Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Jeśli napotkasz jakiekolwiek trudności lub masz pytania dotyczące korzystania z DocBits, skonsultuj się z tym podręcznikiem użytkownika lub skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia, aby uzyskać pomoc. Naszym celem jest zapewnienie płynnego doświadczenia dla wszystkich użytkowników. Wystarczy kliknąć przycisk wsparcia w aplikacji DocBits, aby utworzyć zgłoszenie wsparcia.
Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem naszej strony FELLOPRO:
W ekranie walidacji możesz bezpośrednio utworzyć zgłoszenie i dołączyć zrzut ekranu problemu.
DocBits Dashboard Guide
After logging in with your credentials, you will be redirected to the DocBits Dashboard homepage. This is the main page where you can see and manage all your imported documents.
Po prawej stronie paska wyszukiwania znajdziesz inne narzędzia panelu.
Odśwież listę: Służy do aktualizacji panelu bez konieczności odświeżania karty przeglądarki.
Ustawienia zaawansowane: Więcej informacji na ten temat znajdziesz dalej na tej stronie.
Analizy: Zapewnia dodatkowe informacje na temat dokumentów, które zostały przesłane do DocBits.
Przesyłanie: Więcej informacji na ten temat w następnej sekcji.
Jeśli szukasz określonego dokumentu lub dokumentów, masz do dyspozycji następujące opcje. W pasku wyszukiwania udostępniliśmy Ci różne narzędzia do znalezienia poszukiwanego dokumentu, aby uzyskać do nich dostęp, wybierz następującą ikonę.
Poniższe opcje filtrowania staną się dla Ciebie dostępne.
Oferujemy Ci opcję filtrowania według typu dokumentu, statusu dokumentu, osoby odpowiedzialnej za dokument oraz według daty.
The task counter is located in the upper-right corner of the Dashboard home page.
This is where you can see how many documents are in your queue for processing
and how many documents are now ready for validation.
Funkcja Tabeli Wyodrębnionej przez AI umożliwia użytkownikom łatwe manipulowanie i dostosowywanie wyodrębnionych danych z dokumentu faktury. Oto kluczowe możliwości i instrukcje dotyczące użytkowania:
Usuwanie Kolumn: Jeśli pewne kolumny w wyodrębnionej tabeli nie są potrzebne, użytkownicy mogą łatwo je usunąć, klikając ikonę "Usuń kolumnę" (reprezentowaną przez trzy pionowe kropki) obok nagłówka kolumny. Pomaga to uporządkować tabelę i skupić się tylko na istotnych informacjach.
Zmiana Formatu Waluty: Format waluty można zmienić, wybierając pożądany format z menu rozwijanego obok pola "Waluta". Zapewnia to, że wartości walutowe są wyświetlane w preferowanym formacie, ułatwiając interpretację i analizę danych finansowych.
Pokazywanie/Ukrywanie Kolumn Niesparowanych: Domyślnie w tabeli widoczne są tylko sparowane kolumny (kolumny z wyodrębnionymi danymi). Użytkownicy mogą jednak wybrać pokazanie lub ukrycie kolumn niesparowanych, klikając przycisk "Ukryj kolumny niesparowane" lub "Pokaż kolumny niesparowane" na dole tabeli. Ta funkcja jest przydatna, gdy użytkownicy chcą przejrzeć wszystkie dostępne kolumny, nawet jeśli aktualnie nie zawierają danych.
Zmiana Nagłówków Tabeli: Nagłówki tabeli (nazwy kolumn) można zmodyfikować, klikając na nagłówek i wpisując pożądaną nazwę. Ta funkcja pozwala użytkownikom dostosować nazwy kolumn, aby lepiej pasowały do ich terminologii lub preferencji, co sprawia, że dane są bardziej czytelne i zrozumiałe.
Te funkcje zapewniają użytkownikom elastyczność i kontrolę nad wyodrębnionymi danymi, umożliwiając dostosowanie informacji do ich konkretnych potrzeb i preferencji. Tabela Wyodrębniona przez AI ma na celu poprawę doświadczenia użytkownika, oferując płynny i intuicyjny sposób interakcji z danymi faktury oraz ich analizy.
A guide to uploading documents to DocBits.
If you would like to integrate your SFTP with DocBits in order to import documents.
Requirements
Correctly configured, Linux compatible SFTP Server
SFTP Hostname, Username and Password
Dedicated Import folder
Import Configuration
From the Dashboard, open Settings and navigate to Import. Under FTP Import, select to add a new configuration.
Enter SFTP credentials in the given spaces and select save (The API Key field will automatically be filled with the API Key of the environment you are working on).
Once you have entered all the necessary details of your SFTP, click SAVE.
If you’re looking to import documents manually into DocBits, follow these simple steps:
Click on the Upload button on the DocBits Dashboard.
A window will appear where you can upload your documents via file browser or drag and drop. You can upload up to 10 documents at once.
To upload documents via file browser, click on the Upload Documents button and select the files you want to upload. Once you’ve selected the files, click on Confirm to start the upload process.
Alternatively, you can drag and drop your files onto the DocBits import window.
After the files have been uploaded, they will have the initial status of “Running”. During this time, the upload is being processed and editing the file is not possible. The processing time may vary depending on the size and complexity of the file.
Once the file has been processed, it will receive the status of “Ready For Validation”. You can now start the validation process.
With the Webhook API provided below, you can easily transfer documents directly to DocBits with a simple POST request. This API is designed to simplify the process of uploading files to DocBits, and all the necessary parameters are already filled in for you.
To get started, simply go to the following page (depending on the environment you are using):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Make a call to the API using your API key. You can also include the file you want to upload as a parameter in your call.
\
Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.
These help icons look as follows
This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.
This feature is located in the menu above the document preview area, like below
Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.
This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.
DocBits to rozwiązanie do przechwytywania dokumentów w chmurze, które wykorzystuje moc Sztucznej Inteligencji (AI) i Machine Learningu (ML) do skutecznego rozpoznawania, klasyfikowania, analizowania i wyodrębniania informacji z różnych rodzajów dokumentów, niezależnie od ich formatu. Oto bliższy przegląd jego kluczowych funkcji:
Rozpoznawanie dokumentów: DocBits wykorzystuje algorytmy AI do dokładnego identyfikowania i rozpoznawania dokumentów, bez względu na to, czy są w formie papierowej czy plików elektronicznych.
Klasyfikacja dokumentów: Klasyfikuje dokumenty na odpowiednie kategorie, ułatwiając łatwą organizację i odzyskiwanie.
Wyodrębnianie danych: DocBits wyodrębnia istotne dane z dokumentów, przekształcając informacje nieustrukturyzowane w dane zorganizowane, które można zintegrować z Twoim przepływem pracy.
Machine Learning: System ciągle się uczy i poprawia swoją dokładność rozpoznawania przy każdym przetworzonym dokumencie, stając się bardziej sprawny z czasem.
Swarm Intelligence: DocBits wykorzystuje swarm intelligence do wzmocnienia swoich zdolności uczenia się, tworząc system samodoskonalący się.
To the right of the search bar, you will find other dashboard tools.
Refresh List: This is used to update the dashboard without having to refresh your browser tab.
Advanced Settings: More information on this topic is available further down this page.
Scan Document: Learn more about this feature here.
Analytics: This provides you with further insight about the documents you have uploaded to DocBits.
Upload: More information on this topic in the next section.
Z pulpitu kliknij ikonę Ustawienia zaawansowane, jak pokazano poniżej
Następnie zostanie wyświetlone następujące menu
Wybierz przycisk oznaczony jako "Ustaw kolumny pulpitu dla organizacji", a zostanie wyświetlona lista wszystkich nazw kolumn.
Z tego menu możesz wybrać nazwy kolumn i użyć strzałek, aby dodać lub usunąć kolumny, których potrzebujesz.
Logowanie i Nawigacja: Jak uzyskać dostęp do Docbits i poruszać się po interfejsie.
Konfiguracja początkowa: Konfigurowanie Docbits do użytku pierwszy raz.
Przesyłanie dokumentów: Instrukcje dotyczące przesyłania dokumentów do Docbits.
Przegląd i zatwierdzanie dokumentów:
Zatwierdzanie zamówień: Kroki do przeglądania i zatwierdzania formularzy zamówień.
Przetwarzanie faktur: Przewodnik dotyczący przetwarzania przychodzących faktur do płatności.
Wyszukiwanie i odzyskiwanie: Jak znaleźć i uzyskać dostęp do dokumentów w Docbits.
Edycja i aktualizacja: Edycja dokumentów i aktualizacja ich statusu.
Typowe problemy: Rozwiązania dla często napotykanych problemów przez użytkowników.
Kontakt z pomocą techniczną: Jak skontaktować się z pomocą techniczną w celu uzyskania pomocy.
Document merge documents
Document merging allows you to combine multiple documents.
First, you need to select the documents you would like to merge. This can be done by selecting the checkboxes of the documents. Once you have selected the documents, click on the icon with three dots.
A menu will then be displayed, select the “Merge” option which can be found at the bottom.
\
While navigating your documents in DocBits, if you would like to return to the main area of the Dashboard, you can simply press the escape (ESC) button on your keyboard and you will be returned to the main Dashboard menu (on the page which you entered the document you just exited from).
The second part of the dashboard is an overview of all the uploaded documents. You can view all documents or just the ones assigned to you. You can also search for documents by name.
Data will be extracted within seconds, and the status will change from “Running” to “Ready for Validation”.
If you’re using DocBits software for document processing, it’s essential to understand the different document statuses that your files can have. Here’s a complete list of all the possible document statuses in DocBits:
WatchDog Start: The Watchdog module is starting.
WatchDog Split: The document is being split in Watchdog.
WatchDog Upload: The document is being uploaded in Watchdog.
Upload: The document is being uploaded.
OCR: Optical Character Recognition (OCR) is currently running on the document.
Classification: The document is being classified.
Zugferd import: A Zugferd document is being imported.
Ready for Validation: The document is ready for validation.
Zugferd export: A Zugferd document is being exported.
Workflow: A workflow is currently running with this document.
Pending approval: The document needs to be approved.
Pending second approval: The document needs to be approved a second time.
Auto Accounting: Automatic accounting is running.
Export: The document is being exported.
Error: An error occurred in the document.
Installation and Settings
After downloading the WatchDog.exe file, search for Command Prompt → Run as administrator on your Windows device.
Once this is opened, call the file by typing the path of where the WatchDog.exe file is stored on your device like below
Type install after the file path and press ENTER on your keyboard
You should receive the following error message as it will start the application in UI mode and there is no configuration present yet.
The application will automatically open up after installation. At the top, navigate to Einstellungen (Settings) and here you will see 2 separate sections.
Folder settings (Ordner Einstellungen)
This is where you will configure the file pathways for where the documents will be read and processed. The read pathway will be for the documents that you want WatchDog to extract and process, whereas the processed pathway will be used to indicate which documents from the read folder where extracted and processed.
General settings (Allgemeine Einstellungen)
This is where you will configure your DocBits application with WatchDog. You will be required to enter your DocBits environment, API key and the document type (as indicated above). To add more than one document type, separate the names of the document types with a comma (INVOICE,DELIVERY-NOTE,PURCHASE-ORDER, etc.)
If an invalid configuration is entered for any of the fields, you will receive an error message like the one below.
Once this is complete, go back to the Command Prompt area and re-run the WatchDog.exe file and this time it will be correctly installed due to the configurations now being present
To start the application is UI mode, run the following command
If you just want to start the application, run this command instead.
Auto Start
In order to set up the WatchDog app in a manner that allows it to automatically start once you turn your system on.
Simply open “Services” in the settings of your Windows machine.
Search for WatchDog in the local services and open the service (double-click on the entry)
In the above menu you will have the following options for automatic starting:
Select Automatic, the service will start on boot
Automatic (Delayed Start), this will wait 2 minutes after boot to start the service
Jeśli chcesz zobaczyć szczegółowy dziennik wszystkich dokumentów importowanych do środowiska DocBits, postępuj zgodnie z poniższymi krokami.
Z panelu sterowania DocBits wybierz opcję Ustawienia zaawansowane.
Po pojawieniu się paska Ustawienia zaawansowane, wybierz przycisk Dziennik importu.
Następnie pojawi się tabela z wszystkimi niedawno zaimportowanymi dokumentami oraz innymi istotnymi informacjami na ich temat.
Here you just need to enter the required information for your email provider, encryption, server name, port, username, email address, password as well as the email folder.
Things to Note
Input all needed information into the UI. Other information like the server, port, etc. Depends on the host (a quick Google search should help).
Folder and Move-Imported have the same Function here. Folder can not be disabled, but will use Inbox by default if left empty.
Here you just need to enter your desired sub organization and press ‘Authenticate’
You will be taken to this Microsoft page and you will need to enter a code.
This code can be found by clicking back to DocBits and the code will be displayed there like below, simply copy the code and enter it into the Microsoft page. Thereafter you will need to enter your own Microsoft credentials.
Press the FINISH AUTHENTICATION button and you will be taken to this menu
Use Folder
If you are using a folder other than your inbox, enter the folder name after enabling the slider.
Use Shared Mailbox
If you want the email import to access an inbox or a folder of a shared mailbox, input the email address here after enabling the slider.
Move imported emails to trash
If you want to import all emails, not just the unread ones, and have them moved to trash then activate this. If not, it will only check for unread emails, import the documents, set the email to read and leave it in its current place.
In the event of you receiving an error message indicating you do not have the rights to establish such a connection, someone with admin rights within Azure would need to authorize this connection. For more information, visit the following page: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
\
The validation screen allows you to check, edit, and validate all the imported documents. You can see the name of the document, how many pages it consists of, the date it was imported, and its status. The actions button allows you to assign, restart, validate, or delete the document.
Go to the Settings menu and select “Import” under Document Processing.
Scroll to the bottom of the page and select the NEW button to create a new email import.
After pressing NEW, the following menu will be shown to you.
Here you can select which Protocol you would like.
Help icons have been placed all around DocBits in order to assist you in learning and understanding what a feature really does and how it can assist you with your document processing.
These help icons look as follows
\
This is a tool available to you, on the validation screen, in the event of some sort of issue occurring when validating your document in DocBits.
This feature is located in the menu above the document preview area, like below
Once clicked, the following ticket form will be displayed to you.
This is where you will fill in your details as well as describe the error. You can also ,if applicable, attach a screenshot of the issue and attach a relevant file.