Überprüfen Sie, ob alle zusätzlichen Parameter korrekt konfiguriert sind und den Geschäftsanforderungen entsprechen.
Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration den Systemanforderungen und den BenutzerbedĂĽrfnissen entspricht.
Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum IDM-System korrekt konfiguriert ist und alle erforderlichen Berechtigungen vorhanden sind.
ĂśberprĂĽfen Sie, ob das Dokumentenformat mit den Anforderungen des IDM-Systems kompatibel ist.
Stellen Sie sicher, dass die Toleranzgrenzen realistisch und machbar sind.
Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Toleranzgrenzen den aktuellen Geschäftsanforderungen entsprechen.
Testen Sie den Export in verschiedenen Formaten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt exportiert werden.
Stellen Sie sicher, dass die Exportformate mit den Anforderungen der Empfänger oder Zielsysteme kompatibel sind.
Überprüfen Sie die Konfiguration des Deaktivierungsstatus, um sicherzustellen, dass sie den Workflow nicht unnötig blockiert.
Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die Statusänderungen informiert sind und wissen, wie sie reagieren sollen.
Durch die Anwendung dieser Einstellungen und bewährten Verfahren können Organisationen ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse optimieren, die Datenqualität verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Validierung von Tabellen zu überspringen.
Verwendung:
Dies ist nützlich, wenn Sie Tabellen verwenden, deren Struktur sich häufig ändert, oder wenn die Validierung unnötige Verzögerungen verursacht. Das Überspringen der Validierung kann die Verarbeitung beschleunigen, sollte jedoch nur verwendet werden, wenn die Datenqualität anderweitig sichergestellt ist.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht die automatische Erkennung von Duplikatdokumenten basierend auf ausgewählten Feldern.
Verwendung:
Dieses Tool ist darauf ausgelegt, zu verhindern, dass dieselben Dokumente zweimal verarbeitet werden, und sorgt so fĂĽr Effizienz im Verarbeitungsworkflow.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, Dokumente direkt im Prüfungsmodus zu gestalten.
Verwendung:
Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen während der Prüfung zu berücksichtigen und Designänderungen in Echtzeit vorzunehmen. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, die Ansicht abgelehnter Dokumente direkt zu gestalten.
Verwendung:
Nützlich, um visuelles Feedback und Anmerkungen zu berücksichtigen, während Designänderungen in Echtzeit vorgenommen werden. Dies verbessert die Effizienz des Prüfungsprozesses und ermöglicht es Designern und Prüfern, enger zusammenzuarbeiten.
Zweck:
Vorlagen zur Standardisierung von Dokumentenlayouts und -formatierungen.
Verwendung:
Erleichtert die Erstellung konsistenter und professioneller Dokumente. Unternehmen können eigene Designvorlagen erstellen, die den Markenrichtlinien und Formatierungsstandards entsprechen, was die Effizienz erhöht und das Erscheinungsbild der Dokumente verbessert.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in ein Informationsdokumentenmanagementsystem (IDM).
Verwendung:
Diese Funktion wird verwendet, um Dokumente direkt aus dem Erstellungs- oder PrĂĽfungssystem in ein IDM-System zu exportieren, um sie zentral zu speichern, zu verwalten und den Zugriff auf sie zu erleichtern. Dies verbessert die Organisation und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten, sorgt dafĂĽr, dass sie sicher aufbewahrt werden, und erleichtert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Zweck:
Workflow zur Genehmigung von Dokumenten.
Verwendung:
Definiert Genehmigungsschritte und Verantwortlichkeiten. Diese Einstellung ist entscheidend fĂĽr die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen. Sie stellt sicher, dass alle relevanten Parteien das Dokument ĂĽberprĂĽft und genehmigt haben, bevor es finalisiert wird. Sobald das Dokument finalisiert ist, kann es mit einem Genehmigungsstempel versehen werden.
Genehmigungsformular Design:
Genehmigungsformular Design v2:
Zweites Genehmigungsformular Design:
Zweck:
Automatisiert die Verarbeitung und Buchung von Bestellungen.
Verwendung:
Erleichtert die automatische Erstellung und Verarbeitung von Bestellungen und deren Buchung in Finanzsystemen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz im Einkaufs- und Buchhaltungsprozess.
Zweck:
Ermöglicht die Integration von Bestelltabellen in das Layout von Dokumenten.
Verwendung:
Gestaltet Bestelltabellen direkt im Layout-Builder und passt sie an spezifische Anforderungen an. Dies sorgt fĂĽr ein nahtloses und konsistentes Design von Dokumenten, die Bestellinformationen enthalten.
Zweck:
Exportiert Bestellzeilen, die nicht mit den vorhandenen Bestellungen ĂĽbereinstimmen.
Verwendung:
Identifiziert und exportiert Zeilen, die möglicherweise Fehler enthalten oder einer speziellen Überprüfung bedürfen. Dies hilft, Abweichungen zu erkennen und zu korrigieren, bevor die Bestellungen abgeschlossen werden.
Zweck:
Definiert Toleranzgrenzen fĂĽr Abweichungen bei Bestellungen.
Verwendung:
Bestimmt, wie viel Abweichung von der Bestellung akzeptabel ist, ohne dass eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.
Dazu gehören Preis- oder Mengenabweichungen. Diese Einstellung hilft, den Genehmigungsprozess zu optimieren und unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
Zweck:
Diese Einstellungen bieten erweiterte Konfigurationsoptionen für Bestellungen (POs), um spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Verwendung:
Sie können zusätzliche Parameter und Bedingungen für Bestellungen festlegen, wie z. B. Lieferbedingungen, spezifische Zahlungsbedingungen. Dies erleichtert die präzise Kontrolle und Anpassung der Bestellprozesse und verbessert so die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten oder über alternative Methoden.
Verwendung:
Sie können angeben, in welchen Formaten (z. B. PDF, DOCX, XML) oder über welche Kanäle (z. B. E-Mail, Cloud-Speicher) Dokumente exportiert werden sollen. Dies erhöht die Flexibilität und ermöglicht den Export von Dokumenten gemäß den Anforderungen verschiedener Empfänger oder Systeme.
Zweck:
Diese Einstellung ermöglicht es, bestimmte Status von Bestellungen zu deaktivieren oder zu sperren, um den Workflow zu steuern.
Verwendung:
Unternehmen können festlegen, welche Status in bestimmten Situationen deaktiviert werden sollen, um zu verhindern, dass Bestellungen fälschlicherweise bearbeitet oder geändert werden. Dies ist nützlich, um die Integrität und Konsistenz des Bestellprozesses sicherzustellen.
Beispielsweise könnte eine Bestellung, die bereits genehmigt und zur Lieferung freigegeben wurde, nicht mehr bearbeitet oder storniert werden.
Zusätzliche PO-Einstellungen:
Individuelle Anpassung:
Ermöglicht die Anpassung der Bestelleinstellungen an spezifische Geschäftsanforderungen, was die Effizienz und Genauigkeit im Einkauf erhöht.
Kontrollierte Prozesse:
UnterstĂĽtzt die Umsetzung detaillierter Einkaufsregeln und -verfahren.
Zusätzliche PO-Toleranzeinstellungen:
Effiziente Genehmigungsprozesse:
Minimiert unnötige Genehmigungsschritte durch Festlegung klarer Toleranzgrenzen.
Risikomanagement:
Hilft, signifikante Abweichungen frĂĽhzeitig zu erkennen und geeignete MaĂźnahmen zu ergreifen.
Alternative Dokumentenausgabe:
Flexibilität:
Ermöglicht den Export von Dokumenten in verschiedenen Formaten, die den Anforderungen unterschiedlicher Systeme und Empfänger entsprechen.
Effizienz:
Automatisiert den Exportprozess, reduziert manuelle Arbeiten und Fehler.
PO-Status deaktivieren:
Prozesskontrolle:
Verhindert unerwĂĽnschte Ă„nderungen oder Bearbeitungen an Bestellungen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden.
Sicherheit:
Schützt die Integrität des Bestellprozesses und stellt sicher, dass nur autorisierte Änderungen vorgenommen werden.
Erstellen Sie klare Richtlinien fĂĽr die Verwendung von Formatvorlagen und Spracheinstellungen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente konsistent sind.
Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig im korrekten Umgang mit Vorlagen und Spracheinstellungen.
Ermutigen Sie die Mitarbeiter, vor der Fertigstellung eines Dokuments eine RechtschreibprĂĽfung durchzufĂĽhren, um Tippfehler und grammatikalische Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.
Verwenden Sie Versionsverwaltung und Ă„nderungsverfolgung, um die Bearbeitungshistorie zu verfolgen und die Nachvollziehbarkeit von Ă„nderungen sicherzustellen.
Dokumentieren Sie Änderungen und Kommentare sorgfältig, um den Überprüfungsprozess zu unterstützen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Setzen Sie klare Zugriffsrestriktionen, um sicherzustellen, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können.
Aktualisieren Sie regelmäßig Passwörter und Zugriffsrechte, um die Sicherheit zu gewährleisten und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Schulen Sie die Mitarbeiter regelmäßig darin, wie sie DocBits und dessen Funktionen effektiv nutzen können.
Halten Sie sich ĂĽber Updates und neue Funktionen auf dem Laufenden und implementieren Sie diese bei Bedarf, um die Effizienz und Sicherheit zu verbessern.
Erstellen Sie klare Richtlinien und Arbeitsabläufe zur Dokumentenverarbeitung, die die Nutzung der verschiedenen Einstellungen und Funktionen abdecken.
Dokumentieren Sie die Compliance-Anforderungen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten.
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, die Zuordnungen zwischen internen Artikelnummern und Lieferantenartikelnummern anzuzeigen und zu verwalten. Diese Funktion stellt sicher, dass Unstimmigkeiten zwischen Ihrem System und den Systemen Ihrer Lieferanten effizient behandelt werden. Sie können falsche Zuordnungen überprüfen, bearbeiten und löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Zugriff auf die Lieferantenartikelnummernkarte
Navigieren Sie zu den Einstellungen:
Gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen in Ihrem Administrations-Dashboard.
Zugriff auf Dokumenttypen:
Wählen Sie unter Einstellungen die Dokumenttypen aus.
Weitere Einstellungen:
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen, um auf zusätzliche Konfigurationsoptionen zuzugreifen.
Lieferantenartikelnummernkarte:
Im Abschnitt Weitere Einstellungen finden Sie die Tabelle Lieferantenartikelnummernkarte. Diese Tabelle listet alle aktuellen Zuordnungen zwischen Ihren internen Artikelnummern und den entsprechenden Lieferantenartikelnummern auf.
Anzeigen von Zuordnungen:
Die Tabelle zeigt die folgenden Spalten an:
Lieferanten-ID: Die eindeutige Kennung fĂĽr den Lieferanten.
Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer fĂĽr das Produkt.
Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.
Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen.
Löschen falscher Zuordnungen:
Wenn Sie eine falsche Zuordnung identifizieren, können Sie diese löschen, indem Sie auf das Papierkorb-Symbol (🗑) in der Spalte Aktion klicken.
Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie die Zuordnung löschen möchten.
Bearbeiten von Zuordnungen:
(Falls zutreffend) Sie haben möglicherweise auch die Möglichkeit, bestehende Zuordnungen zu bearbeiten, um Unstimmigkeiten zu korrigieren. Dies könnte beinhalten, auf die Artikel- oder Lieferantennummer zu klicken, um Änderungen vorzunehmen.
Identifizieren von Unstimmigkeiten:
Überprüfen Sie regelmäßig die Lieferantenartikelnummernkarte, um Unstimmigkeiten oder falsche Zuordnungen zu identifizieren.
Löschen falscher Zuordnungen:
Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um falsche Zuordnungen zu löschen.
Korrekte Zuordnungen erneut eingeben:
Stellen Sie sicher, dass korrekte Zuordnungen entweder manuell während der nächsten Transaktion eingegeben oder durch Bearbeiten der bestehenden Einträge vorgenommen werden, sofern das System dies unterstützt.
Der Bereich Weitere Einstellungen ermöglicht es Administratoren, verschiedene Aspekte der Dokumentenverarbeitung zu konfigurieren, die nicht in den grundlegenden Einstellungen abgedeckt sind. Dazu gehören Optionen für die Tabellenerfassung, Dokumentenprüfung, PDF-Generierung, Genehmigungsprozesse und spezifische Einstellungen für bestimmte Vorgänge wie Bestellungen oder Buchhaltung.
Tabellenerfassung:
Tabellenvalidierung überspringen: Ermöglicht das Umgehen des Validierungsprozesses für Tabellendaten, was in Szenarien nützlich sein kann, in denen die Datenvalidierung flexibel sein muss.
In PrĂĽfung:
Design im Prüfungsformular: Konfiguriert das Layout und die Felder, die in den Prüfungsformularen erscheinen, die während des Dokumentenprüfungsprozesses verwendet werden.
PDF-Generierung:
Designvorlage: Gibt die Vorlage an, die fĂĽr die Erstellung von PDF-Versionen der Dokumente verwendet wird, was fĂĽr die Archivierung oder externe Kommunikation entscheidend sein kann.
Genehmigung:
Genehmigen vor dem Export: Stellt sicher, dass Dokumente genehmigt werden müssen, bevor sie aus dem System exportiert werden können.
Zweite Genehmigung: Fügt eine zusätzliche Genehmigungsebene für eine weitere Validierung hinzu, um die Kontrolle über die Dokumentenverarbeitung zu verbessern.
Bestellung / Automatische Buchhaltung:
Bestelltabelle im Layout-Builder: Ermöglicht die Einbeziehung von Bestelltabelle im Layout-Builder für angepasste Dokumentenlayouts.
Bestellung: Schaltet die Verarbeitung von Bestelldokumenten im System um.
Einstellen der PO-Toleranz: Legt Toleranzwerte fĂĽr Bestellmengen fest, um kleinere Abweichungen zu berĂĽcksichtigen, ohne sie als Fehler zu kennzeichnen.
Alternative Dokumentenexport:
PO-Status deaktivieren: Ermöglicht das Deaktivieren bestimmter Status für Bestellungen während des Exportprozesses und bietet Flexibilität bei der Handhabung von Bestellungen.
Lieferantenartikelnummernkarte:
Eine Dienstprogrammeinstellung, die Lieferantenartikelnummern internen Artikelnummern zuordnet, um die Genauigkeit in der Bestands- und Bestellverwaltung sicherzustellen.