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Wenn Sie die DocBits-Software zur Dokumentenverarbeitung verwenden, ist es wichtig zu verstehen, welche verschiedenen Dokumentenstatus Ihre Dateien haben können. Hier ist eine vollständige Liste aller möglichen Dokumentenstatus in DocBits:
WatchDog Start: Das Watchdog-Modul wird gestartet.
WatchDog Split: Das Dokument wird im Watchdog aufgeteilt.
WatchDog Upload: Das Dokument wird im Watchdog hochgeladen.
Upload: Das Dokument wird hochgeladen.
OCR: Die optische Zeichenerkennung (OCR) wird derzeit auf dem Dokument ausgeführt.
Klassifizierung: Das Dokument wird klassifiziert.
Zugferd-Import: Ein Zugferd-Dokument wird importiert.
Bereit zur Validierung: Das Dokument ist bereit zur Validierung.
Zugferd-Export: Ein Zugferd-Dokument wird exportiert.
Workflow: Ein Workflow wird derzeit mit diesem Dokument ausgeführt.
Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss genehmigt werden.
Zweite Genehmigung ausstehend: Das Dokument muss ein zweites Mal genehmigt werden.
Automatische Buchhaltung: Die automatische Buchhaltung läuft.
Export: Das Dokument wird exportiert.
Fehler: Ein Fehler ist im Dokument aufgetreten.
Beim Navigieren Ihrer Dokumente in DocBits können Sie einfach die Escape (ESC)-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, um zum Hauptbereich des Dashboards zurückzukehren (auf der Seite, von der aus Sie das gerade verlassene Dokument aufgerufen haben).
Der zweite Teil des Dashboards ist eine Übersicht über alle hochgeladenen Dokumente. Sie können alle Dokumente anzeigen oder nur die Ihnen zugewiesenen. Sie können auch nach Dokumenten nach Namen suchen.
Die Daten werden innerhalb von Sekunden extrahiert, und der Status ändert sich von "In Bearbeitung" auf "Bereit zur Validierung".
Anleitung für das DocBits-Dashboard
Nachdem Sie sich mit Ihren Anmeldedaten angemeldet haben, werden Sie zur Startseite des DocBits-Dashboards weitergeleitet. Dies ist die Hauptseite, auf der Sie alle Ihre importierten Dokumente sehen und verwalten können.
Rechts neben der Suchleiste finden Sie weitere Dashboard-Werkzeuge.
Aktualisieren der Liste: Dies wird verwendet, um das Dashboard zu aktualisieren, ohne Ihren Browser-Tab neu laden zu müssen.
Erweiterte Einstellungen: Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
Analytik: Dies bietet Ihnen weitere Einblicke in die Dokumente, die Sie in DocBits hochgeladen haben.
Hochladen: Weitere Informationen zu diesem Thema im nächsten Abschnitt.
Vom Dashboard aus klicken Sie auf das Symbol für erweiterte Einstellungen, wie unten dargestellt
Es wird dann das folgende Menü angezeigt
Wählen Sie die Schaltfläche "Dashboard-Spalten für Organisation festlegen" aus, und es wird eine Liste aller Spaltennamen angezeigt.
Aus diesem Menü können Sie die Spaltennamen auswählen und die Pfeile verwenden, um die gewünschten Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen.
Dokumente zusammenführen
Die Dokumentenfusion ermöglicht es Ihnen, mehrere Dokumente zu kombinieren.
Zunächst müssen Sie die Dokumente auswählen, die Sie fusionieren möchten. Dies kann geschehen, indem Sie die Kontrollkästchen der Dokumente auswählen. Sobald Sie die Dokumente ausgewählt haben, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten.
Ein Menü wird dann angezeigt. Wählen Sie die Option "Fusionieren", die sich unten befindet.
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Wenn Sie nach einem bestimmten Dokument oder Dokumenten suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung. In der Suchleiste haben wir Ihnen verschiedene Tools zur Verfügung gestellt, um das von Ihnen gesuchte Dokument zu finden. Um darauf zuzugreifen, wählen Sie das folgende Symbol aus.
Die folgenden Filteroptionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, nach Dokumententyp, Status des Dokuments, dem Beauftragten des Dokuments und nach dem Datum zu filtern.
Der Validierungsbildschirm ermöglicht es Ihnen, alle importierten Dokumente zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Sie können den Namen des Dokuments, die Anzahl der Seiten, aus denen es besteht, das Importdatum und seinen Status sehen. Die Schaltfläche Aktionen ermöglicht es Ihnen, das Dokument zuzuweisen, neu zu starten, zu validieren oder zu löschen.
Wenn Sie ein detailliertes Protokoll aller in Ihre DocBits-Umgebung importierten Dokumente anzeigen möchten, befolgen Sie diese Schritte.
Wählen Sie im DocBits-Dashboard die Option Erweiterte Einstellungen aus.
Nachdem die Leiste "Erweiterte Einstellungen" angezeigt wird, wählen Sie die Schaltfläche Import-Protokoll aus.
Es wird eine Tabelle angezeigt, die alle kürzlich importierten Dokumente sowie andere relevante Informationen zu diesen enthält.
Der Aufgabenzähler befindet sich in der oberen rechten Ecke der Startseite des Dashboards.
Hier können Sie sehen, wie viele Dokumente sich in Ihrer Warteschlange zur Verarbeitung befinden
und wie viele Dokumente jetzt zur Validierung bereit sind.