Dokumenttypen
Übersicht
Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.
Hauptfunktionen und Optionen
Liste der Dokumententypen:
Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.
Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.
Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.
Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.
Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.
Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.
Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.
Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.
Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.
EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.
Layout Manager
Überblick
Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.
Hauptkomponenten
Gruppen und Felder:
Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.
Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.
Eigenschaften-Panel:
Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:
Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.
Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.
Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.
Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.
Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.
Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.
Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.
Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.
Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.
Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.
Vorlagen-Vorschau:
Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.
Navigieren im Layout-Manager
Die Navigation im Layout-Manager von DocBits und das Bearbeiten von Gruppen und Feldern ist entscheidend für die Kontrolle über die Struktur und das Erscheinungsbild von Dokumenten.
Hier sind die Schritte zur Verwendung des Layout-Managers und zum Bearbeiten von Gruppen und Feldern:
Navigieren im Layout-Manager:
Öffnen des Layout-Managers:
Melden Sie sich bei DocBits an und navigieren Sie zu dem Bereich, in dem Sie den Layout-Manager verwenden möchten.
Diese Option finden Sie unter "Dokumenttypen verwalten".
Auswählen des Dokumenttyps:
Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den Sie bearbeiten möchten.
Der Layout-Manager zeigt die Struktur dieses Dokumenttyps an.
Navigieren durch Gruppen und Felder:
Im Layout-Manager sehen Sie eine Baumstruktur, die die Gruppen und Felder des ausgewählten Dokumenttyps darstellt.
Sie können durch diese Struktur navigieren, um die Bereiche zu bearbeiten, die Sie möchten.
Gruppen und Felder bearbeiten:
Hinweis: Wenn der Titel eines Feldes geändert wurde, müssen Sie das Feld im Layout-Builder löschen und erneut hinzufügen, damit die Änderungen wirksam werden.
Hinzufügen einer Gruppe oder eines Feldes:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Gruppe erstellen", je nachdem, ob Sie eine neue Gruppe oder ein neues Feld hinzufügen möchten.
Geben Sie den Namen der neuen Gruppe oder des neuen Feldes ein und wählen Sie alle gewünschten Einstellungen aus, wie z.B. den Feldtyp (Text, Zahl, Datum usw.).
Entfernen einer Gruppe oder eines Feldes:
Wählen Sie die Gruppe oder das Feld aus, das Sie entfernen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen" oder verwenden Sie die entsprechende Tastenkombination (normalerweise "Entf" oder "Del").
Ändern einer Gruppe oder eines Feldes:
Doppelklicken Sie auf die Gruppe oder das Feld, das Sie ändern möchten.
Ändern Sie alle gewünschten Eigenschaften, wie z.B. den Namen, die Position, die Größe oder die Einstellungen des Feldtyps.
Anordnen von Gruppen und Feldern:
Ziehen Sie Gruppen oder Felder per Drag & Drop, um ihre Reihenfolge zu ändern oder sie innerhalb oder außerhalb anderer Gruppen zu platzieren.
Änderungen speichern:
Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, bevor Sie den Layout-Manager verlassen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern".
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie effektiv im Layout-Manager von DocBits navigieren und Gruppen sowie Felder innerhalb eines Dokumenttyps bearbeiten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Struktur und das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente entsprechend Ihren Bedürfnissen anzupassen.
Document Sub Types
Übersicht
Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.
Hauptmerkmale und Optionen
Liste der Untertypen:
Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.
Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.
Aktionen:
Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.
Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.
Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.
Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.
Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.
Hinzufügen neuer Untertypen:
Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.
Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.
Table Columns
Übersicht
Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.
Hauptfunktionen und Optionen
Spaltenkonfiguration:
Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.
Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.
Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.
Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.
Aktionen:
Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.
Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.
Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:
Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.
Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.
Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.
Fields
Übersicht
Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.
Hauptfunktionen und Optionen
Feldkonfiguration:
Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".
Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.
Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.
Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.
Erweiterte Einstellungen:
Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.
OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.
Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.
Aktionsbuttons:
Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.
Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.
Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.
Hinzufügen und Bearbeiten von Feldern
Hier sind die Schritte zum Hinzufügen eines neuen Feldes oder zum Ändern vorhandener Felder in DocBits, einschließlich Details zum Zugriff auf erweiterte Konfigurationsoptionen:
Ein neues Feld hinzufügen
Melden Sie sich an und greifen Sie auf das Dokumentenmanagement zu:
Ein neues Feld hinzufügen:
Klicken Sie auf die Option "Feld erstellen".
Grundkonfiguration:
Name
Wählen Sie einen aussagekräftigen und beschreibenden Namen.
Der Name muss eindeutig sein.
Hinweis: Nach der Erstellung kann der Name nicht mehr geändert werden.
Titel
Dies ist der angezeigte Name des Feldes.
Er definiert, wie das Feld in der Benutzeroberfläche erscheint.
Hinweis: Der Titel kann später bei Bedarf geändert werden.
Feldtyp auswählen
Wählen Sie den Feldtyp aus einer Dropdown-Liste aus.
Die verfügbaren Feldtypen umfassen verschiedene Optionen, um unterschiedlichen Dateneingabebedürfnissen gerecht zu werden.
Hinweis: Nach der Erstellung kann der Typ nicht mehr geändert werden.
Optional: Gebührenelement aktivieren
Ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Gebührenelement aktivieren kann ausgewählt werden.
Wenn aktiviert, müssen Sie ein Gebührenelement aus einer Dropdown-Liste auswählen.
Wichtig: Gebührenelemente müssen im Voraus konfiguriert werden.
Erweiterte Konfiguration:
Hier können Sie andere Eigenschaften wie Validierungsregeln, Übereinstimmungswerte, schreibgeschützten Modus, Ausblenden und OCR-Einstellungen festlegen.
Speichern:
Nachdem Sie alle erforderlichen Konfigurationen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Speichern" oder eine ähnliche Schaltfläche, um das neue Feld zu erstellen.
Ein vorhandenes Feld bearbeiten
Zugriff auf die Feldbearbeitung:
Navigieren Sie zur Liste der vorhandenen Felder und finden Sie das Feld, das Sie bearbeiten möchten.
Feld auswählen:
Klicken Sie auf das entsprechende Feld, um auf die Bearbeitungsoptionen zuzugreifen.
Ändern der Konfiguration:
Ändern Sie die Eigenschaften des Feldes nach Bedarf. Dies kann das Ändern des Namens, des Feldtyps, das Hinzufügen oder Entfernen von Validierungsregeln, das Festlegen von Übereinstimmungswerten oder das Anpassen anderer erweiterter Einstellungen umfassen.
Hinweis: Wenn Sie den Titel eines Feldes ändern, müssen Sie das Feld im Layout-Builder löschen und erneut hinzufügen, damit die Änderungen wirksam werden.
Speichern:
Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen, die Sie am Feld vorgenommen haben, zu speichern.
Einstellungen speichern
Durch die Bereitstellung von Schritten zum Hinzufügen neuer Felder und zum Bearbeiten vorhandener Felder sowie den Zugriff auf erweiterte Konfigurationsoptionen können Sie die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihres Dokumentenverarbeitungssystems maximieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten genau so zu strukturieren und zu verarbeiten, wie Sie es benötigen.
Model Training
Übersicht
Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.
Hauptfunktionen und Optionen
Metrikenübersicht:
Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.
Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.
Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.
Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.
Trainings- und Testoptionen:
Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.
Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.
Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.
Aktionsbuttons:
Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.
Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.
Regex
In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.
Hauptfunktionen und Optionen
Regexes verwalten:
Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.
Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.
Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.
Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren
Script
Übersicht
Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.
Hauptfunktionen und Optionen
Skriptverwaltung:
Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.
Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.
Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).
Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.
Skript-Editor:
Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.
Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.
EDI
Überblick
In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.
Hauptfunktionen und Optionen
EDI-Konfigurationselemente:
Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.
Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.
Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.
Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.
XSLT-Editor:
Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.
Weitere Einstellungen
Übersicht
Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.
Hauptmerkmale und Optionen
Tabellenerfassung:
Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.
In Prüfung:
Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.
PDF-Generierung:
Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.
Genehmigung:
Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.
Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.
Bestellung / Automatische Buchhaltung:
Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.
Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.
Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.
Alternative Dokumentenexport:
PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.
Lieferantenartikelnummernkarte:
Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.
Zweck und Verwendung
Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:
Tabellenvalidierung überspringen:
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.
Verwendung:
Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.
Duplikatdokumentenerkennung
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.
Verwendung:
Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.
Design im Prüfungsformular:
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.
Verwendung:
Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.
Design Ablehnungsformular:
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.
Verwendung:
Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.
Designvorlage:
Zweck:
Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.
Verwendung:
Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.
Export nach IDM (Information Document Management):
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).
Verwendung:
Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Genehmigung:
Zweck:
Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.
Verwendung:
Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.
Genehmigungsformular Design:
Genehmigungsformular Design v2:
Zweites Genehmigungsformular Design:
Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:
Zweck:
Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.
Verwendung:
Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.
PO-Tabelle im Layout-Builder:
Zweck:
Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.
Verwendung:
Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.
Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:
Zweck:
Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.
Verwendung:
Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.
PO-Toleranzeinstellungen:
Zweck:
Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.
Verwendung:
Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.
Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:
Zweck:
Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Verwendung:
Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.
Alternative Dokumentenausgabe:
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.
Verwendung:
Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.
PO-Status deaktivieren:
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.
Verwendung:
Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.
Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.
Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe
Zusätzliche PO-Einstellungen:
Individuelle Anpassung:
Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.
Kontrollierte Prozesse:
Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.
Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:
Effiziente Genehmigungsprozesse:
Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.
Risikomanagement:
Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.
Alternative Dokumentenausgabe:
Flexibilität:
Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.
Effizienz:
Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.
PO-Status deaktivieren:
Prozesskontrolle:
Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.
Sicherheit:
Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.
Best Practices
Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.
Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:
Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.
Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.
Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.
Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:
Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.
Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:
Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.
Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Regelmäßige Schulungen und Updates:
Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.
Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.
Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:
Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.
Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.
Fehlerbehebung
Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:
Zusätzliche Bestelleinstellungen:
Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.
Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.
Export nach IDM:
Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.
Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.
Zusätzliche Toleranzeinstellungen:
Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.
Alternativer Dokumentenexport:
Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.
Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.
Bestelldeaktivierungsstatus:
Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.
Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.
Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Erkennung von doppelten Dokumenten
Aktivierung der Erkennung von doppelten Dokumenten
Um die Erkennung von doppelten Dokumenten zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:
Navigieren Sie zu Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen.
Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus und klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
Gehen Sie zum Abschnitt Erkennung von Duplikaten.
Sie haben zwei Optionen zur Erkennung von doppelten Dokumenten:
Erkennung von doppelten Dokumenten: Diese Funktion überprüft, ob doppelte Dokumente, die in DocBits hochgeladen wurden, basierend auf den ausgewählten Kriterien vorhanden sind. Wenn ein Dokument mit den ausgewählten Kriterien in anderen Dokumenten übereinstimmt, wird es als Duplikat gekennzeichnet.
Erkennung doppelter Rechnungen (Nur verfügbar für den Rechnung Dokumenttyp): Diese Funktion erfordert das Synchronisieren von Lieferantenrechnungen aus Infor zu DocBits. Sie vergleicht die Rechnungsnummern im DocBits-Dashboard mit denen in Infor. Wenn dieselbe Rechnungsnummer mehr als einmal erscheint, wird sie als Duplikat gekennzeichnet.
HINWEIS: Die Verwendung der Funktion Erkennung doppelter Rechnungen führt zu einer zusätzlichen Gutschriftgebühr.
Sobald die Einstellung aktiviert ist, können Sie die spezifischen Kriterien für die Erkennung von Duplikaten auswählen.
Anzeigen von doppelten Dokumenten im Dashboard
Nachdem die Erkennung von Duplikaten aktiviert wurde, zeigt das Dashboard ein Symbol für alle Dokumente an, die basierend auf den ausgewählten Kriterien als Duplikate identifiziert wurden. Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die doppelten Datensätze in einer geteilten Bildschirmansicht für einen einfachen Vergleich.
Beim Anzeigen eines Dokuments erscheint eine Warnleiste, die darauf hinweist, dass das Dokument ein Duplikat ist.
Genehmigungsstempel
Übersicht:
Dieses Feature fügt automatisch einen Genehmigungsstempel zu einem Dokument hinzu, wenn es im Genehmigungsbildschirm genehmigt wird. Wenn ein Dokument einen Genehmigungsstempel enthält, wird es beim Exportieren nach IDM einbezogen.
Aktivieren der Genehmigungsstempel-Funktion
Um die Genehmigungsstempel-Funktion zu aktivieren, folgen Sie diesen Schritten:
Gehen Sie zu Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen.
Wählen Sie den Dokumenttyp aus, für den Sie die Stempelgenehmigung aktivieren möchten, und klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
Aktivieren Sie im Abschnitt Genehmigung die Option Genehmigungsstempel.
Nach der Aktivierung:
Sobald die Funktion aktiviert ist, erhält jedes Dokument im Status "ausstehende Genehmigung" automatisch einen Genehmigungsstempel, sobald es genehmigt wird. Der Stempel enthält das "Approved"-Logo, den Namen des Benutzers, der das Dokument genehmigt hat, und die Uhrzeit, zu der das Dokument genehmigt wurde.
Herunterladen von PDFs mit oder ohne den Genehmigungsstempel
Wenn ein Dokument einen Genehmigungsstempel hat, können Sie wählen, ob Sie die PDF entweder mit oder ohne den Genehmigungsstempel herunterladen möchten.
Gehen Sie dazu zum Dashboard.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der Aktionen-Spalte.
Wählen Sie eine der beiden verfügbaren Download-Optionen:
Herunterladen mit Anmerkungen
Herunterladen ohne Anmerkungen
Lieferantenartikelnummernkarte - Administrationsdokumentation
Überblick
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte
Navigieren Sie zu den Einstellungen:
Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.
Zugriff auf Dokumenttypen:
Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.
Weitere Einstellungen:
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.
Lieferantenartikelnummernkarte:
Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.
Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen
Anzeigen von Zuordnungen:
Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:
Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.
Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.
Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.
Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.
Löschen falscher Zuordnungen:
Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.
Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.
Bearbeiten von Zuordnungen:
(Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.
Beispiel-Workflow
Identifizieren von Unstimmigkeiten:
Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.
Löschen falscher Zuordnungen:
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.
Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:
Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.
Einstellungen zur Toleranz von Bestellungen / Zusätzliche Toleranz für Bestellungen
Einstellung zur Konfiguration von Bestelltoleranzen
Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellungen → Eigener Bereich für Bestelltoleranz
So funktioniert es
Wenn aktiviert, ermöglicht diese Einstellung, Toleranzen für Menge und/oder Stückpreis zu definieren. Diese Toleranzen können entweder als Prozentsatz oder als fester Wert festgelegt werden. Das bedeutet, dass eine Rechnung innerhalb des angegebenen Toleranzbereichs von der Bestellung (PO) abweichen kann, ohne als Abweichung markiert zu werden, was Flexibilität bietet und einen nahtlosen Ablauf gewährleistet.
HINWEIS: Toleranzen wirken in beide Richtungen; das heißt, der Rechnungswert kann sowohl höher als auch niedriger als der PO-Wert innerhalb des erlaubten Bereichs sein.
Einrichten
Einstellung aktivieren:
Aktiviere die PO-Toleranzeinstellung.
Toleranzen konfigurieren:
Es erscheinen vier Felder:
Ein Feld für den Mengen-Toleranzbetrag.
Ein Feld für den Stückpreis-Toleranzbetrag.
Hinter jedem Feld gibt es ein Dropdown-Menü, in dem du den Toleranztyp auswählen kannst:
Prozent: Gibt eine prozentuale Toleranz an.
Wert: Gibt einen festen Betrag an, um den sich der Wert unterscheiden kann.
Beispielszenario:
Angenommen, die Stückpreis ist auf 5% eingestellt.
Die Bestellung umfasst zwei Zeilen:
Zeile 1: Stückpreis = $5.00
Zeile 2: Stückpreis = $2.00
Auf der Rechnung:
Zeile 1: Der Stückpreis wird auf $4.80 angepasst (innerhalb der 5% Toleranz).
Zeile 2: Der Stückpreis wird auf $2.20 angepasst (außerhalb der 5% Toleranz).
Ergebnis:
Zeile 1 wird nicht als Abweichung markiert, da $4.80 innerhalb von 5% von $5.00 liegt.
Zeile 2 wird als Abweichung markiert, da $2.20 die erlaubte Abweichung von 5% von $2.00 überschreitet. Der Benutzer muss nun Maßnahmen ergreifen, bevor die Rechnung weiter bearbeitet werden kann.
Einstellung zur Konfiguration zusätzlicher Bestelltoleranzeinstellungen
Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → Zusätzliche PO-Toleranzeinstellung
So funktioniert es
Wenn aktiviert, ermöglicht diese Einstellung, Toleranzen für Fracht, Gebühren und/oder Steuern zu definieren. Diese Toleranzen können entweder als Prozentsatz oder als fester Wert festgelegt werden, sodass Rechnungen leicht von den PO-Werten abweichen können, ohne als Abweichungen markiert zu werden. Dies bietet zusätzliche Flexibilität und stellt sicher, dass geringfügige Unterschiede den Arbeitsablauf nicht unterbrechen.
HINWEIS: Genau wie bei den standardmäßigen Toleranzeinstellungen gelten diese Toleranzen in beide Richtungen – sie erlauben sowohl Erhöhungen als auch Senkungen innerhalb der festgelegten Grenzen.
Einrichten
Einstellung aktivieren:
Aktiviere die zusätzliche PO-Toleranzeinstellung.
Toleranzen konfigurieren:
Sechs Felder werden sichtbar:
Je ein Feld für die Toleranzbeträge für Fracht, Gebühren und Steuern.
Jedes Feld hat ein begleitendes Dropdown-Menü, in dem du den Toleranztyp auswählen kannst:
Prozent: Die Toleranz wird als Prozentsatz definiert.
Wert: Die Toleranz wird als fester Betrag definiert.
Bestellung deaktivieren Status
Einstellung zum Deaktivieren von Bestellungen basierend auf Status
Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → PO deaktivieren Status
So funktioniert es
Die Einstellung "PO-Deaktivierungsstatus" ermöglicht es Benutzern, Bestellstatus (PO) anzugeben, die verhindern, dass Rechnungen mit diesen POs abgeglichen werden. Wenn eine Bestellung einen in dieser Einstellung aufgeführten Status hat, kann sie nicht für den Rechnungsabgleich im PO-Abgleichsbildschirm verwendet werden, wodurch die weitere Verarbeitung der zugehörigen Rechnungen gestoppt wird, bis sich der Status der PO in einen nicht deaktivierten ändert.
Durch die Verwendung dieser Einstellung können Benutzer sicherstellen, dass Bestellungen mit bestimmten Status nicht weiter bearbeitet werden, wodurch Fehler reduziert und unnötige Zahlungen verhindert werden.
So identifizierst du eine deaktivierte Bestellung
Im PO-Abgleich-Bildschirm erscheint eine deaktivierte Bestellung durchgestrichen. Dies zeigt visuell an, dass die PO aufgrund ihres Status derzeit nicht abgeglichen werden kann.
So richtest du es ein
In der Einstellung PO-Deaktivierungsstatus sehen sie ein Auswahlfeld auf der linken Seite.
Ein Klick auf dieses Feld öffnet eine Dropdown-Liste der verfügbaren PO-Status.
Wähle einen oder mehrere Status aus, indem du darauf klickst. Klicke erneut, um die Auswahl aufzuheben.
Klicke auf die Schaltfläche Übernehmen, um deine Änderungen zu speichern.
Verfügbare Status
Abgebrochen
Gelöscht
Fakturiert
Offen
Teilweise fakturiert
Teilweise erhalten
Erhalten
Nicht genehmigt
In Wartestellung
Auftragstabelle im Layout-Builder
Diese Einstellung steuert die Zugänglichkeit der Auftragsübersicht (PO) Tabelle im Layout Builder und im Validierungsbildschirm.
So aktivieren Sie die Auftragstabelle
Um diese Funktion zu aktivieren:
Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellung → PO-Tabelle im Layout Builder.
Aktivieren Sie die Einstellung, um die Auftragstabelle Tabelle sichtbar zu machen.
Funktionalität:
Wenn aktiviert:
Die Bestellübersicht Tabelle erscheint im Tabellenbereich im Layout Builder.
Es wird keine Benachrichtigung angezeigt, dass das Modul deaktiviert ist.
Wenn deaktiviert:
Ein Hinweis zeigt an, dass das Modul deaktiviert ist.
Die PO-Tabelle wird im Validierungsbildschirm nicht sichtbar sein.
So greifen Sie auf den Layout Builder zu
Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Layout bearbeiten.
Hinzufügen der PO-Tabelle zurück zum Layout
Wenn die PO-Tabelle fehlt oder entfernt wurde, befolgen Sie diese Schritte:
Öffnen Sie den Layout Builder.
Wählen Sie unter Formularelemente Extrahierte Tabellen aus.
Fügen Sie die PO-Tabelle zu Ihrem Layout hinzu.
Sobald hinzugefügt und aktiviert, wird die PO-Tabelle im Layout Builder und im Validierungsbildschirm sichtbar sein, wenn eine Bestellung für eine Rechnung verfügbar ist.
Automatische Prüfung auf PO-Aktualisierungen
Wo du es findest
Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → Automatische Überprüfung auf PO-Updates Aktiviere diese Einstellung mit dem Umschalter.
So funktioniert es
Wenn aktiviert, bietet das System einen visuellen Indikator im Bestellabgleichsbildschirm, wann immer eine Bestellung aktualisiert wurde. Dieses Symbol zeigt an, dass die Bestellung aktualisiert werden sollte, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit den aktuellsten Informationen arbeiten, bevor sie Entscheidungen treffen.
Um die Bestellung zu aktualisieren, klicke auf das Aktualisierungssymbol neben der Bestellnummer (siehe Bild unten).
Berechnung des PO-Einzelpreises
Überblick
Sie können wählen, den Einzelpreis manuell zu berechnen, indem Sie den Nettobetrag durch die Menge teilen, anstatt ihn automatisch aus dem Dokument zu extrahieren. Dies ist besonders nützlich, wenn der Einzelpreis in der Bestellung (in Infor) von dem Preis abweicht, der aus dem Dokument extrahiert wird. Solche Abweichungen können auftreten, wenn ein Rabatt auf den Einzelpreis in der Infor-Bestellung angewendet wird, während das Dokument den Rabatt nur auf den Nettobetrag anwendet.
Aktivierungsschritte
Navigieren Sie zu Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Dokumenttypen.
Wählen Sie den gewünschten Dokumenttyp aus und klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
Aktivieren Sie im Abschnitt Bestellung die Option Berechnung des PO-Einzelpreises.
Beispiel:
In diesem Fall wird der Einzelpreis (ohne den Rabatt) aus dem Dokument extrahiert, während die Bestellung in Infor den Einzelpreis mit dem angewendeten Rabatt speichert. Dies führt zu einer Diskrepanz im Einzelpreis.
Sobald die Einstellung aktiviert ist, wird der Einzelpreis wie folgt neu berechnet: Einzelpreis = Nettobetrag ÷ Menge Dies stellt sicher, dass der Einzelpreis konsistent ist und dem beabsichtigten Wert entspricht.
Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen
Wo Sie es Finden
Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Einkaufsbestellabschnitt → Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen. Schalten Sie den Schalter um, um diese Einstellung zu aktivieren.
Wie es Funktioniert
Wenn deaktiviert, exportiert das System nur Einkaufsbestellzeilen, die mit einer Auftragsbestätigungszeile übereinstimmen. Nicht übereinstimmende Einkaufsbestellzeilen werden nicht in den Export einbezogen.
Wenn aktiviert, exportiert das System alle Einkaufsbestellzeilen, auch wenn sie nicht mit einer Auftragsbestätigungszeile übereinstimmen.
Zum Beispiel, wenn eine Einkaufsbestellung drei Zeilen hat, aber der Lieferant eine Auftragsbestätigung mit nur einer Zeile sendet, ordnen Sie diese Zeile einer Einkaufsbestellzeile zu. Die verbleibenden zwei nicht übereinstimmenden Einkaufsbestellzeilen werden:
Vom Export ausgeschlossen, wenn die Einstellung deaktiviert ist.
Im Export enthalten, wenn die Einstellung aktiviert ist.
e-docs
Übersicht
In Docbits bieten die EDI-Einstellungen Werkzeuge zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumenttypen wie Rechnungen oder Bestellungen entsprechen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen spezifischer Handelspartner und Branchen zu entsprechen.
Hauptmerkmale und Optionen
EDI-Konfigurationselemente:
Strukturdescriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich der Segmentreihenfolge, der Pflichtfelder und der Qualifikatoren, die erforderlich sind, damit das EDI-Dokument gültig ist.
Transformation: Gibt die Transformationen an, die angewendet werden, um die Dokumentdaten in eine EDI-formatiertes Nachricht zu konvertieren. Dies umfasst typischerweise die Angabe von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und -Elementen.
Vorschau: Ermöglicht es Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.
Extraktionspfade: Zeigt die Pfade an, die verwendet werden, um Werte aus dem Dokument zu extrahieren, die dann verwendet werden, um die EDI-Nachricht auszufüllen.
XSLT-Editor:
Wird zum Bearbeiten und Validieren des XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, das im Transformationsprozess eingesetzt wird. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.
e-SLOG 1.6 und 2.0
Unterstützte eSLOG Rechnungsversionen
Derzeit werden eSLOG Rechnungsversionen 1.6 und 2.0 unterstützt.
Offizielle eSLOG Dokumentation finden Sie hier.
Beide eSLOG-Versionen sind standardmäßig aktiviert.
Schritte zur Modifizierung der eSLOG-Konfiguration
eSLOG konfigurieren:
Navigieren Sie zu Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen → Rechnung.
Klicken Sie auf E-Doc.
Eine Liste aller verfügbaren e-Dokumente wird angezeigt.
Suchen Sie die eSLOG-Version, die Sie modifizieren möchten.
Transformation und XML-Pfadkonfiguration:
In den Transformationseinstellungen können Sie den Pfad definieren, um spezifische Informationen innerhalb der XML-Datei zu lokalisieren und in einer neuen Struktur zu speichern, um den Zugriff auf die Daten zu erleichtern. Hinweis: Wenn Sie diese Funktionalität nutzen, müssen Sie die neu erstellten XML-Pfade verwenden, nicht die ursprünglichen XML-Pfade, in der Vorschau und im Extraktionspfad.
Schritte zur Modifizierung der Transformationsdatei:
Öffnen Sie die Transformation.
Erstellen Sie einen neuen Entwurf, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken.
Wählen Sie den neu erstellten Entwurf aus.
Erstellen Sie entweder ein neues Feld oder modifizieren Sie ein bestehendes.
Setzen Sie den gewünschten Pfad für die Datenextraktion.
Klicken Sie auf Speichern.
Vorschau-PDF-Konfiguration
Die Vorschau-PDF-Konfiguration wird verwendet, um eine lesbare Version des Dokuments zu erstellen. Sie können sie mit HTML anpassen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
Schritte zur Modifizierung der Vorschau-Datei:
Öffnen Sie die Vorschau.
Erstellen Sie einen neuen Entwurf, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken.
Wählen Sie den neu erstellten Entwurf aus.
Erstellen Sie entweder ein neues Feld oder modifizieren Sie ein bestehendes.
Setzen Sie den gewünschten Pfad für die Datenextraktion.
Klicken Sie auf Speichern.
Konfiguration der Extraktionspfade
Die Konfiguration der Extraktionspfade wird verwendet, um Daten zu extrahieren und Felder im Validierungsbildschirm auszufüllen, wie z.B. die Rechnungstabelle oder Felder, die im Rechnungslayout konfiguriert sind.
Schritte zur Modifizierung der Extraktionspfade:
Öffnen Sie die Extraktionspfade.
Erstellen Sie einen neuen Entwurf, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken.
Wählen Sie den neu erstellten Entwurf aus.
Erstellen Sie ein neues Feld oder modifizieren Sie ein bestehendes.
Die linke Seite repräsentiert die DocBits-Feld-ID, die Sie in Einstellungen → Globale Einstellungen → Dokumenttypen → Rechnung → Felder finden können.
Die rechte Seite repräsentiert den Pfad zum Feld, das in der Transformation erstellt wurde.
Klicken Sie auf Speichern.