Benutzerunterstützung

Sollten Sie beim Verwenden von DocBits auf Herausforderungen stoßen oder Fragen haben, konsultieren Sie bitte dieses Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Support-Team um Hilfe. Unser Engagement besteht darin, allen Benutzern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Klicken Sie einfach auf die Support-Schaltfläche in Ihrer DocBits-App und Sie können ein Support-Ticket erstellen.

Sie können uns auch über unsere FELLOWPRO-Seite kontaktieren:

Im Validierungsbildschirm können Sie direkt Tickets für das jeweilige Dokument erstellen und einen Screenshot des Problems beifügen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Ticket erstellen", das Support-Fenster öffnet sich und Sie können sofort loslegen.

Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.

• Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.

• Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

• Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.

• Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.

Die erweiterten Einstellungen enthalten oft zusätzliche Konfigurationsoptionen und Funktionen, die spezifischere Anpassungen und Feinabstimmungen ermöglichen.

• Weitere Einstellungen

• Tastenkombinationen

• Importprotokoll

• PO-Tabellenspalten für die Organisation festlegen

• Dashboard-Sortierung nach Organisation festlegen

• Dokumente nach Tag, Woche, Monat, Jahr oder allen filtern. Die Filterung bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem das Dokument importiert wird.

Auf den nächsten Seiten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen.

Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt:

Es wird dann das folgende Menü angezeigt:

Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.

In diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Sie können die Reihenfolge der Spalten festlegen, indem Sie auf die Punkte neben dem Spaltennamen klicken und sie an die entsprechende Position ziehen.

Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen auch, Felder eines Dokumententyps hinzuzufügen:

Hier können Sie aus den verschiedenen Dokumententypen wählen:

Für jeden Dokumententyp gibt es verschiedene Felder, die Sie hinzufügen können:

Wählen Sie die benötigten Felder aus und klicken Sie auf „Zu sichtbaren Spalten hinzufügen“, sie werden dann in den Spalteneinstellungen angezeigt.

Übersicht

Die Dokumentenzusammenführung ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.

Zuerst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Dies kann durch Auswählen der Kontrollkästchen der Dokumente erfolgen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es wird dann ein Menü angezeigt, wählen Sie die Option „Zusammenführen“, die sich unten befindet.

Die Dokumentenzusammenführung ist eine wichtige Funktion in einem Dokumentenmanagementsystem, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Hier sind einige Gründe, warum die Dokumentenzusammenführung nützlich sein kann:

• Organisieren verwandter Dokumente: Durch das Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem einzigen Dokument können Benutzer verwandte Informationen oder Dateien zusammenhalten und organisieren. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Dokumente zu verbessern.

• Erstellen von Berichten oder Zusammenfassungen: Das Zusammenführen mehrerer Dokumente kann nützlich sein, um Berichte oder Zusammenfassungen zu erstellen, indem Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen oder Dokumenten kombiniert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, umfassende Berichte oder Präsentationen zu erstellen, ohne die Informationen manuell kopieren und einfügen zu müssen.

• Archivierung von Dokumenten: Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder wenn Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammengefasst werden müssen, kann das Zusammenführen von Dokumenten dazu beitragen, konsistente Archivierungspraktiken sicherzustellen und den Speicherplatz zu optimieren.

• Optimierung von Workflows: Die Dokumentenzusammenführung kann Teil eines automatisierten Workflows sein, bei dem Dokumente automatisch kombiniert werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann beispielsweise in einem Genehmigungsprozess oder bei der Erstellung von Verträgen oder Berichten verwendet werden.

Beispiele für das Zusammenführen von Dokumenten:

• Kombinieren von Rechnungen: Ein Unternehmen muss alle Rechnungen eines bestimmten Monats für Buchhaltungszwecke zusammenfassen. Einzelne Rechnungen werden als separate Dokumente hochgeladen und dann zusammengeführt, um eine konsolidierte Übersicht zu erstellen.

• Kombinieren von Genehmigungsformularen: Ein Genehmigungsworkflow für Anträge erfordert, dass mehrere Formulare zusammengeführt werden, bevor sie an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Die verschiedenen Formulare werden automatisch kombiniert, sobald sie von den beteiligten Parteien ausgefüllt und eingereicht werden.

• Erstellen eines Jahresberichts: Mehrere Abteilungen in einem Unternehmen arbeiten zusammen, um einen umfassenden Jahresbericht zu erstellen. Jede Abteilung erstellt ihren eigenen Abschnitt des Berichts als separates Dokument. Diese Dokumente werden dann zusammengeführt, um den endgültigen Jahresbericht zu erstellen.

Durch das Zusammenführen von Dokumenten können Organisationen ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz steigern.

Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:

• WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.

• WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.

• WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.

• Upload: Das Dokument wird hochgeladen.

• OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.

• Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.

• Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.

• Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.

• Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.

• Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.

• Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.

• Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.

• Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.

• Export: Das Dokument wird exportiert.

• Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.

Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.

Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.

Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.

Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.

Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden

und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.

Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.

Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.

Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.

Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.

Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.

Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).

Hier sind spezifische Tipps zur Fehlerbehebung bei häufigen Problemen im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen:

Filter werden nicht korrekt angewendet:

• Überprüfen Sie zunächst die Filtereinstellungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Filter angewendet wurden und die gewünschten Daten angezeigt werden.

• Stellen Sie sicher, dass Filter logisch und konsistent angewendet werden. Manchmal können falsche Filterlogik oder falsche Kombinationen unerwartete Ergebnisse erzeugen.

• Geben Sie den Benutzern Anleitungen, wie sie Filter korrekt verwenden können, um sicherzustellen, dass sie die Filterfunktionen effektiv nutzen können.

Verzögerungen beim Laden von Daten:

• Überprüfen Sie die Netzwerkverbindung, um sicherzustellen, dass sie stabil ist und keine Verzögerungen verursacht.

• Überprüfen Sie die Serverauslastung und die Leistung der Datenquelle, um festzustellen, ob dies das Problem ist. Möglicherweise müssen Sie die Datenquelle optimieren oder auf eine leistungsstärkere Infrastruktur umsteigen.

• Implementieren Sie Caching-Mechanismen, um die Ladezeiten zu verkürzen, insbesondere für häufig abgerufene Daten. Ermutigen Sie die Benutzer, ihre Datenabfragen zu optimieren, indem sie nur die erforderlichen Datenfelder abrufen und Filter verwenden, um die Datenmenge zu reduzieren.

Browserprobleme:

• Stellen Sie sicher, dass der verwendete Browser mit dem Dashboard kompatibel ist und alle erforderlichen Updates installiert sind.

• Empfehlen Sie den Benutzern, regelmäßig ihren Browser-Cache zu leeren, um Speicherprobleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie die aktuellsten Daten erhalten.

• Überprüfen Sie auf Erweiterungen oder Plugins im Browser, die möglicherweise das Dashboard beeinträchtigen, und deaktivieren Sie diese bei Bedarf vorübergehend, um Probleme zu isolieren.

Benutzerspezifische Probleme:

• Bieten Sie individuelle Unterstützung für Benutzer an, die weiterhin Probleme haben. Möglicherweise müssen Sie deren spezifische Einstellungen, Berechtigungen oder Netzwerkkonfiguration überprüfen, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.

Indem Sie den Benutzern diese spezifischen Tipps zur Fehlerbehebung zur Verfügung stellen, können Sie ihnen helfen, häufige Probleme im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen effektiv zu lösen und ihre Produktivität zu steigern.

Erste Schritte

• Anmeldung und Navigation: Wie man auf Docbits zugreift und durch die Benutzeroberfläche navigiert.

• Erstkonfiguration: Einrichten von Docbits für die erstmalige Verwendung.

Tägliche Verwendung

• Dokumenteneinreichung: Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten in Docbits.

• Dokumentüberprüfung und Genehmigung:

• Bestellungen genehmigen: Schritte zur Überprüfung und Genehmigung von Bestellformularen.

• Rechnungen bearbeiten: Anleitung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen zur Zahlung.

Dokumentenverwaltung

• Suchen und Abrufen: Wie man Dokumente innerhalb von Docbits findet und darauf zugreift.

• Bearbeiten und Aktualisieren: Dokumente bearbeiten und ihren Status aktualisieren.

Fehlerbehebung

• Häufige Probleme: Lösungen für häufige Probleme, auf die Benutzer stoßen.

• Support-Kontakt: Wie man den Support für Hilfe erreicht.

Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.

Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".

Die Einrichtung eines Dashboards, das mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt, erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.

Hier sind bewährte Praktiken, die Ihnen helfen können:

Benutzerdefinierte Ansichten:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard anpassbar ist, damit Benutzer ihre eigenen Ansichten und Layouts anpassen können. Dies kann durch die Möglichkeit erfolgen, Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.

Automatische Updates:

• Implementieren Sie automatische Updates, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders wichtig für Umgebungen mit hoher Nutzung.

• Sie können dieses Auto-Refresh-Tool in den Einstellungen aktivieren.

Benutzerführung und Schulung:

• Bieten Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche und Anleitungen zur Nutzung des Dashboards.

• Schulen Sie die Benutzer regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie alle Funktionen und Möglichkeiten des Dashboards verstehen.

Filter und Ansichten:

• Die Verwendung von Filtern kann bei der Suche nach Dokumenten sehr hilfreich sein, aber denken Sie auch daran, Filter zurückzusetzen, um eine konsistente Ansicht der Daten zu gewährleisten.

Dashboard-Analytik:

• Überwachen Sie die Nutzung des Dashboards und sammeln Sie Feedback von Benutzern.

• Analysieren Sie, welche Teile des Dashboards am häufigsten genutzt werden und welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Benutzererfahrung weiter zu optimieren.

Datenvisualisierung:

• Verwenden Sie ansprechende und aussagekräftige Datenvisualisierungen, um Informationen schnell und verständlich darzustellen.

• Wählen Sie Visualisierungen basierend auf den Bedürfnissen der Benutzer und der Art der präsentierten Daten.

Sicherheit und Datenschutz:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard den Sicherheitsstandards entspricht und sensible Daten angemessen geschützt sind.

• Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.

Durch die Berücksichtigung dieser bewährten Praktiken können Sie ein Dashboard erstellen, das effektiv mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt und ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

In diesem Abschnitt können Sie Dokumente anzeigen, die als Duplikate gekennzeichnet wurden. Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche rechts, wie unten angegeben:

Sobald Sie die Schaltfläche drücken, erscheint am Ende der Seite eine Tabelle, die alle identifizierten Duplikate anzeigt.

Hier können Sie Ihre Aufgaben im Auge behalten. Sie können zwischen zwei verschiedenen Layouts wählen – eines ist etwas detaillierter als das andere. Sie können Aufgaben auch nach verschiedenen Kriterien filtern, z. B. ob sie Ihnen zugewiesen sind oder den Status der Aufgabe.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Versandaufträge. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Rechnungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Anzeigeerlebnis zu schaffen.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle Bestellungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität für ein maßgeschneidertes Seherlebnis verwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hinzufügen von Tags zu einer Tabelle:

Schritt 1: Wählen Sie Spaltennamen (Tags)

• Spaltennamen auswählen: Überprüfen Sie die Spaltennamen Ihrer Tabelle und entscheiden Sie, welche Tags hinzugefügt werden sollen.

Schritt 2: Drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen"

• Schaltfläche drücken: Nachdem Sie das passende Tag für eine Spalte ausgewählt haben, drücken Sie die Schaltfläche "Übernehmen" neben der ausgewählten Spalte und dem Tag.

Schritt 3: Tag zur Tabelle hinzufügen

• Tag hinzufügen: Das ausgewählte Tag wird als zusätzliche Spalte neben der entsprechenden Spalte zur Tabelle hinzugefügt.

Schritt 4: Tag speichern oder löschen

• Tag speichern: Drücken Sie die Schaltfläche Speichern, um das gewünschte Tag zu speichern.

• Tag löschen: Um das ausgewählte Tag zu löschen, drücken Sie die Schaltfläche Löschen.

Hier ist eine detaillierte Erklärung jeder Spalte und der möglichen Tags:

Position:

Beschreibung: Position oder Reihenfolge des Artikels innerhalb der Bestellung.

Tag: Ganzzahl

Beispiel: 1, 2, 3...

Beschreibung:

Beschreibung: Kurze Beschreibung des Artikels.

Tag: Text

Beispiel: Schraube, Mutter, Widget...

Bestellnummer:

Beschreibung: Die Nummer der zugehörigen Bestellung.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: PO12345, PO98765...

Menge:

Beschreibung: Anzahl der bestellten Einheiten.

Tag: Zahl

Beispiel: 100, 50, 200...

Einheit:

Beschreibung: Maßeinheit (z. B. Stück, Kilogramm).

Tag: Text

Beispiel: Stk, kg, l...

Stückpreis:

Beschreibung: Preis pro Einheit des Artikels.

Tag: Währung

Beispiel: €10,00, €5,50, €100,00...

Nettobetrag:

Beschreibung: Gesamtpreis vor Abzügen und Steuern (berechnet als Menge * Stückpreis).

Tag: Währung

Beispiel: €1.000,00, €275,00, €10.000,00...

Rabatt:

Beschreibung: Absoluter Rabattbetrag, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Währung

Beispiel: €50,00, €20,00, €500,00...

Rabattprozentsatz:

Beschreibung: Rabattprozentsatz, der auf den Nettobetrag angewendet wird.

Tag: Prozent

Beispiel: 5%, 10%, 15%...

MwSt:

Beschreibung: Betrag der auf den Artikel angewendeten Mehrwertsteuer.

Tag: Währung

Beispiel: €200,00, €55,00, €1.900,00...

Gesamtbetrag:

Beschreibung: Endbetrag nach Abzug des Rabatts und Hinzufügung der MwSt.

Tag: Währung

Beispiel: €1.150,00, €310,00, €11.400,00...

Herkunftsland:

Beschreibung: Land, in dem der Artikel hergestellt oder versendet wurde.

Tag: Text

Beispiel: USA, Deutschland, China...

Artikelnummer:

Beschreibung: Eindeutige Kennung oder SKU für den Artikel.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: 987654, A12345, Z98765...

Lieferschein-Nummer:

Beschreibung: Nummer des zugehörigen Lieferscheins.

Tag: Alphanumerisch

Beispiel: DN56789, DN12345...

Satz (zusätzliche Informationen):

Beschreibung: Zusätzliche Kommentare, Codes oder relevante Informationen.

Tag: Text

Beispiel: Kommentar, Spezifikation...

Mit dieser Struktur und den Tags ist die Tabelle klarer definiert und die Informationen können besser kategorisiert und verarbeitet werden.

Um Ihre Einstellungen zu konfigurieren, klicken Sie auf das Benutzer-Icon in der unteren linken Ecke des Bildschirms. Hier können Sie mehrere Optionen anpassen:

Sprache

• Bevorzugte Sprache auswählen: Wählen Sie Ihre gewünschte Sprache aus den verfügbaren Optionen.

Dark Mode

• Zum Dark Mode wechseln: Aktivieren oder deaktivieren Sie den Dark Mode für ein angenehmeres Seherlebnis.

Benutzereinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die folgenden Präferenzen anpassen:

• Datumsformat: Passen Sie an, wie Daten angezeigt werden.

• Betragsformatierung: Legen Sie Ihr bevorzugtes Format für numerische Werte fest.

• Name: Aktualisieren Sie Ihren Namen.

• Passwort: Ändern Sie Ihr Passwort zur Sicherheit Ihres Kontos.

• Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße für bessere Lesbarkeit an.

• Dual Monitor Mode: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie zwei Monitore verwenden.

Ausloggen

• Ausloggen: Klicken Sie hier, um sich sicher von Ihrem Konto auszuloggen .

DocBits ist eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenerfassung, die die Leistung von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) nutzt, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Format effektiv zu erkennen, zu klassifizieren, zu analysieren und zu extrahieren. Hier sind die wichtigsten Merkmale im Detail:

• Dokumentenerkennung: DocBits verwendet KI-Algorithmen, um Dokumente genau zu identifizieren und zu erkennen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen.

• Dokumentenklassifizierung: Es klassifiziert Dokumente in relevante Kategorien, um eine einfache Organisation und Wiederherstellung zu ermöglichen.

• Datenextraktion: DocBits extrahiert wichtige Daten aus Dokumenten und wandelt unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten um, die in Ihren Arbeitsablauf integriert werden können.

• Maschinelles Lernen: Das System lernt kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungsgenauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument, was es im Laufe der Zeit effizienter macht.

• Schwarmintelligenz: DocBits nutzt Schwarmintelligenz, um seine Lernfähigkeiten zu verbessern und ein selbstverbesserndes System zu schaffen.

Übersicht:

Der Validierungsbildschirm in DocBits ist darauf ausgelegt, die Genauigkeit und Vollständigkeit der in Dokumenten enthaltenen Daten zu überprüfen, bevor sie verarbeitet oder gespeichert werden. Diese Funktionalität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt gelesen und verarbeitet werden, wodurch die Datenintegrität und -qualität erhalten bleibt.

Detaillierte Beschreibung des Zwecks und der Verwendung des Validierungsbildschirms

Zweck des Validierungsbildschirms

• Sicherstellung der Datenqualität: Der Validierungsbildschirm überprüft die Genauigkeit und Vollständigkeit der extrahierten Daten, um die Eingabe falscher oder unvollständiger Informationen zu verhindern.

• Datenintegrität: Er stellt sicher, dass die Daten den festgelegten Anforderungen und Standards entsprechen.

• Fehlervermeidung: Durch die frühzeitige Erkennung und Korrektur von Fehlern hilft der Validierungsbildschirm, potenzielle Probleme während der nachfolgenden Datenverarbeitung zu mindern.

• Benutzerfreundlichkeit: Das System bietet sofortiges Feedback an Benutzer, wenn Fehler oder Inkonsistenzen erkannt werden, sodass schnelle Korrekturen möglich sind.

• Einhaltung von Vorschriften: Der Validierungsbildschirm hilft, die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorschriften und Standards sicherzustellen.

• Effizienz: Er reduziert den Aufwand für zukünftige Korrekturen und minimiert die Notwendigkeit manueller Überprüfungen.

Verwendung des Validierungsbildschirms

• Automatische Datenerfassung:

  • Optische Zeichenerkennung (OCR): Liest automatisch Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern.

  • Strukturierte und unstrukturierte Daten: Verarbeitet Daten aus verschiedenen Dokumenttypen, einschließlich Formularen, Rechnungen und Verträgen.

• Überprüfung und Validierung von Daten:

  • Formatvalidierung: Stellt sicher, dass Daten in den richtigen Formaten vorliegen (z.B. Datumsformate, Telefonnummern, E-Mail-Adressen).

  • Erforderliche Felder: Bestätigt, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

  • Bereichsprüfung: Validiert numerische Daten, um sicherzustellen, dass sie innerhalb festgelegter Grenzen liegen.

  • Konsistenzprüfung: Überprüft, ob verwandte Datenfelder konsistente Informationen enthalten (z.B. Sicherstellung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

• Benutzerinteraktion und Fehlerbehebung:

  • Fehlermeldungen: Zeigt klare und umsetzbare Fehlermeldungen an, wenn Daten die Validierungsanforderungen nicht erfüllen.

  • Manuelle Überprüfung und Korrektur: Ermöglicht Benutzern, Daten manuell zu überprüfen und zu ändern, wenn automatische Validierungen fehlschlagen.

• Datenbereinigung und Standardisierung:

  • Automatische Korrektur: Schlägt automatische Korrekturen vor oder führt sie durch, wenn Fehler erkannt werden.

  • Datenformatierung: Standardisiert Datenformate, um Konsistenz über Datensätze hinweg sicherzustellen.

• Sicherheit und Zugriffsrechte:

  • Eingabefilter: Schützt vor bösartigen Eingaben durch robuste Validierungs- und Filtermechanismen.

  • Zugriffskontrolle: Stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen und diese ändern können.

• Datenkonsistenz:

  • Kreuzvalidierung: Überprüft die Konsistenz zwischen verwandten Datenfeldern (z.B. Validierung, dass Start- und Enddaten übereinstimmen).

  • Doppelte Einträge: Verhindert doppelte Einträge in der Datenbank.

• Benutzerführung:

  • Fehlermeldungen: Bietet spezifische und verständliche Fehlermeldungen, wenn Eingaben nicht den Anforderungen entsprechen.

  • Hilfe und Hinweise: Bietet Hilfetexte oder Tooltips, um Benutzern bei der korrekten Dateneingabe zu helfen.

Zusammenfassend ist der Validierungsbildschirm in DocBits entscheidend für die Sicherstellung der Qualität der extrahierten Daten, die frühzeitige Fehlererkennung und -korrektur sowie die Verbesserung der Gesamteffizienz von Datenverarbeitungsabläufen.

Die Funktion KI-extrahierte Tabelle ermöglicht es Benutzern, die extrahierten Daten aus dem Rechnungsdokument einfach zu manipulieren und anzupassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anweisungen zur Verwendung:

• Spalten löschen: Wenn bestimmte Spalten in der extrahierten Tabelle nicht benötigt werden, können Benutzer sie einfach entfernen, indem sie auf das "Spalte löschen" Symbol (dargestellt durch drei vertikale Punkte) neben dem Spaltenkopf klicken. Dies hilft, die Tabelle zu entrümpeln und sich nur auf relevante Informationen zu konzentrieren.

• Währungsformat ändern: Das Währungsformat kann geändert werden, indem das gewünschte Format aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld "Währung" ausgewählt wird. Dadurch werden die Währungswerte im bevorzugten Format angezeigt, was die Interpretation und Analyse der Finanzdaten erleichtert.

• Anzeigen/Ausblenden nicht zugeordneter Spalten: Standardmäßig sind nur die zugeordneten Spalten (Spalten mit extrahierten Daten) in der Tabelle sichtbar. Benutzer können jedoch wählen, ob sie die nicht zugeordneten Spalten anzeigen oder ausblenden möchten, indem sie auf die Schaltfläche "Nicht zugeordnete Spalten ausblenden" oder "Nicht zugeordnete Spalten anzeigen" am unteren Rand der Tabelle klicken. Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer alle verfügbaren Spalten überprüfen möchten, auch wenn sie derzeit keine Daten enthalten.

• Ändern der Tabellenüberschriften: Die Tabellenüberschriften (Spaltennamen) können geändert werden, indem auf die Überschrift geklickt und der gewünschte Name eingegeben wird. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, die Spaltennamen an ihre Terminologie oder Vorlieben anzupassen, was die Daten lesbarer und verständlicher macht.

Diese Funktionen bieten Benutzern Flexibilität und Kontrolle über die extrahierten Daten, sodass sie die Informationen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben anpassen können. Die KI-extrahierte Tabelle zielt darauf ab, das Benutzererlebnis zu verbessern, indem sie eine nahtlose und intuitive Möglichkeit bietet, mit Rechnungsdaten zu interagieren und sie zu analysieren.

Einführung

Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.

Erste Schritte

Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.

Systemanforderungen

• Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.

• Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.

Hauptfunktionen

• Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.

• Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.

• Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.

• Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.

• Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:

• Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.

• Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.

• Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.

• Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.

• Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung des PO-Abgleichs

1. Zugriff auf das PO-Abgleichmodul

Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.

2. Rechnungen importieren oder darauf zugreifen

• Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.

• Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.

3. Automatisch abgeglichene Rechnungen überprüfen

• Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.

• Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.

4. Unstimmigkeiten behandeln

• Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.

• Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.

5. Manueller Abgleich

Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:

• Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.

• Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.

Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.

Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten Überblick über alle fortgeschrittenen Sendungen. Er enthält eine Suchleiste mit verschiedenen Filtern, die Sie auswählen können, um Ihre Ergebnisse schnell einzugrenzen. Darüber hinaus können Sie die Anordnung der Spaltenüberschriften anpassen, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität nutzen, um ein maßgeschneidertes Seherlebnis zu erzielen.

Technischer Support in DocBits

Hilfe-Icons

Hilfe-Icons wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen der tatsächlichen Funktion eines Features und wie es Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann, zu unterstützen.

Diese Hilfe-Icons sehen wie folgt aus

Ticket erstellen

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Dieses Feature befindet sich im Menü über dem Bereich der Dokumentenvorschau, wie unten dargestellt

Nach dem Klick wird Ihnen das folgende Ticket-Formular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Sie können auch, falls zutreffend, einen Screenshot des Problems anhängen und eine relevante Datei anfügen.

Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.

Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):

PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post

Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.

Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.

• Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.

• Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.

• Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.

• Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.

• Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.

Übersicht

Speichern-Button:

• Speichern-Button:

  • Zweck: Speichert den aktuellen Zustand des Dokuments oder Skripts, an dem gearbeitet wird.

  • Anwendungsfall: Nach Änderungen oder Anmerkungen an einem Dokument verwenden Sie diesen Button, um sicherzustellen, dass alle Änderungen gespeichert werden.

Spezielle Regeln hinzufügen:

• Spezielle Regeln hinzufügen / Skript in DocBits hinzufügen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, spezifische Regeln oder Skripte zu implementieren, die anpassen, wie Dokumente verarbeitet werden.

  • Anwendungsfall: Verwenden Sie diese Funktion, um Aufgaben wie die Datenextraktion oder Formatvalidierung zu automatisieren und die Workflow-Effizienz zu steigern.

Unscharfe Felder:

• Unscharfe Felder:

  • Zweck: Hilft bei der Identifizierung und Korrektur von Feldern, bei denen die Daten möglicherweise nicht perfekt übereinstimmen, aber nah genug sind.

  • Anwendungsfall: Nützlich in Datenvalidierungsprozessen, bei denen exakte Übereinstimmungen nicht immer möglich sind, wie z.B. leicht falsch geschriebene Namen oder Adressen.

Erforderliche Felder:

Es gibt Felder, die für die weitere Bearbeitung erforderlich sind; diese können in den Einstellungen bearbeitet werden.

Verwenden Sie den Tooltip, um herauszufinden, ob:

• Ist es ein Pflichtfeld (erforderlich)

• Validierung erforderlich

• Geringes Vertrauen

• Volle Steuerbetragsabweichung

Erforderliche Felder:

• Zweck: Identifiziert Pflichtfelder innerhalb von Dokumenten, die ausgefüllt oder korrigiert werden müssen, bevor eine weitere Verarbeitung erfolgt.

• Anwendungsfall: Stellt sicher, dass wesentliche Daten genau erfasst werden, um die Datenintegrität und die Einhaltung von Geschäftsregeln zu gewährleisten.

Lupe:

• Lupe:

  • Zweck: Bietet eine vergrößerte Ansicht eines ausgewählten Bereichs des Dokuments.

  • Anwendungsfall: Hilft beim Untersuchen feiner Details oder kleiner Texte in Dokumenten, um Genauigkeit bei der Dateneingabe oder -überprüfung zu gewährleisten.

Neues Fenster öffnen:

• Neues Fenster öffnen:

  • Zweck: Öffnet ein neues Fenster für den Vergleich von Dokumenten nebeneinander oder für Multitasking.

  • Anwendungsfall: Nützlich beim Vergleich von zwei Dokumenten oder beim Nachschlagen zusätzlicher Informationen, ohne das aktuelle Dokument zu verlassen.

Tastenkombinationen:

• Tastenkombinationen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Aktionen schnell mit Tastenkombinationen auszuführen.

  • Anwendungsfall: Erhöht die Geschwindigkeit und Effizienz bei der Dokumentennavigation und -verarbeitung, indem die Abhängigkeit von der Mausnavigation minimiert wird.

Aufgaben:

Um interne Informationen zu teilen, können Sie Aufgaben erstellen und sie einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe innerhalb des Unternehmens zuweisen.

• Aufgaben:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, auf Dokumente bezogene Aufgaben zu erstellen und sie Teammitgliedern zuzuweisen.

  • Anwendungsfall: Erleichtert die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement innerhalb von Teams, sodass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt.

Anmerkungsmodus:

Sie können Anmerkungen zu einem Dokument hinterlassen. Dies kann hilfreich sein, um Informationen für andere Benutzer zu hinterlassen, die dieses Dokument weiter bearbeiten.

• Anmerkungsmodus:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Notizen oder Anmerkungen direkt im Dokument zu hinterlassen.

  • Anwendungsfall: Nützlich, um Feedback, Anweisungen oder wichtige Notizen für andere Teammitglieder bereitzustellen, die später am Dokument arbeiten.

Zusammenführen:

Dokumente können hier zusammengeführt werden, zum Beispiel wenn eine Seite einer Rechnung fehlte, können diese Seiten später auf diese Weise zusammengeführt werden, ohne dass das gesamte Dokument gelöscht oder erneut hochgeladen werden muss.

• Dokumente zusammenführen:

  • Zweck: Kombiniert mehrere Dokumente zu einer einzigen Datei.

  • Anwendungsfall: Praktisch in Szenarien, in denen Teile eines Dokuments separat gescannt wurden und konsolidiert werden müssen.

OCR-Ansicht:

In der OCR-Ansicht wird der Text automatisch aus dem Dokument gefiltert. Dies wird verwendet, um relevante Merkmale zu erkennen, wie z.B. die Postleitzahl, Vertragsnummer, Rechnungsnummer und die Sortierung eines Dokuments.

• OCR-Ansicht:

  • Zweck: Erkennt automatisch Text innerhalb von Dokumenten mit Hilfe der optischen Zeichenerkennungstechnologie.

  • Anwendungsfall: Vereinfacht den Prozess der Digitalisierung von gedruckten oder handgeschriebenen Texten, sodass sie durchsuchbar und bearbeitbar werden.

Ticket erstellen:

Im Gegensatz zu Aufgaben, die intern innerhalb des Unternehmens weitergegeben werden, ist dieses Support-Ticket wichtig, um uns zu benachrichtigen und sofort ein Ticket im Falle von Fehlern und/oder Unstimmigkeiten zu erstellen. Dies erleichtert den Prozess erheblich, da Sie den Fehler sofort mit dem entsprechenden Dokument senden können. Es gibt auch die Möglichkeit, die Priorität festzulegen, einen Screenshot des Dokuments zu machen oder einen hochzuladen.

• Ticket erstellen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, Probleme oder Unstimmigkeiten zu melden, indem sie ein Support-Ticket erstellen.

  • Anwendungsfall: Wesentlich für die schnelle Lösung von Problemen und Fehlern, um die Integrität und das reibungslose Funktionieren des Systems zu gewährleisten.

Dokumentenskriptprotokolle:

Skripte können in den Einstellungen unter Dokumenttypen erstellt werden; diese Informationen werden dann hier angezeigt.

• Dokumentenskriptprotokolle:

  • Zweck: Zeigt Protokolle zu Skripten an, die für verschiedene Dokumenttypen implementiert wurden.

  • Anwendungsfall: Nützlich zur Verfolgung und Fehlerbehebung von Skriptaktionen auf Dokumenten, um Benutzern zu helfen, die automatisierten Prozesse zu verstehen und eventuelle Probleme zu beheben.

Weitere Einstellungen:

Dokument teilen:

• Hier können Sie das Dokument teilen und Seiten, die nicht benötigt werden, ausschneiden oder löschen

• Dokument teilen:

  • Zweck: Ermöglicht es Benutzern, ein Dokument in separate Teile zu teilen und Seiten zu entfernen oder zu isolieren, die nicht benötigt werden.

  • Anwendungsfall: Ideal, wenn es sich um mehrseitige Dokumente handelt, bei denen nur bestimmte Abschnitte für die Verarbeitung oder Überprüfung erforderlich sind.

Dokument verbessern:

• Das Dokument wird neu gestartet

• Dokument verbessern:

  • Zweck: Setzt das Dokument in seinen ursprünglichen Zustand zurück, um es neu zu bewerten oder weitere Änderungen vorzunehmen.

  • Anwendungsfall: Nützlich, wenn anfängliche Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder das Dokument für eine weitere Bearbeitungsrunde aktualisiert werden muss. Hier benötigen wir einige zusätzliche ML Vision, um die Dokumentqualität zu verbessern.

Dokumentenfluss:

Dort finden Sie den Fluss des Dokuments

• Zweck: Zeigt die Sequenz und den Fortschritt der Dokumentenverarbeitung innerhalb des Systems.

• Anwendungsfall: Hilft bei der Verfolgung des Dokumentenstatus durch verschiedene Phasen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Verarbeitungsschritte eingehalten werden.

Zum Layout-Template gehen:

• Mit dieser Option werden Sie weitergeleitet und können Ihr Layout bearbeiten oder das Standard-Template verwenden

• Zum Layout-Template gehen:

  • Zweck: Leitet Benutzer zu einem Layout-Editor weiter, in dem sie bestehende Templates bearbeiten oder ein Standard-Template anwenden können.

  • Anwendungsfall: Ermöglicht die Anpassung von Dokumentlayouts, um spezifische Geschäftsanforderungen oder Präferenzen zu erfüllen und die visuelle und funktionale Ausrichtung des Dokuments an Unternehmensstandards zu verbessern.

Gehe zum Einstellungsmenü und wähle "Importieren" unter Dokumentenverarbeitung aus.

Scrolle bis zum Ende der Seite und wähle die NEU-Schaltfläche, um einen neuen E-Mail-Import zu erstellen.

Nach dem Drücken von NEU wird dir folgendes Menü angezeigt.

Hier kannst du auswählen, welches Protokoll du möchtest.

Installation und Einstellungen

Nach dem Herunterladen der Datei WatchDog.exe suchen Sie auf Ihrem Windows-Gerät nach Eingabeaufforderung → Als Administrator ausführen.

Sobald dies geöffnet ist, rufen Sie die Datei auf, indem Sie den Pfad eingeben, an dem die Datei WatchDog.exe auf Ihrem Gerät gespeichert ist, wie unten gezeigt

Geben Sie nach dem Dateipfad install ein und drücken Sie ENTER auf Ihrer Tastatur

Sie sollten die folgende Fehlermeldung erhalten, da die Anwendung im UI-Modus gestartet wird und noch keine Konfiguration vorhanden ist.

Die Anwendung wird nach der Installation automatisch geöffnet. Gehen Sie oben zu Einstellungen und hier sehen Sie 2 separate Abschnitte.

Ordner-Einstellungen

Hier konfigurieren Sie die Dateipfade, in denen die Dokumente gelesen und verarbeitet werden. Der Lese-Pfad ist für die Dokumente, die Sie möchten, dass WatchDog extrahiert und verarbeitet, während der verarbeitete Pfad verwendet wird, um anzuzeigen, welche Dokumente aus dem Leseordner extrahiert und verarbeitet wurden.

Allgemeine Einstellungen

Hier konfigurieren Sie Ihre DocBits-Anwendung mit WatchDog. Sie müssen Ihre DocBits-Umgebung, den API-Schlüssel und den Dokumententyp (wie oben angegeben) eingeben. Um mehr als einen Dokumententyp hinzuzufügen, trennen Sie die Namen der Dokumententypen durch ein Komma (RECHNUNG, LIEFERSCHEIN, BESTELLUNG usw.).

Wenn eine ungültige Konfiguration für eines der Felder eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie die unten gezeigte.

Sobald dies abgeschlossen ist, kehren Sie zum Bereich Eingabeaufforderung zurück und führen Sie die Datei WatchDog.exe erneut aus, und dieses Mal wird sie aufgrund der nun vorhandenen Konfigurationen korrekt installiert.

Um die Anwendung im UI-Modus zu starten, führen Sie den folgenden Befehl aus

Wenn Sie die Anwendung nur starten möchten, führen Sie stattdessen diesen Befehl aus.

Automatischer Start

Um die WatchDog-App so einzurichten, dass sie automatisch startet, sobald Sie Ihr System einschalten.

Öffnen Sie einfach "Dienste" in den Einstellungen Ihres Windows-Geräts.

Suchen Sie nach WatchDog in den lokalen Diensten und öffnen Sie den Dienst (Doppelklick auf den Eintrag)

Im obigen Menü haben Sie folgende Optionen für den automatischen Start:

• Wählen Sie Automatisch, der Dienst wird beim Booten gestartet

• Automatisch (Verzögerter Start), dies wartet 2 Minuten nach dem Booten, um den Dienst zu starten

Wenn Sie Ihr SFTP mit DocBits integrieren möchten, um Dokumente zu importieren.

Anforderungen

• Korrekt konfigurierter, Linux-kompatibler SFTP-Server

• SFTP-Hostname, Benutzername und Passwort

• Dedizierter Importordner

Importkonfiguration

Öffnen Sie vom Dashboard aus die Einstellungen und navigieren Sie zu Importieren. Wählen Sie unter FTP-Import aus, um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.

Geben Sie die SFTP-Anmeldeinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein und wählen Sie Speichern (Das API-Schlüsselfeld wird automatisch mit dem API-Schlüssel der Umgebung, in der Sie arbeiten, ausgefüllt).

Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres SFTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.

Hier müssen Sie lediglich die erforderlichen Informationen für Ihren E-Mail-Anbieter, die Verschlüsselung, den Servernamen, den Port, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Passwort sowie den E-Mail-Ordner eingeben.

Dinge, die zu beachten sind

• Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Benutzeroberfläche ein. Andere Informationen wie Server, Port usw. hängen vom Host ab (eine schnelle Google-Suche sollte helfen).

• Ordner und Importieren-Verschieben haben hier dieselbe Funktion. Der Ordner kann nicht deaktiviert werden, wird jedoch standardmäßig den Posteingang verwenden, wenn er leer gelassen wird.

Lieferantenregistrierung

1. Sie erhalten eine Einladung mit einem Link per E-Mail, um den Registrierungsprozess zu beginnen. Bitte klicken Sie auf „Zur Registrierung gehen“, geben Sie die erforderlichen Informationen ein und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, um zu beginnen.

2. Lieferantendetails

   Bitte überprüfen Sie, ob der Name des Lieferanten korrekt ist. Dies ist ein kritisches Detail für Identitäts- und rechtliche Zwecke, das nicht geändert werden kann. Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Adressdaten zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

3. Adressdaten Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkontakt zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

4. Lieferantenkontakt Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen einschließlich der erforderlichen Felder an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenfinanzen zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

5. Lieferantenfinanzen Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenkäufe zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

6. Lieferantenkäufe Bitte geben Sie alle zutreffenden Informationen an. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“, um zum Abschnitt Lieferantenzertifikate zu gelangen. Um Ihren Fortschritt zu speichern und später fortzufahren, klicken Sie auf „Speichern.“

7. Lieferantenzertifikate Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Anbieterdiversifizierung). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“

8. Bitte laden Sie alle erforderlichen Zertifikate hoch (Steuer, Versicherung, Anbieterdiversifizierung). Bitte speichern Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie später zurückkehren müssen, um den Registrierungsprozess abzuschließen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Zur Genehmigung senden.“

9. Bitte überprüfen Sie Ihre E-Mail auf eine Bestätigung, dass Sie den Registrierungsprozess abgeschlossen haben.

Wenn Sie das DocBits Lieferantenportal verwenden, ist es wichtig, dass Sie die verschiedenen Status verstehen, die Ihre Lieferanten haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Lieferantenstatus in DocBits:

• Offen: Bestehender Lieferant, der noch nicht eingeladen wurde

• Registrierung ausstehend: Lieferant wurde zum Lieferantenportal eingeladen

• Eingabe des Lieferanten ausstehend: Wartet auf Änderungen vom Lieferanten, nachdem er die Registrierung abgeschlossen hat

• Genehmigung ausstehend: Lieferant hat die Registrierung abgeschlossen und wartet auf die erste Genehmigung

• Genehmigung durch AP ausstehend: Lieferant wurde zum ersten Mal genehmigt und wartet auf die zweite Genehmigung

• Genehmigt: Lieferant wurde genehmigt

• Abgelehnt: Lieferant wurde abgelehnt

Hilfe-Symbole wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen zu helfen, was eine Funktion wirklich tut und wie sie Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.

Diese Hilfe-Symbole sehen wie folgt aus

In diesem umfassenden Video-Leitfaden werden Zuschauer mit dem DocBits-Dashboard und dessen Funktionsvielfalt vertraut gemacht. Vom Filtern und Verwalten offener Dokumente bis hin zum Importieren von Anhängen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Scanner oder API bietet das Tutorial einen schrittweisen Durchlauf.

Hervorgehobene Funktionen sind unter anderem das Filtern von Dokumenten nach Status oder Zuständigem, das Auffinden spezifischer Details wie Rechnungsnummern und das Ändern des Zuständigen für einzelne Dokumente. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems werden demonstriert, wobei die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für Benutzer hervorgehoben werden. Das Tutorial bereitet den Boden für eine tiefere Erkundung der Dokumentenvalidierung innerhalb von DocBits.

Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.

Diese Funktion befindet sich im Menü über dem Dokumentenvorschaubereich, wie unten dargestellt

Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird Ihnen das folgende Ticketformular angezeigt.

Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Falls zutreffend, können Sie auch einen Screenshot des Problems anhängen sowie eine relevante Datei anhängen.

Hier müssen Sie lediglich Ihre gewünschte Unterorganisation eingeben und auf "Authentifizieren" klicken.

Sie werden zu dieser Microsoft-Seite weitergeleitet und müssen einen Code eingeben.

Diesen Code finden Sie, indem Sie zurück zu DocBits gehen, wo der Code wie unten angezeigt wird. Kopieren Sie einfach den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Anschließend müssen Sie Ihre eigenen Microsoft-Anmeldeinformationen eingeben.

Drücken Sie die Schaltfläche AUTHENTIFIZIERUNG ABSCHLIESSEN und Sie werden zu diesem Menü weitergeleitet

Verwenden Sie Ordner

Wenn Sie einen Ordner verwenden, der nicht Ihr Posteingang ist, geben Sie den Ordnernamen ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Gemeinsames Postfach verwenden

Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Import auf einen Posteingang oder einen Ordner eines freigegebenen Postfachs zugreift, geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.

Importierte E-Mails in den Papierkorb verschieben

Wenn Sie alle E-Mails importieren möchten, nicht nur die ungelesenen, und sie in den Papierkorb verschieben möchten, aktivieren Sie dies. Andernfalls werden nur ungelesene E-Mails überprüft, die Dokumente importiert, die E-Mail als gelesen markiert und an ihrem aktuellen Ort belassen.

Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie professionell mit Abweichungen beim PO-Matching mit DocBits umgehen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch das Vorgehen, wenn Zahlen nicht übereinstimmen. Egal, ob Sie ein erfahrener ERP-Manager oder ein angehender Finanzbuchhalter sind, Sie werden lernen, wie Sie Abweichungen effizient und sicher verwalten können.

Erfahren Sie, wie unsere spezielle KI-Schwarmintelligenz in DocBits Sie durch den gesamten Prozess führt und wie Sie unsere Dokumentation nutzen können, um schnell Lösungen für Probleme oder Unsicherheiten zu finden. Werden Sie Teil der vielen zufriedenen Kunden, die ihre Prozesse mit DocBits optimiert haben.

Willkommen beim DocBits Anfängerkurs, Ihrem umfassenden Leitfaden zur Revolutionierung des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen!

In der heutigen komplexen Finanzumgebung ist es keine leichte Aufgabe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungsstellung und Kostenrechnung zu verwalten. Genau hier glänzt DocBits. Mit über 20 Integrationen und beispielloser Kompatibilität mit Infor CloudSuite, LN und M3 hebt sich DocBits von anderen Lösungen auf dem Markt ab.

In diesem Video werden die Zuschauer mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocBit vertraut gemacht, wobei der Schwerpunkt speziell auf der Dokumentenvalidierung liegt. Das Tutorial betont die Einfachheit des Systems, bei dem kein Coding oder komplexe Formeln erforderlich sind.

Dank KI und Schwarmintelligenz werden die meisten Felder automatisch extrahiert, sodass Informationen einfach extrahieren können, indem sie auf Werte innerhalb des Dokuments klicken. Darüber hinaus erfahren die Zuschauer, wie flexibel es ist, spezifische Bereiche durch Doppelklicken oder Zeichnen um den gewünschten Bereich herum zu extrahieren.

Erkunden Sie die revolutionären Fähigkeiten von DocBits, einem hochmodernen Dokumentenverarbeitungstool, das die Komplexitäten der Tabellenauswertung, des Abgleichs von Bestellungen (PO) und des Kostenrechnungsmanagements vereinfacht.

In diesem Video tauchen wir in die einzigartigen Funktionen von DocBits ein und konzentrieren uns auf die KI-Tabellenauswertung, die selbst die kompliziertesten Tabellenlayouts mühelos bewältigt. Mit einer Genauigkeitsrate von bis zu 95% automatisiert das System die Extraktion und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.

Grundprinzipien der automatischen Abgleichung in Docbits

Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.

Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.

Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.

Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.

Definition der Abgleichregeln

Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.

Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.

Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.

Abgleichstatus:

• Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.

• Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.

• Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.

Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.