Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará algumas ferramentas do painel.

Atualizar tabela

Clique neste botão para atualizar o painel e carregar os dados e status mais recentes.

Configurações avançadas

Clique no ícone de engrenagem para abrir o menu de Configurações Avançadas.

No menu de Configurações Avançadas, as seguintes opções estarão disponíveis:

Mais configurações

Use este botão para acessar as Configurações de Admin para o painel. A documentação completa para essas configurações pode ser encontrada aqui.

Atalhos de teclado

Use este botão para exibir todos os atalhos de teclado para o painel. Explicações detalhadas para cada atalho podem ser encontradas aqui.

Registro de importação

Use este botão para abrir uma tabela exibindo todos os documentos recentemente importados via e-mail, juntamente com informações relevantes para cada um.

Você pode filtrar os registros por assunto ou remetente, classificar colunas em ordem crescente ou decrescente clicando nos cabeçalhos das colunas e reorganizá-las usando arrastar e soltar.

Definir colunas da tabela para organização

Clique neste botão para abrir um menu onde você pode gerenciar a visibilidade das colunas do painel. Selecione os nomes das colunas e use as setas para adicioná-las ou removê-las da visualização do painel. Clique em 'Concluído' para salvar suas alterações.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome de uma coluna e arrastando-a para a posição desejada.

Adicionar campos de um tipo de documento como colunas no painel.

Você também tem a opção de adicionar colunas adicionais de campos específicos de tipos de documentos específicos para personalizar sua visualização do painel. Para fazer isso, basta clicar em 'Adicionar Campo do Tipo de Documento'.

Escolha um tipo de documento para ver quais campos estão disponíveis para o tipo selecionado. Para cada tipo de documento, existem diferentes campos que você pode adicionar. Você pode procurar um campo específico usando a barra de pesquisa na parte superior.

Selecione os campos que deseja exibir como colunas e clique em 'Adicionar às Colunas Visíveis'. Os campos selecionados aparecerão como colunas no painel, mostrando seus valores correspondentes.

Definir ordenação do painel para organização

Use este botão para definir a ordem de classificação padrão para as colunas no painel. Selecione a coluna e escolha a ordem de classificação (crescente ou decrescente), em seguida, clique em 'Concluído'. Você pode configurar a classificação para todas as colunas ativas no painel.

Filtrar documentos

Você pode filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou visualizar todos clicando no período de tempo desejado. A filtragem é baseada no horário de importação do documento.

Digitalizar documento

Use este botão para digitalizar um documento diretamente.

Para usar este recurso, você precisa ter um scanner conectado ao seu sistema. Se um scanner estiver disponível, você pode selecioná-lo à direita, nomear seu documento e clicar em 'Digitalizar'. Opcionalmente, você pode ajustar as configurações de digitalização à direita antes de iniciar o processo.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Digitalização de Documento

Análise

Clicar neste botão exibirá uma nova área mostrando a contagem atual de documentos em cada categoria.

Clique em qualquer categoria para filtrar os documentos por essa categoria específica.

Iniciar importação de e-mail

Clicar neste botão verificará sua caixa de entrada de e-mail, de acordo com a configuração de importação de e-mail, e importará quaisquer novos documentos.

Exportar esta tabela

Use este botão para exportar todos os documentos atualmente exibidos no painel, com base no número de documentos mostrados por página.

Nota: Este recurso deve ser ativado em Configurações -> Processamento de Documentos/Módulo -> Tipo de Documento/Exportar Dados do Painel

Carregar

Clique neste botão para carregar manualmente um ou mais arquivos.

Você pode arrastar e soltar arquivos na janela pop-up ou clicar em 'Carregar Documentos' para selecioná-los no explorador de arquivos.

Modo de depuração

Você pode ativar o modo de depuração para receber uma opção adicional. Para acessar o modo de depuração, basta adicionar ao URL ?debug=true. Agora você deve ter uma opção adicional.

Mostrar tempos de carregamento

Clicar neste botão abrirá uma janela pop-up exibindo os tempos de carregamento para cada serviço, com o tempo total de carregamento mostrado na parte inferior.

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

Você pode buscar documentos específicos inserindo o nome ou ID do documento na barra de pesquisa, conforme mostrado abaixo.

Para uma filtragem mais refinada, clique no ícone no lado direito da barra de pesquisa para selecionar critérios específicos para buscar documentos.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você usar.

• Tipo de Documento: Tipo do documento (por exemplo, Invoice, Purchase Order).

• Status: Status de processamento (por exemplo, Ready for validation, Rejected).

• Atribuído a: Usuário ao qual o documento está atribuído.

• Atribuído ao grupo: Grupo ao qual o documento está atribuído.

• Data de início / Data de término: Intervalo de datas em que os documentos foram importados.

• Reinício Necessário: Documentos que requerem um reinício.

Clique em "Apply" para aplicar os filtros ou clique em "Clear Filters" para redefini-los.

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

Visão Geral:

Esta página fornece uma visão gráfica das várias etapas que um documento passou até este ponto.

Como Acessar:

Opção 1:

1. Navegue até a coluna de ações no painel e clique nos três pontos ao lado do documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.

   
2. Selecione Fluxo de Documentos.

   

Opção 2:

1. Abra o documento para o qual você deseja visualizar o fluxo de documentos.

2. Clique nos três pontos no lado direito da Validação de Campo.

   
3. Selecione Fluxo de Documentos.

   

Descrição:

No lado esquerdo da tela, você verá as etapas individuais do fluxo de documentos, listadas da esquerda para a direita.

• As etapas que iniciam o processo de fluxo de documentos (como importação ou reinício) aparecerão em verde.

• Para navegar pelas etapas, basta arrastá-las e soltá-las na tela.

• Quando você clica em uma etapa, o nome do módulo e informações sobre se a etapa foi bem-sucedida ou não aparecerão no lado direito da tela.

  

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.

Atalhos do Painel

O painel inclui os seguintes atalhos para melhorar a navegação e a interação:

• Option + K – Abre o menu de atalhos de teclado, fornecendo uma lista de atalhos disponíveis dentro da aplicação.

• Option + Q – Atualiza a tabela do painel, garantindo que os dados mais recentes sejam exibidos sem a necessidade de recarregar a página manualmente.