Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.

Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.

• Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.

• Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

• Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.

• Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.

Die erweiterten Einstellungen enthalten oft zusätzliche Konfigurationsoptionen und Funktionen, die spezifischere Anpassungen und Feinabstimmungen ermöglichen.

• Weitere Einstellungen

• Tastenkombinationen

• Importprotokoll

• PO-Tabellenspalten für die Organisation festlegen

• Dashboard-Sortierung nach Organisation festlegen

• Dokumente nach Tag, Woche, Monat, Jahr oder allen filtern. Die Filterung bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem das Dokument importiert wird.

Auf den nächsten Seiten finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Einstellungen.

Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.

Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.

Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt:

Es wird dann das folgende Menü angezeigt:

Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.

In diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.

Sie können die Reihenfolge der Spalten festlegen, indem Sie auf die Punkte neben dem Spaltennamen klicken und sie an die entsprechende Position ziehen.

Eine weitere Option ermöglicht es Ihnen auch, Felder eines Dokumententyps hinzuzufügen:

Hier können Sie aus den verschiedenen Dokumententypen wählen:

Für jeden Dokumententyp gibt es verschiedene Felder, die Sie hinzufügen können:

Wählen Sie die benötigten Felder aus und klicken Sie auf „Zu sichtbaren Spalten hinzufügen“, sie werden dann in den Spalteneinstellungen angezeigt.

Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:

• WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.

• WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.

• WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.

• Upload: Das Dokument wird hochgeladen.

• OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.

• Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.

• Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.

• Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.

• Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.

• Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.

• Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.

• Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.

• Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.

• Export: Das Dokument wird exportiert.

• Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.

Übersicht

Die Dokumentenzusammenführung ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.

Zuerst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie zusammenführen möchten. Dies kann durch Auswählen der Kontrollkästchen der Dokumente erfolgen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.

Es wird dann ein Menü angezeigt, wählen Sie die Option „Zusammenführen“, die sich unten befindet.

Die Dokumentenzusammenführung ist eine wichtige Funktion in einem Dokumentenmanagementsystem, die es Benutzern ermöglicht, mehrere Dokumente zu einem einzigen Dokument zu kombinieren. Hier sind einige Gründe, warum die Dokumentenzusammenführung nützlich sein kann:

• Organisieren verwandter Dokumente: Durch das Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem einzigen Dokument können Benutzer verwandte Informationen oder Dateien zusammenhalten und organisieren. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz bei der Verwaltung und dem Zugriff auf Dokumente zu verbessern.

• Erstellen von Berichten oder Zusammenfassungen: Das Zusammenführen mehrerer Dokumente kann nützlich sein, um Berichte oder Zusammenfassungen zu erstellen, indem Daten oder Informationen aus verschiedenen Quellen oder Dokumenten kombiniert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, umfassende Berichte oder Präsentationen zu erstellen, ohne die Informationen manuell kopieren und einfügen zu müssen.

• Archivierung von Dokumenten: Wenn mehrere Versionen eines Dokuments existieren oder wenn Dokumente innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammengefasst werden müssen, kann das Zusammenführen von Dokumenten dazu beitragen, konsistente Archivierungspraktiken sicherzustellen und den Speicherplatz zu optimieren.

• Optimierung von Workflows: Die Dokumentenzusammenführung kann Teil eines automatisierten Workflows sein, bei dem Dokumente automatisch kombiniert werden, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann beispielsweise in einem Genehmigungsprozess oder bei der Erstellung von Verträgen oder Berichten verwendet werden.

Beispiele für das Zusammenführen von Dokumenten:

• Kombinieren von Rechnungen: Ein Unternehmen muss alle Rechnungen eines bestimmten Monats für Buchhaltungszwecke zusammenfassen. Einzelne Rechnungen werden als separate Dokumente hochgeladen und dann zusammengeführt, um eine konsolidierte Übersicht zu erstellen.

• Kombinieren von Genehmigungsformularen: Ein Genehmigungsworkflow für Anträge erfordert, dass mehrere Formulare zusammengeführt werden, bevor sie an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden. Die verschiedenen Formulare werden automatisch kombiniert, sobald sie von den beteiligten Parteien ausgefüllt und eingereicht werden.

• Erstellen eines Jahresberichts: Mehrere Abteilungen in einem Unternehmen arbeiten zusammen, um einen umfassenden Jahresbericht zu erstellen. Jede Abteilung erstellt ihren eigenen Abschnitt des Berichts als separates Dokument. Diese Dokumente werden dann zusammengeführt, um den endgültigen Jahresbericht zu erstellen.

Durch das Zusammenführen von Dokumenten können Organisationen ihre Dokumentenmanagementprozesse optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und die Effizienz steigern.

Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.

Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden

und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.

Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.

Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".

Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).

Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.

Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.

Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.

Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.

In diesem Abschnitt können Sie Dokumente anzeigen, die als Duplikate gekennzeichnet wurden. Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche rechts, wie unten angegeben:

Sobald Sie die Schaltfläche drücken, erscheint am Ende der Seite eine Tabelle, die alle identifizierten Duplikate anzeigt.

Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.

Die Einrichtung eines Dashboards, das mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt, erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung.

Hier sind bewährte Praktiken, die Ihnen helfen können:

Benutzerdefinierte Ansichten:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard anpassbar ist, damit Benutzer ihre eigenen Ansichten und Layouts anpassen können. Dies kann durch die Möglichkeit erfolgen, Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.

Automatische Updates:

• Implementieren Sie automatische Updates, um sicherzustellen, dass die Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders wichtig für Umgebungen mit hoher Nutzung.

• Sie können dieses Auto-Refresh-Tool in den Einstellungen aktivieren.

Benutzerführung und Schulung:

• Bieten Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche und Anleitungen zur Nutzung des Dashboards.

• Schulen Sie die Benutzer regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie alle Funktionen und Möglichkeiten des Dashboards verstehen.

Filter und Ansichten:

• Die Verwendung von Filtern kann bei der Suche nach Dokumenten sehr hilfreich sein, aber denken Sie auch daran, Filter zurückzusetzen, um eine konsistente Ansicht der Daten zu gewährleisten.

Dashboard-Analytik:

• Überwachen Sie die Nutzung des Dashboards und sammeln Sie Feedback von Benutzern.

• Analysieren Sie, welche Teile des Dashboards am häufigsten genutzt werden und welche Verbesserungen vorgenommen werden können, um die Benutzererfahrung weiter zu optimieren.

Datenvisualisierung:

• Verwenden Sie ansprechende und aussagekräftige Datenvisualisierungen, um Informationen schnell und verständlich darzustellen.

• Wählen Sie Visualisierungen basierend auf den Bedürfnissen der Benutzer und der Art der präsentierten Daten.

Sicherheit und Datenschutz:

• Stellen Sie sicher, dass das Dashboard den Sicherheitsstandards entspricht und sensible Daten angemessen geschützt sind.

• Implementieren Sie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können.

Durch die Berücksichtigung dieser bewährten Praktiken können Sie ein Dashboard erstellen, das effektiv mit den täglichen Routinen der Benutzer übereinstimmt und ihnen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Hier sind spezifische Tipps zur Fehlerbehebung bei häufigen Problemen im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen:

Filter werden nicht korrekt angewendet:

• Überprüfen Sie zunächst die Filtereinstellungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Filter angewendet wurden und die gewünschten Daten angezeigt werden.

• Stellen Sie sicher, dass Filter logisch und konsistent angewendet werden. Manchmal können falsche Filterlogik oder falsche Kombinationen unerwartete Ergebnisse erzeugen.

• Geben Sie den Benutzern Anleitungen, wie sie Filter korrekt verwenden können, um sicherzustellen, dass sie die Filterfunktionen effektiv nutzen können.

Verzögerungen beim Laden von Daten:

• Überprüfen Sie die Netzwerkverbindung, um sicherzustellen, dass sie stabil ist und keine Verzögerungen verursacht.

• Überprüfen Sie die Serverauslastung und die Leistung der Datenquelle, um festzustellen, ob dies das Problem ist. Möglicherweise müssen Sie die Datenquelle optimieren oder auf eine leistungsstärkere Infrastruktur umsteigen.

• Implementieren Sie Caching-Mechanismen, um die Ladezeiten zu verkürzen, insbesondere für häufig abgerufene Daten. Ermutigen Sie die Benutzer, ihre Datenabfragen zu optimieren, indem sie nur die erforderlichen Datenfelder abrufen und Filter verwenden, um die Datenmenge zu reduzieren.

Browserprobleme:

• Stellen Sie sicher, dass der verwendete Browser mit dem Dashboard kompatibel ist und alle erforderlichen Updates installiert sind.

• Empfehlen Sie den Benutzern, regelmäßig ihren Browser-Cache zu leeren, um Speicherprobleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie die aktuellsten Daten erhalten.

• Überprüfen Sie auf Erweiterungen oder Plugins im Browser, die möglicherweise das Dashboard beeinträchtigen, und deaktivieren Sie diese bei Bedarf vorübergehend, um Probleme zu isolieren.

Benutzerspezifische Probleme:

• Bieten Sie individuelle Unterstützung für Benutzer an, die weiterhin Probleme haben. Möglicherweise müssen Sie deren spezifische Einstellungen, Berechtigungen oder Netzwerkkonfiguration überprüfen, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.

Indem Sie den Benutzern diese spezifischen Tipps zur Fehlerbehebung zur Verfügung stellen, können Sie ihnen helfen, häufige Probleme im Zusammenhang mit Dashboard-Einstellungen effektiv zu lösen und ihre Produktivität zu steigern.