Übersicht Die Funktion E-Mail-Vorlagen ermöglicht es Administratoren, E-Mail-Kommunikation zu erstellen und anzupassen, die automatisch an Lieferanten gesendet wird. Eines der Schlüsselelemente, das in diesen Vorlagen verwendet wird, ist der {{magic_link}}, der einen dynamischen Link enthält, der für jeden Empfänger individuell angepasst wird.
Was ist {{magic_link}}? Der {{magic_link}} ist ein Platzhalter, der beim Versenden der E-Mail automatisch durch eine eindeutige URL ersetzt wird. Diese URL leitet den Empfänger in der Regel dazu, eine Aktion abzuschließen, wie z. B. eine Registrierung, Genehmigung oder den Zugriff auf einen bestimmten Bereich des Lieferantenportals.
Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen
Zugriff auf den E-Mail-Template-Editor
Navigieren Sie zu den E-Mail-Templates: Gehen Sie im Hauptmenü zum Abschnitt "E-Mail-Templates".
Wählen Sie eine Vorlage zur Bearbeitung aus: Wählen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf den Vorlagennamen klicken (z. B. "Lieferanteneinladung").
Bearbeiten Sie die Vorlage: Der Editor ermöglicht es Ihnen, sowohl den HTML-Code als auch das visuelle Design der E-Mail zu bearbeiten. Sie können über die bereitgestellten Registerkarten zwischen der visuellen Bearbeitung und dem Code-Editor wechseln.
Definition von {{magic_link}} als Link
Um {{magic_link}} als klickbaren Link in der E-Mail zu definieren, muss dieser korrekt im HTML-Code der Vorlage formatiert werden. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Finden Sie den Link-Abschnitt im HTML-Code: Im Code-Editor suchen Sie den Abschnitt, in dem der Magic-Link erscheinen soll. Dieser befindet sich in der Regel in einem <a> (Anchor)-Tag.
Fügen Sie den {{magic_link}}-Platzhalter ein: Ersetzen Sie das href-Attribut des Anchor-Tags durch {{magic_link}}. Stellen Sie sicher, dass der Link im Stil der E-Mail-Vorlage korrekt formatiert ist. Hier ist ein Beispiel:
Passen Sie den Linktext an: Ändern Sie den Text zwischen den öffnenden und schließenden <a>-Tags, um die gewünschte Aktion des Benutzers widerzuspiegeln, z. B. „Registrierung abschließen“ oder „Auf Ihr Konto zugreifen“.
Speichern und testen Sie die Vorlage: • Klicken Sie nach den Änderungen auf die Schaltfläche "Speichern". • Sie können die Schaltfläche "Test senden" verwenden, um eine Test-E-Mail zu senden und sicherzustellen, dass der Link wie gewünscht funktioniert.
Best Practices für die Verwendung von {{magic_link}}
Platzierung des Links: Platzieren Sie den {{magic_link}} gut sichtbar in der E-Mail, damit er für die Empfänger leicht zugänglich ist.
Eindeutiger Call-to-Action: Der Text im Link sollte eine klare Aufforderung zur Handlung sein, wie z. B. „Registrierung abschließen“ oder „E-Mail bestätigen“.
Stil: Achten Sie darauf, dass der Link stilistisch mit der restlichen E-Mail übereinstimmt und sich optisch abhebt.
Testen: Senden Sie nach jeder Bearbeitung eine Test-E-Mail, um zu prüfen, ob der {{magic_link}} korrekt aufgelöst wird und die Formatierung stimmt.
Fazit
Durch die korrekte Definition des {{magic_link}} in Ihren E-Mail-Vorlagen stellen Sie sicher, dass die Empfänger personalisierte und handlungsorientierte E-Mails erhalten, die sie zur entsprechenden Aufgabe im Lieferantenportal führen. Dies verbessert das Benutzererlebnis und gewährleistet einen reibungslosen Onboarding- und Kommunikationsprozess.
Diese Dokumentation bietet Administratoren eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie der {{magic_link}} in E-Mail-Vorlagen definiert und verwendet wird, um sicherzustellen, dass die E-Mails sowohl funktional als auch optisch ansprechend sind.
Übersicht Die Exportkonfigurationsdatei ist ein entscheidendes Element im Lieferantenportal, das definiert, wie Daten zwischen dem Lieferantenportal und dem ERP-System zugeordnet werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass Daten genau zwischen den Systemen übertragen und synchronisiert werden, was einen reibungslosen und effizienten Betrieb ermöglicht.
Struktur der Konfigurationsdatei Die Exportkonfigurationsdatei ist als JSON-Objekt strukturiert, das mehrere Zuordnungen enthält. Jede Zuordnung ist mit einem bestimmten Programm im ERP-System verbunden und definiert die auszuführenden Aktionen, die zuzuordnenden Felder und die anzuwendenden Bedingungen.
Wichtige Komponenten
Programm Definition: Gibt das ERP-Programm an, auf das die Zuordnung zutrifft. Beispiel: "program": "CRS620MI"
Aktionen Definition: Definiert die Aktionen, die ausgeführt werden können, wie das Hinzufügen oder Aktualisieren von Datensätzen. Beispiel: "actions": { "add": "AddSupplier", "update": "UpdSupplier" }
Zuordnung • Definition: Gibt die Zuordnung zwischen Feldern im ERP-System und Feldern im Lieferantenportal an. • Komponenten: • erp_field_name: Der Feldname im ERP-System. • value_field_name: Der entsprechende Feldname im Lieferantenportal. • value: Ein statischer Wert, der verwendet wird, wenn im Lieferantenportal kein entsprechendes Feld vorhanden ist. • if_conditions: Optionale Bedingungen, die den Wert basierend auf bestimmten Kriterien bestimmen. • Beispiel:
Bedingte Logik (if_conditions) • Definition: Gibt die Bedingungen an, die erfüllt sein müssen, damit ein bestimmter Wert verwendet wird. • Komponenten: • field_name: Der Feldname im Lieferantenportal, der ausgewertet wird. • field_value: Der Wert, der die Bedingung auslöst. • then_value: Der Wert, der verwendet wird, wenn die Bedingung erfüllt ist. • Beispiel:
Schleifen (loop_on) • Definition: Definiert die Abschnitte, in denen die Konfiguration über eine Liste von Elementen, wie Adressen oder Referenzdetails, iterieren soll. • Beispiel: "loop_on": "address_details"
Berechnete Felder (value_field_calculated) • Definition: Gibt Felder an, die zur Laufzeit berechnet werden sollen, wie z. B. die Erzeugung des aktuellen Datums. • Beispiel:
Feldzuordnungen mit Listen (mapping_field_name und mapping_list) • Definition: Ordnet spezifische Werte aus dem Lieferantenportal den entsprechenden Werten im ERP-System basierend auf einer vordefinierten Liste zu. • Komponenten: • mapping_field_name: Das Feld, das die Zuordnung bestimmt. • mapping_list: Ein Wörterbuch, das Werte vom Lieferantenportal ins ERP-System übersetzt. • Beispiel:
Beispiel für die Konfigurationsaufgliederung Lieferant hinzufügen und aktualisieren (CRS620MI) • Programm: CRS620MI • Aktionen: • Lieferanten hinzufügen: AddSupplier • Lieferanten aktualisieren: UpdSupplier • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • SUNM → name • CSCD → supplier_country • TINO → tax_id • Zusätzliche Felder umfassen statische Werte und bedingte Zuordnungen.
Adressdetails (CRS620MI) • Schleife über: address_details • Aktionen: • Adresse hinzufügen: AddAddress • Adresse aktualisieren: AddAddress • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • ADR1 → address • TOWN → city • Zusätzliche Felder umfassen berechnete Felder wie now() für das aktuelle Datum.
Referenzdetails (CRS620MI) • Schleife über: reference_details • Aktionen: • Lieferantenreferenz hinzufügen: AddSupplierRef • Lieferantenreferenz aktualisieren: AddSupplierRef • Zuordnungsfelder: • SUNO → supplier_number • RFTY → reference_type • RFID wird mithilfe einer Liste zugeordnet, um Typen wie „EINKAUF“, „QA“ und „FINANZEN“ zu übersetzen.
Verwendung der Exportkonfiguration
Hochladen der Konfigurationsdatei
Navigieren zur Exportkonfiguration: • Gehen Sie zum Abschnitt Exportkonfiguration im Hauptmenü.
Hochladen der Konfigurationsdatei: • Klicken Sie auf die Abschnitte ION-Mapping-Datei oder IDM-Mapping-Datei, um die jeweilige Konfigurationsdatei hochzuladen.
Konfiguration speichern: • Nach dem Hochladen klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Konfiguration anzuwenden.
Verwendung der Standardvorlagen • Klicken Sie auf die Schaltfläche Standardvorlage verwenden, wenn Sie zur standardmäßigen Konfigurationsvorlage zurückkehren möchten, die vom System bereitgestellt wird.
Formatierung des JSON • Verwenden Sie die Schaltfläche Formatieren, um den JSON-Code automatisch für eine bessere Lesbarkeit zu formatieren.
Fazit Diese Konfigurationsdatei ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Daten zwischen dem Lieferantenportal und dem ERP-System korrekt zugeordnet und synchronisiert werden. Durch das Verständnis der Struktur und der wichtigsten Komponenten können Administratoren den Exportprozess effektiv verwalten und anpassen, um ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Vollständiges Beispiel
Lieferantenberechtigungen: Diese Einstellung definiert, welche Aktionen ein Lieferant im System ausführen darf oder nicht. Sie können beispielsweise steuern, ob Lieferanten nur ihre eigenen Transaktionen einsehen, Rechnungen einreichen, Zahlungshistorien abrufen oder ihre Informationen aktualisieren können. Das Festlegen dieser Berechtigungen hilft, die Systemsicherheit aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass Lieferanten nur auf die für ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen erforderlichen Daten zugreifen.
Lieferantengruppe: Lieferanten können anhand von Kriterien wie der Art der gelieferten Produkte, ihrem geografischen Standort oder ihrer Rolle in der Lieferkette in verschiedene Gruppen eingeteilt werden. Das Gruppieren von Lieferanten ermöglicht eine effizientere Verwaltung und erleichtert die Anwendung spezifischer Workflows oder Regeln auf eine Gruppe von Lieferanten, anstatt sie einzeln zu behandeln.
Zuordnung von Benutzern und Lieferantengruppen: Diese Einstellung bezieht sich auf die Verknüpfung von Benutzern in Ihrem Unternehmen mit einer oder mehreren Lieferantengruppen. Dies ist entscheidend, um zu verwalten, welche Mitarbeiter Zugriff auf Informationen und Interaktionsmöglichkeiten mit bestimmten Lieferantengruppen haben. Beispielsweise benötigt ein Einkaufsmanager möglicherweise Zugang zu allen Lieferantengruppen, während ein Projektmanager nur auf Lieferanten zugreifen muss, die mit seinen Projekten in Verbindung stehen.
Richtlinien- und Datenschutzerklärung: Es ist wichtig, klare Richtlinien und Datenschutzerklärungen für Lieferanten bereitzustellen, die den Umgang mit ihren Daten regeln. Mit dieser Einstellung können Sie diese Dokumente für Lieferanten verwalten und bereitstellen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen und Vertrauen bei den Lieferanten aufzubauen, indem Sie transparent darstellen, wie ihre Informationen verarbeitet werden.
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Die Benutzeroberfläche für die allgemeinen Einstellungen der Lieferanten bietet den Administratoren wesentliche Werkzeuge, um das Lieferantenportal anzupassen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Möglichkeit, ein Unternehmenslogo hochzuladen und die Richtlinien- sowie Datenschutzerklärung zu definieren. Diese Einstellungen sind entscheidend für die Wahrung der Markenidentität und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.
Zweck Die Funktion "Logo Hochladen" ermöglicht es den Administratoren, das Lieferantenportal anzupassen, indem sie das Logo ihres Unternehmens hochladen. Dies verbessert die Markenbekanntheit und bietet eine konsistente visuelle Erfahrung für die Benutzer, die auf das Portal zugreifen.
Schritte zum Hochladen eines Logos
Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen für Lieferanten: Navigieren Sie zum Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für Lieferanten" im Hauptmenü.
Bereich Logo Hochladen finden: Scrollen Sie auf der Einstellungsseite nach unten zum Bereich "Logo Hochladen".
Neues Logo hochladen: Klicken Sie auf den Bereich "Logo Hochladen", um den Dateiauswahldialog zu öffnen. Wählen Sie die Bilddatei aus, die Sie hochladen möchten. Unterstützte Formate sind typischerweise .png, .jpg oder .jpeg. Das hochgeladene Logo wird im Vorschau-Bereich angezeigt.
Hochgeladenes Logo speichern: Nachdem das Logo hochgeladen wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", um die Änderungen anzuwenden. Das neue Logo wird nun im gesamten Lieferantenportal angezeigt.
Best Practices
Logo-Dimensionen: Stellen Sie sicher, dass die Dimensionen des Logos sowohl für Desktop- als auch für mobile Ansichten optimiert sind. Das System bietet möglicherweise Richtlinien oder eine automatische Größenanpassung.
Dateigröße: Verwenden Sie eine komprimierte Bilddatei, um die Ladezeiten zu reduzieren und die Benutzererfahrung zu verbessern.
Markenkonsistenz: Verwenden Sie dasselbe Logo auf allen Plattformen, um eine konsistente Markenidentität aufrechtzuerhalten.
Zweck Der Abschnitt "Richtlinien- und Datenschutzerklärung" ermöglicht es den Administratoren, die rechtlichen Dokumente hochzuladen oder zu definieren, die die Nutzung des Lieferantenportals regeln. Diese Dokumente sind entscheidend für die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen und umreißen die Nutzungsbedingungen, Datenschutzrichtlinien und andere wichtige Informationen für die Benutzer.
Schritte zum Hochladen der Richtlinien- und Datenschutzerklärung
Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen für Lieferanten: Navigieren Sie zum Abschnitt "Allgemeine Einstellungen für Lieferanten" im Hauptmenü.
Bereich Richtlinien- und Datenschutzerklärung finden: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Richtlinien- und Datenschutzerklärung".
Dokumente hochladen oder aktualisieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokument hochladen", um die relevanten Datei(en) auszuwählen. Wählen Sie die Dokumentdatei aus Ihrem lokalen Speicher aus. Unterstützte Formate sind typischerweise .pdf, .docx oder .txt. Hochgeladene Dokumente werden in diesem Abschnitt zur Überprüfung aufgelistet.
Änderungen speichern: Klicken Sie nach dem Hochladen oder Aktualisieren der Dokumente auf die Schaltfläche "Speichern", um sicherzustellen, dass die neuen Richtlinien angewendet werden.
Best Practices
Regelmäßige Updates: Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Richtlinien- und Datenschutzerklärung, um sicherzustellen, dass sie den neuesten rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Klarheit und Zugänglichkeit: Stellen Sie sicher, dass die hochgeladenen Dokumente klar, präzise und für alle Benutzer zugänglich sind. Berücksichtigen Sie, Übersetzungen bereitzustellen, wenn Ihre Lieferantenbasis international ist.
Rechtsprüfung: Lassen Sie alle Dokumente vor dem Hochladen von rechtlichem Fachpersonal überprüfen, um die Einhaltung der relevanten Gesetze und Vorschriften sicherzustellen.
