers:

1. Zugriff auf das Benutzermanagement: Navigieren Sie zu Einstellungen - Globale Einstellungen - Gruppen, Benutzer und Berechtigungen - Benutzer, wo Sie neue Benutzer hinzufügen können.

2. Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie in den Benutzereinstellungen auf „Benutzer hinzufügen“.

1. Ausfüllen des Formulars: Es erscheint ein Formular, in das Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingeben können. Typische Informationen sind:

• Benutzername: Eindeutiger Name für den Benutzer, der zur Anmeldung verwendet wird.

• Vorname und Nachname: Name des Benutzers.

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die für Kommunikation und Benachrichtigungen verwendet wird.

• Passwort: Ein Passwort für den Benutzer, das den Sicherheitsrichtlinien entsprechen sollte.

• Benutzerrolle: Legen Sie die Rolle des Benutzers fest, z. B. Standardbenutzer oder Administrator.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems über den Schalter hat verschiedene Auswirkungen auf die Funktionalität in DocBits.

Aktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem aktiviert ist, werden die Zugriffsberechtigungen für Benutzer und Gruppen angewendet.

• Benutzern wird nur Zugriff auf die Ressourcen gewährt, auf die sie basierend auf den zugewiesenen Berechtigungen ausdrücklich zugreifen dürfen.

• Administratoren können die Berechtigungen für einzelne Benutzer und Gruppen verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen die Daten anzeigen oder bearbeiten können.

Deaktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem deaktiviert ist, werden alle Zugriffsberechtigungen entfernt und Benutzer haben in der Regel uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen.

• Dies kann nützlich sein, wenn eine offene Zusammenarbeit vorübergehend ohne die Einschränkungen der Zugriffskontrolle erforderlich ist.

• Es besteht jedoch ein erhöhtes Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff, da Benutzer möglicherweise auf sensible Informationen zugreifen können, zu denen sie nicht berechtigt sind.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems ist eine wichtige Entscheidung, die auf den Sicherheitsanforderungen und der Arbeitsweise der Organisation basiert. In Umgebungen, in denen Datenschutz und Zugriffskontrolle entscheidend sind, ist es üblich, das Berechtigungssystem aktiviert zu lassen, um die Datenintegrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten. In anderen Fällen kann es vorübergehend notwendig sein, das Berechtigungssystem zu deaktivieren, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, sollte jedoch mit Vorsicht verwendet werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von Docbits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

API-Schlüssel

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

• Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Zum Beispiel können Dokumente automatisch zwischen Docbits und einem CRM-System ausgetauscht werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht.

• Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

• Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer immer die neuesten Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtzeitinformationen erfordern.

• Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Zum Beispiel können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations Einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

Übersicht

Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Spaltenkonfiguration:

• Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.

• Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

• Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.

• Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.

1. Aktionen:

• Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.

• Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.

1. Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:

• Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.

• Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.

Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.

Komponenten des Abschnitts Gruppen und Berechtigungen

Gruppen und Berechtigungen aktivieren/deaktivieren: Ein Schalter, der es dem Systemadministrator ermöglicht, die Nutzung von Gruppen und Berechtigungen über die Plattform zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn dieser deaktiviert ist, kann das System standardmäßig auf ein weniger granulareres Zugriffssteuerungsmodell zurückgreifen.

Gruppenliste: Zeigt die Liste der verfügbaren Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Jede Gruppe kann mit spezifischen Berechtigungen konfiguriert werden. Administratoren können neue Gruppen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ klicken.

Berechtigungstabelle:

• Wird angezeigt, sobald eine Gruppe ausgewählt oder eine neue Gruppe konfiguriert wird.

• Listet alle vom System erkannten Dokumenttypen auf (z. B. RECHNUNG, GUTSCHRIFT, LIEFERSCHEIN).

• Für jeden Dokumenttyp gibt es Kontrollkästchen für verschiedene Berechtigungen:

  • Ansehen: Berechtigung, das Dokument zu sehen.

  • Aktualisieren: Berechtigung, das Dokument zu ändern.

  • Löschen: Berechtigung, das Dokument aus dem System zu entfernen.

  • Erste Genehmigung: Berechtigung, die erste Genehmigung des Dokuments durchzuführen.

  • Zweite Genehmigung: Berechtigung, eine sekundäre Genehmigung (falls zutreffend) durchzuführen.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.

Übersicht

Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Feldkonfiguration:

• Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".

• Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.

• Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.

• Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.

1. Erweiterte Einstellungen:

• Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.

• OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.

• Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

1. Aktionsbuttons:

• Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.

• Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.

• Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.

In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Regexes verwalten:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.

• Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.

• Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.

• Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren

Übersicht

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Einstellungen für die Zugangskontolle für verschiedene Benutzergruppen in DocBits definieren können. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf Dokumenten- und Feldebene konfiguriert werden.

Zugangskontrollgruppen

Das Zugangskontrollpanel ermöglicht es dem Administrator, Benutzergruppen und deren jeweilige Berechtigungen zu verwalten. Jede Gruppe kann spezifische Konfigurationen in Bezug auf Folgendes haben:

• Dokumentzugriff: Ob die Gruppe auf einen Dokumenttyp zugreifen kann.

• Feldberechtigungen: Ob die Gruppe bestimmte Felder innerhalb eines Dokuments lesen, schreiben oder anzeigen kann.

• Aktionsberechtigungen: Welche Aktionen die Gruppe durchführen kann, wie z. B. Dokumente bearbeiten, löschen, massenaktualisieren und genehmigen.

Aktivierung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Wählen Sie Dokumentenverarbeitung.

3. Wählen Sie Module.

4. Aktivieren Sie die Zugriffskontrolle, indem Sie den Schieberegler aktivieren.

Zugang auf Gruppeneinstellungen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Gehen Sie zu Globale Einstellungen.

3. Wählen Sie Gruppen, Benutzer und Berechtigungen.

4. Wählen Sie Gruppen und Berechtigungen.

5. Um die Berechtigungen für eine Gruppe, wie z. B. PROCUREMENT_DIRECTOR, zu verwalten, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Bildschirms.

6. Wählen Sie Ansicht Zugangskontrolle.

Berechtigungen für Gruppen konfigurieren

1. Übersicht der Zugangskontolle:

   • In diesem Abschnitt können Sie den Zugriff für alle Dokumenttypen aktivieren oder deaktivieren, wie z. B. Invoice, Credit Note, Purchase Order und mehr.

   • Sie können in der Zugangskontolle folgendes definieren:

     • Zugang: Gewährt Zugriff auf den Dokumenttyp.

     • Liste: Definiert, ob der Dokumenttyp in der Listenansicht sichtbar ist.

     • Ansicht: Gibt die Standardansicht für das Dokument an.

     • Bearbeiten: Gewährt die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten.

     • Löschen: Erlaubt der Gruppe, Dokumente zu löschen.

     • Massenaktualisierung: Ermöglicht die Massenaktualisierung des Dokumenttyps.

     • Genehmigungsstufen: Legt die Fähigkeit der Gruppe fest, Dokumente zu genehmigen (Erste und Zweite Genehmigungsstufe).

     • Dokument freischalten: Definiert, ob die Gruppe ein Dokument für weitere Bearbeitungen entsperren kann.

   Beispielkonfigurationen für PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Aktiviert für alle Berechtigungen, einschließlich Bearbeiten und Löschen.

   • Purchase Order: Aktiviert mit normalen Berechtigungen für alle Aktionen.

2. Feldberechtigungen:

   • Innerhalb jedes Dokumenttyps können spezifische Felder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen konfiguriert werden.

   • Berechtigungen umfassen:

     • Lesen/Schreiben: Benutzer können sowohl lesen als auch in das Feld schreiben.

     • Lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben, andere können lesen.

     • Schreibgeschützt: Benutzer können das Feld nur anzeigen, aber nicht ändern.

     • Eigentümer lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben und lesen.

     • Genehmigung: Änderungen müssen von autorisierten Benutzern oder dem Administrator genehmigt werden.

     • Keine: Es gelten keine spezifischen Berechtigungen für das Feld.

Übersicht

Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Metrikenübersicht:

• Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.

• Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.

• Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.

• Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.

1. Trainings- und Testoptionen:

• Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.

• Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.

• Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.

1. Aktionsbuttons:

• Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.

• Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.

Übersicht

Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Skriptverwaltung:

• Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.

• Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.

• Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).

• Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.

1. Skript-Editor:

• Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.

• Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.

1. Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.

2. Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.

3. Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.

4. Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.

5. Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.

6. Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.

7. Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.

8. Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.

9. Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.

10. Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.

11. Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.

Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.

Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Die Erstellung von Unterorganisationen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems dient dazu, die Struktur und Verwaltung von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation weiter zu organisieren und zu differenzieren. Hier sind einige Zwecke und Vorteile der Erstellung von Unterorganisationen:

Strukturierung und Organisation: Unterorganisationen ermöglichen es, eine hierarchische Struktur innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen. Dies kann helfen, Benutzerkonten und Dokumente nach Abteilung, Team, Standort oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren, was zu einer klareren und effizienteren Verwaltung führt.

Berechtigungsmanagement: Durch die Erstellung von Unterorganisationen können Administratoren granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf die Dokumente und Ressourcen zugreifen können, die für ihre jeweilige Unterorganisation relevant sind, was die Sicherheit und den Datenschutz verbessert.

Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit: Unterorganisationen können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb spezifischer Teams oder Abteilungen fördern, indem der Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Projekte oder Aufgaben zentralisiert wird. Dies fördert die Effizienz und Koordination bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder Arbeitsabläufen.

Berichterstattung und Analyse: Durch die Organisation von Benutzerkonten und Dokumenten in Unterorganisationen können detaillierte Berichte und Analysen über die Aktivitäten und Leistungen einzelner Teams oder Abteilungen erstellt werden. Dies ermöglicht es Administratoren und Managern, Einblicke in die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems auf organisatorischer Ebene zu gewinnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Unterorganisationen bieten eine skalierbare Struktur, die mit dem Wachstum und den Veränderungen der Organisation wachsen kann. Neue Teams oder Abteilungen können problemlos hinzugefügt und angemessen in das bestehende Unterorganisationenschema integriert werden, ohne die Gesamtstruktur des Dokumentenmanagementsystems zu beeinträchtigen.

Insgesamt ermöglichen Unterorganisationen ein effektiveres Management und eine bessere Organisation von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems, indem sie die Struktur, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern.

So greifen Sie auf diese Funktion zu:

Navigieren Sie zu Einstellungen, Globale Einstellungen → Gruppen, Benutzer und Berechtigungen → Unterorganisationen, wie unten gezeigt.

Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, die ähnlich aussieht wie diese:

Hier finden Sie Ihre zuvor erstellten Unterorganisationen sowie die Möglichkeit, neue Unterorganisationen zu erstellen.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen ist entscheidend. E-Mail-Benachrichtigungen in DocBits können so konfiguriert werden, dass sie Benutzer über verschiedene dokumentenbezogene Ereignisse informieren, wie z. B.: Abschluss der Verarbeitung, Import- oder Exportfehler oder Anfragen zur Benutzerintervention. Dieses Tool ist wesentlich für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation und operativen Kontinuität in dokumentenverarbeitenden Umgebungen. Hier sind einige Gründe, warum dies wichtig ist:

Echtzeitkommunikation:

E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es den Benutzern, sofort über wichtige Ereignisse oder Änderungen in ihrem Dokumentenmanagementsystem informiert zu werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Parteien umgehend über wichtige Aktualisierungen informiert werden.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit:

Durch die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer den Status von Dokumentenverarbeitungsereignissen verfolgen und überwachen. Dies verbessert die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Dokumentenmanagementsystem.

Zeitnahe Reaktionen:

Die automatische Benachrichtigung über Ereignisse wie Dokumentenfreigaben, Kommentare oder Genehmigungen ermöglicht es den Benutzern, schnell auf Anfragen oder Aktualisierungen zu reagieren. Dies hilft, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Automatisierung von Arbeitsabläufen:

E-Mail-Benachrichtigungen können in Arbeitsabläufe integriert werden, um automatisch Benachrichtigungen an relevante Benutzer zu senden, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Erinnerungen und Fristen:

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen kann verwendet werden, um Benutzer an bevorstehende Fristen oder ausstehende Aufgaben zu erinnern. Dies hilft sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Insgesamt spielt die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Kommunikation, der Steigerung der Effizienz und der Gewährleistung, dass Dokumentenverarbeitungsereignisse zeitnah und effektiv verwaltet werden. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen können Organisationen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und dass alle relevanten Parteien stets auf dem neuesten Stand sind.

Diese Einstellung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Bearbeitungsstatus wichtiger Dokumente informiert bleiben, was eine schnelle Entscheidungsfindung und ein effizientes Management von Dokumentenarbeitsabläufen unterstützt.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

Überblick

In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. EDI-Konfigurationselemente:

• Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.

• Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.

• Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.

• Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.

1. XSLT-Editor:

• Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.

Übersicht

Die Dashboard-Einstellungen sind darauf ausgelegt, Administratoren dabei zu helfen, die Datenpräsentation und Interaktion innerhalb des DocBits-Dashboards zu steuern. Diese Einstellungen bestimmen, welche Informationen sofort nach dem Einloggen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass die Benutzer schnellen Zugriff auf die relevantesten Daten für ihre Aufgaben haben.

Hauptmerkmale und Optionen

Allgemeine Dashboard-Einstellungen:

• Filter zurücksetzen: Ermöglicht die Konfiguration, wann die Dashboard-Filter zurückgesetzt werden sollen, z. B. nach dem Hochladen von Dokumenten, dem Neustart von Dokumenten oder dem Export von Dokumenten. Dies hilft, eine saubere Grundlage für die Datenansicht entsprechend spezifischer Arbeitsabläufe zu erhalten.

• Dashboard Daten: Steuert, ob das Dashboard beim Zugriff des Benutzers automatisch Daten laden soll, was helfen kann, die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern, indem Daten nur bei Bedarf geladen werden.

Aktion:

• Zuweisen an: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für die Zuweisung von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Admin-Benutzer können Dokumente zuweisen, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.

  • All Users: Alle Benutzer, die die erforderlichen Berechtigungen erhalten haben, können Dokumente zuweisen.

• Neu starten: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für den Neustart von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Benutzer mit Admin-Rechten können Dokumente neu starten, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.

  • Only Admin and Assignee: Nur Benutzer mit Admin-Rechten und der zugewiesene Benutzer können das Dokument neu starten.

  • All Users: Alle Benutzer, die die erforderlichen Berechtigungen erhalten haben, können Dokumente neu starten.

Filter:

• Status filter style: Bestimmt den Präsentationsstil der Statusfilter, der auf Standard oder angepasst an den betrieblichen Fokus der Benutzer eingestellt werden kann.

• Custom status filter: Ermöglicht die Erstellung und Anwendung benutzerdefinierter Filter, die auf spezifische Dokumentstatus wie "Neu", "Validierung" oder "Export" abzielen. Dies ermöglicht es Benutzern, schnell auf Dokumente in bestimmten Verarbeitungsphasen zuzugreifen.

Advance Shipment Dashboard:

• Delivered Orders Visibility: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Dauer anzugeben, für die gelieferte Bestellungen sichtbar sein werden.

Diese Dashboard-Einstellungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die DocBits-Plattform so reaktionsschnell und nützlich wie möglich ist und den Benutzern ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung stellt, um Dokumentenverarbeitungsaktivitäten direkt vom Dashboard aus zu überwachen und zu verwalten.

Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Übersicht

Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Liste der Untertypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.

• Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.

1. Aktionen:

• Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.

• Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.

• Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.

• Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.

• Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.

1. Hinzufügen neuer Untertypen:

• Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.

Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.

Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Die Integrations-einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations-einstellungen wichtig ist:

Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können Dokumente automatisch zwischen DocBits und einem CRM-System ausgetauscht werden, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht wird.

Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer stets über die neuesten Informationen verfügen. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtinformationen erfordern.

Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Beispielsweise können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations-einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.