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Der Abschnitt Dokumententypen listet alle von Docbits erkannten und verarbeiteten Dokumententypen auf. Administratoren können verschiedene Aspekte wie Layout, Felddefinitionen, Extraktionsregeln und mehr für jeden Dokumententyp verwalten. Diese Anpassung ist entscheidend, um eine genaue Datenverarbeitung und die Einhaltung organisatorischer Standards sicherzustellen.
Liste der Dokumententypen:
Jede Zeile repräsentiert einen Dokumententyp wie Rechnung, Gutschrift, Lieferschein usw.
Dokumententypen können Standard- oder benutzerdefiniert sein, wie durch Bezeichnungen wie "Standard" angezeigt.
Layout bearbeiten: Diese Option ermöglicht es Administratoren, die Einstellungen des Dokumentenlayouts zu ändern, einschließlich der Definition, wie das Dokument erscheint und wo sich Datenfelder befinden.
Dokumentenuntertypen: Wenn Dokumententypen Unterkategorien haben, können Administratoren mit dieser Option Einstellungen konfigurieren, die spezifisch für jeden Untertyp sind.
Tabellenspalten: Passen Sie an, welche Datenspalten angezeigt werden sollen, wenn der Dokumententyp in Listen oder Berichten angezeigt wird.
Felder: Verwalten Sie die mit dem Dokumententyp verbundenen Datenfelder, einschließlich Hinzufügen neuer Felder oder Ändern vorhandener.
Modelltraining: Konfigurieren und trainieren Sie das Modell, das zur Erkennung und Extraktion von Daten aus den Dokumenten verwendet wird. Dies kann das Festlegen von Parametern für maschinelles Lernen umfassen, die sich im Laufe der Zeit mit mehr Daten verbessern.
Regex: Richten Sie reguläre Ausdrücke ein, die zur Extraktion von Daten aus Dokumenten basierend auf Mustern verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für die Extraktion strukturierter Daten.
Skripte: Schreiben oder ändern Sie Skripte, die benutzerdefinierte Verarbeitungsregeln oder Workflows für Dokumente dieses Typs ausführen.
EDI (Electronic Data Interchange): Konfigurieren Sie Einstellungen im Zusammenhang mit dem Austausch von Dokumenten in standardisierten elektronischen Formaten.
** Globale Einstellungen **:
Firmeninformationen: Grundlegende Details über das Unternehmen definieren und bearbeiten, wie Name, Adresse und andere Identifikatoren.
Gruppen, Benutzer und Berechtigungen: Benutzerrollen und -berechtigungen verwalten, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf verschiedene Funktionen innerhalb von Docbits zu ermöglichen.
Integration: Einrichten und Konfigurieren von Integrationen mit anderen Software- oder Systemen, um die Funktionalität von Docbits mit externen Diensten zu erweitern.
Dokumententypen: Verschiedene Arten von Dokumenten festlegen und verwalten, die von Docbits verarbeitet werden, wie Rechnungen, Bestellungen usw.
E-Mail-Benachrichtigung: Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit den Aktivitäten zur Dokumentenverarbeitung konfigurieren.
Dashboard: Das Dashboard mit Widgets und Metriken anpassen, die für die Benutzer wichtig sind.
Dokumentenverarbeitung:
Dokumentenablauf: Regeln festlegen, wie lange Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie archiviert oder gelöscht werden.
Import: Konfigurieren, wie Dokumente in Docbits importiert werden, einschließlich Quelleinstellungen und Dateitypen.
OCR-Einstellungen: Einstellungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) anpassen, die Bilder von Text in maschinenlesbaren Text umwandelt.
Klassifizierung und Extraktion: Festlegen, wie Dokumente kategorisiert werden und wie Daten aus Dokumenten extrahiert werden.
Stammdaten-Suche: Suchen einrichten, um extrahierte Daten mit vorhandenen Stammdaten zu validieren oder zu ergänzen.
Wertelisten: Vordefinierte Listen verwalten, die bei der Dateneingabe und -validierung verwendet werden.
Export: Konfigurieren, wie und wohin verarbeitete Dokumente und Daten exportiert werden.
Modul: Zusätzliche Module, die konfiguriert werden können, um die Funktionalität zu erweitern.
API-Lizenzen: API-Schlüssel verwalten und die Nutzungstatistiken für von Docbits verwendete APIs überwachen.
Lieferanteneinstellungen: Einstellungen spezifisch für Lieferanten konfigurieren und verwalten, möglicherweise in Integration mit Lieferantenmanagementsystemen.
Cache-Verwaltung: Einstellungen im Zusammenhang mit dem Zwischenspeichern von Daten anpassen, um die Leistung des Systems zu verbessern.
Firmenname: Der rechtliche Name der Firma, wie eingetragen.
Straße + Nummer: Die physische Adresse des Hauptbüros oder Hauptsitzes der Firma.
Postleitzahl: Die Postleitzahl der Firmenadresse.
Stadt: Die Stadt, in der sich die Firma befindet.
Bundesland: Das Bundesland oder die Region, in der die Firma ansässig ist.
Land: Das Land, in dem die Firma tätig ist.
Firmen-ID: Ein eindeutiger Identifikator für die Firma, der intern verwendet oder für Integrationen mit anderen Systemen genutzt werden kann.
Steuernummer: Die Steuernummer der Firma, wichtig für finanzielle Operationen und Berichterstattung.
Handelsregisternummer: Die Registrierungsnummer der Firma im Handelsregister, die für rechtliche und offizielle Dokumentationen wichtig sein könnte.
Offizielle Firmen-Telefonnummer: Die primäre Kontakttelefonnummer der Firma.
Offizielle Firmen-E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse, die für offizielle Kommunikationen verwendet wird.
Die hier eingegebenen Informationen können entscheidend sein, um sicherzustellen, dass Dokumente wie Rechnungen, offizielle Korrespondenz und Berichte korrekt mit den richtigen Firmendetails formatiert sind. Es hilft auch dabei, die Konsistenz in der Darstellung der Firma in verschiedenen externen Kommunikationen und Dokumenten aufrechtzuerhalten. Nach dem Eingeben oder Aktualisieren der Informationen muss der Administrator die Änderungen durch Klicken auf die Schaltfläche "Speichern" speichern, um sicherzustellen, dass alle Modifikationen systemweit angewendet werden.
Zusätzlich bietet der Abschnitt einen Überblick über den Abonnementplan, der anzeigt, wie viele Tage verbleiben, Start- und Enddaten sowie einen Abonnementnutzungsmesser, der den Verbrauch von Servicetokens gegen das in dem Plan zugewiesene Kontingent verfolgt. Dies kann Administratoren dabei helfen, die Abonnementverlängerungen oder -upgrades basierend auf den Nutzungstrends zu überwachen und zu planen.
Dokumentenuntertypen sind im Wesentlichen spezialisierte Versionen der Hauptdokumententypen. Zum Beispiel könnten unter dem Hauptdokumententyp "Rechnung" Untertypen wie "Standardrechnung", "Pro-forma-Rechnung" und "Gutschriftsrechnung" mit jeweils leicht unterschiedlichen Datenanforderungen oder Verarbeitungsregeln vorhanden sein.
Liste der Untertypen:
Jede Zeile repräsentiert einen Untertyp eines primären Dokumententyps.
Enthält den Namen des Untertyps und eine Reihe von Aktionen, die darauf ausgeführt werden können.
Aktionen:
Felder: Konfigurieren, welche Datenfelder im Untertyp enthalten sind und wie sie verwaltet werden.
Layout bearbeiten: Ändern Sie das visuelle Layout, wie Informationen für diesen Untertyp angezeigt und eingegeben werden.
Skripte: Anhängen oder bearbeiten Sie Skripte, die spezifische Operationen ausführen, wenn Dokumente dieses Untertyps verarbeitet werden.
Kopieren: Duplizieren Sie eine vorhandene Untertypkonfiguration, um sie als Grundlage für eine neue zu verwenden.
Löschen: Entfernen Sie den Untertyp, wenn er nicht mehr benötigt wird.
Hinzufügen neuer Untertypen:
Die Schaltfläche "+ Neu" ermöglicht es Administratoren, neue Untertypen zu erstellen, indem sie bei Bedarf eindeutige Eigenschaften und Regeln definieren.
Dokumentenuntertypen in DocBits bieten eine flexible und leistungsstarke Möglichkeit, eine Vielzahl von Dokumenten innerhalb eines einzigen Systems zu verarbeiten, um sicherzustellen, dass jeder Typ und Untertyp gemäß seinen einzigartigen Spezifikationen genau und effizient verarbeitet wird.
Der Layout-Manager ermöglicht es Administratoren, das Layout von Dokumententypen visuell zu konfigurieren und anzupassen, indem sie Eigenschaften für verschiedene Datenfelder und Gruppen innerhalb eines Dokuments festlegen. Diese Benutzeroberfläche hilft sicherzustellen, dass die Extraktionsmodelle und manuellen Dateneingabepunkte genau mit der Struktur des gescannten oder hochgeladenen Dokuments in DocBits übereinstimmen.
Gruppen und Felder:
Gruppen: Organisatorische Einheiten innerhalb eines Dokumententyps, die verwandte Felder kategorisieren (z. B. Rechnungsdetails, Zahlungsdetails). Diese können erweitert oder zusammengeklappt und so angeordnet werden, dass sie die logische Gruppierung im tatsächlichen Dokument widerspiegeln.
Felder: Einzelne Datenpunkte innerhalb jeder Gruppe (z. B. Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen). Jedes Feld kann angepasst werden, um festzulegen, wie Daten erfasst, angezeigt und verarbeitet werden.
Eigenschaften-Panel:
Dieses Panel zeigt die Eigenschaften des ausgewählten Feldes oder der Gruppe an und ermöglicht eine detaillierte Konfiguration, wie z. B.:
Beschriftung: Die sichtbare Beschriftung für das Feld in der Benutzeroberfläche.
Feldname: Der technische Bezeichner, der im System verwendet wird.
Elementbreite in Prozent: Bestimmt die Breite des Feldes im Verhältnis zum Dokumentenlayout.
Tab-Index: Steuert die Reihenfolge der Navigation per Tabulatortaste.
Skript bei Änderung ausführen: Ob ein Skript ausgeführt werden soll, wenn sich der Feldwert ändert.
Beschriftung links anzeigen: Ob die Beschriftung links vom Feld oder darüber angezeigt wird.
Ist Textbereich: Gibt an, ob das Feld ein Textbereich sein soll, der größere Textmengen aufnehmen kann.
Modelltyp auswählen: Option zur Auswahl des Modelltyps, der die Extraktion dieses Feldes durchführt.
Feldlänge: Maximale Länge der Daten, die in diesem Feld akzeptiert werden sollen.
Verbotene Schlüsselwörter: Schlüsselwörter, die im Feld nicht erlaubt sind.
Vorlagen-Vorschau:
Zeigt eine Echtzeitvorschau, wie das Dokument basierend auf der aktuellen Layoutkonfiguration aussehen wird. Dies hilft sicherzustellen, dass das Layout der tatsächlichen Dokumentenstruktur entspricht und ist entscheidend für das Testen und Verfeinern des Dokumentenverarbeitungs-Setups.
Die Tabellenspalten-Schnittstelle in Docbits wird verwendet, um die Spalten festzulegen, die in Daten tabellen für jeden Dokumententyp angezeigt werden. Jede Spalte kann so konfiguriert werden, dass sie bestimmte Arten von Daten enthält, wie z. B. Zeichenfolgen oder numerische Werte, und kann für Sortier-, Filter- und Berichtsfunktionen innerhalb von Docbits unerlässlich sein.
Spaltenkonfiguration:
Spaltenname: Der Bezeichner für die Spalte in der Datenbank.
Titel: Der für den Benutzer lesbare Titel für die Spalte, der in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.
Spaltentyp: Definiert den Datentyp der Spalte (z. B. STRING, BETRAG), der bestimmt, welche Art von Daten in der Spalte gespeichert werden können.
Tabellenname: Gibt an, zu welcher Tabelle die Spalte gehört, indem sie mit einem bestimmten Dokumententyp wie INVOICE_TABLE verknüpft wird.
Aktionen:
Bearbeiten: Ändern Sie die Einstellungen einer vorhandenen Spalte.
Löschen: Entfernen Sie die Spalte aus der Tabelle, was nützlich ist, wenn die Daten nicht mehr benötigt werden oder wenn sich die Datenstruktur des Dokumententyps ändert.
Hinzufügen neuer Spalten und Tabellen:
Neue Tabellenspalte hinzufügen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie eine neue Spalte definieren können, einschließlich ihres Namens, ob sie erforderlich ist, ihres Datentyps und der Tabelle, zu der sie gehört.
Neue Tabelle erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer neuen Tabelle, wobei ein eindeutiger Name definiert wird, der zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit einer bestimmten Gruppe von Dokumententypen verwendet wird.
Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der strukturellen Integrität und Benutzerfreundlichkeit von Daten innerhalb des Docbits-Systems und stellt sicher, dass die aus Dokumenten extrahierten Daten auf organisierte und zugängliche Weise gespeichert werden.
Das Modelltraining ermöglicht es Administratoren, das Training von maschinellen Lernmodellen spezifisch für jeden Dokumententyp zu überwachen und zu verwalten. Indem Docbits eine strukturierte Benutzeroberfläche für den Import von Beispieldaten, das Training von Modellen und das Testen ihrer Leistung bereitstellt, stellt es sicher, dass seine Datenextraktionsfähigkeiten kontinuierlich verbessert werden.
Metrikenübersicht:
Beispiel: Anzahl der Beispieldokumente, die für das Training verwendet wurden.
Exportiert: Anzahl der Dokumente, die nach der Verarbeitung erfolgreich exportiert wurden.
Unternehmen Σ: Gesamtanzahl der unternehmensspezifischen verarbeiteten Dokumente.
Insgesamt Σ: Gesamtanzahl der verarbeiteten Dokumente in allen Kategorien.
Trainings- und Testoptionen:
Importieren: Ermöglicht es Administratoren, neue Trainingsdatensätze zu importieren, die in der Regel strukturierte Beispiele von Dokumenten sind, die vom System erkannt werden sollen.
Modell trainieren: Startet den Schulungsprozess unter Verwendung der importierten Daten, um die Erkennungs- und Extraktionsfähigkeiten des Systems zu verbessern.
Klassifizierung testen: Ermöglicht das Testen des Modells, um seine Leistung bei der Klassifizierung und Extraktion von Daten aus neuen oder unbekannten Dokumenten zu bewerten.
Aktionsbuttons:
Feld erstellen: Neue Datenfelder hinzufügen, die das Modell erkennen und extrahieren soll.
Aktionen: Dieses Dropdown-Menü kann Optionen wie Details anzeigen, Konfigurationen bearbeiten oder Trainingsdaten löschen enthalten.
Die Felder-Einstellung bietet eine Benutzeroberfläche, über die Administratoren die Eigenschaften und das Verhalten einzelner Datenfelder verwalten können, die mit einem Dokumententyp verknüpft sind. Jedes Feld kann angepasst werden, um die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung und -validierung zu optimieren.
Feldkonfiguration:
Feldnamen: Listet die Namen der Felder auf, die in der Regel den Datenelementen im Dokument entsprechen, wie z.B. "Rechnungsnummer" oder "Bestelldatum".
Erforderlich: Administratoren können Felder als erforderlich markieren, um sicherzustellen, dass Daten für diese Felder eingegeben oder erfasst werden müssen, um die Dokumentenverarbeitung abzuschließen.
Schreibgeschützt: Felder können auf schreibgeschützt gesetzt werden, um Änderungen nach der Datenerfassung oder während bestimmter Phasen der Dokumentenverarbeitung zu verhindern.
Versteckt: Felder können in der Benutzeroberfläche ausgeblendet werden, was für sensible Informationen oder zur Vereinfachung der Benutzerworkflows nützlich ist.
Erweiterte Einstellungen:
Validierung erzwingen: Stellt sicher, dass die in ein Feld eingegebenen Daten bestimmte Validierungsregeln bestehen, bevor sie akzeptiert werden.
OCR (Optische Zeichenerkennung): Dieser Schalter kann aktiviert werden, um die OCR-Verarbeitung für ein bestimmtes Feld zu ermöglichen, was für die automatisierte Datenauslese aus gescannten oder digitalen Dokumenten nützlich ist.
Übereinstimmungswert: Administratoren können einen Übereinstimmungswert definieren, eine Schwelle, die zur Bestimmung des Vertrauensniveaus der Datenerkennung oder -übereinstimmung verwendet wird und sich darauf auswirkt, wie Datenvalidierung und Qualitätsprüfungen durchgeführt werden.
Aktionsbuttons:
Neues Feld erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen neuer Felder zum Dokumententyp.
Bearbeitungssymbole: Jedes Feld verfügt über ein Bearbeitungssymbol, das es Administratoren ermöglicht, feldspezifische Einstellungen wie Datentyp, Standardwerte oder verbundene Geschäftslogik weiter zu konfigurieren.
Einstellungen speichern: Übernimmt die vorgenommenen Änderungen an den Feldkonfigurationen.
In DocBits ermöglichen Regex-Einstellungen Administratoren, benutzerdefinierte Muster zu definieren, die vom System verwendet werden, um Daten aus Dokumenten zu finden und zu extrahieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in Situationen, in denen Daten aus unstrukturiertem Text extrahiert werden müssen oder wenn die Daten einem vorhersehbaren Format folgen, das mit Regex-Mustern erfasst werden kann.
Regexes verwalten:
Hinzufügen: Ermöglicht das Erstellen eines neuen Regex-Musters für einen bestimmten Dokumententyp.
Änderungen speichern: Speichert Änderungen an vorhandenen Regex-Konfigurationen.
Muster: Hier können Sie das Regex-Muster definieren, das dem spezifischen erforderlichen Datenformat entspricht.
Ursprung: Ist der Dokumentenursprung - Zum Beispiel können Sie in Deutschland ein anderes Regex definieren
Skripte in DocBits werden in der Regel in einer Skriptsprache geschrieben, die vom System Python unterstützt wird. Sie werden während des Dokumentenverarbeitungs-Workflows ausgelöst, um komplexe Geschäftslogik anzuwenden oder die Datenintegrität und -genauigkeit sicherzustellen, bevor die Daten weiterverarbeitet oder gespeichert werden.
Skriptverwaltung:
Name: Jedes Skript erhält einen eindeutigen Namen zur Identifizierung.
Dokumenttyp: Ordnet das Skript einem bestimmten Dokumenttyp zu, der bestimmt, auf welche Dokumente das Skript angewendet wird.
Auslösen bei: Definiert, wann das Skript ausgelöst wird (z. B. beim Hochladen von Dokumenten, vor dem Export von Daten, nach der Datenvalidierung).
Aktiver/Inaktiver Status: Ermöglicht Administratoren, Skripte zu aktivieren oder zu deaktivieren, ohne sie zu löschen, was Flexibilität bei Tests und Bereitstellung bietet.
Skript-Editor:
Bietet eine Benutzeroberfläche, in der Skripte geschrieben und bearbeitet werden können. Der Editor unterstützt in der Regel Syntaxhervorhebung, Fehlerhervorhebung und andere Funktionen zur Unterstützung bei der Skriptentwicklung.
Beispiel-Skript: Skripte können Operationen wie das Durchlaufen von Rechnungszeilen zur Validierung von Summen oder zum Entfernen von Einträgen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, enthalten.
In DocBits bieten die EDI-Einstellungen Tools zur Definition und Verwaltung der Struktur und des Formats von EDI-Nachrichten, die verschiedenen Dokumententypen entsprechen, wie z. B. Rechnungen oder Bestellungen. Die Einstellungen ermöglichen die Anpassung von EDI-Nachrichten, um den Standards und Anforderungen verschiedener Handelspartner und Branchen zu entsprechen.
EDI-Konfigurationselemente:
Struktur-Deskriptor: Definiert die grundlegende Struktur des EDI-Dokuments, einschließlich Segmentreihenfolge, obligatorischer Felder und Qualifikatoren, die für die Gültigkeit des EDI-Dokuments erforderlich sind.
Transformation: Legt die Transformationen fest, die angewendet werden, um die Dokumentendaten in eine EDI-formatierte Nachricht umzuwandeln. Dies beinhaltet in der Regel die Festlegung von Zuordnungen von Dokumentfeldern zu EDI-Segmenten und Elementen.
Vorschau: Ermöglicht Administratoren, zu sehen, wie die EDI-Nachricht nach der Transformation aussehen wird, um die Genauigkeit vor der Übertragung sicherzustellen.
Extraktionspfade: Zeigt die Pfade, die zum Extrahieren von Werten aus dem Dokument verwendet werden, die dann zur Befüllung der EDI-Nachricht verwendet werden.
XSLT-Editor:
Wird zum Bearbeiten und Validieren der XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformations) verwendet, die im Transformationsprozess verwendet werden. XSLT ist eine leistungsstarke Sprache, die für die Transformation von XML-Dokumenten in andere XML-Dokumente oder andere Formate wie HTML, Text oder sogar andere XML-Strukturen entwickelt wurde.
Navigate to SETTINGS → Dashboard
Customize your filter
Navigate to the Filters section
To create a Custom Filter, select CUSTOM in the “Status filter style”
Underneath that, you can select the various statuses a document can be in to create your custom filter. Once you press APPLY, this custom filter will be active on the Dashboard.
Dashboard
Select ADVANCED SETTINGS
Custom Filters can then be accessed by selecting the MORE SETTINGS option.
In den "Dokumentenablauf" Einstellungen unter dem Abschnitt "DOKUMENTENVERARBEITUNG" können Sie die automatischen Löschpläne für Ihre Dokumente im System konfigurieren. Diese Funktion ist besonders nützlich, um Datenretentionsrichtlinien zu verwalten und die Einhaltung rechtlicher oder organisatorischer Standards in Bezug auf die Dokumentenspeicherung sicherzustellen.
Hier ist, was jede Einstellung bewirkt:
Dokument nach Ablauf löschen: Dieses Dropdown-Menü ermöglicht es Ihnen, den Zeitrahmen festzulegen, nach dem ein verarbeitetes Dokument automatisch aus dem System gelöscht wird. Sie können aus vordefinierten Optionen wie 48 Stunden, 1 Woche, 2 Wochen oder 4 Wochen wählen. Dies hilft bei der Verwaltung des Speicherplatzes und der Aufrechterhaltung von Dokumentenlebenszyklusrichtlinien.
Fertiges Dokument nach Ablauf löschen: Ähnlich wie die vorherige Einstellung, zielt jedoch speziell auf die fertigen oder vollständig verarbeiteten Dokumente ab. Es ermöglicht die gleichen Zeitrahmenoptionen für die Löschung und stellt sicher, dass abgeschlossene Dokumente nicht länger als nötig gespeichert werden.
Beide Einstellungen stellen sicher, dass Dokumente nicht unbegrenzt auf Ihrem System aufbewahrt werden, um unnötige Speichernutzung zu vermeiden und den Dokumentenverarbeitungsworkflow übersichtlich zu halten. Diese Einstellungen sind für Organisationen unerlässlich, die spezifische regulatorische Anforderungen zur Dokumentenaufbewahrung einhalten müssen.
Die "Import" Einstellungen in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem ermöglichen es Ihnen, zu konfigurieren, wie Dokumente aus verschiedenen Quellen in das System importiert werden, einschließlich Einstellungen sowohl für FTP (File Transfer Protocol) als auch E-Mail. Hier ist eine Aufschlüsselung dieser Einstellungen:
Dokumenteneinstellungen:
Auf Seiten beschränken: Dies ermöglicht es Ihnen, die Verarbeitung auf eine bestimmte Anzahl von Seiten aus jedem Dokument zu beschränken.
Zahlungsbedingungen Tage: Definiert die standardmäßigen Zahlungsbedingungen (in Tagen), die auf Dokumente angewendet werden können.
Datumsformat: Legt das Muster fest, nach dem Daten in importierten Dokumenten erkannt und formatiert werden sollen.
FTP-Import:
Typ: Definiert den Typ des FTP-Protokolls, das verwendet werden soll (z. B. SFTP).
Server-URL: Die Serveradresse, von der aus Dokumente abgerufen werden.
Benutzername und Port: Anmeldeinformationen und Portnummer für den Zugriff auf den FTP-Server.
Standardverzeichnis: Legt das Verzeichnis auf dem FTP-Server fest, aus dem Dateien importiert werden.
Die zusätzliche Option zum Hinzufügen neuer Daten umfasst Felder wie:
Passwort: Zur Authentifizierung.
Dateinamen-Musterabgleiche: Um festzulegen, welche Dateien basierend auf ihren Namen importiert werden sollen.
Unterorganisationen: Wählen Sie aus, auf welche Unterorganisation die Importeinstellungen angewendet werden sollen.
E-Mail-Import:
E-Mail-Adresse: Einrichten eines E-Mail-Kontos, an das Dokumente zum Import gesendet werden können.
Benutzername und Passwort: Anmeldeinformationen für den Zugriff auf das E-Mail-Konto.
Protokoll und Verschlüsselung: Geben Sie das Protokoll (IMAP, POP3) und den Verschlüsselungstyp an.
Angehängte Dokumente zusammenführen: Option, alle angehängten Dokumente beim Import in ein einziges Dokument zu kombinieren.
Dies ermöglicht auch die Festlegung von Unterorganisationen für eine präzisere Kontrolle darüber, wohin E-Mails innerhalb Ihrer Organisationsstruktur geleitet werden.
OCR-Qualität:
Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen, den minimal erforderlichen OCR-Qualitätsprozentsatz für die automatische Verarbeitung eines Dokuments festzulegen. Es enthält einen Schieberegler, den Sie anpassen können, um den Schwellenwert festzulegen, z. B. 75 %, unterhalb dessen das System keine erfolgreiche Extraktion garantieren kann. Wenn die OCR-Qualität eines Dokuments unter diesen Schwellenwert fällt, können Sie wählen, dass das System spezifische Maßnahmen ergreift, wie z. B. die erneute Ausführung der OCR nach manueller Bestätigung.
Allgemeine OCR-Einstellungen:
Verwenden Sie E-Text, wenn verfügbar: Wenn diese Option aktiviert ist, kann das System elektronischen Text, der in PDFs oder anderen Dokumententypen eingebettet ist, verwenden, um die Genauigkeit zu verbessern.
Verwenden Sie DESKEW, wenn verfügbar: Diese Funktion korrigiert die Ausrichtung von Dokumenten, was die OCR-Genauigkeit verbessert, indem schräge Scans begradigt werden.
OCR-Einstellungen für Tabellen:
Verwenden Sie KI-Daten für Tabellen, wenn verfügbar: Diese Einstellung ermöglicht die Verwendung von KI-Technologien zur besseren Erkennung und Extraktion von Tabellen aus gescannten Dokumenten, wobei Machine-Learning-Modelle verwendet werden, um tabellarische Daten genau zu identifizieren und zu strukturieren.
OCR-Einstellungen für die Kopffelder:
Regelbasierte Extraktion verwenden: Wenn diese Option aktiviert ist, kann das System vordefinierte Regeln anwenden, um Daten aus Kopffeldern zu extrahieren, was entscheidend sein kann, um Dokumentabschnitte wie Rechnungsnummern, Daten usw. korrekt zu identifizieren.
KI-Extraktion verwenden: Diese Option verwendet KI-Modelle, um intelligent Kopffelder zu extrahieren, was anpassungsfähiger für Variationen in Dokumentenlayouts und -stilen sein kann.
Die "Klassifizierungs- und Extraktions" Einstellungen in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem bieten Optionen zur Konfiguration, wie Dokumente automatisch bei der Eingabe behandelt werden:
Dokumentenaufteilung: Diese Einstellung ermöglicht es Ihnen zu wählen, ob Dokumente basierend auf spezifischen Kriterien aufgeteilt oder als ein einzelnes Dokument belassen werden sollen. Dies kann nützlich sein, wenn Dokumente verarbeitet werden, die mehrere unterschiedliche Abschnitte haben, aber als eine einzige Datei hochgeladen werden.
Betragformatierung: Hier können Sie Optionen wie das Runden der Gesamtbeträge in Bestellungen aktivieren. Dies stellt sicher, dass extrahierte Daten mit erwarteten Finanzformaten und Regeln übereinstimmen, um Fehler bei der Finanzverarbeitung zu reduzieren.
Tabellenextraktion: Diese Funktion ermöglicht die automatisierte Extraktion von Daten aus Tabellen innerhalb von Dokumenten. Sie können angeben, ob alle Tabellen extrahiert werden sollen, nur diejenigen, die für Kostenzwecke relevant sind, oder ob Steuercodes automatisch identifiziert und extrahiert werden sollen. Dies verbessert erheblich die Genauigkeit und Effizienz der Datenextraktion aus strukturierten Formaten innerhalb von Dokumenten.
Klassifizierungsregel konfigurieren: Diese Option ermöglicht es Ihnen, spezifische Muster und Kriterien zu definieren, die dem System helfen, Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu kategorisieren, während sie verarbeitet werden. Dies könnte auf Textmustern, Dokumententypen oder anderen Metadaten basieren, die mit den Dokumenten verbunden sind.
Die "Master-Datenabfrage" in Ihren Dokumentenverarbeitungseinstellungen ermöglicht einen umfassenden und integrierten Ansatz zur Verwaltung und Validierung Ihrer Dokumentendaten durch Synchronisierung mit Ihrem Infor-ERP-System. Hier erfahren Sie, wie dies dazu beiträgt, die Validierung und Verbesserung der Dokumentenverarbeitung in Ihrer ERP-Umgebung zu optimieren:
Zentrales Datenmanagement: Diese Funktion fungiert als zentrales Repository, in dem Daten aus verschiedenen Quellen wie Lieferanten, Kundendaten, Steuercodes und mehr gespeichert und verwaltet werden können. Es bietet einen einzigen Referenzpunkt für alle Master-Daten und gewährleistet Konsistenz und Genauigkeit in Ihrer Organisation.
Validierung gegen ERP-Daten: Durch die Synchronisierung von Master-Daten wie Lieferanteninformationen von Infor zu Docbits können die aus Dokumenten extrahierten Daten automatisch mit Ihren ERP-Daten validiert werden. Dies stellt sicher, dass die verarbeiteten Informationen (wie Lieferantennamen, Adressen und Steuercodes) mit den Daten in Ihrem ERP-System übereinstimmen, um Fehler und Diskrepanzen zu minimieren.
Automatisierung erleichtern: Ein robustes System zur Master-Datenabfrage hilft bei der Automatisierung der Verarbeitung eingehender Dokumente. Beispielsweise können Bestellungen oder Rechnungen automatisch auf die Richtigkeit der Lieferantendaten überprüft, genehmigt, wenn sie übereinstimmen, oder zur Überprüfung markiert werden, wenn Abweichungen festgestellt werden.
Verbessert die Datenintegrität: Regelmäßige Updates von Ihrem ERP-System zur Master-Datenabfrage stellen sicher, dass die für die Dokumentenverarbeitung verwendeten Daten aktuell sind. Dies verringert das Risiko, Dokumente auf der Grundlage veralteter Informationen zu verarbeiten und verbessert somit die Gesamtintegrität von Geschäftstransaktionen.
Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung: Mit direkt verknüpften und ständig aktualisierten Master-Daten wird die Dokumentenverarbeitung effizienter. Dokumente können automatisch klassifiziert und basierend auf den im Master-Daten festgelegten spezifischen Kriterien geroutet werden, wie beispielsweise spezifische Lieferantenbedingungen oder Steuervorschriften, die auf verschiedene Arten von Transaktionen zutreffen.
Hier erfahren Sie, wie Sie Master-Daten importieren
Die Einstellung "Liste der Werte" in Ihrem Dokumentenverarbeitungssystem ist im Wesentlichen ein zentrales Repository zur Verwaltung vordefinierter Werte, die in verschiedenen Formularen und Feldern innerhalb des Systems verwendet werden können. Diese Einstellung ist besonders nützlich, um die Dateneingabe zu standardisieren und die Konsistenz bei der Verarbeitung von Dokumenten durch das System sicherzustellen.
Segmentierung nach Typ: Jeder Abschnitt wie "ISO_Währung", "Rechnungsuntertyp", "Rechnungstyp" und "Test" repräsentiert eine andere Kategorie vordefinierter Werte. Diese Kategorien werden verwendet, um verschiedene Arten von Dateninputs zu verwalten, die für ihre spezifischen Kontexte innerhalb des Systems relevant sind.
Werte und Synonyme: Unter jeder Kategorie können mehrere Werte definiert werden. Zum Beispiel sind unter "Rechnungsuntertyp" Werte wie "Kostenrechnung" und "Einkaufsrechnung" aufgeführt. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Synonyme für diese Werte zuzuweisen, um die Flexibilität und Reichweite der Datenerfassung zu verbessern. Zum Beispiel hat "Kostenrechnung" Synonyme wie "Kostenrechnung" und "Kostenrechnung".
Verwendung in Unterorganisationen: Diese Werte können auch spezifisch für bestimmte Unterorganisationen in Ihrem Setup gemacht werden, um die Anpassung und Lokalisierung von Workflows zur Dokumentenverarbeitung zu ermöglichen.
Hinzufügen und Verwalten von Werten: Durch die Aktion "Zeile hinzufügen" können Sie neue Werte und Synonyme in die Listen aufnehmen, und über "Aktionen" können bestehende Einträge bearbeitet oder gelöscht werden.
In der Sektion "Exporteinstellungen" der Dokumentenverarbeitungseinstellungen verwalten Sie, wie Dokumente nach der Verarbeitung exportiert werden. Dies umfasst die Konfiguration verschiedener Exportmethoden, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten sind, wie z. B. direkte Dateiübertragungen oder Integrationen mit Unternehmenssystemen wie Infor. Hier ist eine Aufschlüsselung der Optionen und Funktionalitäten innerhalb dieser Einstellung:
Exportmethode auswählen: Sie können festlegen, wie Dokumente exportiert werden sollen. Gängige Methoden sind SFTP, Webhooks und die direkte Integration mit Systemen wie Infor IDM (Infor Dokumentenmanagement), Infor ION (Intelligent Open Network) und anderen Infor-bezogenen Optionen. Jede Methode unterstützt verschiedene Arten von Workflows und Integrationsanforderungen.
Konfigurationsdetails:
Für SFTP müssen Sie in der Regel die Server-URL, Benutzernamen, Passwort und den Zielordner angeben, in dem die Dokumente hochgeladen werden.
Bei Infor-Integrationen müssen möglicherweise spezifische Zuordnungen konfiguriert oder API-Schlüssel bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Dokumente korrekt verarbeitet und an das Infor-Ökosystem gesendet werden, im Einklang mit der vorhandenen Datenstruktur und den Abläufen.
Anpassung: Abhängig vom Dokumententyp (z. B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen) und der Unterorganisation können unterschiedliche Exporteinstellungen konfiguriert werden, um unterschiedlichen Geschäftsregeln oder Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.
Integrationsflexibilität: Die Benutzeroberfläche ermöglicht es, dass mehrere Integrationssetups gleichzeitig aktiv sind, sodass Benutzer verschiedene Dokumententypen und Ziele effizient verarbeiten können. Dieses modulare Setup stellt sicher, dass verschiedene Teile des Unternehmens maßgeschneiderte Workflows nutzen können, ohne sich gegenseitig zu beeinflussen.
Hinzufügen und Bearbeiten von Konfigurationen: Benutzer können neue Konfigurationen hinzufügen oder bestehende bearbeiten, indem sie Details wie Dokumententyp, Exportmethode und Anmeldeinformationen oder Einstellungen, die spezifisch für die gewählte Exportmethode sind, angeben.
\
Siehe
Automatische Buchhaltung: DocBits bietet automatisierte Buchhaltungsfunktionen, die den Prozess der Abwicklung von Finanztransaktionen im Zusammenhang mit Bestellungen (POs) und anderen Dokumenten vereinfachen.
M3 Integration: Integration mit M3, einer ERP-Softwarelösung, die eine nahtlose Interaktion zwischen DocBits und M3 für eine verbesserte Dokumentenverwaltung und -verarbeitung ermöglicht.
PO-Dashboard: Ein zentrales Dashboard innerhalb von DocBits, das speziell zur Verwaltung und Überwachung von Bestellungen entwickelt wurde und Einblicke und Analysen für effizientes Tracking und Entscheidungsfindung bietet.
Versandauftrags-Dashboard: Ähnlich wie das PO-Dashboard konzentriert sich dieses Feature auf die Verwaltung und Überwachung von Versandaufträgen und erleichtert reibungslose Logistikoperationen.
Dashboards v2: Eine aktualisierte Version der Dashboard-Benutzeroberfläche, wahrscheinlich mit verbesserter Benutzererfahrung und zusätzlichen Funktionen für eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit.
Erweitertes Versandauftrags-Dashboard: Ein spezialisiertes Dashboard für die fortgeschrittene Überwachung und Verwaltung von versandbezogenen Aktivitäten, das tiefere Einblicke und Funktionalitäten bietet.
Lieferantenportal: Ein Portal innerhalb von DocBits, das Lieferanten gewidmet ist und es ihnen ermöglicht, mit dem System zu interagieren und zusammenzuarbeiten, um die Kommunikation und Effizienz in der Lieferkette zu verbessern.
Workflow-Builder: Ein Tool zum Erstellen und Anpassen von Workflows innerhalb von DocBits, das es Benutzern ermöglicht, spezifische Prozesse zu definieren und die Dokumentenverarbeitung gemäß ihren individuellen Geschäftsanforderungen zu automatisieren.
Layout-Builder: Ermöglicht es Benutzern, das Layout von Dokumenten innerhalb von DocBits zu entwerfen und anzupassen, um die Einhaltung von Branding- und Benutzerfreundlichkeitsstandards sicherzustellen.
Annotation-Modus: Ein Feature, das es Benutzern ermöglicht, Dokumente direkt innerhalb der DocBits-Benutzeroberfläche zu annotieren und zu markieren, um die Zusammenarbeit und Rückmeldung zu erleichtern.
Bericht anzeigen: Funktionalität zum Generieren und Anzeigen von Berichten innerhalb von DocBits, die Einblicke und Analysen zu verschiedenen Aspekten der Dokumentenverarbeitung und -verwaltung bieten.
Modelle & Labels: Tools zur Definition und Konfiguration von Dokumentenerkennungsmodellen und -labels innerhalb von DocBits, um die Genauigkeit und Effizienz bei der Dokumentenverarbeitung zu verbessern.
Dokumentskript: Wahrscheinlich ein Feature zum Skripten und Automatisieren spezifischer Aktionen oder Prozesse im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung innerhalb von DocBits.
Dokumentscan: Fähigkeit zum Scannen physischer Dokumente und Importieren in DocBits zur digitalen Verarbeitung und Verwaltung.
QR-Code-Extraktion: Ein Feature zur Extraktion von Informationen aus in Dokumenten eingebetteten QR-Codes, um die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung zu ermöglichen.
Benutzerdefinierte Stammdateien: Ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Stammdateifelder und -attribute innerhalb von DocBits zu definieren und zu verwalten, um das System an ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.
Aufgaben & Benachrichtigungen: Funktionalität zur Verwaltung von Aufgaben und zum Empfangen von Benachrichtigungen innerhalb von DocBits, um eine rechtzeitige Aktion und Kommunikation in Bezug auf Dokumentenverarbeitungsaktivitäten sicherzustellen.
IDM ACL-Updater: Dieses Modul befasst sich wahrscheinlich mit der Aktualisierung und Verwaltung von Zugriffskontrollisten (ACLs) innerhalb von DocBits, um angemessene Berechtigungen und Sicherheit für den Dokumentenzugriff und -handling zu gewährleisten.
Die Annotation ist ein nützliches Werkzeug, um wichtige Informationen hervorzuheben oder zusätzliche Erklärungen zu einem Dokument hinzuzufügen. Sie können Annotationen verwenden, um Schlüsselkonzepte zu kennzeichnen, Fragen zu stellen oder Anmerkungen für andere Benutzer zu hinterlassen.