Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões usando o interruptor tem vários efeitos na funcionalidade do DocBits.

Habilitando o sistema de permissões:

• Quando o sistema de permissões está habilitado, as permissões de acesso para usuários e grupos são aplicadas.

• Os usuários só recebem acesso aos recursos que estão explicitamente autorizados a acessar com base nas permissões atribuídas.

• Os administradores podem gerenciar as permissões para usuários e grupos individuais e garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os dados.

Desabilitando o sistema de permissões:

• Quando o sistema de permissões está desabilitado, todas as permissões de acesso são removidas e os usuários normalmente têm acesso irrestrito a todos os recursos.

• Isso pode ser útil quando a colaboração aberta é temporariamente necessária sem as restrições do controle de acesso.

• No entanto, pode haver um risco aumentado de vazamento de dados ou acesso não autorizado, pois os usuários podem ser capazes de acessar informações sensíveis às quais não estão autorizados a acessar.

Habilitar ou desabilitar o sistema de permissões é uma decisão importante com base nos requisitos de segurança e na forma como a organização opera. Em ambientes onde a privacidade e o controle de acesso são críticos, é comum deixar o sistema de permissões habilitado para garantir a integridade e a confidencialidade dos dados. Em outros casos, desabilitar o sistema de permissões pode ser temporariamente necessário para facilitar a colaboração, mas deve ser usado com cautela para minimizar os potenciais riscos de segurança.

Se você está tendo problemas com permissões e não consegue acessar certos documentos ou realizar ações que acredita que deveria conseguir, as seguintes dicas de resolução de problemas podem ajudar:

Verifique as configurações de permissão:

• Verifique as configurações de permissão para os documentos ou recursos em questão para garantir que os usuários tenham as permissões necessárias.

• Certifique-se de que os usuários tenham acesso, seja diretamente ou por meio da associação a grupos.

Verifique a associação a grupos:

• Verifique se os usuários afetados são realmente membros dos grupos que receberam acesso.

• Certifique-se de que os usuários não foram removidos acidentalmente de grupos relevantes.

Verifique as permissões individuais:

• Verifique se as permissões individuais foram definidas no nível do usuário que poderiam substituir as permissões do grupo.

• Certifique-se de que essas permissões individuais estão configuradas corretamente.

Verifique as configurações de herança:

• Certifique-se de que as permissões estão sendo herdadas corretamente e não estão bloqueadas por pastas pai ou outras configurações.

Verifique o histórico de permissões:

• Verifique o histórico de permissões ou logs para ver se houve alguma alteração recente nas permissões que poderia estar causando os problemas atuais.

Teste com uma conta de usuário diferente:

• Tente acessar os documentos afetados com uma conta de usuário diferente para ver se o problema é específico do usuário ou afeta todos os usuários.

Verifique as mensagens de erro:

• Certifique-se de que os usuários estão recebendo mensagens de erro precisas indicando problemas de permissão. Isso pode ajudar a identificar e diagnosticar o problema com mais precisão.

Atualize as permissões:

• Se todas as outras soluções falharem, tente reconfigurar as permissões para os usuários ou grupos afetados e garanta que todas as permissões necessárias sejam concedidas corretamente.

Seguindo essas dicas de resolução de problemas, você pode identificar e resolver questões relacionadas a permissões para garantir que os usuários tenham os direitos de acesso necessários e possam trabalhar de forma eficaz.

Visão Geral

Este guia explica como os administradores podem definir configurações de controle de acesso para diferentes grupos de usuários no DocBits. Cada grupo pode ser configurado com permissões personalizadas no nível de documento e campo.

Grupos de Controle de Acesso

O painel de controle de acesso permite que o administrador gerencie grupos de usuários e suas respectivas permissões. Cada grupo pode ter configurações específicas relacionadas a:

• Acesso ao Documento: Se o grupo pode acessar um tipo de documento.

• Permissões em Nível de Campo: Se o grupo pode ler, escrever ou visualizar certos campos dentro de um documento.

• Permissões de Ação: Quais ações o grupo pode realizar, como editar, excluir, atualizar em massa e aprovar documentos.

Ativação

1. Navegue até Configurações.

2. Selecione Processamento de Documentos.

3. Selecione Módulo.

4. Ative o Controle de Acesso ativando o controle deslizante.

Acessando Configurações do Grupo

1. Navegue até Configurações.

2. Vá para Configurações Globais.

3. Selecione Grupos, Usuários e Permissões.

4. Selecione Grupos e Permissões.

5. Para gerenciar permissões para um grupo, como PROCUREMENT_DIRECTOR, clique nos três pontos no lado direito da tela.

6. Selecione Visualizar Controle de Acesso.

Configurando Permissões para Grupos

1. Visão Geral do Controle de Acesso:

   • Nesta seção, você pode habilitar ou desabilitar o acesso para todos os tipos de documentos, como Fatura, Nota de Crédito, Pedido de Compra, e mais.

   • Você pode definir níveis de acesso, como:

     • Habilitado: Concede acesso ao tipo de documento.

     • Lista: Define se o tipo de documento é visível na visualização de lista.

     • Visualizar: Especifica a visualização padrão para o documento.

     • Editar: Concede permissão para editar o documento.

     • Excluir: Permite que o grupo exclua documentos.

     • Atualização em Massa: Habilita a atualização em massa do tipo de documento.

     • Níveis de Aprovação: Define a capacidade do grupo de aprovar documentos (Aprovação de Primeiro e Segundo nível).

     • Desbloquear Documento: Define se o grupo pode desbloquear um documento para edições adicionais.

   Exemplos de configurações para PROCUREMENT_DIRECTOR:

   • Fatura: Habilitado para todas as permissões, incluindo editar e excluir.

   • Pedido de Compra: Habilitado com permissões normais para todas as ações.

2. Permissões em Nível de Campo:

   • Dentro de cada tipo de documento, campos específicos podem ser configurados com diferentes níveis de permissões.

   • As permissões incluem:

     • Ler/Escrever: Os usuários podem ler e escrever no campo.

     • Escrever do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever, outros podem ler.

     • Apenas Leitura: Os usuários podem apenas visualizar o campo, mas não modificá-lo.

     • Leitura do Proprietário/ Escrita do Proprietário: Apenas o proprietário do documento ou campo pode escrever e ler.

     • Aprovação: As alterações devem ser aprovadas por usuários autorizados ou administrador.

     • Nenhuma: Nenhuma permissão específica é aplicada ao campo.

Grupos e permissões são críticos para a segurança e eficiência operacional por várias razões.

Controle de Acesso:

• Grupos e permissões permitem que administradores controlem o acesso a dados e recursos sensíveis.

• Ao atribuir permissões no nível do grupo, os administradores podem exercer controle granular sobre quem pode acessar quais informações.

• Isso ajuda a prevenir acessos não autorizados e vazamentos de dados.

Princípio do Menor Privilégio:

• O Princípio do Menor Privilégio afirma que os usuários devem receber apenas as permissões necessárias para desempenhar suas funções.

• Ao usar grupos, os administradores podem gerenciar permissões de forma eficiente e garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos relevantes para seu papel ou departamento específico.

Escalabilidade e Eficiência:

• Usar grupos facilita a gestão de permissões de usuários em grandes organizações com muitos usuários e recursos.

• Em vez de definir permissões individualmente para cada usuário, os administradores podem atribuir permissões no nível do grupo, simplificando a administração e reduzindo a sobrecarga administrativa.

Auditoria e conformidade:

• Usar grupos e permissões permite que as organizações monitorem atividades de acesso e atendam aos requisitos de conformidade.

• Registrar eventos de acesso permite que os administradores realizem auditorias para garantir que as permissões sejam gerenciadas adequadamente e que acessos não autorizados não estejam ocorrendo.

Flexibilidade e adaptabilidade:

• Grupos e permissões fornecem flexibilidade para se adaptar a necessidades e estruturas organizacionais em mudança.

• Os administradores podem criar grupos com base em departamentos, equipes, projetos ou outros critérios e ajustar dinamicamente as permissões para garantir que os usuários sempre tenham acesso aos recursos de que precisam.

No geral, grupos e permissões desempenham um papel fundamental no aumento da segurança da infraestrutura de TI, melhorando a eficiência operacional e garantindo a conformidade com políticas e regulamentos. Ao gerenciar grupos e permissões de forma sábia, as organizações podem proteger efetivamente seus dados e recursos enquanto promovem a produtividade dos funcionários.

Aqui estão alguns cenários onde diferentes grupos podem precisar de diferentes níveis de acesso:

Empresas com múltiplos departamentos:

• Em uma empresa com diferentes departamentos, como finanças, marketing e recursos humanos, os funcionários de cada departamento precisarão de acesso a diferentes tipos de documentos e recursos.

• Por exemplo, a equipe de finanças precisa de acesso a relatórios financeiros e faturas, enquanto o RH precisa de acesso a dados de funcionários e folha de pagamento.

Organizações de saúde:

• Em uma organização de saúde, diferentes grupos de funcionários precisarão de diferentes níveis de acesso a dados de pacientes.

• Por exemplo, médicos e enfermeiros precisarão de acesso a prontuários médicos e históricos de pacientes, enquanto a equipe administrativa pode precisar apenas de acesso a dados de faturamento e agendamento.

Instituições educacionais:

• Em uma instituição educacional, como uma universidade, diferentes grupos de usuários precisarão de diferentes níveis de acesso a recursos educacionais.

• Por exemplo, professores precisarão de acesso a materiais de curso e notas, enquanto administradores precisarão de acesso a dados financeiros e informações de alunos.

Requisitos legais e de conformidade:

• As empresas podem precisar implementar diferentes níveis de acesso para atender a requisitos legais e de conformidade.

• Por exemplo, instituições financeiras podem precisar garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso a dados financeiros sensíveis para garantir conformidade com regulamentos como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR).

Equipes de projeto:

• Em uma equipe de projeto, diferentes membros podem exigir diferentes níveis de acesso a materiais do projeto.

• Por exemplo, gerentes de projeto podem precisar de acesso a todos os recursos do projeto, enquanto consultores externos podem ter acesso apenas a certas partes do projeto.

Nesses cenários, é importante que os níveis de acesso sejam definidos de acordo com os papéis e responsabilidades dos grupos de usuários para garantir a segurança dos dados enquanto se melhora a eficiência dos funcionários. Ao implementar controle de acesso baseado em funções, as organizações podem garantir que os usuários possam acessar apenas os recursos necessários para sua respectiva função.

Para adicionar um novo grupo ou alterar as permissões de um grupo existente, você pode fazer o seguinte:

• Navegue até Configurações do Grupo: Faça login na sua conta de administrador e vá para Configurações do Grupo no painel de administração.

Esta janela será aberta:

• Clique no botão + Novo: Se você deseja adicionar um novo grupo, clique no botão + Novo para iniciar o processo de adição de um novo grupo.

• Preencha a tabela: Forneça o nome do grupo e uma descrição do grupo.

• Salve os detalhes: Depois de preencher o nome e a descrição do grupo, clique no botão "Salvar".

Editando Grupos:

• Editar Grupos: Para editar grupos, clique em "editar", aqui você pode alterar o nome do grupo.

• Ativar Grupos e permissões: Para tornar o grupo visível, "Grupos e permissões" devem ser ativados.

• Verifique os resultados: Após salvar, revise os resultados para garantir que o grupo foi adicionado, editado ou atualizado com sucesso.

Componentes da Seção Grupos e Permissões

1. Ativar/Desativar Grupos e Permissões: Um interruptor que permite ao administrador do sistema habilitar ou desabilitar o uso de grupos e permissões em toda a plataforma. Quando desativado, o sistema pode adotar um modelo de controle de acesso menos granular.

2. Lista de Grupos: Mostra a lista de grupos de usuários disponíveis dentro da organização. Cada grupo pode ser configurado com permissões específicas. Os administradores podem adicionar novos grupos clicando no botão "+ Novo".

3. Tabela de Permissões:

• Exibida quando um grupo é selecionado ou um novo grupo está sendo configurado.

• Lista todos os tipos de documentos reconhecidos pelo sistema (por exemplo, FATURA, NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE ENTREGA).

• Para cada tipo de documento, existem caixas de seleção para diferentes permissões:

  • Visualizar: Permissão para ver o documento.

  • Atualizar: Permissão para modificar o documento.

  • Excluir: Permissão para remover o documento do sistema.

  • Primeira Aprovação: Permissão para realizar a aprovação inicial do documento.

  • Segunda Aprovação: Permissão para realizar um nível secundário de aprovação (se aplicável).