Questo documento fornisce una guida completa su come utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto all'interno della piattaforma ERP. Il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto automatizza la conciliazione degli ordini di acquisto con le fatture in arrivo, garantendo che le transazioni finanziarie siano accurate e le discrepanze siano affrontate prontamente.
Per iniziare a utilizzare il sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto, assicurati di avere i permessi necessari impostati dal tuo amministratore di sistema. Avrai bisogno di accedere sia ai dati dell'ordine di acquisto che ai dati della fattura corrispondente all'interno del sistema.
Accesso ai moduli dell'ordine di acquisto e della fattura all'interno del sistema ERP.
Autorizzazioni utente appropriate per visualizzare e abbinare documenti finanziari.
Estrazione Automatica dei Dati: Estrae e interpreta automaticamente i dati dalle fatture digitali.
Confronto dei Dati: Confronta i dati della fattura estratti con i dati dell'ordine di acquisto esistenti.
Verifica dell'Abbinamento: Verifica gli abbinamenti in base a regole e tolleranze predefinite.
Segnalazione delle Discrepanze: Identifica e segnala eventuali discrepanze tra fatture e ordini di acquisto.
Registro delle Verifiche: Mantiene un registro di tutte le azioni per conformità e revisione.
L'interfaccia del sistema di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto include tipicamente i seguenti componenti:
Dashboard: Panoramica dello stato dell'abbinamento e delle attività recenti.
Strumenti di Ricerca e Filtraggio: Capacità di cercare e filtrare ordini di acquisto e fatture.
Record Abbinati: Sezione che mostra i record abbinati con successo.
Discrepanze: Sezione che mostra i record con discrepanze che necessitano di revisione o azione.
Report: Accesso a report dettagliati e opzioni di esportazione.
Vai al modulo di Corrispondenza dell'Ordine di Acquisto dal menu principale del tuo sistema ERP.
Importazione Automatica: Se il tuo sistema è configurato per l'acquisizione automatica dei dati, le fatture verranno importate automaticamente nel sistema.
Caricamento Manuale: Se necessario, carica manualmente i file delle fatture nel sistema utilizzando l'interfaccia fornita.
Revisiona le fatture che sono state abbinati automaticamente agli ordini di acquisto.
Verifica i dettagli dell'abbinamento, inclusi i numeri degli articoli, le quantità e i prezzi.
Accedi alla sezione Discrepanze per revisionare eventuali fatture che non hanno potuto essere abbinati automaticamente.
Regola manualmente le quantità o i prezzi secondo necessità , o segnala la fattura per ulteriore revisione.
Per le fatture non abbinati automaticamente:
Utilizza gli strumenti di ricerca e filtraggio per trovare l'ordine di acquisto corrispondente.
Verifica e abbinare manualmente la fattura all'ordine di acquisto.
Questa funzionalità ti aiuta a gestire e riconciliare i numeri degli articoli tra il tuo sistema e i tuoi fornitori. Spesso, i numeri degli articoli che usi internamente potrebbero non corrispondere ai numeri degli articoli utilizzati dai tuoi fornitori. Docbits semplifica la gestione di queste discrepanze creando una mappatura tra i tuoi numeri di articolo e quelli dei tuoi fornitori.
Corrispondenza Manuale:
La prima volta che incontri una discrepanza tra il tuo numero di articolo e il numero di articolo del tuo fornitore, devi abbinarli manualmente.
Puoi farlo inserendo il corretto numero di articolo del fornitore corrispondente al tuo numero di articolo interno.
Corrispondenza Automatica:
Una volta che hai abbinato manualmente un numero di articolo con il numero di articolo del fornitore, Docbits memorizza questa mappatura.
La prossima volta che lo stesso articolo appare, Docbits lo abbinerà automaticamente in base alla mappatura memorizzata, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
ID Fornitore: L'identificatore univoco per il fornitore.
Numero Articolo: Il tuo numero di articolo interno per il prodotto.
Numero Articolo Fornitore: Il numero di articolo corrispondente utilizzato dal fornitore.
Azione: Opzioni per gestire le mappature, come eliminare mappature errate.
Vedi qui anche la Sezione Amministratore
Efficienza: Riduce la necessità di inserimenti manuali ripetuti, rendendo il processo più veloce.
Precisione: Minimizza gli errori assicurando che i numeri degli articoli siano correttamente abbinati.
Comodità : Semplifica il flusso di lavoro automatizzando il processo di abbinamento dopo l'inserimento manuale iniziale.
Docbits è un sistema avanzato progettato per automatizzare l'abbinamento dei dati degli ordini di acquisto (PO) con i documenti delle fatture in arrivo. Questo strumento è specificamente progettato per una gestione efficiente e l'elaborazione dei dati delle fatture all'interno dei sistemi ERP. Questa documentazione spiega le basi dell'abbinamento automatico tramite Docbits e definisce le regole specifiche necessarie per un abbinamento riuscito.
Estrazione dei Dati: Docbits inizia il processo estraendo i dati rilevanti dai documenti delle fatture digitalizzate. Tipicamente, questi dati includono numeri di articolo, quantità e prezzi unitari di ciascuna riga della fattura. La precisione di questa estrazione è cruciale, poiché costituisce la base per il successivo processo di abbinamento.
Confronto con i Dati PO: I dati estratti vengono confrontati con le informazioni corrispondenti negli ordini di acquisto memorizzati. Docbits verifica se i numeri di articolo, le quantità e i prezzi corrispondono a quelli nei PO. Per un abbinamento riuscito, i dati nelle fatture devono corrispondere ai dati negli ordini di acquisto, considerando le soglie di tolleranza definite.
Abbinamento Automatico: Sulla base dei risultati del confronto, Docbits esegue l'abbinamento. Il sistema verifica se i criteri di abbinamento rientrano nei limiti di tolleranza impostati. Se questi criteri sono soddisfatti, l'abbinamento è considerato riuscito.
Reportistica: Dopo aver completato il processo di abbinamento, Docbits genera report che mostrano lo stato degli abbinamenti. Questi report informano sulle fatture abbinate con successo e identificano quelle con discrepanze.
Numero di Articolo: Il numero di articolo sulla fattura deve corrispondere esattamente al numero di articolo nell'ordine di acquisto. Non c'è tolleranza per deviazioni nei numeri di articolo.
Quantità : La quantità di merci consegnate sulla fattura può variare entro un intervallo di tolleranza predefinito. Tipicamente, una tolleranza del ±5% potrebbe essere accettabile per tenere conto di piccole differenze nelle quantità di consegna.
Prezzi: Le deviazioni di prezzo sono tollerabili fino a una soglia impostata. Una tolleranza comune potrebbe essere del ±2% del prezzo per accettare lievi differenze nelle dichiarazioni di prezzo che derivano da differenze di arrotondamento o fluttuazioni di valuta.
Abbinamento Completo: Tutti i punti dati (numero di articolo, quantità e prezzo) sono entro i limiti di tolleranza impostati.
Abbinamento Parziale: Uno o più punti dati deviano al di fuori dei limiti di tolleranza, ma le deviazioni sono minime e richiedono una revisione manuale.
Nessun Abbinamento: Deviazioni significative in uno o più punti dati che richiedono correzione immediata o ulteriori indagini.
La definizione precisa di queste regole e l'impostazione dei limiti di tolleranza sono cruciali per l'efficienza dell'abbinamento automatico e la riduzione degli interventi manuali. Docbits consente una configurazione flessibile di questi parametri per soddisfare le esigenze di varie aziende e settori.
