Übersicht

Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Liste der Untertypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.

• Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.

1. Aktionen:

• Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.

• Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.

• Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.

• Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.

• Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.

1. Hinzufügen neuer Untertypen:

• Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.

Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.

Übersicht

Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Metrikenübersicht:

• Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.

• Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.

• Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.

• Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.

1. Trainings- und Testoptionen:

• Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.

• Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.

• Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.

1. Aktionsbuttons:

• Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.

• Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.

Übersicht

Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Feldkonfiguration:

• Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".

• Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.

• Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.

• Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.

1. Erweiterte Einstellungen:

• Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.

• OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.

• Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

1. Aktionsbuttons:

• Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.

• Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.

• Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Überblick

In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. EDI-Konfigurationselemente:

• Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.

• Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.

• Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.

• Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.

1. XSLT-Editor:

• Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.

Übersicht

Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Spaltenkonfiguration:

• Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.

• Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

• Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.

• Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.

1. Aktionen:

• Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.

• Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.

1. Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:

• Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.

• Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.

Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Regexes verwalten:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.

• Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.

• Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.

• Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren

Übersicht

Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Skriptverwaltung:

• Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.

• Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.

• Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).

• Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.

1. Skript-Editor:

• Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.

• Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.