Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.
Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.
Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.
Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.
Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.
Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.
Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.
Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.
Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.
Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:
Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.
Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.
Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.
Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.
Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.
Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.
Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.
Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.
Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.
Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.
Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.
Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.
Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:
Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.
Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.
Diese Funktion hilft Ihnen, Artikelnummern zwischen Ihrem System und Ihren Lieferanten zu verwalten und abzugleichen. Oft stimmen die von Ihnen intern verwendeten Artikelnummern nicht mit den Artikelnummern Ihrer Lieferanten überein. Docbits erleichtert den Umgang mit diesen Diskrepanzen, indem es eine Zuordnung zwischen Ihren Artikelnummern und denen Ihrer Lieferanten erstellt.
Manuelles Abgleichen:
Wenn Sie zum ersten Mal auf eine Diskrepanz zwischen Ihrer Artikelnummer und der Artikelnummer Ihres Lieferanten stoßen, müssen Sie diese manuell abgleichen.
Sie können dies tun, indem Sie die korrekte Lieferantenartikelnummer eingeben, die Ihrer internen Artikelnummer entspricht.
Automatisches Abgleichen:
Sobald Sie eine Artikelnummer manuell mit der Artikelnummer des Lieferanten abgeglichen haben, merkt sich Docbits diese Zuordnung.
Wenn der gleiche Artikel das nächste Mal erscheint, wird Docbits ihn basierend auf der gespeicherten Zuordnung automatisch abgleichen, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert.
Lieferanten-ID: Der eindeutige Bezeichner für den Lieferanten.
Artikelnummer: Ihre interne Artikelnummer für das Produkt.
Lieferantenartikelnummer: Die entsprechende Artikelnummer, die vom Lieferanten verwendet wird.
Aktion: Optionen zur Verwaltung der Zuordnungen, wie z.B. das Löschen falscher Zuordnungen.
Siehe hier auch den Admin-Bereich
Effizienz: Reduziert die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingaben und beschleunigt den Prozess.
Genauigkeit: Minimiert Fehler, indem sichergestellt wird, dass Artikelnummern korrekt abgeglichen werden.
Komfort: Vereinfacht den Arbeitsablauf, indem der Abgleichsprozess nach der anfänglichen manuellen Eingabe automatisiert wird.
Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.
Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.
Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.
Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.
Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.
Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.
Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.
Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.
Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.
Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.
Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.
Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.
