Hier sind detaillierte Erklärungen zur Bedeutung und Verwendung der aufgeführten Einstellungen in der Dokumentenverarbeitung, um individuelle und kontrollierte Arbeitsabläufe zu erleichtern:

Tabellenvalidierung überspringen:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.

Verwendung:

• Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.

Duplikatdokumentenerkennung

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.

Verwendung:

• Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so für Effizienz im Verarbeitungsworkflow.

Design im Prüfungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Design Ablehnungsformular:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.

Verwendung:

• Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.

Designvorlage:

Zweck:

• Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.

Verwendung:

• Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.

Export nach IDM (Information Document Management):

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).

Verwendung:

• Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder Prüfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafür, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Genehmigung:

Zweck:

• Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.

Verwendung:

• Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument überprüft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.

Genehmigungsformular Design:

Genehmigungsformular Design v2:

Zweites Genehmigungsformular Design:

Bestellauftrag / Automatische Buchhaltung:

Zweck:

• Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.

Verwendung:

• Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.

PO-Tabelle im Layout-Builder:

Zweck:

• Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.

Verwendung:

• Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt für ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.

Export nicht übereinstimmender PO-Zeilen:

Zweck:

• Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen übereinstimmen.

Verwendung:

• Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.

PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Definiert Toleranzgrenzen für Abweichungen bei Bestellungen.

Verwendung:

• Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.

• Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Zweck:

• Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Verwendung:

• Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.

Alternative Dokumentenausgabe:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.

Verwendung:

• Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.

PO-Status deaktivieren:

Zweck:

• Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.

Verwendung:

• Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.

• Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.

Bedeutung für kontrollierte Arbeitsabläufe

Zusätzliche PO-Einstellungen:

Individuelle Anpassung:

• Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.

Kontrollierte Prozesse:

• Unterstützt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.

Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:

Effiziente Genehmigungsprozesse:

• Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.

Risikomanagement:

• Hilft, signifikante Abweichungen frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Alternative Dokumentenausgabe:

Flexibilität:

• Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.

Effizienz:

• Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.

PO-Status deaktivieren:

Prozesskontrolle:

• Verhindert unerwünschte Änderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.

Sicherheit:

• Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.

Übersicht

Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.

Hauptmerkmale und Optionen

1. Tabellenerfassung:

   • Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.

2. In Prüfung:

   • Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.

3. PDF-Generierung:

   • Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die für die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was für die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.

4. Genehmigung:

   • Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.

   • Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.

5. Bestellung / Automatische Buchhaltung:

   • Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.

   • Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.

   • Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte für Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berücksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.

6. Alternative Dokumentenexport:

   • PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.

7. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.

Überblick

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte

1. Navigieren Sie zu den Einstellungen:

   • Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.

2. Zugriff auf Dokumenttypen:

   • Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.

3. Weitere Einstellungen:

   • Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.

4. Lieferantenartikelnummernkarte:

   • Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.

Verwalten von Artikelnummern-Zuordnungen

1. Anzeigen von Zuordnungen:

   • Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:

     • Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung für den Lieferanten.

     • Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.

     • Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.

     • Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.

   • Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.

3. Bearbeiten von Zuordnungen:

   • (Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Beispiel-Workflow

1. Identifizieren von Unstimmigkeiten:

   • Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.

2. Löschen falscher Zuordnungen:

   • Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.

3. Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:

   • Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.

Hier sind einige bewährte Empfehlungen zur effektiven Nutzung von Einstellungen, um die Dokumentenverarbeitung zu optimieren, die Datenqualität zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Vorlagen und Spracheinstellungen standardisieren:

• Erstellen Sie klare Richtlinien für die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.

Autokorrektur und Rechtschreibprüfung aktivieren:

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine Rechtschreibprüfung durchzuführen, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung nutzen:

• Verwenden Sie Versionsverwaltung und Änderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicherzustellen.

• Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Sorgfältige Konfiguration der Dokumentensicherheit:

• Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.

• Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Regelmäßige Schulungen und Updates:

• Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.

• Halten Sie sich über Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.

Dokumentierte Arbeitsabläufe und Richtlinien:

• Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.

• Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.

Auch bei sorgfältiger Konfiguration kann die Dokumentenverarbeitung gelegentlich auf Probleme stoßen. Hier sind einige Fehlerbehebungstipps für häufig auftretende Probleme, die aus den Konfigurationen entstehen können:

Zusätzliche Bestelleinstellungen:

• Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.

• Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den Benutzerbedürfnissen entspricht.

Export nach IDM:

• Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.

• Überprüfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.

Zusätzliche Toleranzeinstellungen:

• Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.

• Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.

Alternativer Dokumentenexport:

• Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.

• Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.

Bestelldeaktivierungsstatus:

• Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.

• Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.

Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.

Einstellung zur Aktivierung der Handhabung doppelter Rechnungen

Gehe zu Einstellungen → Dokumenttypen → Rechnung → Weitere Einstellungen, wie im Screenshot unten gezeigt

Der Benutzer hat zwei Optionen zur Erkennung doppelter Rechnungen:

1. Erkennung von doppelten Dokumenten Dieses Feature überprüft, ob Duplikate von Dokumenten, die in DocBits hochgeladen wurden, basierend auf den ausgewählten Kriterien vorhanden sind. Wenn die ausgewählten Kriterien in den Dokumenten übereinstimmen, wird das Dokument als Duplikat gekennzeichnet.

2. Erkennung doppelter Rechnungen Dieses Feature erfordert, dass Lieferantenrechnungen von Infor mit DocBits synchronisiert werden. Es vergleicht die Rechnungsnummern im Dashbord für Rechnungen von DocBits mit denen in Infor. Wenn die gleiche Rechnungsnummer mehr als einmal hochgeladen wird, wird sie als Duplikat gekennzeichnet.

   HINWEIS: Die Verwendung der Funktion Erkennung doppelter Rechnungen führt zu einer zusätzlichen Gutschriftgebühr.

Sobald die Einstellung aktiviert ist, kann der Benutzer die Kriterien für die Erkennung doppelter Rechnungen auswählen

Doppelte Rechnungen im Dashboard

Sobald die doppelte Erkennung in den Einstellungen aktiviert ist, zeigt das Dashboard ein Symbol für alle Rechnungen an, die basierend auf den festgelegten Kriterien als Duplikate identifiziert wurden. Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die doppelten Datensätze in einer geteilten Bildschirmansicht für einen einfachen Vergleich

Wenn der Benutzer das Dokument öffnet, wird eine Warnleiste für die doppelten Rechnungen angezeigt, wie im Screenshot gezeigt

Einstellung zum Deaktivieren von Bestellungen basierend auf Status

Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → PO deaktivieren Status

So funktioniert es

Die Einstellung "PO-Deaktivierungsstatus" ermöglicht es Benutzern, Bestellstatus (PO) anzugeben, die verhindern, dass Rechnungen mit diesen POs abgeglichen werden. Wenn eine Bestellung einen in dieser Einstellung aufgeführten Status hat, kann sie nicht für den Rechnungsabgleich im PO-Abgleichsbildschirm verwendet werden, wodurch die weitere Verarbeitung der zugehörigen Rechnungen gestoppt wird, bis sich der Status der PO in einen nicht deaktivierten ändert.

Durch die Verwendung dieser Einstellung können Benutzer sicherstellen, dass Bestellungen mit bestimmten Status nicht weiter bearbeitet werden, wodurch Fehler reduziert und unnötige Zahlungen verhindert werden.

So identifizierst du eine deaktivierte Bestellung

Im PO-Abgleich-Bildschirm erscheint eine deaktivierte Bestellung durchgestrichen. Dies zeigt visuell an, dass die PO aufgrund ihres Status derzeit nicht abgeglichen werden kann.

​

So richtest du es ein

• In der Einstellung PO-Deaktivierungsstatus sehen sie ein Auswahlfeld auf der linken Seite.

• Ein Klick auf dieses Feld öffnet eine Dropdown-Liste der verfügbaren PO-Status.

  ​

  ​

• Wähle einen oder mehrere Status aus, indem du darauf klickst. Klicke erneut, um die Auswahl aufzuheben.

• Klicke auf die Schaltfläche Übernehmen, um deine Änderungen zu speichern.

Verfügbare Status

• Abgebrochen

• Gelöscht

• Fakturiert

• Offen

• Teilweise fakturiert

• Teilweise erhalten

• Erhalten

• Nicht genehmigt

• In Wartestellung

Einstellung zur Konfiguration von Bestelltoleranzen

Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellungen → Eigener Bereich für Bestelltoleranz

So funktioniert es

Wenn aktiviert, ermöglicht diese Einstellung, Toleranzen für Menge und/oder Stückpreis zu definieren. Diese Toleranzen können entweder als Prozentsatz oder als fester Wert festgelegt werden. Das bedeutet, dass eine Rechnung innerhalb des angegebenen Toleranzbereichs von der Bestellung (PO) abweichen kann, ohne als Abweichung markiert zu werden, was Flexibilität bietet und einen nahtlosen Ablauf gewährleistet.

HINWEIS: Toleranzen wirken in beide Richtungen; das heißt, der Rechnungswert kann sowohl höher als auch niedriger als der PO-Wert innerhalb des erlaubten Bereichs sein.

Einrichten

• Einstellung aktivieren:

  • Aktiviere die PO-Toleranzeinstellung.

• Toleranzen konfigurieren:

  • Es erscheinen vier Felder:

    • Ein Feld für den Mengen-Toleranzbetrag.

    • Ein Feld für den Stückpreis-Toleranzbetrag.

  • Hinter jedem Feld gibt es ein Dropdown-Menü, in dem du den Toleranztyp auswählen kannst:

    • Prozent: Gibt eine prozentuale Toleranz an.

    • Wert: Gibt einen festen Betrag an, um den sich der Wert unterscheiden kann.

Beispielszenario:

• Angenommen, die Stückpreis ist auf 5% eingestellt.

• Die Bestellung umfasst zwei Zeilen:

  • Zeile 1: Stückpreis = $5.00

  • Zeile 2: Stückpreis = $2.00

• Auf der Rechnung:

  • Zeile 1: Der Stückpreis wird auf $4.80 angepasst (innerhalb der 5% Toleranz).

  • Zeile 2: Der Stückpreis wird auf $2.20 angepasst (außerhalb der 5% Toleranz).

• Ergebnis:

  • Zeile 1 wird nicht als Abweichung markiert, da $4.80 innerhalb von 5% von $5.00 liegt.

  • Zeile 2 wird als Abweichung markiert, da $2.20 die erlaubte Abweichung von 5% von $2.00 überschreitet. Der Benutzer muss nun Maßnahmen ergreifen, bevor die Rechnung weiter bearbeitet werden kann.

Einstellung zur Konfiguration zusätzlicher Bestelltoleranzeinstellungen

Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → Zusätzliche PO-Toleranzeinstellung

So funktioniert es

Wenn aktiviert, ermöglicht diese Einstellung, Toleranzen für Fracht, Gebühren und/oder Steuern zu definieren. Diese Toleranzen können entweder als Prozentsatz oder als fester Wert festgelegt werden, sodass Rechnungen leicht von den PO-Werten abweichen können, ohne als Abweichungen markiert zu werden. Dies bietet zusätzliche Flexibilität und stellt sicher, dass geringfügige Unterschiede den Arbeitsablauf nicht unterbrechen.

HINWEIS: Genau wie bei den standardmäßigen Toleranzeinstellungen gelten diese Toleranzen in beide Richtungen – sie erlauben sowohl Erhöhungen als auch Senkungen innerhalb der festgelegten Grenzen.

Einrichten

• Einstellung aktivieren:

  • Aktiviere die zusätzliche PO-Toleranzeinstellung.

• Toleranzen konfigurieren:

  • Sechs Felder werden sichtbar:

    • Je ein Feld für die Toleranzbeträge für Fracht, Gebühren und Steuern.

  • Jedes Feld hat ein begleitendes Dropdown-Menü, in dem du den Toleranztyp auswählen kannst:

    • Prozent: Die Toleranz wird als Prozentsatz definiert.

    • Wert: Die Toleranz wird als fester Betrag definiert.

Diese Einstellung steuert die Zugänglichkeit der Auftragsübersicht (PO) Tabelle im Layout Builder und im Validierungsbildschirm.

So aktivieren Sie die Auftragstabelle

Um diese Funktion zu aktivieren:

• Gehen Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellung → PO-Tabelle im Layout Builder.

• Aktivieren Sie die Einstellung, um die Auftragstabelle Tabelle sichtbar zu machen.

Funktionalität:

• Wenn aktiviert:

  • Die Bestellübersicht Tabelle erscheint im Tabellenbereich im Layout Builder.

  • Es wird keine Benachrichtigung angezeigt, dass das Modul deaktiviert ist.
• Wenn deaktiviert:

  • Ein Hinweis zeigt an, dass das Modul deaktiviert ist.

  • Die PO-Tabelle wird im Validierungsbildschirm nicht sichtbar sein.

So greifen Sie auf den Layout Builder zu

• Navigieren Sie zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Layout bearbeiten.

Hinzufügen der PO-Tabelle zurück zum Layout

Wenn die PO-Tabelle fehlt oder entfernt wurde, befolgen Sie diese Schritte:

• Öffnen Sie den Layout Builder.

• Wählen Sie unter Formularelemente Extrahierte Tabellen aus.

• Fügen Sie die PO-Tabelle zu Ihrem Layout hinzu.

Sobald hinzugefügt und aktiviert, wird die PO-Tabelle im Layout Builder und im Validierungsbildschirm sichtbar sein, wenn eine Bestellung für eine Rechnung verfügbar ist.

​

Wo du es findest

Gehe zu Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Dokumenttypen → Weitere Einstellungen → Bestellabschnitt → Automatische Überprüfung auf PO-Updates Aktiviere diese Einstellung mit dem Umschalter.

So funktioniert es

Wenn aktiviert, bietet das System einen visuellen Indikator im Bestellabgleichsbildschirm, wann immer eine Bestellung aktualisiert wurde. Dieses Symbol zeigt an, dass die Bestellung aktualisiert werden sollte, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit den aktuellsten Informationen arbeiten, bevor sie Entscheidungen treffen.

Um die Bestellung zu aktualisieren, klicke auf das Aktualisierungssymbol neben der Bestellnummer (siehe Bild unten).