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To the right of the search bar, you will find other dashboard tools.
Refresh List: This is used to update the dashboard without having to refresh your browser tab.
Advanced Settings: More information on this topic is available further down this page.
Scan Document: Learn more about this feature here.
Analytics: This provides you with further insight about the documents you have uploaded to DocBits.
Upload: More information on this topic in the next section.
Document merge documents
Document merging allows you to combine multiple documents.
First, you need to select the documents you would like to merge. This can be done by selecting the checkboxes of the documents. Once you have selected the documents, click on the icon with three dots.
A menu will then be displayed, select the “Merge” option which can be found at the bottom.
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The second part of the dashboard is an overview of all the uploaded documents. You can view all documents or just the ones assigned to you. You can also search for documents by name.
Data will be extracted within seconds, and the status will change from “Running” to “Ready for Validation”.
The task counter is located in the upper-right corner of the Dashboard home page.
This is where you can see how many documents are in your queue for processing
and how many documents are now ready for validation.
O recurso Tabela Extraída por IA permite aos usuários manipular e personalizar facilmente os dados extraídos do documento de fatura. Aqui estão as principais capacidades e instruções de uso:
Excluir Colunas: Se determinadas colunas na tabela extraída não forem necessárias, os usuários podem facilmente removê-las clicando no ícone "Excluir coluna" (representado por três pontos verticais) ao lado do cabeçalho da coluna. Isso ajuda a desobstruir a tabela e focar apenas nas informações relevantes.
Alterar Formato de Moeda: O formato da moeda pode ser alterado selecionando o formato desejado no menu suspenso ao lado do campo "Moeda". Isso garante que os valores da moeda sejam exibidos no formato preferido, facilitando a interpretação e análise dos dados financeiros.
Mostrar/Ocultar Colunas Não Mapeadas: Por padrão, apenas as colunas mapeadas (colunas com dados extraídos) são visíveis na tabela. No entanto, os usuários podem optar por mostrar ou ocultar as colunas não mapeadas clicando no botão "Ocultar colunas não mapeadas" ou "Mostrar colunas não mapeadas" na parte inferior da tabela. Esse recurso é útil quando os usuários desejam revisar todas as colunas disponíveis, mesmo que atualmente não contenham dados.
Alterar Cabeçalhos da Tabela: Os cabeçalhos da tabela (nomes das colunas) podem ser modificados clicando no cabeçalho e inserindo o nome desejado. Esse recurso permite aos usuários personalizar os nomes das colunas para melhor se alinharem com sua terminologia ou preferências, tornando os dados mais legíveis e compreensíveis.
Esses recursos oferecem aos usuários flexibilidade e controle sobre os dados extraídos, permitindo que adaptem as informações de acordo com suas necessidades e preferências específicas. A Tabela Extraída por IA tem como objetivo aprimorar a experiência do usuário, oferecendo uma maneira fluida e intuitiva de interagir e analisar os dados da fatura.
If you would like to integrate your SFTP with DocBits in order to import documents.
Requirements
Correctly configured, Linux compatible SFTP Server
SFTP Hostname, Username and Password
Dedicated Import folder
Import Configuration
From the Dashboard, open Settings and navigate to Import. Under FTP Import, select to add a new configuration.
Enter SFTP credentials in the given spaces and select save (The API Key field will automatically be filled with the API Key of the environment you are working on).
Once you have entered all the necessary details of your SFTP, click SAVE.
With the Webhook API provided below, you can easily transfer documents directly to DocBits with a simple POST request. This API is designed to simplify the process of uploading files to DocBits, and all the necessary parameters are already filled in for you.
To get started, simply go to the following page (depending on the environment you are using):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Make a call to the API using your API key. You can also include the file you want to upload as a parameter in your call.
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If you’re looking to import documents manually into DocBits, follow these simple steps:
Click on the Upload button on the DocBits Dashboard.
A window will appear where you can upload your documents via file browser or drag and drop. You can upload up to 10 documents at once.
To upload documents via file browser, click on the Upload Documents button and select the files you want to upload. Once you’ve selected the files, click on Confirm to start the upload process.
Alternatively, you can drag and drop your files onto the DocBits import window.
After the files have been uploaded, they will have the initial status of “Running”. During this time, the upload is being processed and editing the file is not possible. The processing time may vary depending on the size and complexity of the file.
Once the file has been processed, it will receive the status of “Ready For Validation”. You can now start the validation process.
Go to the Settings menu and select “Import” under Document Processing.
Scroll to the bottom of the page and select the NEW button to create a new email import.
After pressing NEW, the following menu will be shown to you.
Here you can select which Protocol you would like.
Here you just need to enter the required information for your email provider, encryption, server name, port, username, email address, password as well as the email folder.
Things to Note
Input all needed information into the UI. Other information like the server, port, etc. Depends on the host (a quick Google search should help).
Folder and Move-Imported have the same Function here. Folder can not be disabled, but will use Inbox by default if left empty.
Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.
These help icons look as follows
This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.
This feature is located in the menu above the document preview area, like below
Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.
This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.
Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.
These help icons look as follows
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DocBits é uma solução de captura de documentos baseada em nuvem que aproveita o poder da Inteligência Artificial (IA) e Aprendizado de Máquina (ML) para reconhecer, classificar, analisar e extrair informações de vários tipos de documentos, independentemente de seu formato. Aqui está uma visão mais detalhada de seus principais recursos:
Reconhecimento de Documentos: O DocBits utiliza algoritmos de IA para identificar e reconhecer com precisão documentos, seja em formato físico ou arquivos eletrônicos.
Classificação de Documentos: Classifica os documentos em categorias relevantes, facilitando a organização e recuperação fácil.
Extração de Dados: Extrai dados críticos dos documentos, transformando informações não estruturadas em dados estruturados que podem ser integrados ao seu fluxo de trabalho.
Aprendizado de Máquina: O sistema aprende continuamente e melhora sua precisão de reconhecimento com cada documento processado, tornando-se mais eficiente ao longo do tempo.
Inteligência de Enxame: O DocBits utiliza inteligência de enxame para aprimorar suas capacidades de aprendizado, criando um sistema autoaperfeiçoável.
Login e Navegação: Como acessar o Docbits e navegar pela interface.
Configuração Inicial: Configurando o Docbits para uso pela primeira vez.
Envio de Documentos: Instruções para enviar documentos para o Docbits.
Revisão e Aprovação de Documentos:
Aprovação de Pedidos: Etapas para revisar e aprovar formulários de pedidos.
Processamento de Faturas: Guia sobre como processar faturas recebidas para pagamento.
Pesquisa e Recuperação: Como encontrar e acessar documentos dentro do Docbits.
Editar e Atualizar: Editando documentos e atualizando seu status.
Problemas Comuns: Soluções para problemas frequentes encontrados pelos usuários.
Contato de Suporte: Como entrar em contato com o suporte para assistência.
Caso enfrente desafios ou tenha dúvidas ao usar o DocBits, consulte este manual do usuário ou entre em contato com nossa equipe de suporte para obter ajuda. Nosso compromisso é proporcionar uma experiência sem problemas para todos os usuários. Basta clicar no botão de suporte em seu aplicativo DocBits e você poderá criar um ticket de suporte.
Você também pode entrar em contato conosco por meio de nossa página FELLOPRO:
Na tela de Validação, você pode criar diretamente um Ticket e incluir uma captura de tela do problema.
À direita da barra de pesquisa, você encontrará outras ferramentas do painel.
Atualizar Lista: Isso é usado para atualizar o painel sem precisar atualizar a aba do seu navegador.
Configurações Avançadas: Mais informações sobre este tópico estão disponíveis mais adiante nesta página.
Análises: Isso fornece mais informações sobre os documentos que você carregou no DocBits.
Carregar: Mais informações sobre este tópico na próxima seção.
DocBits Dashboard Guide
After logging in with your credentials, you will be redirected to the DocBits Dashboard homepage. This is the main page where you can see and manage all your imported documents.
No Dashboard, clique no ícone de Configurações Avançadas conforme mostrado abaixo
Em seguida, o seguinte menu será exibido
Selecione o botão rotulado como "Definir colunas do painel para a organização" e uma lista de todos os nomes das colunas será exibida.
A partir deste menu, você pode selecionar os nomes das colunas e usar as setas para adicionar e remover as colunas desejadas.
Se você está procurando por um documento específico ou documentos, então você tem os seguintes recursos disponíveis. Dentro da barra de pesquisa, fornecemos várias ferramentas para encontrar o documento que você está procurando, a fim de acessá-los, selecione o ícone a seguir.
As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você.
Nós fornecemos a opção de filtrar por tipo de documento, status do documento, o responsável pelo documento e pela data.
If you’re using DocBits software for document processing, it’s essential to understand the different document statuses that your files can have. Here’s a complete list of all the possible document statuses in DocBits:
WatchDog Start: The Watchdog module is starting.
WatchDog Split: The document is being split in Watchdog.
WatchDog Upload: The document is being uploaded in Watchdog.
Upload: The document is being uploaded.
OCR: Optical Character Recognition (OCR) is currently running on the document.
Classification: The document is being classified.
Zugferd import: A Zugferd document is being imported.
Ready for Validation: The document is ready for validation.
Zugferd export: A Zugferd document is being exported.
Workflow: A workflow is currently running with this document.
Pending approval: The document needs to be approved.
Pending second approval: The document needs to be approved a second time.
Auto Accounting: Automatic accounting is running.
Export: The document is being exported.
Error: An error occurred in the document.
Se deseja ver um registro detalhado de todos os documentos importados para o seu ambiente DocBits, siga estas etapas.
No seu Painel DocBits, selecione a opção Configurações Avançadas.
Após a barra de Configurações Avançadas aparecer, selecione o botão Registro de Importação.
Uma tabela então aparecerá com todos os documentos recentemente importados, bem como outras informações relevantes sobre eles.
A guide to uploading documents to DocBits.
The validation screen allows you to check, edit, and validate all the imported documents. You can see the name of the document, how many pages it consists of, the date it was imported, and its status. The actions button allows you to assign, restart, validate, or delete the document.
While navigating your documents in DocBits, if you would like to return to the main area of the Dashboard, you can simply press the escape (ESC) button on your keyboard and you will be returned to the main Dashboard menu (on the page which you entered the document you just exited from).
Here you just need to enter your desired sub organization and press ‘Authenticate’
You will be taken to this Microsoft page and you will need to enter a code.
This code can be found by clicking back to DocBits and the code will be displayed there like below, simply copy the code and enter it into the Microsoft page. Thereafter you will need to enter your own Microsoft credentials.
Press the FINISH AUTHENTICATION button and you will be taken to this menu
Use Folder
If you are using a folder other than your inbox, enter the folder name after enabling the slider.
Use Shared Mailbox
If you want the email import to access an inbox or a folder of a shared mailbox, input the email address here after enabling the slider.
Move imported emails to trash
If you want to import all emails, not just the unread ones, and have them moved to trash then activate this. If not, it will only check for unread emails, import the documents, set the email to read and leave it in its current place.
In the event of you receiving an error message indicating you do not have the rights to establish such a connection, someone with admin rights within Azure would need to authorize this connection. For more information, visit the following page: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
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This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.
This feature is located in the menu above the document preview area, like below
Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.
This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.
Installation and Settings
After downloading the WatchDog.exe file, search for Command Prompt → Run as administrator on your Windows device.
Once this is opened, call the file by typing the path of where the WatchDog.exe file is stored on your device like below
Type install after the file path and press ENTER on your keyboard
You should receive the following error message as it will start the application in UI mode and there is no configuration present yet.
The application will automatically open up after installation. At the top, navigate to Einstellungen (Settings) and here you will see 2 separate sections.
Folder settings (Ordner Einstellungen)
This is where you will configure the file pathways for where the documents will be read and processed. The read pathway will be for the documents that you want WatchDog to extract and process, whereas the processed pathway will be used to indicate which documents from the read folder where extracted and processed.
General settings (Allgemeine Einstellungen)
This is where you will configure your DocBits application with WatchDog. You will be required to enter your DocBits environment, API key and the document type (as indicated above). To add more than one document type, separate the names of the document types with a comma (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)
If an invalid configuration is entered for any of the fields, you will receive an error message like the one below.
Once this is complete, go back to the Command Prompt area and re-run the WatchDog.exe file and this time it will be correctly installed due to the configurations now being present
To start the application is UI mode, run the following command
If you just want to start the application, run this command instead.
Auto Start
In order to set up the WatchDog app in a manner that allows it to automatically start once you turn your system on.
Simply open “Services” in the settings of your Windows machine.
Search for WatchDog in the local services and open the service (double-click on the entry)
In the above menu you will have the following options for automatic starting:
Select Automatic, the service will start on boot
Automatic (Delayed Start), this will wait 2 minutes after boot to start the service