Se você está usando o software DocBits para processamento de documentos, é essencial entender os diferentes status que seus arquivos podem ter. Aqui está uma lista completa de todos os possíveis status de documentos no DocBits:

• WatchDog Start: O módulo Watchdog está iniciando.

• WatchDog Split: O documento está sendo dividido no Watchdog.

• WatchDog Upload: O documento está sendo carregado no Watchdog.

• Upload: O documento está sendo carregado.

• OCR: O Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) está sendo executado no documento.

• Classification: O documento está sendo classificado.

• Zugferd import: Um documento Zugferd está sendo importado.

• Ready for Validation: O documento está pronto para validação.

• Zugferd export: Um documento Zugferd está sendo exportado.

• Workflow: Um fluxo de trabalho está sendo executado com este documento.

• Pending approval: O documento precisa ser aprovado.

• Pending second approval: O documento precisa ser aprovado uma segunda vez.

• Auto Accounting: A contabilidade automática está sendo executada.

• Export: O documento está sendo exportado.

• Error: Ocorreu um erro no documento.

Se você está procurando um documento ou documentos específicos, então você tem o seguinte disponível. Dentro da barra de pesquisa, fornecemos várias ferramentas para encontrar o documento que você está procurando. Para acessá-las, selecione o seguinte ícone.

As seguintes opções de filtro estarão disponíveis para você.

Oferecemos a opção de filtrar por tipo de documento, status do documento, responsável pelo documento e pela data.

À direita da barra de pesquisa, você encontrará outras ferramentas do painel.

• Atualizar Lista: Isso é usado para atualizar o painel sem precisar atualizar a aba do seu navegador.

• Configurações Avançadas: Mais informações sobre este tópico estão disponíveis mais adiante nesta página.

• Análises: Isso fornece mais informações sobre os documentos que você carregou no DocBits.

• Carregar: Mais informações sobre este tópico na próxima seção.

As configurações avançadas geralmente contêm opções de configuração adicionais e funções que permitem ajustes e refinamentos mais específicos.

• Mais configurações

• Atalhos de teclado

• Registro de Importação

• Definir colunas da tabela PO para organização

• Definir ordenação do painel por organização

• Filtrar documentos por dia, semana, mês, ano ou todos. A filtragem refere-se ao momento em que o documento é importado

Nas próximas páginas, você encontrará mais informações sobre as configurações individuais.

Após fazer login com suas credenciais, você será redirecionado para a página inicial do Painel do DocBits. Esta é a página principal onde você pode ver e gerenciar todos os seus documentos importados.

No Painel de Controle, clique no ícone de Configurações Avançadas conforme mostrado abaixo:

O seguinte menu será exibido:

Selecione o botão rotulado “Definir colunas do painel para a organização” e uma lista de todos os nomes de colunas será exibida.

Neste menu, você pode selecionar os nomes das colunas e usar as setas para adicionar e remover as colunas desejadas.

Você pode definir a ordem das colunas clicando nos pontos ao lado do nome da coluna e arrastando-os para a posição apropriada.

Outra opção também permite que você adicione campos de um tipo de documento:

Aqui você pode escolher entre os diferentes tipos de documentos:

Para cada tipo de documento, há diferentes campos que você pode adicionar:

Selecione os campos que você precisa e clique em "Adicionar às Colunas Visíveis", eles então aparecerão nas configurações de coluna.

Visão Geral

A fusão de documentos permite que você combine vários documentos.

Primeiro, você precisa selecionar os documentos que gostaria de mesclar. Isso pode ser feito selecionando as caixas de seleção dos documentos. Depois de selecionar os documentos, clique no ícone com três pontos.

Um menu será exibido, selecione a opção “Mesclar”, que pode ser encontrada na parte inferior.

A fusão de documentos é uma funcionalidade importante em um sistema de gerenciamento de documentos que permite aos usuários combinar vários documentos em um único documento. Aqui estão algumas razões pelas quais a fusão de documentos pode ser útil:

• Organizar Documentos Relacionados: Ao mesclar vários documentos em um único documento, os usuários podem organizar e manter informações ou arquivos relacionados juntos. Isso pode ajudar a melhorar a eficiência na gestão e acesso aos documentos.

• Criar relatórios ou resumos: Mesclar vários documentos pode ser útil para criar relatórios ou resumos combinando dados ou informações de diferentes fontes ou documentos. Isso permite que os usuários criem relatórios ou apresentações abrangentes sem ter que copiar e colar manualmente as informações.

• Arquivar documentos: Quando existem várias versões de um documento, ou quando documentos precisam ser resumidos dentro de um período específico, a fusão de documentos pode ajudar a garantir práticas de arquivamento consistentes e otimizar o espaço de armazenamento.

• Otimização de fluxo de trabalho: A fusão de documentos pode fazer parte de um fluxo de trabalho automatizado onde os documentos são automaticamente combinados uma vez que certas condições são atendidas. Isso pode ser usado, por exemplo, em um processo de aprovação ou ao criar contratos ou relatórios.

Exemplos de fusão de documentos:

• Combinando Faturas: Uma empresa precisa resumir todas as faturas de um determinado mês para fins contábeis. Faturas individuais são carregadas como documentos separados e depois mescladas para criar uma visão consolidada.

• Combinando formulários de aprovação: Um fluxo de trabalho de aprovação de aplicação requer que vários formulários sejam mesclados antes de serem encaminhados à administração. Os diferentes formulários são automaticamente combinados à medida que são preenchidos e enviados pelas partes envolvidas.

• Criando um Relatório Anual: Vários departamentos de uma empresa trabalham juntos para criar um relatório anual abrangente. Cada departamento prepara sua própria seção do relatório como um documento separado. Esses documentos são então reunidos para criar o relatório anual final.

Ao mesclar documentos, as organizações podem simplificar seus processos de gerenciamento de documentos, melhorar a colaboração e aumentar a eficiência.

Se você gostaria de ver um registro detalhado de todos os documentos importados para o seu ambiente DocBits, siga estas etapas.

No seu Painel DocBits, selecione a opção Configurações Avançadas.

Após a barra de Configurações Avançadas aparecer, selecione o botão Registro de Importação.

Uma tabela aparecerá com todos os documentos recentemente importados, bem como outras informações relevantes sobre eles.

A segunda parte do painel é uma visão geral de todos os documentos enviados. Você pode visualizar todos os documentos ou apenas aqueles atribuídos a você. Você também pode procurar documentos pelo nome.

Os dados serão extraídos em segundos, e o status mudará de “Executando” para “Pronto para Validação”.

O contador de tarefas está localizado no canto superior direito da página inicial do Dashboard.

É aqui que você pode ver quantos documentos estão na sua fila para processamento

e quantos documentos estão agora prontos para validação.

A tela de validação permite que você verifique, edite e valide todos os documentos importados. Você pode ver o nome do documento, quantas páginas ele possui, a data em que foi importado e seu status. O botão de ações permite que você atribua, reinicie, valide ou exclua o documento.

Nesta seção, você pode visualizar documentos que foram marcados como duplicados. Para começar, basta clicar no botão à direita, conforme indicado abaixo:

Uma vez que você pressione o botão, uma tabela aparecerá na parte inferior da página exibindo todos os duplicados identificados.

Ao navegar pelos seus documentos no DocBits, se você quiser retornar à área principal do Dashboard, basta pressionar o botão de escape (ESC) no seu teclado e você será retornado ao menu principal do Dashboard (na página em que você entrou no documento do qual acabou de sair).

Configurar um painel que se alinhe com as rotinas diárias dos usuários requer planejamento e implementação cuidadosos.

Aqui estão as melhores práticas que podem ajudá-lo:

Vistas personalizadas:

• Certifique-se de que o painel seja personalizável para que os usuários possam personalizar suas próprias vistas e layouts. Isso pode ser feito através da capacidade de adicionar, remover ou reorganizar widgets.

Atualizações automáticas:

• Implemente atualizações automáticas para garantir que os dados estejam sempre atualizados. Isso é especialmente importante para ambientes de alto uso.

• Você pode habilitar essa ferramenta de atualização automática nas configurações.

Orientação e treinamento do usuário:

• Ofereça uma interface amigável e instruções sobre como usar o painel.

• Treine os usuários regularmente para garantir que eles compreendam todos os recursos e capacidades do painel.

Filtros e vistas:

• Usar filtros pode ser muito útil ao procurar documentos, mas também considere redefinir filtros para manter uma visão consistente dos dados.

Análise do painel:

• Monitore o uso do painel e colete feedback dos usuários.

• Analise quais partes do painel são mais utilizadas e quais melhorias podem ser feitas para otimizar ainda mais a experiência do usuário.

Visualização de dados:

• Use visualizações de dados envolventes e significativas para apresentar informações de forma rápida e compreensível.

• Escolha visualizações com base nas necessidades do usuário e no tipo de dados apresentados.

Segurança e privacidade:

• Certifique-se de que o painel adere aos padrões de segurança e que os dados sensíveis estejam adequadamente protegidos.

• Implemente controles de acesso para garantir que os usuários possam acessar apenas os dados que são relevantes para eles.

Ao considerar essas melhores práticas, você pode criar um painel que se alinhe efetivamente com as rotinas diárias dos usuários e os ajude a tomar decisões informadas.

Aqui estão dicas específicas de solução de problemas para questões comuns relacionadas às configurações do painel:

Filtros não aplicados corretamente:

• Primeiro, verifique as configurações do filtro para garantir que os filtros corretos foram aplicados e que estão exibindo os dados desejados.

• Certifique-se de que os filtros sejam aplicados de forma lógica e consistente. Às vezes, a lógica incorreta do filtro ou combinações incorretas podem produzir resultados inesperados.

• Forneça aos usuários orientações sobre como usar os filtros corretamente para garantir que eles possam usar os recursos de filtragem de forma eficaz.

Atrasos no carregamento de dados:

• Verifique a conexão de rede para garantir que ela esteja estável e não esteja causando atrasos.

• Verifique a carga do servidor e o desempenho da fonte de dados para ver se esse é o problema. Pode ser necessário otimizar a fonte de dados ou mudar para uma infraestrutura mais poderosa.

• Implemente mecanismos de cache para reduzir os tempos de carregamento, especialmente para dados acessados com frequência. Incentive os usuários a otimizar suas consultas de dados recuperando apenas os campos de dados necessários e usando filtros para reduzir a quantidade de dados.

Problemas de navegador:

• Certifique-se de que o navegador que estão usando seja compatível com o painel e tenha todas as atualizações necessárias instaladas.

• Recomende aos usuários que limpem o cache do navegador regularmente para evitar problemas de memória e garantir que estejam obtendo os dados mais atualizados.

• Verifique se há extensões ou plugins no navegador que possam estar interferindo com o painel e desative-os temporariamente, se necessário, para isolar problemas.

Problemas específicos do usuário:

• Ofereça suporte individualizado para usuários que continuam a ter problemas. Pode ser necessário verificar suas configurações específicas, permissões ou configuração de rede para identificar e resolver o problema.

Ao fornecer aos usuários essas dicas específicas de solução de problemas, você pode ajudá-los a resolver efetivamente problemas comuns relacionados às configurações do painel e aumentar sua produtividade.