Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Die Integrations-einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations-einstellungen wichtig ist:

Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise können Dokumente automatisch zwischen DocBits und einem CRM-System ausgetauscht werden, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht wird.

Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer stets über die neuesten Informationen verfügen. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtinformationen erfordern.

Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Beispielsweise können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations-einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems über den Schalter hat verschiedene Auswirkungen auf die Funktionalität in DocBits.

Aktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem aktiviert ist, werden die Zugriffsberechtigungen für Benutzer und Gruppen angewendet.

• Benutzern wird nur Zugriff auf die Ressourcen gewährt, auf die sie basierend auf den zugewiesenen Berechtigungen ausdrücklich zugreifen dürfen.

• Administratoren können die Berechtigungen für einzelne Benutzer und Gruppen verwalten und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen die Daten anzeigen oder bearbeiten können.

Deaktivieren des Berechtigungssystems:

• Wenn das Berechtigungssystem deaktiviert ist, werden alle Zugriffsberechtigungen entfernt und Benutzer haben in der Regel uneingeschränkten Zugriff auf alle Ressourcen.

• Dies kann nützlich sein, wenn eine offene Zusammenarbeit vorübergehend ohne die Einschränkungen der Zugriffskontrolle erforderlich ist.

• Es besteht jedoch ein erhöhtes Risiko von Datenlecks oder unbefugtem Zugriff, da Benutzer möglicherweise auf sensible Informationen zugreifen können, zu denen sie nicht berechtigt sind.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des Berechtigungssystems ist eine wichtige Entscheidung, die auf den Sicherheitsanforderungen und der Arbeitsweise der Organisation basiert. In Umgebungen, in denen Datenschutz und Zugriffskontrolle entscheidend sind, ist es üblich, das Berechtigungssystem aktiviert zu lassen, um die Datenintegrität und Vertraulichkeit zu gewährleisten. In anderen Fällen kann es vorübergehend notwendig sein, das Berechtigungssystem zu deaktivieren, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, sollte jedoch mit Vorsicht verwendet werden, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu minimieren.

1. ** Globale Einstellungen **:

• Firmeninformationen: Grundlegende Details über das Unternehmen definieren und bearbeiten, wie Name, Adresse und andere Identifikatoren.

• Gruppen, Benutzer und Berechtigungen: Benutzerrollen und -berechtigungen verwalten, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf verschiedene Funktionen innerhalb von Docbits zu ermöglichen.

• Integration: Einrichten und Konfigurieren von Integrationen mit anderen Software- oder Systemen, um die Funktionalität von Docbits mit externen Diensten zu erweitern.

• Dokumententypen: Verschiedene Arten von Dokumenten festlegen und verwalten, die von Docbits verarbeitet werden, wie Rechnungen, Bestellungen usw.

• E-Mail-Benachrichtigung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten zur Dokumentenverarbeitung konfigurieren.

• Dashboard: Das Dashboard mit Widgets und Metriken anpassen, die für die Benutzer wichtig sind.

1. Dokumentenverarbeitung:

• Dokumentenablauf: Regeln festlegen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden.

• Import: Konfigurieren, wie Dokumente in Docbits importiert werden, einschließlich Quelleinstellungen und Dateitypen.

• OCR-Einstellungen: Einstellungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) anpassen, die Bilder von Text in maschinenlesbaren Text umwandelt.

• Klassifizierung und Extraktion: Festlegen, wie Dokumente kategorisiert werden und wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.

• Stammdaten-Suche: Suchen einrichten, um extrahierte Daten mit vorhandenen Stammdaten zu validieren oder zu ergänzen.

• Wertelisten: Vordefinierte Listen verwalten, die bei der Dateneingabe und -validierung verwendet werden.

• Export: Konfigurieren, wie und wohin verarbeitete Dokumente und Daten exportiert werden.

• Modul: Zusätzliche Module, die konfiguriert werden können, um die Funktionalität zu erweitern.

1. API-Lizenzen: API-Schlüssel verwalten und die Nutzungstatistiken für von Docbits verwendete APIs überwachen.

2. Lieferanteneinstellungen: Einstellungen spezifisch für Lieferanten konfigurieren und verwalten, möglicherweise in Integration mit Lieferantenmanagementsystemen.

3. Cache-Verwaltung: Einstellungen im Zusammenhang mit dem Zwischenspeichern von Daten anpassen, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Benutzereinstellungen sind ein Bereich in einem System, in dem Benutzer persönliche Präferenzen, Kontoeinstellungen und Sicherheitseinstellungen anpassen können. Typischerweise umfassen die Benutzereinstellungen Optionen wie Passwortänderungen, Profilinformationen, Benachrichtigungseinstellungen und möglicherweise individuelle Berechtigungen zum Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten.

In den meisten Organisationen haben nur autorisierte Personen Zugang zu den Benutzereinstellungen, normalerweise Administratoren oder Systemadministratoren. Dies liegt daran, dass die Einstellungen sensible Informationen enthalten können, die die Sicherheit des Systems gefährden könnten, wenn sie von unbefugten Personen geändert werden. Administratoren können die Benutzereinstellungen verwalten, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien und Anforderungen der Organisation entsprechen und die Integrität des Systems gewahrt bleibt.

Suchleiste: Ermöglicht Administratoren, Benutzer schnell zu finden, indem sie nach deren Namen oder anderen Details suchen.

Benutzerliste: Zeigt eine Liste von Benutzern mit den folgenden Spalten an:

• Name: Der vollständige Name des Benutzers.

• E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die wahrscheinlich als Anmeldekennzeichen verwendet wird.

• Admin: Ein Kontrollkästchen, das anzeigt, ob der Benutzer über administrative Berechtigungen verfügt. Administratoren haben in der Regel Zugriff auf alle Einstellungen und können andere Benutzerkonten verwalten.

• Aktionen: Diese Spalte umfasst typischerweise Schaltflächen oder Links zum Ausführen von Aktionen wie Bearbeiten von Benutzerdaten, Zurücksetzen von Passwörtern oder Löschen des Benutzerkontos.

Benutzer hinzufügen: Diese Schaltfläche wird verwendet, um neue Benutzerkonten zu erstellen. Ein Klick darauf öffnet typischerweise ein Formular, in dem Sie die Details des neuen Benutzers eingeben können, wie z. B. Name, E-Mail und ob er administrative Rechte haben soll.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen eines neuen Benutzers:

1. Zugriff auf das Benutzermanagement: Navigieren Sie zu Einstellungen - Globale Einstellungen - Gruppen, Benutzer und Berechtigungen - Benutzer, wo Sie neue Benutzer hinzufügen können.

2. Neuen Benutzer hinzufügen: Klicken Sie in den Benutzereinstellungen auf „Benutzer hinzufügen“.

1. Ausfüllen des Formulars: Es erscheint ein Formular, in das Sie die Informationen für den neuen Benutzer eingeben können. Typische Informationen sind:

• Benutzername: Eindeutiger Name für den Benutzer, der zur Anmeldung verwendet wird.

• Vorname und Nachname: Name des Benutzers.

• E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Benutzers, die für Kommunikation und Benachrichtigungen verwendet wird.

• Passwort: Ein Passwort für den Benutzer, das den Sicherheitsrichtlinien entsprechen sollte.

• Benutzerrolle: Legen Sie die Rolle des Benutzers fest, z. B. Standardbenutzer oder Administrator.

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von Docbits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

API-Schlüssel

Die Integrations Einstellungen spielen eine entscheidende Rolle für die Effizienz und Funktionalität von DocBits, da sie eine nahtlose Interaktion mit anderen Tools und Diensten ermöglichen. Hier sind einige Gründe, warum die ordnungsgemäße Konfiguration der Integrations Einstellungen wichtig ist:

• Erhöhte Effizienz: Die Integration mit anderen Tools und Diensten kann Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Zum Beispiel können Dokumente automatisch zwischen Docbits und einem CRM-System ausgetauscht werden, was manuelle Eingaben reduziert und die Produktivität erhöht.

• Datenkonsistenz: Die Integration ermöglicht den nahtlosen Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was die Datenkonsistenz und -genauigkeit verbessert. Dies vermeidet Inkonsistenzen oder doppelte Dateneingaben, die zu Fehlern führen könnten.

• Echtzeit-Updates: Die Integration ermöglicht Echtzeit-Updates zwischen verschiedenen Plattformen, sodass die Benutzer immer die neuesten Informationen haben. Dies ist besonders wichtig für kritische Geschäftsprozesse, die Echtzeitinformationen erfordern.

• Aufgabenautomatisierung: Die Integration ermöglicht die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden. Zum Beispiel können Benachrichtigungen automatisch ausgelöst werden, wenn ein bestimmtes Ereignis in einem anderen System eintritt, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.

• Verbesserte Benutzererfahrung: Eine gut konfigurierte Integration sorgt für eine nahtlose Benutzererfahrung, da die Benutzer nicht zwischen verschiedenen Systemen wechseln müssen, um auf relevante Informationen zuzugreifen. Dies verbessert die Benutzerzufriedenheit und trägt zur Effizienz bei.

Um die Integrations Einstellungen ordnungsgemäß zu konfigurieren, ist es wichtig, die Anforderungen der Organisation zu verstehen und sicherzustellen, dass die Integration nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Prozesse integriert wird. Dies erfordert eine gründliche Planung, Konfiguration und Überwachung der Integration, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktioniert und den gewünschten Wert liefert.

Die Erstellung von Unterorganisationen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems dient dazu, die Struktur und Verwaltung von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation weiter zu organisieren und zu differenzieren. Hier sind einige Zwecke und Vorteile der Erstellung von Unterorganisationen:

Strukturierung und Organisation: Unterorganisationen ermöglichen es, eine hierarchische Struktur innerhalb des Dokumentenmanagementsystems zu schaffen. Dies kann helfen, Benutzerkonten und Dokumente nach Abteilung, Team, Standort oder anderen relevanten Kriterien zu organisieren, was zu einer klareren und effizienteren Verwaltung führt.

Berechtigungsmanagement: Durch die Erstellung von Unterorganisationen können Administratoren granulare Berechtigungen und Zugriffskontrollen für verschiedene Benutzergruppen festlegen. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen nur auf die Dokumente und Ressourcen zugreifen können, die für ihre jeweilige Unterorganisation relevant sind, was die Sicherheit und den Datenschutz verbessert.

Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit: Unterorganisationen können die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb spezifischer Teams oder Abteilungen fördern, indem der Zugriff auf gemeinsame Dokumente, Projekte oder Aufgaben zentralisiert wird. Dies fördert die Effizienz und Koordination bei der Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten oder Arbeitsabläufen.

Berichterstattung und Analyse: Durch die Organisation von Benutzerkonten und Dokumenten in Unterorganisationen können detaillierte Berichte und Analysen über die Aktivitäten und Leistungen einzelner Teams oder Abteilungen erstellt werden. Dies ermöglicht es Administratoren und Managern, Einblicke in die Nutzung des Dokumentenmanagementsystems auf organisatorischer Ebene zu gewinnen.

Skalierbarkeit und Flexibilität: Unterorganisationen bieten eine skalierbare Struktur, die mit dem Wachstum und den Veränderungen der Organisation wachsen kann. Neue Teams oder Abteilungen können problemlos hinzugefügt und angemessen in das bestehende Unterorganisationenschema integriert werden, ohne die Gesamtstruktur des Dokumentenmanagementsystems zu beeinträchtigen.

Insgesamt ermöglichen Unterorganisationen ein effektiveres Management und eine bessere Organisation von Benutzerkonten, Dokumenten und Arbeitsabläufen innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems, indem sie die Struktur, Sicherheit und Zusammenarbeit verbessern.

So greifen Sie auf diese Funktion zu:

Navigieren Sie zu Einstellungen, Globale Einstellungen → Gruppen, Benutzer und Berechtigungen → Unterorganisationen, wie unten gezeigt.

Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, die ähnlich aussieht wie diese:

Hier finden Sie Ihre zuvor erstellten Unterorganisationen sowie die Möglichkeit, neue Unterorganisationen zu erstellen.

Überblick

Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.

Hauptkomponenten

1. Gruppen und Felder:

• Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.

• Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.

1. Eigenschaften-Panel:

• Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:

• Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.

• Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.

• Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.

• Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.

• Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.

• Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.

• Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.

• Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.

• Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.

• Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.

1. Vorlagen-Vorschau:

• Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.

Übersicht

Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Spaltenkonfiguration:

• Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.

• Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

• Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.

• Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.

1. Aktionen:

• Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.

• Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.

1. Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:

• Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.

• Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.

Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.

Übersicht

Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Liste der Untertypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.

• Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.

1. Aktionen:

• Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.

• Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.

• Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.

• Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.

• Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.

1. Hinzufügen neuer Untertypen:

• Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.

Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.

Komponenten des Abschnitts Gruppen und Berechtigungen

Gruppen und Berechtigungen aktivieren/deaktivieren: Ein Schalter, der es dem Systemadministrator ermöglicht, die Nutzung von Gruppen und Berechtigungen über die Plattform zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn dieser deaktiviert ist, kann das System standardmäßig auf ein weniger granulareres Zugriffssteuerungsmodell zurückgreifen.

Gruppenliste: Zeigt die Liste der verfügbaren Benutzergruppen innerhalb der Organisation. Jede Gruppe kann mit spezifischen Berechtigungen konfiguriert werden. Administratoren können neue Gruppen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „+ Neu“ klicken.

Berechtigungstabelle:

• Wird angezeigt, sobald eine Gruppe ausgewählt oder eine neue Gruppe konfiguriert wird.

• Listet alle vom System erkannten Dokumenttypen auf (z. B. RECHNUNG, GUTSCHRIFT, LIEFERSCHEIN).

• Für jeden Dokumenttyp gibt es Kontrollkästchen für verschiedene Berechtigungen:

  • Ansehen: Berechtigung, das Dokument zu sehen.

  • Aktualisieren: Berechtigung, das Dokument zu ändern.

  • Löschen: Berechtigung, das Dokument aus dem System zu entfernen.

  • Erste Genehmigung: Berechtigung, die erste Genehmigung des Dokuments durchzuführen.

  • Zweite Genehmigung: Berechtigung, eine sekundäre Genehmigung (falls zutreffend) durchzuführen.

Übersicht

Dieser Leitfaden erklärt, wie Administratoren Einstellungen für die Zugangskontolle für verschiedene Benutzergruppen in DocBits definieren können. Jede Gruppe kann mit benutzerdefinierten Berechtigungen auf Dokumenten- und Feldebene konfiguriert werden.

Zugangskontrollgruppen

Das Zugangskontrollpanel ermöglicht es dem Administrator, Benutzergruppen und deren jeweilige Berechtigungen zu verwalten. Jede Gruppe kann spezifische Konfigurationen in Bezug auf Folgendes haben:

• Dokumentzugriff: Ob die Gruppe auf einen Dokumenttyp zugreifen kann.

• Feldberechtigungen: Ob die Gruppe bestimmte Felder innerhalb eines Dokuments lesen, schreiben oder anzeigen kann.

• Aktionsberechtigungen: Welche Aktionen die Gruppe durchführen kann, wie z. B. Dokumente bearbeiten, löschen, massenaktualisieren und genehmigen.

Aktivierung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Wählen Sie Dokumentenverarbeitung.

3. Wählen Sie Module.

4. Aktivieren Sie die Zugriffskontrolle, indem Sie den Schieberegler aktivieren.

Zugang auf Gruppeneinstellungen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen.

2. Gehen Sie zu Globale Einstellungen.

3. Wählen Sie Gruppen, Benutzer und Berechtigungen.

4. Wählen Sie Gruppen und Berechtigungen.

5. Um die Berechtigungen für eine Gruppe, wie z. B. PROCUREMENT_DIRECTOR, zu verwalten, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Bildschirms.

6. Wählen Sie Ansicht Zugangskontrolle.

Berechtigungen für Gruppen konfigurieren

1. Übersicht der Zugangskontolle:

   • In diesem Abschnitt können Sie den Zugriff für alle Dokumenttypen aktivieren oder deaktivieren, wie z. B. Invoice, Credit Note, Purchase Order und mehr.

   • Sie können in der Zugangskontolle folgendes definieren:

     • Zugang: Gewährt Zugriff auf den Dokumenttyp.

     • Liste: Definiert, ob der Dokumenttyp in der Listenansicht sichtbar ist.

     • Ansicht: Gibt die Standardansicht für das Dokument an.

     • Bearbeiten: Gewährt die Berechtigung, das Dokument zu bearbeiten.

     • Löschen: Erlaubt der Gruppe, Dokumente zu löschen.

     • Massenaktualisierung: Ermöglicht die Massenaktualisierung des Dokumenttyps.

     • Genehmigungsstufen: Legt die Fähigkeit der Gruppe fest, Dokumente zu genehmigen (Erste und Zweite Genehmigungsstufe).

     • Dokument freischalten: Definiert, ob die Gruppe ein Dokument für weitere Bearbeitungen entsperren kann.

   Beispielkonfigurationen für PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Invoice: Aktiviert für alle Berechtigungen, einschließlich Bearbeiten und Löschen.

   • Purchase Order: Aktiviert mit normalen Berechtigungen für alle Aktionen.

2. Feldberechtigungen:

   • Innerhalb jedes Dokumenttyps können spezifische Felder mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen konfiguriert werden.

   • Berechtigungen umfassen:

     • Lesen/Schreiben: Benutzer können sowohl lesen als auch in das Feld schreiben.

     • Lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben, andere können lesen.

     • Schreibgeschützt: Benutzer können das Feld nur anzeigen, aber nicht ändern.

     • Eigentümer lesen/Eigentümer schreiben: Nur der Eigentümer des Dokuments oder Feldes kann schreiben und lesen.

     • Genehmigung: Änderungen müssen von autorisierten Benutzern oder dem Administrator genehmigt werden.

     • Keine: Es gelten keine spezifischen Berechtigungen für das Feld.

Übersicht

Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Liste der Dokumententypen:

• Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.

• Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.

1. Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.

2. Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.

3. Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.

4. Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.

5. Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.

6. Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.

7. Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.

8. EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.

Übersicht

Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Feldkonfiguration:

• Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".

• Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.

• Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.

• Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.

1. Erweiterte Einstellungen:

• Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.

• OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.

• Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.

1. Aktionsbuttons:

• Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.

• Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.

• Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.

Übersicht

Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Metrikenübersicht:

• Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.

• Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.

• Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.

• Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.

1. Trainings- und Testoptionen:

• Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.

• Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.

• Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.

1. Aktionsbuttons:

• Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.

• Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.

1. Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.

2. Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.

3. Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.

4. Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.

5. Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.

6. Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.

7. Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.

8. Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.

9. Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.

10. Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.

11. Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.

Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.

Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.

In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Regexes verwalten:

• Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.

• Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.

• Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.

• Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren

Übersicht

Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Hauptfunktionen und Optionen

1. Skriptverwaltung:

• Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.

• Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.

• Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).

• Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.

1. Skript-Editor:

• Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.

• Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Übersicht

Die Dashboard-Einstellungen sind darauf ausgelegt, Administratoren dabei zu helfen, die Datenpräsentation und Interaktion innerhalb des DocBits-Dashboards zu steuern. Diese Einstellungen bestimmen, welche Informationen sofort nach dem Einloggen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass die Benutzer schnellen Zugriff auf die relevantesten Daten für ihre Aufgaben haben.

Hauptmerkmale und Optionen

Allgemeine Dashboard-Einstellungen:

• Filter zurücksetzen: Ermöglicht die Konfiguration, wann die Dashboard-Filter zurückgesetzt werden sollen, z. B. nach dem Hochladen von Dokumenten, dem Neustart von Dokumenten oder dem Export von Dokumenten. Dies hilft, eine saubere Grundlage für die Datenansicht entsprechend spezifischer Arbeitsabläufe zu erhalten.

• Dashboard Daten: Steuert, ob das Dashboard beim Zugriff des Benutzers automatisch Daten laden soll, was helfen kann, die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern, indem Daten nur bei Bedarf geladen werden.

Aktion:

• Zuweisen an: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für die Zuweisung von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Admin-Benutzer können Dokumente zuweisen, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.
• Neu starten: Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, Berechtigungen für den Neustart von Dokumenten zu definieren

  • Only for Admin: Nur Benutzer mit Admin-Rechten können Dokumente neu starten, unabhängig von den Berechtigungen, die nicht-Admin-Benutzern gewährt wurden.

  • Only Admin and Assignee: Nur Benutzer mit Admin-Rechten und der zugewiesene Benutzer können das Dokument neu starten.

Filter:

• Status filter style: Bestimmt den Präsentationsstil der Statusfilter, der auf Standard oder angepasst an den betrieblichen Fokus der Benutzer eingestellt werden kann.

• Custom status filter: Ermöglicht die Erstellung und Anwendung benutzerdefinierter Filter, die auf spezifische Dokumentstatus wie "Neu", "Validierung" oder "Export" abzielen. Dies ermöglicht es Benutzern, schnell auf Dokumente in bestimmten Verarbeitungsphasen zuzugreifen.

Advance Shipment Dashboard:

• Delivered Orders Visibility: Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Dauer anzugeben, für die gelieferte Bestellungen sichtbar sein werden.

Diese Dashboard-Einstellungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die DocBits-Plattform so reaktionsschnell und nützlich wie möglich ist und den Benutzern ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung stellt, um Dokumentenverarbeitungsaktivitäten direkt vom Dashboard aus zu überwachen und zu verwalten.

Navigate to SETTINGS → Dashboard

Customize your filter

Navigate to the Filters section

To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”

Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.

Dashboard

Select ADVANCED SETTINGS

Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.

In den "Dokumentenablauf" Einstellungen unter dem Abschnitt "DOKUMENTENVERARBEITUNG" können Sie die automatischen Löschpläne für Ihre Dokumente im System konfigurieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Datenretentionsrichtlinien zu verwalten und die Einhaltung rechtlicher oder organisatorischer Standards in Bezug auf die Dokumentenspeicherung sicherzustellen.

Hier ist, was jede Einstellung bewirkt:

1. Dokument nach Ablauf löschen: Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es Ihnen, den Zeitrahmen festzulegen, nach dem ein verarbeitetes Dokument automatisch aus dem System gelöscht wird. Sie können aus vordefinierten Optionen wie 48 Stunden, 1 Woche, 2 Wochen oder 4 Wochen wählen. Dies hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes und der Aufrechterhaltung von Dokumentenlebenszyklusrichtlinien.

2. Fertiges Dokument nach Ablauf löschen: Ähnlich wie die vorherige Einstellung, zielt jedoch speziell auf die fertigen oder vollständig verarbeiteten Dokumente ab. Es ermöglicht die gleichen Zeitrahmenoptionen für die Löschung und stellt sicher, dass abgeschlossene Dokumente nicht länger als nötig gespeichert werden.

Beide Einstellungen stellen sicher, dass Dokumente nicht unbegrenzt auf Ihrem System aufbewahrt werden, um unnötige Speichernutzung zu vermeiden und den Dokumentenverarbeitungsworkflow übersichtlich zu halten. Diese Einstellungen sind für Organisationen unerlässlich, die spezifische regulatorische Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung einhalten müssen.

Im Bereich "Aufgabenverwaltung" unter dem Abschnitt "Protokolleinstellungen" erhalten Sie einen Überblick über alle Celery-Aufgaben, deren Intervalle, wann die Aufgabe zuletzt ausgeführt wurde und wann sie erneut ausgeführt wird. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, eine Aufgabe erneut auszuführen. Wenn Sie nach einer bestimmten Aufgabe suchen, können Sie die Suchleiste dafür verwenden.

Sie haben die Möglichkeit, die Liste mithilfe der kleinen Pfeile neben dem Spaltennamen zu sortieren.

Spalten können neu angeordnet werden, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und sie an die gewünschte Stelle ziehen.

Die Annotation ist ein nützliches Werkzeug, um wichtige Informationen hervorzuheben oder zusätzliche Erklärungen zu einem Dokument hinzuzufügen. Sie können Annotationen verwenden, um Schlüsselkonzepte zu kennzeichnen, Fragen zu stellen oder Anmerkungen für andere Benutzer zu hinterlassen.

In den Einstellungen „API-Lizenzen“ finden Sie eine Liste aller verwendeten Pakete, die Version des verwendeten Pakets und die zugehörigen Lizenzen.

In der Einstellung „Datensynchronisierung“ im Abschnitt „Protokolleinstellungen“ können Sie sehen, welche Daten synchronisiert wurden und wann die letzte Synchronisierung stattgefunden hat.

Dieses Dokument bietet eine umfassende Erklärung der Konfliktlösungsregeln, die im DocBits-Rechnungssystem verwendet werden. Diese Regeln sind darauf ausgelegt, automatisch Abweichungen zwischen Rechnungsdetails und Bestelldaten (PO) zu behandeln und eine genaue finanzielle Abstimmung zu gewährleisten. Das System wendet diese Regeln an, um Rechnungszeilen, Gebühren und Steuern zu verarbeiten und bei Bedarf entsprechende Anpassungen oder Notizen zu generieren.

Struktur der Regeln

1. Metadaten • version: Identifiziert die Version der Mapping-Datei. • revision: Revisionsnummer zur Nachverfolgung von Änderungen. • author: Gibt den Ersteller der Mapping-Datei an. • description: Eine kurze Beschreibung des Zwecks der Datei. • created_at & updated_at: Zeitstempel für die Erstellung und die letzte Aktualisierung der Datei.

2. Exportkonfiguration Der Abschnitt zur Exportkonfiguration definiert die Zuordnung zwischen den Datenfeldern im System und den entsprechenden Feldern in den Exportdateien. • Header: Definiert die Kopfzeilenfelder für die exportierten Rechnungsdaten. • Tax Lines: Gibt die Felder für Steuerzeilen in dem Export an. • Order Header Charges: Ordnet Felder zu, die mit zusätzlichen Gebühren auf der Ebene des Bestellkopfes verbunden sind. • Receipt Lines: Ordnet Felder für einzelne Zeilenartikel in einem Beleg zu. • Order Line Charges: Definiert die Felder für Gebühren, die sich auf spezifische Bestellzeilen beziehen. • Cost Lines: Gibt Felder für Kostenverteilungszeilen an. • Debit Note & Credit Note: Definiert Felder zur Erstellung von Belastungs- und Gutschriften in Fällen von Abweichungen.

3. Konfliktlösungsregeln Diese Regeln behandeln Abweichungen zwischen Rechnungsdaten und den entsprechenden Bestelldaten. Jede Regel besteht aus mehreren Komponenten: • Name: Der beschreibende Name der Regel, der den Typ der behandelten Abweichung angibt. • Section: Gibt an, auf welchen Teil der Rechnung (z. B. receipt_lines, line_charges) die Regel angewendet wird. • Active: Boolescher Wert (true oder false), der angibt, ob die Regel derzeit aktiv ist. • Match Criteria: Bedingungen, die die Regel auslösen, basierend auf Vergleichen zwischen den tatsächlichen Rechnungsdaten und den erwarteten Bestelldaten. • Actions: Definiert, was das System tun soll, wenn die Regel ausgelöst wird, einschließlich der Anpassung von Werten, der Anwendung von Gebühren oder der Generierung von Gutschriften/Beschwerden.

Gemeinsame Elemente in den Regeln

Vergleichsoperatoren Diese Operatoren definieren, wie die tatsächlichen Rechnungswerte mit den erwarteten Bestellwerten verglichen werden: • gleich • größer als • größer oder gleich • kleiner als • kleiner oder gleich • innerhalb der Toleranz • außerhalb der Toleranz

Genehmigungsstatus Gibt an, ob eine Abweichung genehmigt ist oder nicht: • genehmigt • abgelehnt • beliebig

Aktionstypen Definiert spezifische Maßnahmen, die ergriffen werden sollen, wenn eine Abweichung festgestellt wird: • Empfangszeile • Kostenzeile • Kopfgebühr • Zeilengebühr • Steuerzeile • Belastungsnote Empfangszeile • Belastungsnote Kostenzeile • Belastungsnote Kopfgebühr • Belastungsnote Zeilengebühr • Gutschrift Empfangszeile • Gutschrift Kostenzeile • Gutschrift Kopfgebühr • Gutschrift Zeilengebühr • Gutschrift Steuerzeile

Regelbeispiele Fall 1, 2, 3: Menge und Stückpreis innerhalb der Toleranz • Zweck: Behandelt Szenarien, in denen sowohl die Menge als auch der Stückpreis auf der Rechnung innerhalb der akzeptierten Toleranzgrenzen im Vergleich zur Bestellung liegen. • Aktion: Das System akzeptiert die Rechnungswerte und berechnet den Gesamtbetrag.

Fall 4, 5: Menge innerhalb der Toleranz, Stückpreis außerhalb der Toleranz (genehmigt) • Zweck: Gilt, wenn die Menge innerhalb der Toleranz liegt, der Stückpreis jedoch außerhalb der Toleranz liegt und genehmigt wurde. • Aktion: Das System passt den Stückpreis an, um mit der Bestellung übereinzustimmen, und wendet erforderliche Zeilengebühren an.

Fall 6: Menge innerhalb der Toleranz, Stückpreis außerhalb der negativen Toleranz (abgelehnt) • Zweck: Behandelt Fälle, in denen der Stückpreis geringer ist als erwartet und außerhalb des Toleranzbereichs liegt, was zu einer Ablehnung führt. • Aktion: Das System passt den Stückpreis an, um mit der Bestellung übereinzustimmen, generiert eine Gutschrift für die Differenz und wendet bei Bedarf Kopfgebühren an.

Behandlung von Gebühren und Steuern Gebühr pro Einheit Toleranz • Regeln in dieser Kategorie behandeln Abweichungen bei Gebühren pro Einheit, mit spezifischen Maßnahmen, basierend darauf, ob die Gebühr innerhalb oder außerhalb der Toleranz liegt und ob sie genehmigt oder abgelehnt ist.

Steuerzeilenanpassungen • Diese Regeln verwalten Steuerabweichungen, indem sie die Steuerzeilen anpassen oder entsprechende Gutschriften oder Belastungsnoten basierend auf den Unterschieden zwischen Rechnungs- und Bestelldaten generieren.

Enums und Optionen • Enums: Vorgegebene Wertelisten, die Konsistenz über die Regeln hinweg gewährleisten (z. B. Vergleichsoperatoren, Genehmigungsarten). • Optionen: Vorgegebene Auswahlmöglichkeiten für die Handhabung von Mengen oder Stückpreisen, die Flexibilität bei der Regeldefinition bieten.

Screenshots Erklärung Screenshot 1: Regelmanagement-Oberfläche Dieser Screenshot zeigt die Regelmanagement-Oberfläche, auf der Administratoren alle Konfliktlösungsregeln einsehen und verwalten können. Wichtige Elemente sind: • Regel hinzufügen Schaltfläche: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Regeln. • Regelliste: Zeigt alle aktiven Regeln mit Details wie Name, Abschnitt und aktivem Status an. • Abschnitt Dropdown: Filtert die Regeln basierend auf dem Abschnitt, auf den sie sich beziehen (z. B. Empfangszeilen, Zeilengebühren).

Screenshot 2: Detaillierte Regelbearbeitung Dieser Screenshot zeigt die detaillierte Ansicht einer bestimmten Regel, die bearbeitet wird. Wichtige Elemente sind: • Kriterienbereich: Definiert die Bedingungen, unter denen die Regel ausgelöst wird. Beispielsweise könnte das Kriterium angeben, dass, wenn die Menge und der Stückpreis von der Bestellung abweichen, aber innerhalb der Toleranz liegen, die Regel angewendet werden sollte. • Aktionsbereich: Gibt an, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, wenn die Kriterien erfüllt sind. Dies kann die Anpassung der Rechnungszeilen, die Generierung von Gutschriften oder Belastungsnoten oder die Anwendung zusätzlicher Gebühren umfassen. • Dokumenttyp und Kostenbestandteile: Ermöglicht es dem Administrator, spezifische Maßnahmen den Dokumenttypen und Kostenbestandteilen zuzuordnen, was Flexibilität bei der Handhabung verschiedener Szenarien bietet.

Lieferantenberechtigungen: Diese Einstellung definiert, welche Aktionen ein Lieferant im System ausführen darf oder nicht. Sie können beispielsweise steuern, ob Lieferanten nur ihre eigenen Transaktionen einsehen, Rechnungen einreichen, Zahlungshistorien abrufen oder ihre Informationen aktualisieren können. Das Festlegen dieser Berechtigungen hilft, die Systemsicherheit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Lieferanten nur auf die für ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen erforderlichen Daten zugreifen.

Lieferantengruppe: Lieferanten können anhand von Kriterien wie der Art der gelieferten Produkte, ihrem geografischen Standort oder ihrer Rolle in der Lieferkette in verschiedene Gruppen eingeteilt werden. Das Gruppieren von Lieferanten ermöglicht eine effizientere Verwaltung und erleichtert die Anwendung spezifischer Workflows oder Regeln auf eine Gruppe von Lieferanten, anstatt sie einzeln zu behandeln.

Zuordnung von Benutzern und Lieferantengruppen: Diese Einstellung bezieht sich auf die Verknüpfung von Benutzern in Ihrem Unternehmen mit einer oder mehreren Lieferantengruppen. Dies ist entscheidend, um zu verwalten, welche Mitarbeiter Zugriff auf Informationen und Interaktionsmöglichkeiten mit bestimmten Lieferantengruppen haben. Beispielsweise benötigt ein Einkaufsmanager möglicherweise Zugang zu allen Lieferantengruppen, während ein Projektmanager nur auf Lieferanten zugreifen muss, die mit seinen Projekten in Verbindung stehen.

Richtlinien- und Datenschutzerklärung: Es ist wichtig, klare Richtlinien und Datenschutzerklärungen für Lieferanten bereitzustellen, die den Umgang mit ihren Daten regeln. Mit dieser Einstellung können Sie diese Dokumente für Lieferanten verwalten und bereitstellen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Vertrauen bei den Lieferanten aufzubauen, indem Sie transparent darstellen, wie ihre Informationen verarbeitet werden.

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Übersicht

Entscheidungsbäume sind eine leistungsstarke Funktion, die einen automatisierten Routing- und Entscheidungsprozess basierend auf vordefinierten Regeln ermöglicht. Diese Funktion ist besonders nützlich in komplexen Umgebungen, in denen verschiedene Bedingungen bewertet werden müssen, um den richtigen Handlungsverlauf zu bestimmen, wie z.B. die Preiszuweisung, die Bestimmung von Mengen oder das Routing von Dokumenten.

Hauptkomponenten

• Entscheidungsbaum-Liste: Dies ist die Hauptschnittstelle, in der alle vorhandenen Entscheidungsbäume aufgelistet sind. Jeder Entscheidungsbaum kann mit einem bestimmten Dokumenttyp wie einer RECHNUNG oder ANGEBOT verknüpft werden.

• Entscheidungsbaum-Editor: Diese Schnittstelle ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung von Entscheidungsbäumen, in denen Sie Regeln, Operatoren und Aktionen definieren können, die ausgeführt werden sollen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Entscheidungsbaum-Schnittstelle

Entscheidungsbaum-Liste

Die Entscheidungsbaum-Liste zeigt alle verfügbaren Entscheidungsbäume an. Jeder Eintrag zeigt:

• Name: Der Name des Entscheidungsbaums.

• Dokumenttyp: Der Typ des mit dem Entscheidungsbaum verknüpften Dokuments (z.B. RECHNUNG, ANGEBOT).

Entscheidungsbaum-Editor

Der Entscheidungsbaum-Editor ermöglicht es Ihnen, Regeln zu konfigurieren, die bestimmen, wie Entscheidungen getroffen werden.

Komponenten des Entscheidungsbaum-Editors

• Regeln: Jede Regel besteht aus Bedingungen und Aktionen.

• Quelle auswählen: Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es Ihnen, das Quellfeld auszuwählen, das bewertet werden soll.

• Operator auswählen: Definiert den logischen Operator (z.B. <=, >=, =, !=), der auf das Quellfeld angewendet werden soll.

• Ergebnis: Definiert das Ergebnis oder die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

• Neue Zeile hinzufügen: Ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Regeln zum Entscheidungsbaum hinzuzufügen.

Beispiel einer Entscheidungsbaum-Konfiguration

1. Regel 1:

   • Quelle: Menge

   • Operator: <=

   • Wert: 250000

   • Ergebnis: Zuweisen an CATMGR_CMM

2. Regel 2:

   • Quelle: Preis

   • Operator: >

   • Wert: 500000

   • Ergebnis: Zuweisen an PROCUREMENT_DIRECTOR

Jede Regel wird nacheinander bewertet, und die entsprechende Aktion wird ausgeführt, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Entscheidungsbaum-Richtlinie

Die Entscheidungsbaum-Richtlinie definiert, wie mehrere Regeln innerhalb eines Entscheidungsbaums verarbeitet werden. Sie können aus mehreren Richtlinien wählen:

• Eindeutig: Stellt sicher, dass nur eine Regel übereinstimmen kann. Wenn mehr als eine Regel übereinstimmt, wird ein Fehler im Entscheidungsbaum angezeigt.

• Erste: Die erste übereinstimmende Regel wird angewendet, und keine weiteren Regeln werden bewertet.

• Priorität: Regeln werden basierend auf ihrer Prioritätsreihenfolge bewertet. Die Regel mit der höchsten Priorität wird angewendet.

• Sammeln (Summe): Sammelt alle übereinstimmenden Regeln und summiert die Ergebnisse.

• Sammeln (min/max/anzahl): Sammelt alle übereinstimmenden Regeln und wählt entweder das Minimum, Maximum oder zählt die Vorkommen.

• Regelreihenfolge: Wendet Regeln in der Reihenfolge an, in der sie im Entscheidungsbaum erscheinen.

• Beliebig: Jede übereinstimmende Regel kann angewendet werden, was mehrere Ergebnisse ermöglicht.

Beispiel einer Entscheidungsbaum-Richtlinie in Aktion

Im Entscheidungsbaum "Direktgruppenpreis":

• Ausgewählte Richtlinie: Erste

• Das bedeutet, dass, sobald eine Regelbedingung erfüllt ist, die zugehörige Aktion angewendet wird und keine weiteren Regeln bewertet werden.

Exportieren und Speichern

• Speichern: Speichert die aktuelle Konfiguration des Entscheidungsbaums.

• Exportieren: Ermöglicht es Ihnen, die Konfiguration des Entscheidungsbaums zu exportieren, die dann in eine andere Umgebung importiert oder zu Backup-Zwecken verwendet werden kann.

Die Benutzeroberfläche für die allgemeinen Einstellungen der Lieferanten bietet den Administratoren wesentliche Werkzeuge, um das Lieferantenportal anzupassen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Möglichkeit, ein Unternehmenslogo hochzuladen und die Richtlinien- sowie Datenschutzerklärung zu definieren. Diese Einstellungen sind entscheidend für die Wahrung der Markenidentität und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Logo Hochladen

Zweck Die Funktion "Logo Hochladen" ermöglicht es den Administratoren, das Lieferantenportal anzupassen, indem sie das Logo ihres Unternehmens hochladen. Dies verbessert die Markenbekanntheit und bietet eine konsistente visuelle Erfahrung für die Benutzer, die auf das Portal zugreifen.

Schritte zum Hochladen eines Logos

1. Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen für Lieferanten: Navigieren Sie zum Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für Lieferanten" im Hauptmenü.

2. Bereich Logo Hochladen finden: Scrollen Sie auf der Einstellungsseite nach unten zum Bereich "Logo Hochladen".

3. Neues Logo hochladen: Klicken Sie auf den Bereich "Logo Hochladen", um den Dateiauswahldialog zu öffnen. Wählen Sie die Bilddatei aus, die Sie hochladen möchten. Unterstützte Formate sind typischerweise .png, .jpg oder .jpeg. Das hochgeladene Logo wird im Vorschau-Bereich angezeigt.

4. Hochgeladenes Logo speichern: Nachdem das Logo hochgeladen wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen anzuwenden. Das neue Logo wird nun im gesamten Lieferantenportal angezeigt.

Best Practices

• Logo-Dimensionen: Stellen Sie sicher, dass die Dimensionen des Logos sowohl für Desktop- als auch für mobile Ansichten optimiert sind. Das System bietet möglicherweise Richtlinien oder eine automatische Größenanpassung.

• Dateigröße: Verwenden Sie eine komprimierte Bilddatei, um die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern.

• Markenkonsistenz: Verwenden Sie dasselbe Logo auf allen Plattformen, um eine konsistente Markenidentität aufrechtzuerhalten.

Richtlinien- und Datenschutzerklärung

Zweck Der Abschnitt "Richtlinien- und Datenschutzerklärung" ermöglicht es den Administratoren, die rechtlichen Dokumente hochzuladen oder zu definieren, die die Nutzung des Lieferantenportals regeln. Diese Dokumente sind entscheidend für die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen und umreißen die Nutzungsbedingungen, Datenschutzrichtlinien und andere wichtige Informationen für die Benutzer.

Schritte zum Hochladen der Richtlinien- und Datenschutzerklärung

1. Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen für Lieferanten: Navigieren Sie zum Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für Lieferanten" im Hauptmenü.

2. Bereich Richtlinien- und Datenschutzerklärung finden: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Richtlinien- und Datenschutzerklärung".

3. Dokumente hochladen oder aktualisieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument hochladen", um die relevanten Datei(en) auszuwählen. Wählen Sie die Dokumentdatei aus Ihrem lokalen Speicher aus. Unterstützte Formate sind typischerweise .pdf, .docx oder .txt. Hochgeladene Dokumente werden in diesem Abschnitt zur Überprüfung aufgelistet.

4. Änderungen speichern: Klicken Sie nach dem Hochladen oder Aktualisieren der Dokumente auf die Schaltfläche "Speichern", um sicherzustellen, dass die neuen Richtlinien angewendet werden.

Best Practices

• Regelmäßige Updates: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Richtlinien- und Datenschutzerklärung, um sicherzustellen, dass sie den neuesten rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien entsprechen.

• Klarheit und Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die hochgeladenen Dokumente klar, präzise und für alle Benutzer zugänglich sind. Berücksichtigen Sie, Übersetzungen bereitzustellen, wenn Ihre Lieferantenbasis international ist.

• Rechtsprüfung: Lassen Sie alle Dokumente vor dem Hochladen von rechtlichem Fachpersonal überprüfen, um die Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen ist entscheidend. E-Mail-Benachrichtigungen in DocBits können so konfiguriert werden, dass sie Benutzer über verschiedene dokumentenbezogene Ereignisse informieren, wie z. B.: Abschluss der Verarbeitung, Import- oder Exportfehler oder Anfragen zur Benutzerintervention. Dieses Tool ist wesentlich für die Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation und operativen Kontinuität in dokumentenverarbeitenden Umgebungen. Hier sind einige Gründe, warum dies wichtig ist:

Echtzeitkommunikation:

E-Mail-Benachrichtigungen ermöglichen es den Benutzern, sofort über wichtige Ereignisse oder Änderungen in ihrem Dokumentenmanagementsystem informiert zu werden. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Parteien umgehend über wichtige Aktualisierungen informiert werden.

Transparenz und Rückverfolgbarkeit:

Durch die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen können Benutzer den Status von Dokumentenverarbeitungsereignissen verfolgen und überwachen. Dies verbessert die Transparenz und Rückverfolgbarkeit im Dokumentenmanagementsystem.

Zeitnahe Reaktionen:

Die automatische Benachrichtigung über Ereignisse wie Dokumentenfreigaben, Kommentare oder Genehmigungen ermöglicht es den Benutzern, schnell auf Anfragen oder Aktualisierungen zu reagieren. Dies hilft, die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Automatisierung von Arbeitsabläufen:

E-Mail-Benachrichtigungen können in Arbeitsabläufe integriert werden, um automatisch Benachrichtigungen an relevante Benutzer zu senden, wenn bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Erinnerungen und Fristen:

Die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen kann verwendet werden, um Benutzer an bevorstehende Fristen oder ausstehende Aufgaben zu erinnern. Dies hilft sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden.

Insgesamt spielt die Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Kommunikation, der Steigerung der Effizienz und der Gewährleistung, dass Dokumentenverarbeitungsereignisse zeitnah und effektiv verwaltet werden. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen können Organisationen sicherstellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen und dass alle relevanten Parteien stets auf dem neuesten Stand sind.

Diese Einstellung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Stakeholder über den Bearbeitungsstatus wichtiger Dokumente informiert bleiben, was eine schnelle Entscheidungsfindung und ein effizientes Management von Dokumentenarbeitsabläufen unterstützt.

1. OCR-Qualität:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, den minimal erforderlichen OCR-Qualitätsprozentsatz für die automatische Verarbeitung eines Dokuments festzulegen. Es enthält einen Schieberegler, den Sie anpassen können, um den Schwellenwert festzulegen, z. B. 75 %, unterhalb dessen das System keine erfolgreiche Extraktion garantieren kann. Wenn die OCR-Qualität eines Dokuments unter diesen Schwellenwert fällt, können Sie wählen, dass das System spezifische Maßnahmen ergreift, wie z. B. die erneute Ausführung der OCR nach manueller Bestätigung.

1. Allgemeine OCR-Einstellungen:

• Verwenden Sie E-Text, wenn verfügbar: Wenn diese Option aktiviert ist, kann das System elektronischen Text, der in PDFs oder anderen Dokumententypen eingebettet ist, verwenden, um die Genauigkeit zu verbessern.

• Verwenden Sie DESKEW, wenn verfügbar: Diese Funktion korrigiert die Ausrichtung von Dokumenten, was die OCR-Genauigkeit verbessert, indem schräge Scans begradigt werden.

1. OCR-Einstellungen für Tabellen:

• Verwenden Sie KI-Daten für Tabellen, wenn verfügbar: Diese Einstellung ermöglicht die Verwendung von KI-Technologien zur besseren Erkennung und Extraktion von Tabellen aus gescannten Dokumenten, wobei Machine-Learning-Modelle verwendet werden, um tabellarische Daten genau zu identifizieren und zu strukturieren.

1. OCR-Einstellungen für die Kopffelder:

• Regelbasierte Extraktion verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, kann das System vordefinierte Regeln anwenden, um Daten aus Kopffeldern zu extrahieren, was entscheidend sein kann, um Dokumentabschnitte wie Rechnungsnummern, Daten usw. korrekt zu identifizieren.

• KI-Extraktion verwenden: Diese Option verwendet KI-Modelle, um intelligent Kopffelder zu extrahieren, was anpassungsfähiger für Variationen in Dokumentenlayouts und -stilen sein kann.

Die Einstellung "Liste der Werte" in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem ist im Wesentlichen ein zentrales Repository zur Verwaltung vordefinierter Werte, die in verschiedenen Formularen und Feldern innerhalb des Systems verwendet werden können. Diese Einstellung ist besonders nützlich, um die Dateneingabe zu standardisieren und die Konsistenz bei der Verarbeitung von Dokumenten durch das System sicherzustellen.

1. Segmentierung nach Typ: Jeder Abschnitt wie "ISO_Währung", "Rechnungsuntertyp", "Rechnungstyp" und "Test" repräsentiert eine andere Kategorie vordefinierter Werte. Diese Kategorien werden verwendet, um verschiedene Arten von Dateninputs zu verwalten, die für ihre spezifischen Kontexte innerhalb des Systems relevant sind.

2. Werte und Synonyme: Unter jeder Kategorie können mehrere Werte definiert werden. Zum Beispiel sind unter "Rechnungsuntertyp" Werte wie "Kostenrechnung" und "Einkaufsrechnung" aufgeführt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Synonyme für diese Werte zuzuweisen, um die Flexibilität und Reichweite der Datenerfassung zu verbessern. Zum Beispiel hat "Kostenrechnung" Synonyme wie "Kostenrechnung" und "Kostenrechnung".

3. Verwendung in Unterorganisationen: Diese Werte können auch spezifisch für bestimmte Unterorganisationen in Ihrem Setup gemacht werden, um die Anpassung und Lokalisierung von Workflows zur Dokumentenverarbeitung zu ermöglichen.

4. Hinzufügen und Verwalten von Werten: Durch die Aktion "Zeile hinzufügen" können Sie neue Werte und Synonyme in die Listen aufnehmen, und über "Aktionen" können bestehende Einträge bearbeitet oder gelöscht werden.

In der Sektion "Exporteinstellungen" der Dokumentenverarbeitungseinstellungen verwalten Sie, wie Dokumente nach der Verarbeitung exportiert werden. Dies umfasst die Konfiguration verschiedener Exportmethoden, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind, wie z. B. direkte Dateiübertragungen oder Integrationen mit Unternehmenssystemen wie Infor. Hier ist eine Aufschlüsselung der Optionen und Funktionalitäten innerhalb dieser Einstellung:

1. Exportmethode auswählen: Sie können festlegen, wie Dokumente exportiert werden sollen. Gängige Methoden sind SFTP, Webhooks und die direkte Integration mit Systemen wie Infor IDM (Infor Dokumentenmanagement), Infor ION (Intelligent Open Network) und anderen Infor-bezogenen Optionen. Jede Methode unterstützt verschiedene Arten von Workflows und Integrationsanforderungen.

2. Konfigurationsdetails:

   • Für SFTP müssen Sie in der Regel die Server-URL, Benutzernamen, Passwort und den Zielordner angeben, in dem die Dokumente hochgeladen werden.

   • Bei Infor-Integrationen müssen möglicherweise spezifische Zuordnungen konfiguriert oder API-Schlüssel bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt verarbeitet und an das Infor-Ökosystem gesendet werden, im Einklang mit der vorhandenen Datenstruktur und den Abläufen.

3. Anpassung: Abhängig vom Dokumententyp (z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen) und der Unterorganisation können unterschiedliche Exporteinstellungen konfiguriert werden, um unterschiedlichen Geschäftsregeln oder Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

4. Integrationsflexibilität: Die Benutzeroberfläche ermöglicht es, dass mehrere Integrationssetups gleichzeitig aktiv sind, sodass Benutzer verschiedene Dokumententypen und Ziele effizient verarbeiten können. Dieses modulare Setup stellt sicher, dass verschiedene Teile des Unternehmens maßgeschneiderte Workflows nutzen können, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen.

5. Hinzufügen und Bearbeiten von Konfigurationen: Benutzer können neue Konfigurationen hinzufügen oder bestehende bearbeiten, indem sie Details wie Dokumententyp, Exportmethode und Anmeldeinformationen oder Einstellungen, die spezifisch für die gewählte Exportmethode sind, angeben.

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Die "Import" Einstellungen in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem ermöglichen es Ihnen, zu konfigurieren, wie Dokumente aus verschiedenen Quellen in das System importiert werden, einschließlich Einstellungen sowohl für FTP (File Transfer Protocol) als auch E-Mail. Hier ist eine Aufschlüsselung dieser Einstellungen:

1. Dokumenteneinstellungen:

• Auf Seiten beschränken: Dies ermöglicht es Ihnen, die Verarbeitung auf eine bestimmte Anzahl von Seiten aus jedem Dokument zu beschränken.

• Zahlungsbedingungen Tage: Definiert die standardmäßigen Zahlungsbedingungen (in Tagen), die auf Dokumente angewendet werden können.

• Datumsformat: Legt das Muster fest, nach dem Daten in importierten Dokumenten erkannt und formatiert werden sollen.

1. FTP-Import:

• Typ: Definiert den Typ des FTP-Protokolls, das verwendet werden soll (z. B. SFTP).

• Server-URL: Die Serveradresse, von der aus Dokumente abgerufen werden.

• Benutzername und Port: Anmeldeinformationen und Portnummer für den Zugriff auf den FTP-Server.

• Standardverzeichnis: Legt das Verzeichnis auf dem FTP-Server fest, aus dem Dateien importiert werden.

Die zusätzliche Option zum Hinzufügen neuer Daten umfasst Felder wie:

• Passwort: Zur Authentifizierung.

• Dateinamen-Musterabgleiche: Um festzulegen, welche Dateien basierend auf ihren Namen importiert werden sollen.

• Unterorganisationen: Wählen Sie aus, auf welche Unterorganisation die Importeinstellungen angewendet werden sollen.

1. E-Mail-Import:

• E-Mail-Adresse: Einrichten eines E-Mail-Kontos, an das Dokumente zum Import gesendet werden können.

• Benutzername und Passwort: Anmeldeinformationen für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.

• Protokoll und Verschlüsselung: Geben Sie das Protokoll (IMAP, POP3) und den Verschlüsselungstyp an.

• Angehängte Dokumente zusammenführen: Option, alle angehängten Dokumente beim Import in ein einziges Dokument zu kombinieren.

Dies ermöglicht auch die Festlegung von Unterorganisationen für eine präzisere Kontrolle darüber, wohin E-Mails innerhalb Ihrer Organisationsstruktur geleitet werden.

Die "Master-Datenabfrage" in Ihren Dokumentenverarbeitungseinstellungen ermöglicht einen umfassenden und integrierten Ansatz zur Verwaltung und Validierung Ihrer Dokumentendaten durch Synchronisierung mit Ihrem Infor-ERP-System. Hier erfahren Sie, wie dies dazu beiträgt, die Validierung und Verbesserung der Dokumentenverarbeitung in Ihrer ERP-Umgebung zu optimieren:

1. Zentrales Datenmanagement: Diese Funktion fungiert als zentrales Repository, in dem Daten aus verschiedenen Quellen wie Lieferanten, Kundendaten, Steuercodes und mehr gespeichert und verwaltet werden können. Es bietet einen einzigen Referenzpunkt für alle Master-Daten und gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit in Ihrer Organisation.

2. Validierung gegen ERP-Daten: Durch die Synchronisierung von Master-Daten wie Lieferanteninformationen von Infor zu Docbits können die aus Dokumenten extrahierten Daten automatisch mit Ihren ERP-Daten validiert werden. Dies stellt sicher, dass die verarbeiteten Informationen (wie Lieferantennamen, Adressen und Steuercodes) mit den Daten in Ihrem ERP-System übereinstimmen, um Fehler und Diskrepanzen zu minimieren.

3. Automatisierung erleichtern: Ein robustes System zur Master-Datenabfrage hilft bei der Automatisierung der Verarbeitung eingehender Dokumente. Beispielsweise können Bestellungen oder Rechnungen automatisch auf die Richtigkeit der Lieferantendaten überprüft, genehmigt, wenn sie übereinstimmen, oder zur Überprüfung markiert werden, wenn Abweichungen festgestellt werden.

4. Verbessert die Datenintegrität: Regelmäßige Updates von Ihrem ERP-System zur Master-Datenabfrage stellen sicher, dass die für die Dokumentenverarbeitung verwendeten Daten aktuell sind. Dies verringert das Risiko, Dokumente auf der Grundlage veralteter Informationen zu verarbeiten und verbessert somit die Gesamtintegrität von Geschäftstransaktionen.

5. Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung: Mit direkt verknüpften und ständig aktualisierten Master-Daten wird die Dokumentenverarbeitung effizienter. Dokumente können automatisch klassifiziert und basierend auf den im Master-Daten festgelegten spezifischen Kriterien geroutet werden, wie beispielsweise spezifische Lieferantenbedingungen oder Steuervorschriften, die auf verschiedene Arten von Transaktionen zutreffen.

Die "Klassifizierungs- und Extraktions" Einstellungen in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem bieten Optionen zur Konfiguration, wie Dokumente automatisch bei der Eingabe behandelt werden:

1. Dokumentenaufteilung: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen zu wählen, ob Dokumente basierend auf spezifischen Kriterien aufgeteilt oder als ein einzelnes Dokument belassen werden sollen. Dies kann nützlich sein, wenn Dokumente verarbeitet werden, die mehrere unterschiedliche Abschnitte haben, aber als eine einzige Datei hochgeladen werden.

2. Betragformatierung: Hier können Sie Optionen wie das Runden der Gesamtbeträge in Bestellungen aktivieren. Dies stellt sicher, dass extrahierte Daten mit erwarteten Finanzformaten und Regeln übereinstimmen, um Fehler bei der Finanzverarbeitung zu reduzieren.

3. Tabellenextraktion: Diese Funktion ermöglicht die automatisierte Extraktion von Daten aus Tabellen innerhalb von Dokumenten. Sie können angeben, ob alle Tabellen extrahiert werden sollen, nur diejenigen, die für Kostenzwecke relevant sind, oder ob Steuercodes automatisch identifiziert und extrahiert werden sollen. Dies verbessert erheblich die Genauigkeit und Effizienz der Datenextraktion aus strukturierten Formaten innerhalb von Dokumenten.

4. Klassifizierungsregel konfigurieren: Diese Option ermöglicht es Ihnen, spezifische Muster und Kriterien zu definieren, die dem System helfen, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu kategorisieren, während sie verarbeitet werden. Dies könnte auf Textmustern, Dokumententypen oder anderen Metadaten basieren, die mit den Dokumenten verbunden sind.

Überblick

In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.

Hauptfunktionen und Optionen

1. EDI-Konfigurationselemente:

• Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.

• Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.

• Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.

• Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.

1. XSLT-Editor:

• Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.

• Automatische Buchhaltung: DocBits bietet automatisierte Buchhaltungsfunktionen, die den Prozess der Abwicklung von Finanztransaktionen im Zusammenhang mit Bestellungen (POs) und anderen Dokumenten vereinfachen.

• M3 Integration: Integration mit M3, einer ERP-Softwarelösung, die eine nahtlose Interaktion zwischen DocBits und M3 für eine verbesserte Dokumentenverwaltung und -verarbeitung ermöglicht.

• PO-Dashboard: Ein zentrales Dashboard innerhalb von DocBits, das speziell zur Verwaltung und Überwachung von Bestellungen entwickelt wurde und Einblicke und Analysen für effizientes Tracking und Entscheidungsfindung bietet.

• Versandauftrags-Dashboard: Ähnlich wie das PO-Dashboard konzentriert sich dieses Feature auf die Verwaltung und Überwachung von Versandaufträgen und erleichtert reibungslose Logistikoperationen.

• Dashboards v2: Eine aktualisierte Version der Dashboard-Benutzeroberfläche, wahrscheinlich mit verbesserter Benutzererfahrung und zusätzlichen Funktionen für eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit.

• Erweitertes Versandauftrags-Dashboard: Ein spezialisiertes Dashboard für die fortgeschrittene Überwachung und Verwaltung von versandbezogenen Aktivitäten, das tiefere Einblicke und Funktionalitäten bietet.

• Lieferantenportal: Ein Portal innerhalb von DocBits, das Lieferanten gewidmet ist und es ihnen ermöglicht, mit dem System zu interagieren und zusammenzuarbeiten, um die Kommunikation und Effizienz in der Lieferkette zu verbessern.

• Workflow-Builder: Ein Tool zum Erstellen und Anpassen von Workflows innerhalb von DocBits, das es Benutzern ermöglicht, spezifische Prozesse zu definieren und die Dokumentenverarbeitung gemäß ihren individuellen Geschäftsanforderungen zu automatisieren.

• Layout-Builder: Ermöglicht es Benutzern, das Layout von Dokumenten innerhalb von DocBits zu entwerfen und anzupassen, um die Einhaltung von Branding- und Benutzerfreundlichkeitsstandards sicherzustellen.

• Annotation-Modus: Ein Feature, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente direkt innerhalb der DocBits-Benutzeroberfläche zu annotieren und zu markieren, um die Zusammenarbeit und Rückmeldung zu erleichtern.

• Bericht anzeigen: Funktionalität zum Generieren und Anzeigen von Berichten innerhalb von DocBits, die Einblicke und Analysen zu verschiedenen Aspekten der Dokumentenverarbeitung und -verwaltung bieten.

• Modelle & Labels: Tools zur Definition und Konfiguration von Dokumentenerkennungsmodellen und -labels innerhalb von DocBits, um die Genauigkeit und Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

• Dokumentskript: Wahrscheinlich ein Feature zum Skripten und Automatisieren spezifischer Aktionen oder Prozesse im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung innerhalb von DocBits.

• Dokumentscan: Fähigkeit zum Scannen physischer Dokumente und Importieren in DocBits zur digitalen Verarbeitung und Verwaltung.

• QR-Code-Extraktion: Ein Feature zur Extraktion von Informationen aus in Dokumenten eingebetteten QR-Codes, um die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung zu ermöglichen.

• Benutzerdefinierte Stammdateien: Ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Stammdateifelder und -attribute innerhalb von DocBits zu definieren und zu verwalten, um das System an ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.

• Aufgaben & Benachrichtigungen: Funktionalität zur Verwaltung von Aufgaben und zum Empfangen von Benachrichtigungen innerhalb von DocBits, um eine rechtzeitige Aktion und Kommunikation in Bezug auf Dokumentenverarbeitungsaktivitäten sicherzustellen.

• IDM ACL-Updater: Dieses Modul befasst sich wahrscheinlich mit der Aktualisierung und Verwaltung von Zugriffskontrollisten (ACLs) innerhalb von DocBits, um angemessene Berechtigungen und Sicherheit für den Dokumentenzugriff und -handling zu gewährleisten.

Übersicht Die Funktion E-Mail-Vorlagen ermöglicht es Administratoren, E-Mail-Kommunikation zu erstellen und anzupassen, die automatisch an Lieferanten gesendet wird. Eines der Schlüsselelemente, das in diesen Vorlagen verwendet wird, ist der {{magic_link}}, der einen dynamischen Link enthält, der für jeden Empfänger individuell angepasst wird.

Was ist {{magic_link}}? Der {{magic_link}} ist ein Platzhalter, der beim Versenden der E-Mail automatisch durch eine eindeutige URL ersetzt wird. Diese URL leitet den Empfänger in der Regel dazu, eine Aktion abzuschließen, wie z. B. eine Registrierung, Genehmigung oder den Zugriff auf einen bestimmten Bereich des Lieferantenportals.

Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen

Zugriff auf den E-Mail-Template-Editor

1. Navigieren Sie zu den E-Mail-Templates: Gehen Sie im Hauptmenü zum Abschnitt "E-Mail-Templates".

2. Wählen Sie eine Vorlage zur Bearbeitung aus: Wählen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf den Vorlagennamen klicken (z. B. "Lieferanteneinladung").

3. Bearbeiten Sie die Vorlage: Der Editor ermöglicht es Ihnen, sowohl den HTML-Code als auch das visuelle Design der E-Mail zu bearbeiten. Sie können über die bereitgestellten Registerkarten zwischen der visuellen Bearbeitung und dem Code-Editor wechseln.

Definition von {{magic_link}} als Link

Um {{magic_link}} als klickbaren Link in der E-Mail zu definieren, muss dieser korrekt im HTML-Code der Vorlage formatiert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Finden Sie den Link-Abschnitt im HTML-Code: Im Code-Editor suchen Sie den Abschnitt, in dem der Magic-Link erscheinen soll. Dieser befindet sich in der Regel in einem <a> (Anchor)-Tag.

2. Fügen Sie den {{magic_link}}-Platzhalter ein: Ersetzen Sie das href-Attribut des Anchor-Tags durch {{magic_link}}. Stellen Sie sicher, dass der Link im Stil der E-Mail-Vorlage korrekt formatiert ist. Hier ist ein Beispiel:

1. Passen Sie den Linktext an: Ändern Sie den Text zwischen den öffnenden und schließenden <a>-Tags, um die gewünschte Aktion des Benutzers widerzuspiegeln, z. B. „Registrierung abschließen“ oder „Auf Ihr Konto zugreifen“.

2. Speichern und testen Sie die Vorlage: • Klicken Sie nach den Änderungen auf die Schaltfläche "Speichern". • Sie können die Schaltfläche "Test senden" verwenden, um eine Test-E-Mail zu senden und sicherzustellen, dass der Link wie gewünscht funktioniert.

Best Practices für die Verwendung von {{magic_link}}

• Platzierung des Links: Platzieren Sie den {{magic_link}} gut sichtbar in der E-Mail, damit er für die Empfänger leicht zugänglich ist.

• Eindeutiger Call-to-Action: Der Text im Link sollte eine klare Aufforderung zur Handlung sein, wie z. B. „Registrierung abschließen“ oder „E-Mail bestätigen“.

• Stil: Achten Sie darauf, dass der Link stilistisch mit der restlichen E-Mail übereinstimmt und sich optisch abhebt.

• Testen: Senden Sie nach jeder Bearbeitung eine Test-E-Mail, um zu prüfen, ob der {{magic_link}} korrekt aufgelöst wird und die Formatierung stimmt.

Fazit

Durch die korrekte Definition des {{magic_link}} in Ihren E-Mail-Vorlagen stellen Sie sicher, dass die Empfänger personalisierte und handlungsorientierte E-Mails erhalten, die sie zur entsprechenden Aufgabe im Lieferantenportal führen. Dies verbessert das Benutzererlebnis und gewährleistet einen reibungslosen Onboarding- und Kommunikationsprozess.

Diese Dokumentation bietet Administratoren eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie der {{magic_link}} in E-Mail-Vorlagen definiert und verwendet wird, um sicherzustellen, dass die E-Mails sowohl funktional als auch optisch ansprechend sind.

In den Cache-Verwaltungseinstellungen können Sie das automatische Leeren für die folgenden Caches aktivieren:

• Cache für empfangene Lieferungen

• Cache für Bestellungen

• Cache für Aufgaben und Benachrichtigungen

Zusätzlich können Sie die Zeit bis zum Ablauf (TTL) konfigurieren, mit der Sie festlegen können, wie lange der Cache aktiv bleibt, bevor er geleert wird. Eine kürzere TTL bedeutet, dass der Cache schneller abläuft, sodass Ihre Daten stets aktuell sind.

Übersicht Die Exportkonfigurationsdatei ist ein entscheidendes Element im Lieferantenportal, das definiert, wie Daten zwischen dem Lieferantenportal und dem ERP-System zugeordnet werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass Daten genau zwischen den Systemen übertragen und synchronisiert werden, was einen reibungslosen und effizienten Betrieb ermöglicht.

Struktur der Konfigurationsdatei Die Exportkonfigurationsdatei ist als JSON-Objekt strukturiert, das mehrere Zuordnungen enthält. Jede Zuordnung ist mit einem bestimmten Programm im ERP-System verbunden und definiert die auszuführenden Aktionen, die zuzuordnenden Felder und die anzuwendenden Bedingungen.

Wichtige Komponenten

1. Programm Definition: Gibt das ERP-Programm an, auf das die Zuordnung zutrifft. Beispiel: "program": "CRS620MI"

2. Aktionen Definition: Definiert die Aktionen, die ausgeführt werden können, wie das Hinzufügen oder Aktualisieren von Datensätzen. Beispiel: "actions": { "add": "AddSupplier", "update": "UpdSupplier" }

3. Zuordnung • Definition: Gibt die Zuordnung zwischen Feldern im ERP-System und Feldern im Lieferantenportal an. • Komponenten: • erp_field_name: Der Feldname im ERP-System. • value_field_name: Der entsprechende Feldname im Lieferantenportal. • value: Ein statischer Wert, der verwendet wird, wenn im Lieferantenportal kein entsprechendes Feld vorhanden ist. • if_conditions: Optionale Bedingungen, die den Wert basierend auf bestimmten Kriterien bestimmen. • Beispiel:

1. Bedingte Logik (if_conditions) • Definition: Gibt die Bedingungen an, die erfüllt sein müssen, damit ein bestimmter Wert verwendet wird. • Komponenten: • field_name: Der Feldname im Lieferantenportal, der ausgewertet wird. • field_value: Der Wert, der die Bedingung auslöst. • then_value: Der Wert, der verwendet wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. • Beispiel:

2. Schleifen (loop_on) • Definition: Definiert die Abschnitte, in denen die Konfiguration über eine Liste von Elementen, wie Adressen oder Referenzdetails, iterieren soll. • Beispiel: "loop_on": "address_details"

3. Berechnete Felder (value_field_calculated) • Definition: Gibt Felder an, die zur Laufzeit berechnet werden sollen, wie z. B. die Erzeugung des aktuellen Datums. • Beispiel:

4. Feldzuordnungen mit Listen (mapping_field_name und mapping_list) • Definition: Ordnet spezifische Werte aus dem Lieferantenportal den entsprechenden Werten im ERP-System basierend auf einer vordefinierten Liste zu. • Komponenten: • mapping_field_name: Das Feld, das die Zuordnung bestimmt. • mapping_list: Ein Wörterbuch, das Werte vom Lieferantenportal ins ERP-System übersetzt. • Beispiel:

Beispiel für die Konfigurationsaufgliederung Lieferant hinzufügen und aktualisieren (CRS620MI) • Programm: CRS620MI • Aktionen: • Lieferanten hinzufügen: AddSupplier • Lieferanten aktualisieren: UpdSupplier • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • SUNM → name • CSCD → supplier_country • TINO → tax_id • Zusätzliche Felder umfassen statische Werte und bedingte Zuordnungen.

Adressdetails (CRS620MI) • Schleife über: address_details • Aktionen: • Adresse hinzufügen: AddAddress • Adresse aktualisieren: AddAddress • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • ADR1 → address • TOWN → city • Zusätzliche Felder umfassen berechnete Felder wie now() für das aktuelle Datum.

Referenzdetails (CRS620MI) • Schleife über: reference_details • Aktionen: • Lieferantenreferenz hinzufügen: AddSupplierRef • Lieferantenreferenz aktualisieren: AddSupplierRef • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • RFTY → reference_type • RFID wird mithilfe einer Liste zugeordnet, um Typen wie „EINKAUF“, „QA“ und „FINANZEN“ zu übersetzen.

Verwendung der Exportkonfiguration

1. Hochladen der Konfigurationsdatei

   1. Navigieren zur Exportkonfiguration: • Gehen Sie zum Abschnitt Exportkonfiguration im Hauptmenü.

   2. Hochladen der Konfigurationsdatei: • Klicken Sie auf die Abschnitte ION-Mapping-Datei oder IDM-Mapping-Datei, um die jeweilige Konfigurationsdatei hochzuladen.

   3. Konfiguration speichern: • Nach dem Hochladen klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Konfiguration anzuwenden.

2. Verwendung der Standardvorlagen • Klicken Sie auf die Schaltfläche Standardvorlage verwenden, wenn Sie zur standardmäßigen Konfigurationsvorlage zurückkehren möchten, die vom System bereitgestellt wird.

3. Formatierung des JSON • Verwenden Sie die Schaltfläche Formatieren, um den JSON-Code automatisch für eine bessere Lesbarkeit zu formatieren.

Fazit Diese Konfigurationsdatei ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Daten zwischen dem Lieferantenportal und dem ERP-System korrekt zugeordnet und synchronisiert werden. Durch das Verständnis der Struktur und der wichtigsten Komponenten können Administratoren den Exportprozess effektiv verwalten und anpassen, um ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Vollständiges Beispiel

DocBits Workflow Engine: Prozessautomatisierung vereinfachen

Einleitung

Im Bereich der Prozessautomatisierung hebt sich die DocBits Workflow Engine durch ihren einfachen und intuitiven Ansatz hervor. Diese Engine optimiert die Erstellung und Verwaltung von Workflows durch eine klare und einfache regelbasierte Struktur. Das Kernprinzip hinter ihrem Design ist die Regel "Easy When-And-Then", die den Automatisierungsprozess in drei grundlegende Komponenten unterteilt: Trigger, Bedingung und Aktion. Dieser Leitfaden erklärt, wie jede Komponente im System funktioniert und wie sie zusammenarbeiten, um nahtlose Automatisierung zu ermöglichen.

Die Regel "Easy When-And-Then" erklärt

Die DocBits Workflow Engine arbeitet nach einem einfachen, aber leistungsstarken Prinzip, das die Workflow-Automatisierung für Benutzer aller Fähigkeitsstufen zugänglich macht. Dieses Prinzip ist in der Regel "Easy When-And-Then" zusammengefasst, die wie folgt unterteilt werden kann:

When (Trigger) Definition: Die "When"-Komponente repräsentiert den Trigger des Workflows. Dies ist das Ereignis oder die Bedingung, die die Ausführung des Workflows einleitet. Trigger können eine Vielzahl von Ereignissen sein, wie das Eintreffen einer neuen E-Mail, ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit oder die Erstellung eines neuen Dokuments. Beispiel: „Wenn ein neues Kundenformular eingereicht wird...“

And (Condition) Definition: Die "And"-Komponente führt die Bedingung ein, die erfüllt sein muss, damit die Aktion fortgesetzt werden kann. Bedingungen dienen als Filter oder Kriterien, die den Trigger verfeinern und sicherstellen, dass der Workflow nur unter bestimmten Umständen ausgeführt wird. Beispiel: „...und der Kunde aus dem Segment ‚Enterprise‘ stammt...“

Then (Action) Definition: Schließlich gibt der "Then"-Teil die Aktion an, die ausgeführt werden soll, sobald der Trigger eintritt und die Bedingung erfüllt ist. Aktionen sind die Aufgaben oder Operationen, die vom Workflow ausgeführt werden, wie das Senden einer E-Mail, das Aktualisieren einer Datenbank oder das Erstellen einer Aufgabe in einem Projektmanagement-Tool. Beispiel: „...dann weise den Lead dem Vertriebsteam für Unternehmen zu und sende eine Willkommens-E-Mail.“

Kombination der Komponenten für leistungsstarke Automatisierungen

Durch die Kombination dieser drei Komponenten – Trigger, Bedingung und Aktion – ermöglicht die DocBits Workflow Engine den Benutzern, hochgradig angepasste und effiziente Workflows zu erstellen. Dieser modulare Ansatz vereinfacht nicht nur den Prozess der Einrichtung von Automatisierungen, sondern bietet auch die Flexibilität, komplexe Workflows zu erstellen, die eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen bewältigen können.

Fazit

Die Regel "Easy When-And-Then" der DocBits Workflow Engine exemplifiziert das Engagement der Engine, eine benutzerfreundliche Plattform zur Automatisierung von Prozessen bereitzustellen. Diese einfache Regel macht es Benutzern leichter, Automatisierung in die wesentlichen Elemente Trigger, Bedingung und Aktion zu unterteilen, um Workflows zu konzipieren, zu erstellen und zu verwalten. Ob Sie neu in der Workflow-Automatisierung sind oder ein erfahrener Fachmann, die DocBits Workflow Engine bietet ein effizientes und zugängliches Werkzeug, um die Produktivität zu steigern und die Abläufe zu optimieren.

Understanding "And" Cards

Purpose of 'And' Cards:

• And cards serve as condition cards that specify criteria that must be met for the workflow to continue. They effectively act as logical "AND" operators, meaning all conditions specified in these cards must be satisfied for the subsequent action to be triggered.

Categories of 'And' Cards

From the screenshots, it's clear that these cards cover a wide range of conditions, which include:

• Compare with Purchase Order:

  • Conditions related to validation and comparison against purchase orders, such as comparing delivery dates, unit prices, or quantity differences. These are crucial for ensuring that transactions align with agreed terms.

• Document Field:

  • These involve conditions based on specific fields within documents, such as checkboxes being marked, comparison of field values, or ensuring a document field meets a specified tolerance. This is particularly important for data integrity and automated checks within forms or document management systems.

• Document:

  • Conditions based on document characteristics, such as type or association with a particular sub-organization. These conditions can direct workflows based on document categorization or departmental involvement.

• Logic:

  • Logical conditions that might involve evaluations like "Continue with a chance of X%" or executing HTTPS requests, which are vital for integrations and probabilistic decision-making within workflows.

• Status:

  • Focusing on the status of documents or tasks, these conditions ensure that only items in certain states trigger specific workflows, crucial for status-driven process management.

• Table:

  • These involve conditions based on table data, such as matching regex patterns or comparing values within a table. Such conditions are essential for validating and manipulating large data sets.

• Assignee:

  • Conditions based on task or document assignees. This ensures that actions are only taken when certain users are involved, enhancing accountability and task specificity.

Practical Application

These "And" cards are configured within the workflow to perform checks and validations that ensure the process adheres strictly to business rules and data integrity standards. For example:

• A workflow might use an 'And' card to verify that an invoice's total amount matches the purchase order before triggering payment.

• Another workflow could use an 'And' card to ensure a document is reviewed by specific team members before it progresses to the next stage.

Conclusion

"And" cards are a fundamental component of workflow systems that require precise control over process execution based on multiple conditions. They ensure that each step of a workflow only proceeds when all necessary criteria are thoroughly met, thus automating complex decision trees within business processes.

Understanding and configuring these cards correctly is crucial for leveraging the full capabilities of your workflow management system to enhance efficiency, accuracy, and compliance within organizational processes.

Purpose: This Docbits card is designed to streamline the verification process of invoices by comparing the total calculated price from the invoice against the corresponding purchase order.

Functionality:

• Combined Price of Quantity Difference: The card calculates the total price by multiplying the quantity of each item listed on the invoice by the price per unit and then subtracts this total from the amount listed on the related purchase order.

• Operator Value: Users can set conditions to determine how the calculated total price difference should be compared to the purchase order amount. The following operators are available:

• • Equals (=): Checks if the total invoice amount is exactly the same as the purchase order amount.

  • Not Equal (≠): Verifies that the total invoice amount differs from the purchase order amount.

  • Greater Than (>): Ensures the invoice amount is greater than the purchase order amount.

  • Less Than (<): Confirms the invoice amount is less than the purchase order amount.

Usage: This card is particularly useful for ERP Managers and financial accountants who need to automate and error-proof the reconciliation of invoices against purchase orders, ensuring financial accuracy and preventing overpayments or underpayments.

Example Scenario:

• An invoice lists a total of 100 units of a product at $50 per unit, totaling $5000. The related purchase order authorized a purchase of $4500. Using the "Greater Than" operator, the card identifies and flags the discrepancy for review.

By using the "Compare with Purchase Order" card, users can automatically ensure that payments are consistent with purchase agreements, saving time and reducing human error in financial processing.

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Note: Not every customer has the checkbox, but it can be added if desired.

This card should automatically check whether the checkbox on the document has the same value as the condition on the card. Was the selected field checked (true) or not (false)

This Card is intended to compare whether the selected fields in a document are equal/not equal, greater than... or less than... .

Compare two fields with tolerance

This card should automatically compare whether the fields, for example between net amount and gross amount, are within the specified tolerance. For example, you then enter the percentage of the VAT in the tolerance amount and enter percent in the tolerance type. The workflow can check whether the amount is correct.

Tolerance type: percent or value

This card can check whether, for example, the total amount in a document corresponds to the specified value - equal/not equal, larger or smaller.

Overview of "Then..." Action Cards

1. Document Field Actions:

• Invert Checkbox: This action toggles the state of a checkbox field in a document.

• Set Checkbox: This sets the state of a checkbox field to either true (checked) or false (unchecked).

• Set Field to Text: This action sets a specified document field to a given text value.

2. Document Actions:

• Approve the Document: Marks a document as approved within the system.

• Start Export: Initiates the export process for a document.

• Reject the Document: Marks a document as rejected.

3. Status Actions:

• Change Status: Changes the status of a document or task to a specified new status.

4. Task Actions:

• Assignments and notifications:

  • Assign Task: Creates and assigns a task with specific details to an individual or group, including options to notify them via email.

  • Create a New Task: Similar to assign but focused on setting up a completely new task within the system.

5. Table Actions:

• Calculate in Table: Performs calculations on table data based on specified conditions and stores the results in a designated column.

• Change Entries: Updates entries in a table based on specified conditions.

6. Assignee Actions:

• Assign User from Field: Assigns a user to a task or document based on user data stored in a specific field, with an option for a fallback user if the primary is unavailable.

• Assign Document to User or Group: Directly assigns a document to a user or group, ensuring responsibility is designated appropriately.

7. External Interaction Actions:

• Call API: Sends a request to an external API, which can be customized with specific methods, parameters, and data.

• Send HTTPS Request: Similar to API calls but specifically formatted for HTTPS protocols.

8. Advanced Processing:

• Run Workflow: Triggers another workflow within the system, allowing for complex process chaining.

Practical Application

These action cards are used to automate responses based on specific triggers identified in the earlier parts of the workflow setup. For instance:

• If a document is identified as needing review, the "Approve the Document" action can be automatically triggered once it passes all specified conditions.

• For data management tasks, "Set Checkbox" or "Set Field to Text" actions ensure that document fields are updated automatically, reducing manual data entry and the potential for errors.

• Complex tasks like API interactions or status changes streamline interactions not only within the ERP system but also with external services and tools, enhancing integration and functionality.

Conclusion

The "Then..." section in your workflow system provides robust tools for defining precise actions that should occur as a result of conditions being met in the workflow. By effectively using these actions, businesses can automate routine processes, ensure data accuracy, and respond dynamically to changing information and system states. Understanding how to configure and utilize these actions is key to maximizing the efficiency and effectiveness of your ERP system's workflow capabilities.

Purpose

This workflow card is designed to automatically compare the values of two specified fields within a document based on a defined operator. It's used to enforce data integrity and ensure that document data conforms to business rules or conditions.

Components of the Card

1. Field Names

   • Description: Specifies the names of the two fields within the document that will be compared.

   • Detail: Users must input the exact names of the fields as they appear in the system. These fields can be any data type that supports comparison, such as numeric, date, or text fields.

2. Operator

   • Description: The comparison operator used to evaluate the relationship between the values of the two fields.

   • Options:

     • Equal (==): Checks if the value of the first field is equal to the value of the second field.

     • Not Equal (!=): Checks if the value of the first field is not equal to the value of the second field.

     • Greater Than (>): Checks if the value of the first field is greater than the value of the second field.

     • Greater Than or Equal (>=): Checks if the value of the first field is greater than or equal to the value of the second field.

     • Less Than (<): Checks if the value of the first field is less than the value of the second field.

     • Less Than or Equal (<=): Checks if the value of the first field is less than or equal to the value of the second field.

Functionality

• Field Selection: Users input or select the names of the two fields to be compared. This is typically done through a form or a dropdown menu within the card setup.

• Operator Selection: Users choose an operator from a list of available options that define how the fields should be compared.

• Comparison Execution:

  • The system reads the values from the specified fields and applies the selected operator to evaluate the relationship between them.

  • Based on the result of the comparison (true or false), subsequent actions may be triggered. For example, if a comparison fails, the system might flag the document for review, block further processing, or notify responsible parties.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the comparison by entering field names and selecting an operator. This setup should be straightforward and guided, possibly with help text or examples.

• Monitoring and Reporting: The system can provide feedback on the results of comparisons, such as logging all comparisons made, their outcomes, and any actions taken in response to the comparison results.

• Error Handling and Notifications: Users receive alerts if the comparison cannot be executed (e.g., if one of the fields is not found in the document or is not in a comparable format).

Conclusion

The "Document Field Comparison" workflow card is vital for maintaining data accuracy and consistency across documents in an ERP system. It helps automate checks that would otherwise be manual, error-prone, and time-consuming, enhancing efficiency and reliability in document processing. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will assist users in effectively employing this feature, ensuring that data across documents remains consistent and in accordance with business rules.

Purpose

This workflow card manages the execution of operations based on whether a task or document is assigned to a particular user or set of users. It employs conditional logic to either trigger or prevent specific actions, making it ideal for workflows that require user-specific handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the logical condition to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches any user in the specified list.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user of the document or task does not match any user in the specified list.

2. User List

   • Description: A list or selection of users to compare against the assigned user.

   • Detail: This list can include one or multiple users, allowing the card to handle both singular and multiple user conditions effectively. The selection can be made through checkboxes, a multi-select dropdown, or similar UI elements.

Functionality

• User Assignment Identification: Automatically identifies the user or users assigned to a particular task or document within the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Using the IS operator, the card checks if the assigned user is among those listed in the User List.

  • Using the IS NOT operator, the card ensures the assigned user is not among those listed.

• Action Execution:

  • True Condition: If the user assignment meets the condition (either IS or IS NOT), relevant actions are triggered, such as notifications, task initiations, approvals, or other workflow steps.

  • False Condition: If the condition is not met, the document or task may pass through different routing, or alternative actions may be specified.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting an operator and specifying the relevant users from the User List. Setup should be user-friendly and intuitive to accommodate selections from potentially large user bases.

• Monitoring and Reporting: The ERP system should provide functionality to monitor and report on the operations triggered by this card, offering insights into assignment accuracy and process efficiency.

• Error Handling and Notifications: Users should have options to receive alerts or notifications if there are issues with the assignments, such as unassigned tasks or errors in user selection.

Conclusion

The "Assigned User Condition" workflow card is a critical tool for managing document and task workflows that depend on user assignments. By allowing conditions based on whether a task or document is assigned to specific users, it ensures that workflows are only triggered by appropriate user interactions, enhancing both accountability and task alignment within teams. Clearly documenting this card will help users understand its significance and integrate it effectively into their workflows, ensuring smooth and efficient operations tailored to user roles and responsibilities.

Purpose

This workflow card is designed to automate actions based on the state (checked or unchecked) of a checkbox within your ERP system. By evaluating the checkbox's condition, it facilitates the triggering of specific processes or the enforcement of certain rules within the application.

Components of the Card

1. Field Name

   • Description: Specifies the name of the checkbox field that will be evaluated.

   • Detail: This should match the exact field label or identifier used in the system. It determines which checkbox's state is being monitored.

2. Boolean

   • Description: Defines the condition that triggers the workflow.

   • Options:

     • True: The workflow triggers if the checkbox is checked.

     • False: The workflow triggers if the checkbox is unchecked.

Functionality

• State Detection: The card continuously monitors the state of the specified checkbox field.

• Condition Evaluation:

  • The system checks whether the checkbox is in the state (checked or unchecked) specified by the Boolean condition.

• Action Execution:

  • True Condition: If the checkbox’s state matches the specified Boolean condition (either true for checked or false for unchecked), the system initiates the associated actions. These could include enabling or disabling form fields, triggering notifications, starting workflows, or updating records.

  • False Condition: If the checkbox’s state does not match the condition, alternative or no actions may be taken, depending on the workflow setup.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the checkbox field from a list of available fields and setting the Boolean condition. This setup process should be intuitive, typically involving a simple dropdown menu for field selection and a toggle for the Boolean condition.

• Monitoring and Reporting: Provides functionalities for users to monitor the status of this condition, possibly through a dashboard that shows real-time updates on which conditions are active or triggered.

• Error Handling and Notifications: Ensures that users are notified if there are any discrepancies or errors in the condition checking process, such as system failures to read the checkbox state.

Conclusion

The "Checkbox Field Condition" workflow card is a fundamental tool for managing dynamic forms and documents within an ERP system, where user inputs can dictate subsequent data processes. By automating actions based on the state of a checkbox, this card enhances workflow efficiency and ensures that system behaviors align with user inputs. Clear documentation of this card will help users effectively implement it within their operations, allowing for better control over form behaviors and process automations.

Purpose: This Docbits card is designed to ensure that the confirmed delivery dates on invoices or shipping documents align with the accepted delivery dates as stipulated in the master data lookup table. It helps manage expectations and adherence to scheduled deliveries within the supply chain.

Functionality:

• Confirmed Delivery Date: This component of the card captures the delivery date as confirmed on the invoice or shipping documentation.

• Master Data Table Lookup: The card references a master data lookup table specified by the user (identified by the <Master Data Table> parameter). This table contains the accepted delivery dates for comparison.

• Operator Value: Users can specify how the confirmed delivery date should compare to the accepted delivery date from the master data table. Available operators include:

• • Equals (=): Ensures that the confirmed delivery date is the same as the accepted delivery date.

  • Not Equal (≠): Indicates a discrepancy between the confirmed and accepted delivery dates.

  • Before (<): Verifies that the confirmed delivery date is earlier than the accepted delivery date.

  • After (>): Checks if the confirmed delivery date is later than the accepted delivery date.

Usage: This card is invaluable for ERP Managers and financial accountants who need to monitor and ensure compliance with delivery schedules. It is particularly useful in sectors where timely delivery is critical, such as manufacturing, retail, and distribution.

Example Scenario:

• An invoice lists a confirmed delivery date of June 10th. The master data table, however, shows an accepted delivery date of June 15th. Setting the operator to "Before," the card confirms that the goods are scheduled for early delivery, allowing logistics planning to adjust accordingly.

By implementing the "Compare with Purchase Order: Confirmed vs. Accepted Delivery Dates" card, organizations can proactively manage their supply chain, ensuring that deliveries are planned and executed in accordance with agreed-upon timelines, thus enhancing operational efficiency and customer satisfaction.

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Purpose

This card is designed to manage actions on documents contingent upon their type, employing simple conditional logic (is/is not) to either trigger or prevent specific workflows. This enables precise control over how different types of documents are processed within the ERP system.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines the conditional logic applied to the document types.

   • Options:

     • is: The operation will trigger if the document's type matches one of the specified types in the list.

     • is not: The operation will trigger if the document's type does not match any of the types listed.

2. Document Types List

   • Description: Specifies a list of document types to which the condition will apply.

   • Detail: This can include a variety of document types such as "Invoice", "Purchase Order", "Contract", "Employee Record", etc., based on which the condition (is/is not) will be evaluated.

Functionality

• Document Identification: The system first identifies the type of each incoming or existing document based on predefined attributes or metadata.

• Condition Evaluation:

  • If the operator is is, the card checks if the document type is in the provided list.

  • If the operator is is not, the card checks if the document type is not in the list.

• Action Triggering: Depending on the result of the condition evaluation:

  • True: Initiates the associated operations or workflows if the condition is met.

  • False: The process is bypassed or an alternative operation is triggered if the condition is not met.

• Integration and Automation: Seamlessly integrates with other system components, ensuring that document handling is automated and adheres to organizational workflows and policies.

User Interactions

• Configuration: Users must specify the operator and list the document types when setting up the card. This setup may include interface elements like dropdowns or checkboxes to select document types and operators.

• Monitoring and Adjustments: Users can monitor the outcomes and effectiveness of this card through logs and reports generated by the ERP system. Adjustments can be made to the list or the operator based on evolving business needs.

• Error Handling and Feedback: Provides feedback mechanisms for errors encountered during operation. Users can set up alerts for when conditions fail, ensuring prompt attention to issues.

Conclusion

The "Document Type Condition" workflow card plays a crucial role in managing document-based operations with precision and flexibility. By using simple conditional logic, it helps ensure that documents are processed appropriately, enhancing efficiency and compliance. Documenting this card clearly will help users understand how to implement and utilize it effectively, making it a valuable part of your ERP system's documentation.

Purpose

This Docbits card allows detailed comparison, comparing the supplier of the invoice and that of the order confirmation. It should be ensured that the supplier who issued the invoice is the same as the one in the order confirmation.

Functionality:

• Supplier on Invoice Supplier on Purchase Order: This card checks whether the supplier in the invoice is the same as in the order confirmation or not.

• Operator Value: Users can set specific conditions such as: Is the supplier who issued the invoice the same as in the PO or not. Available operators include:

  • Equals (=): Checks whether the supplier in the invoice matches the supplier in the order confirmation.

  • Not Equal (≠): Ensures that the supplier who issued the invoice is the same as in the order confirmation.

Usage: This Card is helpful to ensure the entire process is handled with the same supplier and everything fits together. This ensures that if there are discrepancies, attention is drawn to checking these discrepancies and not paying the invoice to an incorrect supplier who has nothing to do with the order and order confirmation.

Example Scenario:

• An order is placed, then the order confirmation comes and then the invoice is issued. The entire ordering process is carried out with one supplier. If this is not the case, the card can immediately determine that there are discrepancies between the suppliers and thus ensures that no incorrect payments are made and that the invoice is only made with the supplier who was also involved in the entire process.

By using the “Supplier on Invoice … Supplier on Purchase Order” card, companies can automate the verification of suppliers who issue invoices and the associated order confirmations.

Compare with Purchase Order:

In Order Confirmation Purchase Order

Logic Card: Quantity or Unit Price or Discount Match

This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.

Trigger Condition

The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:

• Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.

• Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.

• Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.

Outcomes

• Equals: If the order confirmation's quantity, unit price, or discount exactly matches the purchase order, the system considers the confirmation as valid and proceeds with the next steps in the procurement process.

• Not Equal: If there's a discrepancy in the quantity, unit price, or discount, the system flags the order confirmation for manual review. This ensures any mismatches are resolved before moving forward.

Benefits

• Accuracy and Consistency: Maintains accuracy in the procurement process, ensuring that payments and deliveries are made based on correct figures.

• Efficiency: Automates the verification process, reducing the need for manual checks and speeding up order processing.

• Cost Control: Helps prevent overpayments or incorrect deliveries by catching discrepancies early in the process.

1. Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.

2. Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.

3. Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.

This logic card is vital for ensuring that the details of an order confirmation align with the original purchase order, safeguarding the integrity of the procurement cycle. ``

Verständnis des "Wann" in Workflow-Konfigurationen

Zweck von "Wann"

• Der Abschnitt "Wann" in einer Workflow-Konfiguration definiert die Auslösebedingungen, die eine bestimmte Workflow-Aktion initiieren. Diese Bedingungen basieren auf festgelegten Kriterien in Bezug auf Dokumentattribute oder Benutzeraktivitäten innerhalb des ERP-Systems.

Wie es funktioniert

• In Ihrer Benutzeroberfläche erscheint "Wann" als Ausgangspunkt, an dem Benutzer verschiedene Trigger-Karten auswählen können. Jede Karte legt Bedingungen fest, unter denen nachfolgende Aktionen (definiert in einem anderen Abschnitt der Workflow-Konfiguration, wahrscheinlich mit der Bezeichnung "Aktion") ausgeführt werden.

Bedingungskarten für Dokumententypen

• Die in der Abbildung angezeigten Karten sind Varianten von "Dokumententyp"-Bedingungen, die verwendet werden, um Workflows basierend auf dem Typ des zu verarbeitenden Dokuments auszulösen. Hier ist eine Aufschlüsselung jeder Art von Bedingungskarte:

• Dokumententyp (Operator) einer von (Typ): Diese Karte löst eine Aktion aus, wenn der Typ eines Dokuments mit einem der angegebenen Typen in einer Liste übereinstimmt. Der Operator könnte Optionen wie "ist" oder "ist nicht" enthalten, was inclusive oder exklusive Bedingungen ermöglicht.

• Dokumententyp (Operator) (Typ): Diese einfachere Variante wird basierend auf einer einzelnen Dokumententyp-Bedingung ausgelöst. Es würde typischerweise überprüfen, ob der Dokumententyp "ist" oder "ist nicht" ein bestimmter Typ ist, ohne die Möglichkeit, aus mehreren Typen auszuwählen.

Einrichten einer "Wann"-Triggerkarte

1. Auswahl des Bedingungstyps: Benutzer beginnen mit der Auswahl eines für den zu automatisierenden Workflow relevanten Bedingungstyps. In diesem Fall stehen Dokumententypen im Mittelpunkt.

2. Definition des Operators: Benutzer müssen den logischen Operator festlegen – wie "ist" oder "ist nicht" – der die Grundlage für den Vergleich der tatsächlichen Dokumententypen mit den definierten Bedingungen bildet.

3. Spezifizierung der Dokumententypen: Abhängig von der Karte können Benutzer einen oder mehrere Dokumententypen auswählen, die den Workflow auslösen, wenn Dokumente dieser Typen verarbeitet werden.

4. Abschließen des Triggers: Sobald die Bedingung eingerichtet ist, bildet sie die Grundlage für das Auslösen spezifischer Aktionen, die im Workflow definiert sind. Wenn ein Dokument die festgelegte Bedingung erfüllt, werden die definierten Aktionen automatisch initiiert.

Praktische Anwendung

In der Praxis sind diese Triggerkarten entscheidend für die Automatisierung von Prozessen wie Genehmigungen, Benachrichtigungen oder jedem Verfahren, das vom Typ des behandelten Dokuments abhängt. Wenn beispielsweise ein Dokumententyp "Rechnung" ist und er den in der "Wann"-Karte festgelegten Bedingungen entspricht, könnte der Workflow das Dokument automatisch zur Zahlungsabwicklung weiterleiten.

Diese Einrichtung gewährleistet, dass Workflows nicht nur effizient, sondern auch auf die spezifischen betrieblichen Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind, was die manuelle Überwachung reduziert und die Bearbeitung von Dokumenten beschleunigt.

Zusammenfassend geht es bei dem "Wann"-Teil Ihrer Workflow-Konfiguration darum, die Bühne für automatisierte Aktionen basierend auf spezifischen, vordefinierten Bedingungen zu setzen. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ihr ERP-System dynamisch auf die Bedürfnisse des Unternehmens reagiert und sowohl die Produktivität als auch die Genauigkeit im Dokumentenmanagement verbessert.

Purpose

This card is designed to control workflow actions based on the current status of a document, using conditional logic to either trigger or restrict certain processes. It ensures that documents only proceed through workflows when they meet predefined status criteria.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Determines how the document status will be evaluated against a specified condition.

   • Options:

     • is: Triggers the associated actions if the document’s current status matches one of the specified statuses.

     • is not: Triggers the actions if the document’s status does not match any of the specified statuses.

2. Status ( List )

   • Description: Lists the specific statuses against which the document’s current status will be compared.

   • Examples: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval". These represent different stages or conditions a document might be in within a workflow process.

Functionality

• Status Identification: Automatically identifies the current status of a document as it moves through the ERP system’s workflow.

• Condition Evaluation: Applies the chosen operator (is or is not) to the document’s status in comparison to the listed statuses:

  • If is, it checks whether the document’s status matches any status in the list.

  • If is not, it checks whether the document’s status does not appear in the list.

• Action Execution: Depending on the outcome of the condition evaluation:

  • True: Executes predefined actions or workflows if the condition is met.

  • False: Skips or triggers alternative workflows if the condition is not met.

• Workflow Integration: Integrates seamlessly with other workflow components, ensuring that document handling is coordinated across the system.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users configure the card by selecting the operator and specifying the relevant statuses. This setup may involve simple dropdown menus or checkboxes for selecting statuses and operators.

• Monitoring and Management: Users can track the card’s activity via a dashboard, which provides insights into the status conditions being monitored and the actions being taken based on those conditions.

• Error Handling and Alerts: Supports setting up alerts for process failures or mismatches in expected document statuses, enabling quick responses to operational issues.

Conclusion

The "Document Status Condition" workflow card is vital for ensuring that documents are processed correctly according to their current status, enhancing control and efficiency within the ERP system. Clearly documenting this card in the system's manual will help users effectively implement and manage it, leveraging its functionality to maintain smooth and compliant document workflows. This card is particularly useful in managing document lifecycles and ensuring that only documents meeting specific criteria advance to subsequent stages of business processes.

When Cards: Document type

A workflow can be started with these two cards. Here you can decide with which document type the workflow begins or whether it should not affect selected document types.

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This card can also be used to specify multiple document types that the workflow should affect.

Purpose

This workflow card facilitates operations based on the assignment of a task or document to a single, specific user. Using a direct conditional logic approach, it manages workflows that require targeted user engagement, ensuring precision in user-based task handling.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Specifies the logic to apply to the user assignment.

   • Options:

     • IS: Triggers the operation if the assigned user of the document or task matches the specified user.

     • IS NOT: Triggers the operation if the assigned user does not match the specified user.

2. User

   • Description: Allows selection of a single user against whom the assigned user will be compared.

   • Detail: This involves a simple dropdown or autocomplete field where one user can be selected at a time.

Functionality

• User Assignment Identification: Identifies the user currently assigned to a specific task or document.

• Condition Evaluation:

  • For the IS operator, the card checks if the assigned user is the same as the user selected.

  • For the IS NOT operator, it verifies that the assigned user is different from the selected user.

• Action Execution:

  • True Condition: If the assignment meets the set condition (IS or IS NOT), it triggers predefined actions, which could include moving forward with approvals, initiating further tasks, sending notifications, or other related workflows.

  • False Condition: If the condition fails, the system can reroute the task, hold it for review, or trigger alternative predefined actions.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users set up the card by choosing an operator and selecting a user from the user field. This setup should be straightforward, ensuring easy user selection and configuration.

• Monitoring and Reporting: Offers tools for monitoring the card’s performance, such as tracking which tasks are triggered by specific user assignments and the outcomes of these triggers.

• Error Handling and Notifications: Provides mechanisms to alert users if tasks are incorrectly assigned or if operational errors occur due to assignment issues.

Conclusion

The "Single Assigned User Condition" workflow card is essential for precise, user-specific document and task management within an ERP system. It simplifies workflows by focusing on individual user assignments, thus ensuring that actions are only executed when appropriate, based on the user's role and responsibilities. Documenting this card clearly will assist users in understanding its application, allowing them to implement and manage it effectively within their daily operations. This documentation ensures that all potential users can easily grasp the card's purpose and integrate it seamlessly into their workflows.

Purpose

This workflow card is tailored to manage operations on documents based on a single, specified document status. By simplifying the condition to one status, the card is focused on very specific workflow triggers, making it ideal for targeted document processing activities within an ERP system.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Specifies the method for evaluating the document’s status against the selected condition.

   • Options:

     • is: Triggers the operation if the document's current status matches the selected status.

     • is not: Triggers the operation if the document's current status does not match the selected status.

2. Status

   • Description: Allows the selection of a single document status to set the condition.

   • Examples of Statuses: "Error", "Export Error", "Ready in Validation", "Ready in Review", "Pending Approval", "Pending Second Approval".

   • Detail: Users choose one status from a dropdown or a set of radio buttons. This status then serves as the criterion for the card’s operation.

Functionality

• Document Status Identification: Identifies the current status of a document as it is processed through the ERP system.

• Condition Evaluation:

  • Based on the operator selected (is or is not), the card checks whether the document's current status aligns with the chosen status criterion.

• Action Execution:

  • True Condition: If the status matches (or does not match, based on the operator), the corresponding action is initiated. This could be routing for further processing, notification generation, or other predefined workflows.

  • False Condition: If the condition is not met, no action is taken, or an alternate pathway is triggered.

• Integration with Other Workflows: Even though it's designed for single-status evaluation, this card can be effectively integrated into broader workflow sequences to ensure precise document handling.

User Interactions

• Setup and Configuration: Users set up the card by selecting an operator and then choosing one status from the available options. This selection process is straightforward and designed to prevent confusion.

• Monitoring and Reporting: Enables monitoring through system-generated reports or dashboards that track the processing of documents based on their status, helping to oversee the effectiveness of the implemented workflows.

• Error Handling and Notifications: Configurable to alert users to any processing anomalies or to flag documents that do not meet the set conditions, ensuring prompt attention and resolution.

Conclusion

The "Single Document Status Condition" workflow card simplifies document management by focusing on individual status conditions. This specification helps in cases where precise control over document flows is necessary, especially in environments with stringent processing criteria. Documenting this version of the card clearly will ensure that users fully understand its application and can effectively integrate it within their daily operations, enhancing both compliance and efficiency in document processing.

This workflow outlines the conditions under which an export process should be initiated. It ensures that only documents meeting all specified criteria are processed for export, enhancing data integrity and alignment with business rules.

When:

• A document within the system is evaluated for export eligibility.

Logic:

1. Document Type Check

   • The document must be of a certain type (e.g., "Invoice" or "Receipt"). Specify the document type that qualifies for the export process.

2. Status Verification

   • The document's current status must meet predefined criteria (e.g., "Approved" or "Ready for Export") indicating it is ready for further processing.

3. Contextual Conditions

   • Additional checks are performed to ensure the document's details align with specific requirements. These checks might involve verifying information within order confirmations or purchase orders. Specify the particular conditions that need to be met. For example:

     • All items listed in the order confirmation match those in the purchase order.

     • The total amount in the order confirmation matches the total amount in the purchase order.

     • The delivery dates specified in the order confirmation align with those in the purchase order.

Then:

Action:

• Initiate Export

  • If all the above conditions are satisfied, the system automatically starts the export process for the document.

  • This may involve generating an export file, sending data to an external system, or triggering a workflow in another application.

Implementation Example:

Purpose

This workflow card is designed to perform specific operations on documents that are associated with a particular sub-organization or department within a company. It ensures that document processing adheres to the policies and requirements specific to different segments of the organization.

Components of the Card

1. Operator

   • Description: Defines the action or set of actions to be performed on the document.

   • Examples: This could include operators like "Review", "Approve", "Archive", "Distribute", or any other custom operation relevant to document management within the organization.

2. Sub-Organization

   • Description: Specifies the part of the organization or department for which the document operation is relevant.

   • Detail: This could be any designated area of the company, such as Human Resources, Finance, Marketing, etc., or smaller, specialized teams within these broader categories.

Functionality

• Document Identification: The card first identifies the document(s) that need to be processed. This identification could be based on document type, source, date, or any other metadata.

• Operation Execution: Based on the specified operator, the card executes the designated operation. This could be:

  • Review: Sending the document to the appropriate personnel or department for review.

  • Approve: Routing the document for necessary approvals within the sub-organization.

  • Archive: Moving the document to an archival system designed to store records as per organizational policies.

  • Distribute: Disseminating the document internally within the sub-organization or externally if required.

• Compliance Checks: The card checks that all operations comply with the internal policies and legal requirements applicable to the specific sub-organization.

• Feedback and Logging: Post-operation, the card provides feedback on the action taken and logs this information for audit trails and compliance tracking.

User Interactions

• Configuration: Users set up the card by specifying the operator and the sub-organization. They might also define specific rules or triggers for when the card should activate.

• Monitoring: Users can monitor the card's activity via a dashboard that shows ongoing and completed operations, providing transparency into document handling processes.

• Manual Override: In some cases, users might have the ability to manually intervene or alter the course of an operation, such as escalating an issue or correcting document routing errors.

Conclusion

The "Document Operator for Sub-Organizations" card is a crucial tool for managing documents in a structured and efficient manner, particularly in larger organizations where different departments have unique operational needs and compliance requirements. Documenting this card clearly in your ERP system's manual will help users understand its importance and implement it effectively within their workflows. If additional customization or functionality descriptions are needed, feel free to expand based on specific organizational needs and technical capabilities.

Overview of Workflow Components:

• AP Invoice Email: The process likely begins with an invoice received via email.

• DocBits: This tool might be used for initial document management tasks such as capturing and digitizing invoices.

• Finance Review: Invoices undergo a finance review where decisions are made regarding their validity and accuracy.

Steps in the Workflow:

1. Initial Review:

   • Invoices are received and initially processed using DocBits.

   • They are then reviewed by the finance team to ensure they are removed from the workflow if they are complete, or pushed forward for further processing.

2. PO vs Non-PO Invoices:

   • The workflow distinguishes between PO-related and non-PO invoices.

   • Non-PO invoices are routed for further approval or rejection based on predefined criteria like supplier ID, quantity, unit price, and item number.

3. Matching and Mismatching:

   • Invoices are checked against goods receipts to ensure that details match (like supplier ID and quantity).

   • If mismatches occur, the invoice is subject to further review and possibly rejection.

4. Finance and Buyer Review:

   • For PO-related invoices, a detailed matching process is conducted involving a buyer review.

   • Adjustments to purchase orders or goods receipts might be required.

5. Final Decisions:

   • Invoices that pass all checks are approved and integrated into financial systems for record-keeping.

   • Rejected invoices trigger notifications, and a new invoice may be requested by the buyer.

6. Integration with Infor IDM & LN+M3:

   • Approved invoices are likely sent to Infor's IDM for document management and LN for ledger noting.

   • This integration ensures that all financial records are up-to-date and that the workflow seamlessly feeds into the broader ERP system.

Decision Points:

• Throughout the workflow, there are various decision points where an invoice might be approved, rejected, or sent back for additional information. Notifications are sent out after delays, ensuring timely processing.

These Workflows will be included in the Standard Workflow

Workflow Documentation

To keep an overview, you can give the workflows different headings so that you can immediately know what task this workflow is about.

Create a new Workflow: Click on + ADD WORKFLOW

You can use these workflows (Test 1,2,3) to automatically assign various documents to the right employee in the company.

If an invoice or other document exceeds a certain total amount that requires prior review and approval, these documents can be immediately assigned to the correct person.

Test 1: Logic Card

When: Assignee is: Amier Haider

And: Document type is: Invoice

Then: Assign document to: Stefan Reppermund

Test 2: Logic Card

When: Assignee is: Amier Haider

And: Document type is: Delivery Note

Then: Assign document to: James Edwards

Test 3: Logic Card

When: Assignee is: Amier Haider

And: Document type is: Order Confirmation

Then: Assign document to: Anian Sollinger

It is also possible, if the document is not assigned to a single person, to assign it to a specific employee from the start.

For an easier overview of what should happen to a document, you can set the status for incoming documents in this workflow. This workflow makes it possible to immediately see whether there is, for example, a pending approval.

Test 4: Logic Card

When: Document type is: Delivery Note

And: Assignee is: Amier Haider

Then: Change Status to: Pending Approval

Test 5: Logic Card

When: Document type is: Invoice

And: Assignee is: Stefan Reppermund

Then: Change Status to: Pending Second Approval

If an invoice or other document exceeds a certain total amount that requires prior review and approval, these documents can be assigned to the right person immediately.

Test 6: Logic Card

When: Assignee is: Amier Haider

And: Docfield total_amount is Greater than 500

Then: Assign document to: Asad Usman Khan

It is also possible to enter the status into the workflow, so the assigned person can immediately see what status this document is and what should happen next with it.

Test 7: Logic Card

When: Assignee is: Amier Haider

And: Docfield total_amount is Greater then 500

Then: Assign document to: Asad Usman Khan

Change Status to: Pending Approval

For example, if certain or important information is missing from a document, but is important and must be included for further processing, you can set up the workflow so that these documents are immediately forwarded to the buyer and a substitute (replacement).

Test 9:

The Workflow with these logic cards is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.

You can give these documents a specific status or assign them to a specific employee.

Logic Card: Quantity or Unit Price or Discount Match

This logic card is designed to automatically verify that the quantity, unit price, or discount detailed in an order confirmation matches the corresponding figures in the purchase order. This verification ensures consistency and accuracy between what was ordered and what the supplier confirms to deliver.

Trigger Condition

The logic is activated when any of the following conditions are met in an order confirmation relative to the original purchase order:

• Quantity: The quantity of items ordered matches the quantity confirmed by the supplier.

• Unit Price: The price per item agreed upon matches the supplier's confirmation.

• Discount: Any discounts applied are consistent between the purchase order and the order confirmation.

• Define Comparison Parameters: Set up the specific fields (quantity, unit price, discount) that the logic card will check for a match.

• Automate Verification: Configure the system to automatically compare these details upon receipt of an order confirmation.

• Customize Alerts: Decide on the workflow for handling discrepancies, including customization of alerts for manual review.