Panoramica

Nella schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto, puoi confrontare gli articoli estratti dal tuo documento con quelli memorizzati nel sistema Infor, utilizzando il numero dell'ordine di acquisto come riferimento.

Puoi:

• Identificare immediatamente eventuali differenze tra i dati estratti e quelli memorizzati

• Impostare tolleranze per consentire deviazioni accettabili

• Ignorare stati specifici da Infor, se necessario

• Approvare ed esportare il documento dopo un abbinamento riuscito

• Rifiutare il documento se i dati non soddisfano i criteri di validazione richiesti

Questa pagina ti guiderà attraverso il processo di abbinamento degli ordini di acquisto e spiegherà tutte le funzionalità correlate disponibili in questa sezione.

Strumenti nella Schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto

Nella parte superiore della schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto, troverai diversi strumenti—come Salva, Auto-Abbina, Esportazione, e altri—che assistono nel processo di abbinamento. Una descrizione dettagliata di ciascun strumento e della sua funzionalità può essere trovata qui.

Filtra e Aggiungi Numeri di Ordine di Acquisto

Puoi cercare numeri di ordine di acquisto specifici inserendo il numero nel campo di ricerca. Per un filtraggio più raffinato, fai clic sull'icona sul lato destro della barra di ricerca per selezionare criteri specifici per la tua ricerca.

Le seguenti opzioni di filtro sono disponibili per aiutarti a raffinare la tua ricerca per ordini di acquisto:

• Parola chiave – Filtra per numeri di ordine di acquisto.

• Fornitore – Filtra per nome o ID del fornitore.

• Dopo la data – Mostra gli ordini di acquisto creati dopo una data specifica.

• Prima della data – Mostra gli ordini di acquisto creati prima di una data specifica.

• Importo minimo dell'ordine – Filtra per valore minimo dell'ordine.

• Importo massimo dell'ordine – Filtra per valore massimo dell'ordine.

• Ordina per – Seleziona l'attributo per ordinare i risultati (ad es., data, importo).

• Direzione di ordinamento – Scegli l'ordine di ordinamento: crescente o decrescente.

• Numero di record da visualizzare – Definisci quanti risultati devono essere mostrati per pagina.

• Di più – Opzioni di filtraggio aggiuntive includono:

  • Numero di consegna

  • Numero della bolla di accompagnamento

  • Articolo Id

Dopo aver configurato i tuoi filtri, fai clic su Applicare per applicarli o Libero per ripristinare tutte le impostazioni di filtro.

Gli ordini di acquisto abbinati verranno visualizzati in base ai filtri applicati. Puoi:

• Regolare i filtri e cercare di nuovo, oppure

• Fare doppio clic su un'entrata dell'ordine di acquisto per aggiungerla alla schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto.

Seleziona Numeri di Ordine di Acquisto e Riordina Colonne

Puoi passare tra ordini di acquisto individuali per visualizzare i rispettivi articoli cliccando sul numero dell'ordine di acquisto nella parte superiore della tabella.

Puoi anche riordinare le colonne all'interno di ciascuna vista dell'ordine di acquisto semplicemente trascinandole e rilasciandole nell'ordine preferito.

Per nascondere permanentemente colonne specifiche, utilizza la funzione Impostare le colonne della tabella PO per l'organizzazione.

Impostare le Colonne della Tabella PO per le Organizzazioni

Hai la possibilità di nascondere o mostrare colonne specifiche nella tabella degli ordini di acquisto facendo clic sull'icona delle impostazioni delle colonne (mostrata di seguito). Questa impostazione è disponibile sia nella schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto che nel menu di Ricerca Avanzata Ordini di Acquisto.

Ulteriori dettagli possono essere trovati qui.

Ri-sincronizza il numero dell'ordine di acquisto con Infor

Per risincronizzare i dati in DocBits con i dati di Infor, fai clic sul pulsante di aggiornamento accanto al numero dell'ordine di acquisto sopra la tabella.

Se il tuo processo di abbinamento si basa sull'attributo Consegna ricevuta Quantità aperta, hai anche la possibilità di eseguire una sincronizzazione manuale, come descritto in dettaglio qui.

Come abbinare?

Per abbinare un articolo di un ordine di acquisto con un articolo estratto dal documento, hai tre opzioni:

1. Trascina e Rilascia Trascina l'articolo dell'ordine di acquisto desiderato e rilascialo sull'articolo corrispondente nella tabella estratta.

2. Clic Destro e Collega

   • Fai clic destro sull'articolo dell'ordine di acquisto che desideri abbinare e seleziona Seleziona per abbinare.

   • Quindi, fai clic destro sull'articolo corrispondente nella tabella estratta e seleziona Collega.

3. Auto-Abbina

   Fai clic sul pulsante Auto-Abbina per consentire al sistema di tentare automaticamente di abbinare tutti gli articoli in base ai dati estratti e all'ordine di acquisto.

   

Puoi anche selezionare più righe di ordine di acquisto e abbinarle a una singola riga nella tabella estratta.

Quali colonne vengono abbinate?

Il processo di Abbinamento Ordini di Acquisto abbina solo colonne specifiche. L'elenco qui sotto delinea quali colonne vengono abbinate, se disponibili. Se non viene impostata alcuna tolleranza, le colonne verranno abbinate solo se sono un abbinamento esatto (100%).

• Quantità (Quantità | Quantità ricevuta | Consegna ricevuta Quantità aperta)

• Prezzo unitario

• Numero dell'ordine di acquisto

• Numero articolo/ID articolo fornitore

• Data di consegna promessa

Quantità

Hai tre opzioni per abbinare la quantità.

• Quantità

• Quantità ricevuta

• Consegna ricevuta Quantità aperta

Puoi impostare questa opzione in Impostazioni → Impostazioni globali → Tipi di documenti → Altre impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Ordine di acquisto

Accetta Tolleranze

Puoi specificare livelli di tolleranza accettabili durante il processo di abbinamento. Per impostazione predefinita, solo gli abbinamenti esatti (100%) sono considerati validi.

Se le tolleranze sono configurate nelle impostazioni di sistema, puoi regolarle per gli attributi consentiti direttamente nella Tabella Estratta sotto la colonna Azioni.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione e sull'uso delle tolleranze, consulta la documentazione dettagliata.

Disabilita stati

Puoi escludere righe specifiche con determinati stati dall'essere abbinate. Per ulteriori informazioni, fai riferimento alla documentazione dettagliata.

Verifica righe abbinate

Diversi indicatori sono disponibili per aiutarti a verificare se un articolo è stato abbinato con successo o meno.

Tabella Ordini di Acquisto

• Questa icona indica che l'articolo dell'ordine di acquisto è stato abbinato con successo.

• Questa icona indica che l'articolo dell'ordine di acquisto contiene un disallineamento.

Tabella Estratta dal Documento

• Questa icona indica che l'articolo è stato abbinato con successo. Puoi passare il mouse sopra l'icona per evidenziare la riga corrispondente dell'ordine di acquisto.

  
• Questa icona indica che l'articolo contiene un disallineamento. Puoi passare il mouse sopra l'icona per evidenziare la riga corrispondente dell'ordine di acquisto e visualizzare le colonne in cui si verificano i disallineamenti.

  

Multi Abbinamenti

Se un singolo articolo è abbinato a più righe, puoi visualizzare informazioni dettagliate facendo clic sull'icona più (+) accanto all'articolo rispettivo.

Questo espande la vista per mostrare tutte le voci abbinate, aiutandoti a verificare e gestire più abbinamenti in modo efficace.

Rimuovi Connessioni PO

Per rimuovere una connessione tra un articolo dell'ordine di acquisto e un articolo estratto, fai semplicemente clic sull'icona X accanto alla coppia abbinata. Una volta rimossa, la connessione viene annullata e l'articolo diventa nuovamente disponibile per l'abbinamento.

Calcolo

Sotto la tabella contenente le informazioni estratte dal tuo documento, puoi trovare semplici calcoli per verificare se il totale delle prenotazioni corrisponde.

Prenotazioni registrate:

Il valore delle prenotazioni registrate è derivato dall'importo netto estratto dal documento.

Prenotazioni registrate = Importo netto totale (estratto dal documento)

Totale abbinato:

Questo valore è calcolato sommando il Prezzo unitario × Quantità per tutti gli articoli che sono stati abbinati con successo con gli articoli dal numero dell'ordine di acquisto.

 Totale abbinato = Somma di (Prezzo unitario × Quantità) per tutti gli articoli abbinati

Spese:

Eventuali spese applicabili saranno incluse in questa sezione se presenti. Per ulteriori dettagli, fai riferimento alla documentazione dettagliata.

Spese = Elemento di costo

Importo non regolato:

La differenza risultante è visualizzata qui ed è calcolata come segue:

Importo non regolato = Prenotazioni registrate - Totale abbinato - Elemento di costo

Visualizzazione del Documento per Validazione

Sul lato destro della schermata di Abbinamento Ordini di Acquisto, puoi visualizzare il documento per assisterti nella validazione.

Caratteristiche della Barra degli Strumenti del Visualizzatore di Documenti:

• Scorri tra le pagine del documento per rivedere il contenuto.

• Fai clic sul nome del file per aprire la schermata di validazione completa.

• Inserisci un numero di pagina e premi Invio per saltare direttamente a quella pagina.

• Usa i pulsanti più (+) e meno (–) per ingrandire o ridurre il documento.

• Fai clic sul pulsante all'estrema destra per aprire il documento in una finestra separata, particolarmente utile quando si lavora con più schermi.

  

Salvataggio delle Modifiche:

Per salvare le tue modifiche, fai clic sul pulsante Salva nella barra degli strumenti. Se lasci la pagina senza salvare, tutto il progresso fatto durante il processo di abbinamento andrà perso.

Esportazione del Documento

Dopo aver abbinato tutti gli articoli e convalidato la loro correttezza, puoi esportare il documento facendo clic sul pulsante Esportazione nella barra degli strumenti.

• Facendo clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Esportazione si rivelano tutte le opzioni di esportazione disponibili.

• Facendo clic direttamente su Esportazione verrà attivata l'opzione di esportazione predefinita (la prima nell'elenco).

Panoramica

A destra della barra di ricerca, troverai diversi strumenti utili relativi al processo di abbinamento degli ordini di acquisto. Questa pagina fornisce una spiegazione dettagliata di ciascun strumento e della sua funzionalità.

Aiuto

Usa questo pulsante per navigare alla pagina di documentazione per la sezione Abbinamento Ordine di Acquisto.

Scorciatoie da tastiera

Usa questo pulsante per visualizzare tutte le scorciatoie da tastiera per il dashboard. Spiegazioni dettagliate per ciascuna scorciatoia possono essere trovate qui.

Attiva/disattiva la modalità di formazione

Questo pulsante ti consente di attivare o disattivare la Modalità di Formazione.

Quando Modalità di Formazione è attivata, puoi creare copie esatte degli articoli di linea dell'ordine di acquisto nella tabella estratta. Questa funzione è progettata per aiutarti a esercitarti e comprendere meglio come funziona il processo di abbinamento degli ordini di acquisto in un ambiente di test sicuro.

Per creare una copia, basta trascinare e rilasciare un articolo di linea dell'ordine di acquisto nella tabella estratta.

Contabilità auto

Clicca su questo pulsante per essere reindirizzato alla sezione Contabilità auto.

Nota: Questa funzione è disponibile solo se Contabilità auto è attivata per la tua organizzazione.

Compiti

Clicca su questo pulsante per essere reindirizzato alla sezione dei compiti relativa al documento su cui stai attualmente lavorando.

Creare un'attività

Usa questo pulsante per creare compiti direttamente correlati al documento attuale.

Per creare un'attività valida, devi inserire un nome, fornire una descrizione e assegnarla a un utente o gruppo. Facoltativamente, puoi contrassegnare l'attività come solo notifica, impostare la sua priorità (Basso, Medio o Alto), definire il suo stato e specificare una scadenza.

Abbinamento automatico PO

Clicca su questo pulsante per eseguire automaticamente l'abbinamento dell'Ordine di Acquisto.

Risparmiare

Clicca su questo pulsante per salvare le righe dell'Ordine di Acquisto abbinate.

Dati di sincronizzazione

Clicca su questo pulsante per sincronizzare manualmente i dati per un numero di Ordine di Acquisto specificato tra DocBits e Infor.

Devi fornire un numero di Ordine di Acquisto valido, quindi selezionare quali delle opzioni disponibili desideri sincronizzare. Dopo di che, puoi procedere a sincronizzare i tuoi dati.

Nota: Questa funzione è disponibile solo se il tuo processo di abbinamento si basa sulla Consegna ricevuta Quantità aperta. Puoi cambiare questa impostazione navigando a: Impostazioni → Impostazioni globali → Tipi di documenti → Altre impostazioni → Sezione Ordine di acquisto → Ordine di acquisto.

Esportazione

Clicca su Esportazione per esportare il documento dopo aver completato il processo di abbinamento PO. Se sono disponibili più opzioni di esportazione, la prima opzione verrà utilizzata per impostazione predefinita. Per visualizzare e selezionare tra tutte le opzioni di esportazione disponibili, clicca sulla piccola freccia accanto al pulsante Esporta.

Esportazione automatica se l'ordine di pagamento corrisponde al 100%.

Se abilitato, i documenti vengono abbinati ed esportati automaticamente quando il numero dell'ordine di acquisto corrisponde esattamente alle informazioni estratte dal documento.

Impostare le colonne della tabella PO per l'organizzazione

Clicca su questo pulsante per aprire un menu in cui puoi gestire la visibilità delle colonne nella tabella degli ordini di acquisto. Usa le caselle di controllo e i pulsanti a freccia per spostare le colonne tra le sezioni Visibile e Nascosto. Puoi anche riordinare le colonne trascinando e rilasciando i nomi delle colonne. Clicca su Fatto per salvare le tue modifiche.

Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare l'abbinamento dei dati degli ordini di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e l'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega le basi dell'abbinamento automatico tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per un abbinamento riuscito.

Principi Fondamentali dell'Abbinamento Automatico in Docbits

Estrazione dei Dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono numeri di articolo, quantità e prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di abbinamento.

Confronto con i Dati PO: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri di articolo, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per un abbinamento riuscito, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.

Abbinamento Automatico: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue l'abbinamento. Il sistema verifica se i criteri di abbinamento rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, l'abbinamento è considerato riuscito.

Reportistica: Dopo aver completato il processo di abbinamento, Docbits genera report che mostrano lo stato degli abbinamenti. Questi report informano sulle fatture abbinate con successo e identificano quelle con discrepanze.

Definizione delle Regole di Abbinamento

Numero di Articolo: Il numero di articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero di articolo nell'ordine di acquisto. Non c'è tolleranza per deviazioni nei numeri di articolo.

Quantità: La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tenere conto di piccole differenze nelle quantità di consegna.

Prezzi: Le deviazioni di prezzo sono tollerabili fino a una soglia impostata. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni di valuta.

Stato dell'Abbinamento:

• Abbinamento Completo: Tutti i punti dati (numero di articolo, quantità e prezzo) sono entro i limiti di tolleranza impostati.

• Abbinamento Parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.

• Nessun Abbinamento: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono correzione immediata o ulteriori indagini.

La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza dell'abbinamento automatico e la riduzione degli interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.

Panoramica

Questa funzionalità ti aiuta a gestire e riconciliare i numeri degli articoli tra il tuo sistema e i tuoi fornitori. Spesso, i numeri degli articoli che usi internamente potrebbero non corrispondere ai numeri degli articoli utilizzati dai tuoi fornitori. Docbits semplifica la gestione di queste discrepanze creando una mappatura tra i tuoi numeri di articolo e quelli dei tuoi fornitori.

Come Funziona

1. Corrispondenza Manuale:

   • La prima volta che incontri una discrepanza tra il tuo numero di articolo e il numero di articolo del tuo fornitore, devi abbinarli manualmente.

   • Puoi farlo inserendo il corretto numero di articolo del fornitore corrispondente al tuo numero di articolo interno.

2. Corrispondenza Automatica:

   • Una volta che hai abbinato manualmente un numero di articolo con il numero di articolo del fornitore, Docbits memorizza questa mappatura.

   • La prossima volta che lo stesso articolo appare, Docbits lo abbinerà automaticamente in base alla mappatura memorizzata, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Suddivisione dell'Interfaccia

• ID Fornitore: L'identificatore univoco per il fornitore.

• Numero Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.

• Numero Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.

• Azione: Opzioni per gestire le mappature, come eliminare mappature errate.

Vantaggi

• Efficienza: Riduce la necessità di inserimenti manuali ripetuti, rendendo il processo più veloce.

• Precisione: Minimizza gli errori assicurando che i numeri degli articoli siano correttamente abbinati.

• Comodità: Semplifica il flusso di lavoro automatizzando il processo di abbinamento dopo l'inserimento manuale iniziale.

La schermata di corrispondenza PO ha scorciatoie dedicate per semplificare il processo di corrispondenza:

• Tab – Si sposta tra i diversi punti di menu nella barra laterale, consentendo una navigazione rapida senza cliccare.

• Control + M – Si sposta tra i pulsanti disponibili nella sezione di corrispondenza PO, aiutando gli utenti a navigare efficientemente tra le opzioni di azione.

• Enter – Seleziona o clicca il pulsante attualmente focalizzato, confermando le azioni senza dover utilizzare il mouse.

• Control + H – Apre la documentazione per la corrispondenza PO, fornendo accesso immediato all'assistenza.

• Control + K – Apre il menu delle scorciatoie da tastiera, visualizzando tutte le scorciatoie disponibili per questa sezione.

• Control + D – Abilita o disabilita la modalità di formazione degli ordini di acquisto, consentendo agli utenti di passare tra modalità normale e modalità di formazione.

• Control + A – Esegue la corrispondenza automatica degli ordini di acquisto.

• Control + S – Salva il documento, assicurando che tutte le modifiche siano memorizzate correttamente.

• Control + R – Rifiuta il documento, contrassegnandolo per revisione o verifica aggiuntiva.

• Control + E – Esporta il documento, generando un file di esportazione basato sulle impostazioni applicate.

• Control + F – Apre la funzione di ricerca degli ordini di acquisto, consentendo agli utenti di localizzare rapidamente ordini di acquisto specifici.

• Control + P – Seleziona la prima riga delle righe dell'ordine di acquisto, rendendo facile iniziare a lavorare con i dati dell'ordine.

• Control + L – Seleziona la prima riga delle righe della fattura, consentendo un accesso rapido ai dettagli della fattura.

• Control + Left Click – Seleziona o deseleziona righe dell'ordine di acquisto, abilitando la selezione flessibile di più voci.

• Control + C – Seleziona righe dell'ordine di acquisto per iniziare a mappare alle righe della fattura, impostando il processo di mappatura.

• Control + V – Mappa le righe dell'ordine di acquisto selezionate alle righe della fattura, collegando i dati in modo efficiente.

• Option + Shift + Left Click – Seleziona tutte le righe dell'ordine di acquisto tra la prima riga selezionata e l'ultima riga selezionata, semplificando il processo di selezione in blocco.