Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.

• Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.

• Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.

• Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.

• Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.

• Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.

Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.

Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.

Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.

Wenn Sie Ihr SFTP mit DocBits integrieren möchten, um Dokumente zu importieren.

Anforderungen

• Korrekt konfigurierter, Linux-kompatibler SFTP-Server

• SFTP-Hostname, Benutzername und Passwort

• Dedizierter Importordner

Importkonfiguration

Öffnen Sie vom Dashboard aus die Einstellungen und navigieren Sie zu Importieren. Wählen Sie unter FTP-Import aus, um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.

Geben Sie die SFTP-Anmeldeinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein und wählen Sie Speichern (Das API-Schlüsselfeld wird automatisch mit dem API-Schlüssel der Umgebung, in der Sie arbeiten, ausgefüllt).

Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres SFTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Gehen Sie zum Einstellungsmenü und wählen Sie „Importieren“ unter Dokumentenverarbeitung.

Scrollen Sie zum Ende der Seite und wählen Sie die Schaltfläche NEU, um einen neuen E-Mail-Import zu erstellen.

Nach dem Drücken von NEU wird Ihnen folgendes Menü angezeigt.

Hier können Sie auswählen, welches Protokoll Sie möchten.

Version:

Version 2.0.9 ist jetzt verfügbar. Bitte aktualisieren Sie auf die neue Version: https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/blob/main/WatchDog.exe

Installation und Einstellungen

Nach dem Herunterladen der Datei WatchDog.exe suchen Sie auf Ihrem Windows-Gerät nach Eingabeaufforderung → Als Administrator ausführen.

Sobald dies geöffnet ist, rufen Sie die Datei auf, indem Sie den Pfad eingeben, an dem die Datei WatchDog.exe auf Ihrem Gerät gespeichert ist, wie unten gezeigt

Geben Sie nach dem Dateipfad install ein und drücken Sie ENTER auf Ihrer Tastatur

Sie sollten die folgende Fehlermeldung erhalten, da die Anwendung im UI-Modus gestartet wird und noch keine Konfiguration vorhanden ist.

Die Anwendung wird nach der Installation automatisch geöffnet. Gehen Sie oben zu Einstellungen und hier sehen Sie 2 separate Abschnitte.

Ordner-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie die Dateipfade, in denen die Dokumente gelesen und verarbeitet werden. Der Lese-Pfad ist für die Dokumente, die Sie möchten, dass WatchDog extrahiert und verarbeitet, während der verarbeitete Pfad verwendet wird, um anzuzeigen, welche Dokumente aus dem Leseordner extrahiert und verarbeitet wurden.

Allgemeine Einstellungen

Hier konfigurieren Sie Ihre DocBits-Anwendung mit WatchDog. Sie müssen Ihre DocBits-Umgebung, den API-Schlüssel und den Dokumententyp (wie oben angegeben) eingeben. Um mehr als einen Dokumententyp hinzuzufügen, trennen Sie die Namen der Dokumententypen durch ein Komma (RECHNUNG, LIEFERSCHEIN, BESTELLUNG usw.).

Wenn eine ungültige Konfiguration für eines der Felder eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie die unten gezeigte.

Sobald dies abgeschlossen ist, kehren Sie zum Bereich Eingabeaufforderung zurück und führen Sie die Datei WatchDog.exe erneut aus, und dieses Mal wird sie aufgrund der nun vorhandenen Konfigurationen korrekt installiert.

Um die Anwendung im UI-Modus zu starten, führen Sie den folgenden Befehl aus

Wenn Sie die Anwendung nur starten möchten, führen Sie stattdessen diesen Befehl aus.

Automatischer Start

Um die WatchDog-App so einzurichten, dass sie automatisch startet, sobald Sie Ihr System einschalten.

Öffnen Sie einfach "Dienste" in den Einstellungen Ihres Windows-Geräts.

Suchen Sie nach WatchDog in den lokalen Diensten und öffnen Sie den Dienst (Doppelklick auf den Eintrag)

Im obigen Menü haben Sie folgende Optionen für den automatischen Start:

• Wählen Sie Automatisch, der Dienst wird beim Booten gestartet

• Automatisch (Verzögerter Start), dies wartet 2 Minuten nach dem Booten, um den Dienst zu starten

Hier müssen Sie lediglich die erforderlichen Informationen für Ihren E-Mail-Anbieter, die Verschlüsselung, den Servernamen, den Port, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Passwort sowie den E-Mail-Ordner eingeben.

Dinge, die zu beachten sind

• Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Benutzeroberfläche ein. Andere Informationen wie Server, Port usw. hängen vom Host ab (eine schnelle Google-Suche sollte helfen).

• Ordner und Importieren-Verschieben haben hier dieselbe Funktion. Der Ordner kann nicht deaktiviert werden, wird jedoch standardmäßig den Posteingang verwenden, wenn er leer gelassen wird.

Hier müssen Sie lediglich Ihre gewünschte Unterorganisation eingeben und auf "Authentifizieren" klicken.

Sie werden zu dieser Microsoft-Seite weitergeleitet und müssen einen Code eingeben.

Diesen Code finden Sie, indem Sie zurück zu DocBits gehen, wo der Code wie unten angezeigt wird. Kopieren Sie einfach den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Anschließend müssen Sie Ihre eigenen Microsoft-Anmeldeinformationen eingeben.

Drücken Sie die Schaltfläche AUTHENTIFIZIERUNG ABSCHLIESSEN und Sie werden zu diesem Menü weitergeleitet

Verwenden Sie Ordner

Wenn Sie einen Ordner verwenden, der nicht Ihr Posteingang ist, geben Sie den Ordnernamen ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Gemeinsames Postfach verwenden

Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Import auf einen Posteingang oder einen Ordner eines freigegebenen Postfachs zugreift, geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Importierte E-Mails in den Papierkorb verschieben

Wenn Sie alle E-Mails importieren möchten, nicht nur die ungelesenen, und sie in den Papierkorb verschieben möchten, aktivieren Sie dies. Andernfalls werden nur ungelesene E-Mails überprüft, die Dokumente importiert, die E-Mail als gelesen markiert und an ihrem aktuellen Ort belassen.

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass Sie nicht die Rechte haben, eine solche Verbindung herzustellen, muss jemand mit Administratorrechten in Azure diese Verbindung autorisieren. Weitere Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps