Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
DocBits ist eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenerfassung, die die Leistung von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) nutzt, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Format effektiv zu erkennen, zu klassifizieren, zu analysieren und zu extrahieren. Hier sind die wichtigsten Merkmale im Detail:
Dokumentenerkennung: DocBits verwendet KI-Algorithmen, um Dokumente genau zu identifizieren und zu erkennen, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronische Dateien vorliegen.
Dokumentenklassifizierung: Es klassifiziert Dokumente in relevante Kategorien, um eine einfache Organisation und Wiederherstellung zu ermöglichen.
Datenextraktion: DocBits extrahiert wichtige Daten aus Dokumenten und wandelt unstrukturierte Informationen in strukturierte Daten um, die in Ihren Arbeitsablauf integriert werden können.
Maschinelles Lernen: Das System lernt kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungsgenauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument, was es im Laufe der Zeit effizienter macht.
Schwarmintelligenz: DocBits nutzt Schwarmintelligenz, um seine Lernfähigkeiten zu verbessern und ein selbstverbesserndes System zu schaffen.
Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.
Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.
Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.
Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.
Anleitung für das DocBits-Dashboard
Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.
Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.
Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden
und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.
Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.
Dieses Dokument bietet einen umfassenden Leitfaden zur Verwendung des Bestellabgleichsystems innerhalb Ihrer ERP-Plattform. Das PO-Abgleichsystem automatisiert die Abstimmung von Bestellungen mit eingehenden Rechnungen, um sicherzustellen, dass finanzielle Transaktionen korrekt sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.
Um mit dem PO-Abgleichsystem zu beginnen, stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Berechtigungen von Ihrem Systemadministrator eingerichtet wurden. Sie benötigen Zugriff auf sowohl die Bestelldaten als auch die entsprechenden Rechnungsdaten im System.
Zugriff auf die Bestell- und Rechnungsmodule innerhalb des ERP-Systems.
Geeignete Benutzerberechtigungen zum Anzeigen und Abgleichen von Finanzdokumenten.
Automatische Datenerfassung: Extrahiert und interpretiert automatisch Daten aus digitalen Rechnungen.
Datenvergleich: Vergleicht extrahierte Rechnungsdaten mit vorhandenen Bestelldaten.
Abgleichüberprüfung: Überprüft Übereinstimmungen anhand vordefinierter Regeln und Toleranzen.
Unstimmigkeitsberichterstattung: Identifiziert und meldet Unstimmigkeiten zwischen Rechnungen und Bestellungen.
Prüfpfad: Führt ein Protokoll aller Aktionen für Compliance und Überprüfung.
Die Benutzeroberfläche des PO-Abgleichsystems umfasst in der Regel die folgenden Komponenten:
Dashboard: Übersicht über den Abgleichstatus und die letzten Aktivitäten.
Such- und Filtertools: Funktionen zum Suchen und Filtern von Bestellungen und Rechnungen.
Abgeglichene Datensätze: Bereich, der erfolgreich abgeglichene Datensätze anzeigt.
Unstimmigkeiten: Bereich, der Datensätze mit Unstimmigkeiten anzeigt, die überprüft oder bearbeitet werden müssen.
Berichte: Zugriff auf detaillierte Berichte und Exportoptionen.
Navigieren Sie vom Hauptmenü Ihres ERP-Systems zum PO-Abgleichmodul.
Automatischer Import: Wenn Ihr System für die automatische Datenerfassung eingerichtet ist, werden Rechnungen automatisch in das System importiert.
Manuelles Hochladen: Falls erforderlich, laden Sie Rechnungsdateien manuell über die bereitgestellte Benutzeroberfläche hoch.
Überprüfen Sie Rechnungen, die automatisch mit Bestellungen abgeglichen wurden.
Überprüfen Sie die Details des Abgleichs, einschließlich Artikelnummern, Mengen und Preise.
Greifen Sie auf den Bereich "Unstimmigkeiten" zu, um Rechnungen zu überprüfen, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten.
Passen Sie Mengen oder Preise bei Bedarf manuell an oder markieren Sie die Rechnung für eine weitere Überprüfung.
Für nicht automatisch abgeglichene Rechnungen:
Verwenden Sie die Such- und Filtertools, um die entsprechende Bestellung zu finden.
Überprüfen und gleichen Sie die Rechnung manuell mit der Bestellung ab.
Ein Leitfaden zum Hochladen von Dokumenten in DocBits.
Mit der unten bereitgestellten Webhook-API können Sie Dokumente ganz einfach direkt an DocBits übertragen, indem Sie eine einfache POST-Anfrage senden. Diese API wurde entwickelt, um den Prozess des Hochladens von Dateien in DocBits zu vereinfachen, und alle erforderlichen Parameter sind bereits für Sie ausgefüllt.
Um loszulegen, gehen Sie einfach auf die folgende Seite (abhängig von der Umgebung, die Sie verwenden):
PROD: https://api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
SANDBOX: https://sandbox.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
STAGE: https://stage.api.docbits.com/docs#/document/process_documents_document_process_documents_post
Rufen Sie die API mit Ihrem API-Schlüssel auf. Sie können auch die Datei, die Sie hochladen möchten, als Parameter in Ihrem Aufruf einschließen.
Wenn Sie Ihr SFTP mit DocBits integrieren möchten, um Dokumente zu importieren.
Anforderungen
Korrekt konfigurierter, Linux-kompatibler SFTP-Server
SFTP-Hostname, Benutzername und Passwort
Dedizierter Importordner
Importkonfiguration
Öffnen Sie vom Dashboard aus die Einstellungen und navigieren Sie zu Importieren. Wählen Sie unter FTP-Import aus, um eine neue Konfiguration hinzuzufügen.
Geben Sie die SFTP-Anmeldeinformationen in die dafür vorgesehenen Felder ein und wählen Sie Speichern (Das API-Schlüsselfeld wird automatisch mit dem API-Schlüssel der Umgebung, in der Sie arbeiten, ausgefüllt).
Sobald Sie alle erforderlichen Details Ihres SFTP eingegeben haben, klicken Sie auf SPEICHERN.
Hilfe-Icons wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen der tatsächlichen Funktion eines Features und wie es Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann, zu unterstützen.
Diese Hilfe-Icons sehen wie folgt aus
Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.
Dieses Feature befindet sich im Menü über dem Bereich der Dokumentenvorschau, wie unten dargestellt
Nach dem Klick wird Ihnen das folgende Ticket-Formular angezeigt.
Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Sie können auch, falls zutreffend, einen Screenshot des Problems anhängen und eine relevante Datei anfügen.
Dies ist ein Tool, das Ihnen auf dem Validierungsbildschirm zur Verfügung steht, falls beim Validieren Ihres Dokuments in DocBits ein Problem auftritt.
Diese Funktion befindet sich im Menü über dem Dokumentenvorschaubereich, wie unten dargestellt
Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird Ihnen das folgende Ticketformular angezeigt.
Hier tragen Sie Ihre Details ein und beschreiben den Fehler. Falls zutreffend, können Sie auch einen Screenshot des Problems anhängen sowie eine relevante Datei anhängen.
Hilfe-Symbole wurden überall in DocBits platziert, um Ihnen beim Erlernen und Verstehen zu helfen, was eine Funktion wirklich tut und wie sie Ihnen bei der Verarbeitung Ihrer Dokumente helfen kann.
Diese Hilfe-Symbole sehen wie folgt aus
Willkommen beim DocBits Anfängerkurs, Ihrem umfassenden Leitfaden zur Revolutionierung des Dokumentenmanagements für Ihr Unternehmen!
In der heutigen komplexen Finanzumgebung ist es keine leichte Aufgabe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungsstellung und Kostenrechnung zu verwalten. Genau hier glänzt DocBits. Mit über 20 Integrationen und beispielloser Kompatibilität mit Infor CloudSuite, LN und M3 hebt sich DocBits von anderen Lösungen auf dem Markt ab.
In diesem umfassenden Video-Leitfaden werden Zuschauer mit dem DocBits-Dashboard und dessen Funktionsvielfalt vertraut gemacht. Vom Filtern und Verwalten offener Dokumente bis hin zum Importieren von Anhängen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Scanner oder API bietet das Tutorial einen schrittweisen Durchlauf.
Hervorgehobene Funktionen sind unter anderem das Filtern von Dokumenten nach Status oder Zuständigem, das Auffinden spezifischer Details wie Rechnungsnummern und das Ändern des Zuständigen für einzelne Dokumente. Die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems werden demonstriert, wobei die Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten für Benutzer hervorgehoben werden. Das Tutorial bereitet den Boden für eine tiefere Erkundung der Dokumentenvalidierung innerhalb von DocBits.
Erkunden Sie die revolutionären Fähigkeiten von DocBits, einem hochmodernen Dokumentenverarbeitungstool, das die Komplexitäten der Tabellenauswertung, des Abgleichs von Bestellungen (PO) und des Kostenrechnungsmanagements vereinfacht.
In diesem Video tauchen wir in die einzigartigen Funktionen von DocBits ein und konzentrieren uns auf die KI-Tabellenauswertung, die selbst die kompliziertesten Tabellenlayouts mühelos bewältigt. Mit einer Genauigkeitsrate von bis zu 95% automatisiert das System die Extraktion und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
\
Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie professionell mit Abweichungen beim PO-Matching mit DocBits umgehen. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch das Vorgehen, wenn Zahlen nicht übereinstimmen. Egal, ob Sie ein erfahrener ERP-Manager oder ein angehender Finanzbuchhalter sind, Sie werden lernen, wie Sie Abweichungen effizient und sicher verwalten können.
Erfahren Sie, wie unsere spezielle KI-Schwarmintelligenz in DocBits Sie durch den gesamten Prozess führt und wie Sie unsere Dokumentation nutzen können, um schnell Lösungen für Probleme oder Unsicherheiten zu finden. Werden Sie Teil der vielen zufriedenen Kunden, die ihre Prozesse mit DocBits optimiert haben.
Sollten Sie beim Verwenden von DocBits auf Herausforderungen stoßen oder Fragen haben, konsultieren Sie bitte dieses Benutzerhandbuch oder wenden Sie sich an unser Support-Team um Hilfe. Unser Engagement besteht darin, allen Benutzern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten. Klicken Sie einfach auf die Support-Schaltfläche in Ihrer DocBits-App und Sie können ein Support-Ticket erstellen.
Sie können uns auch über unsere FELLOPRO-Seite kontaktieren:
Im Validierungsbildschirm können Sie direkt ein Ticket erstellen und einen Screenshot des Problems hinzufügen.
Dokumente zusammenführen
Die Dokumentenfusion ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.
Zunächst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie fusionieren möchten. Dies kann geschehen, indem Sie die Kontrollkästchen der Dokumente auswählen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
Ein Menü wird dann angezeigt. Wählen Sie die Option "Fusionieren", die sich unten befindet.
\
Anmeldung und Navigation: Wie man auf Docbits zugreift und durch die Benutzeroberfläche navigiert.
Erstkonfiguration: Einrichten von Docbits für die erstmalige Verwendung.
Dokumenteneinreichung: Anweisungen zur Einreichung von Dokumenten in Docbits.
Dokumentüberprüfung und Genehmigung:
Bestellungen genehmigen: Schritte zur Überprüfung und Genehmigung von Bestellformularen.
Rechnungen bearbeiten: Anleitung zur Bearbeitung eingehender Rechnungen zur Zahlung.
Suchen und Abrufen: Wie man Dokumente innerhalb von Docbits findet und darauf zugreift.
Bearbeiten und Aktualisieren: Dokumente bearbeiten und ihren Status aktualisieren.
Häufige Probleme: Lösungen für häufige Probleme, auf die Benutzer stoßen.
Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:
WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.
WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.
WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.
Upload: Das Dokument wird hochgeladen.
OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.
Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.
Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.
Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.
Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.
Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.
Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.
Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.
Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.
Export: Das Dokument wird exportiert.
Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.
Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.
Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.
Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt
Es wird dann das folgende Menü angezeigt
Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.
Aus diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.
Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).
Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.
Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.
Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.
Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.
Die Funktion KI-extrahierte Tabelle ermöglicht es Benutzern, die extrahierten Daten aus dem Rechnungsdokument einfach zu manipulieren und anzupassen. Hier sind die wichtigsten Funktionen und Anweisungen zur Verwendung:
Spalten löschen: Wenn bestimmte Spalten in der extrahierten Tabelle nicht benötigt werden, können Benutzer sie einfach entfernen, indem sie auf das "Spalte löschen" Symbol (dargestellt durch drei vertikale Punkte) neben dem Spaltenkopf klicken. Dies hilft, die Tabelle zu entrümpeln und sich nur auf relevante Informationen zu konzentrieren.
Währungsformat ändern: Das Währungsformat kann geändert werden, indem das gewünschte Format aus dem Dropdown-Menü neben dem Feld "Währung" ausgewählt wird. Dadurch werden die Währungswerte im bevorzugten Format angezeigt, was die Interpretation und Analyse der Finanzdaten erleichtert.
Anzeigen/Ausblenden nicht zugeordneter Spalten: Standardmäßig sind nur die zugeordneten Spalten (Spalten mit extrahierten Daten) in der Tabelle sichtbar. Benutzer können jedoch wählen, ob sie die nicht zugeordneten Spalten anzeigen oder ausblenden möchten, indem sie auf die Schaltfläche "Nicht zugeordnete Spalten ausblenden" oder "Nicht zugeordnete Spalten anzeigen" am unteren Rand der Tabelle klicken. Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer alle verfügbaren Spalten überprüfen möchten, auch wenn sie derzeit keine Daten enthalten.
Ändern der Tabellenüberschriften: Die Tabellenüberschriften (Spaltennamen) können geändert werden, indem auf die Überschrift geklickt und der gewünschte Name eingegeben wird. Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, die Spaltennamen an ihre Terminologie oder Vorlieben anzupassen, was die Daten lesbarer und verständlicher macht.
Diese Funktionen bieten Benutzern Flexibilität und Kontrolle über die extrahierten Daten, sodass sie die Informationen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen und Vorlieben anpassen können. Die KI-extrahierte Tabelle zielt darauf ab, das Benutzererlebnis zu verbessern, indem sie eine nahtlose und intuitive Möglichkeit bietet, mit Rechnungsdaten zu interagieren und sie zu analysieren.
Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.
Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".
Docbits ist ein fortschrittliches System, das darauf ausgelegt ist, den Abgleich von Bestelldaten (POs) mit eingehenden Rechnungsdokumenten zu automatisieren. Dieses Tool ist speziell für die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungsdaten innerhalb von ERP-Systemen konzipiert. Diese Dokumentation erläutert die Grundlagen des automatischen Abgleichs durch Docbits und definiert die spezifischen Regeln, die für einen erfolgreichen Abgleich erforderlich sind.
Datenextraktion: Docbits startet den Prozess, indem relevante Daten aus digitalisierten Rechnungsdokumenten extrahiert werden. Typischerweise umfasst diese Daten die Artikelnummern, Mengen und Stückpreise jeder Rechnungsposition. Die Präzision dieser Extraktion ist entscheidend, da sie die Grundlage für den nachfolgenden Abgleichprozess bildet.
Vergleich mit PO-Daten: Die extrahierten Daten werden mit den entsprechenden Informationen in den gespeicherten Bestellungen verglichen. Docbits überprüft, ob die Artikelnummern, Mengen und Preise mit denen in den POs übereinstimmen. Für einen erfolgreichen Abgleich müssen die Daten in den Rechnungen den Daten in den Bestellungen entsprechen, unter Berücksichtigung definierter Toleranzgrenzen.
Automatischer Abgleich: Basierend auf den Vergleichsergebnissen führt Docbits den Abgleich durch. Das System überprüft, ob die Abgleichkriterien innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen liegen. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, wird der Abgleich als erfolgreich betrachtet.
Berichterstattung: Nach Abschluss des Abgleichprozesses generiert Docbits Berichte, die den Status der Abgleiche anzeigen. Diese Berichte informieren über erfolgreich abgeglichene Rechnungen und identifizieren Abweichungen.
Artikelnummer: Die Artikelnummer auf der Rechnung muss genau mit der Artikelnummer in der Bestellung übereinstimmen. Es gibt keine Toleranz für Abweichungen bei den Artikelnummern.
Mengen: Die Menge der gelieferten Waren auf der Rechnung kann innerhalb eines vordefinierten Toleranzbereichs variieren. Typischerweise könnte eine Toleranz von ±5% akzeptabel sein, um geringfügige Unterschiede in den Liefermengen zu berücksichtigen.
Preise: Preisabweichungen sind bis zu einer festgelegten Schwelle tolerierbar. Eine übliche Toleranz könnte ±2% des Preises betragen, um geringfügige Unterschiede in Preisangaben zu akzeptieren, die aus Rundungsunterschieden oder Währungsschwankungen resultieren.
Vollständiger Abgleich: Alle Datenpunkte (Artikelnummer, Menge und Preis) liegen innerhalb der festgelegten Toleranzgrenzen.
Teilabgleich: Ein oder mehrere Datenpunkte weichen außerhalb der Toleranzgrenzen ab, aber die Abweichungen sind minimal und erfordern eine manuelle Überprüfung.
Kein Abgleich: Signifikante Abweichungen in einem oder mehreren Datenpunkten, die sofortige Korrektur oder weitere Untersuchungen erfordern.
Die präzise Definition dieser Regeln und die Festlegung von Toleranzgrenzen sind entscheidend für die Effizienz des automatischen Abgleichs und die Reduzierung manueller Eingriffe. Docbits ermöglicht eine flexible Konfiguration dieser Parameter, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen und Branchen gerecht zu werden.
Gehe zum Einstellungsmenü und wähle "Importieren" unter Dokumentenverarbeitung aus.
Scrolle bis zum Ende der Seite und wähle die NEU-Schaltfläche, um einen neuen E-Mail-Import zu erstellen.
Nach dem Drücken von NEU wird dir folgendes Menü angezeigt.
Hier kannst du auswählen, welches Protokoll du möchtest.
Hier müssen Sie lediglich die erforderlichen Informationen für Ihren E-Mail-Anbieter, die Verschlüsselung, den Servernamen, den Port, den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Passwort sowie den E-Mail-Ordner eingeben.
Dinge, die zu beachten sind
Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Benutzeroberfläche ein. Andere Informationen wie Server, Port usw. hängen vom Host ab (eine schnelle Google-Suche sollte helfen).
Ordner und Importieren-Verschieben haben hier dieselbe Funktion. Der Ordner kann nicht deaktiviert werden, wird jedoch standardmäßig den Posteingang verwenden, wenn er leer gelassen wird.
Wenn Sie Dokumente manuell in DocBits importieren möchten, befolgen Sie diese einfachen Schritte:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" im DocBits-Dashboard.
Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Ihre Dokumente über den Dateibrowser hochladen oder per Drag & Drop ablegen können. Sie können bis zu 10 Dokumente gleichzeitig hochladen.
Um Dokumente über den Dateibrowser hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Dokumente hochladen" und wählen Sie die Dateien aus, die Sie hochladen möchten. Sobald Sie die Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf "Bestätigen", um den Upload-Vorgang zu starten.
Alternativ können Sie Ihre Dateien auf das DocBits-Importfenster ziehen und ablegen.
Nachdem die Dateien hochgeladen wurden, haben sie den anfänglichen Status "Wird ausgeführt". Während dieser Zeit wird der Upload verarbeitet und eine Bearbeitung der Datei ist nicht möglich. Die Verarbeitungszeit kann je nach Größe und Komplexität der Datei variieren.
Sobald die Datei verarbeitet wurde, erhält sie den Status "Bereit zur Validierung". Sie können nun den Validierungsprozess starten.
Installation und Einstellungen
Nach dem Herunterladen der Datei WatchDog.exe suchen Sie auf Ihrem Windows-Gerät nach Eingabeaufforderung → Als Administrator ausführen.
Sobald dies geöffnet ist, rufen Sie die Datei auf, indem Sie den Pfad eingeben, an dem die Datei WatchDog.exe auf Ihrem Gerät gespeichert ist, wie unten gezeigt
Geben Sie nach dem Dateipfad install ein und drücken Sie ENTER auf Ihrer Tastatur
Sie sollten die folgende Fehlermeldung erhalten, da die Anwendung im UI-Modus gestartet wird und noch keine Konfiguration vorhanden ist.
Die Anwendung wird nach der Installation automatisch geöffnet. Gehen Sie oben zu Einstellungen und hier sehen Sie 2 separate Abschnitte.
Ordner-Einstellungen
Hier konfigurieren Sie die Dateipfade, in denen die Dokumente gelesen und verarbeitet werden. Der Lese-Pfad ist für die Dokumente, die Sie möchten, dass WatchDog extrahiert und verarbeitet, während der verarbeitete Pfad verwendet wird, um anzuzeigen, welche Dokumente aus dem Leseordner extrahiert und verarbeitet wurden.
Allgemeine Einstellungen
Hier konfigurieren Sie Ihre DocBits-Anwendung mit WatchDog. Sie müssen Ihre DocBits-Umgebung, den API-Schlüssel und den Dokumententyp (wie oben angegeben) eingeben. Um mehr als einen Dokumententyp hinzuzufügen, trennen Sie die Namen der Dokumententypen durch ein Komma (RECHNUNG, LIEFERSCHEIN, BESTELLUNG usw.).
Wenn eine ungültige Konfiguration für eines der Felder eingegeben wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung wie die unten gezeigte.
Sobald dies abgeschlossen ist, kehren Sie zum Bereich Eingabeaufforderung zurück und führen Sie die Datei WatchDog.exe erneut aus, und dieses Mal wird sie aufgrund der nun vorhandenen Konfigurationen korrekt installiert.
Um die Anwendung im UI-Modus zu starten, führen Sie den folgenden Befehl aus
Wenn Sie die Anwendung nur starten möchten, führen Sie stattdessen diesen Befehl aus.
Automatischer Start
Um die WatchDog-App so einzurichten, dass sie automatisch startet, sobald Sie Ihr System einschalten.
Öffnen Sie einfach "Dienste" in den Einstellungen Ihres Windows-Geräts.
Suchen Sie nach WatchDog in den lokalen Diensten und öffnen Sie den Dienst (Doppelklick auf den Eintrag)
Im obigen Menü haben Sie folgende Optionen für den automatischen Start:
Wählen Sie Automatisch, der Dienst wird beim Booten gestartet
Automatisch (Verzögerter Start), dies wartet 2 Minuten nach dem Booten, um den Dienst zu starten
Hier müssen Sie lediglich Ihre gewünschte Unterorganisation eingeben und auf "Authentifizieren" klicken.
Sie werden zu dieser Microsoft-Seite weitergeleitet und müssen einen Code eingeben.
Diesen Code finden Sie, indem Sie zurück zu DocBits gehen, wo der Code wie unten angezeigt wird. Kopieren Sie einfach den Code und geben Sie ihn auf der Microsoft-Seite ein. Anschließend müssen Sie Ihre eigenen Microsoft-Anmeldeinformationen eingeben.
Drücken Sie die Schaltfläche AUTHENTIFIZIERUNG ABSCHLIESSEN und Sie werden zu diesem Menü weitergeleitet
Verwenden Sie Ordner
Wenn Sie einen Ordner verwenden, der nicht Ihr Posteingang ist, geben Sie den Ordnernamen ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.
Gemeinsames Postfach verwenden
Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Import auf einen Posteingang oder einen Ordner eines freigegebenen Postfachs zugreift, geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, nachdem Sie den Schieberegler aktiviert haben.
Importierte E-Mails in den Papierkorb verschieben
Wenn Sie alle E-Mails importieren möchten, nicht nur die ungelesenen, und sie in den Papierkorb verschieben möchten, aktivieren Sie dies. Andernfalls werden nur ungelesene E-Mails überprüft, die Dokumente importiert, die E-Mail als gelesen markiert und an ihrem aktuellen Ort belassen.
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass Sie nicht die Rechte haben, eine solche Verbindung herzustellen, muss jemand mit Administratorrechten in Azure diese Verbindung autorisieren. Weitere Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/enterprise-apps/grant-admin-consent?pivots=portal#grant-tenant-wide-admin-consent-in-enterprise-apps
In diesem Video werden die Zuschauer mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocBit vertraut gemacht, wobei der Schwerpunkt speziell auf der Dokumentenvalidierung liegt. Das Tutorial betont die Einfachheit des Systems, bei dem kein Coding oder komplexe Formeln erforderlich sind.
Dank KI und Schwarmintelligenz werden die meisten Felder automatisch extrahiert, sodass Benutzer Informationen einfach extrahieren können, indem sie auf Werte innerhalb des Dokuments klicken. Darüber hinaus erfahren die Zuschauer, wie flexibel es ist, spezifische Bereiche durch Doppelklicken oder Zeichnen um den gewünschten Bereich herum zu extrahieren.