Prerequisites

You have created:

• An ION API Endpoint

• An ION API File

• A BOD Mapping File

• An IDM Mapping File

Import Mapping Files

Before you set up the data flow, you need to import the mapping files into InforOS

In ION Desk → Connect and open Mappings

Click on the Import icon

• From here you need to select the various mapping files you will need which include: SyncCaptDoc_SyncSuppInv, SyncSupplierInvoice_LoadSupplierInvoice, and LoadSupplierInvoice_ProcessSupplierInvoice.

• Once you have imported all the mappings files, make sure to approve each of them by clicking the tick icon within each of their squares on the Mapping dashboard.

DocBits to LN

The next step is to setup the Data Flow in ION Desk, navigate to the ION Desk application and select Data Flow → + ADD → Document Flow like below

You will then see this page, this is where you will build the flow of information from DocBits to M3

An LN data flow will look similar to what is shown below (there are multiple paths due to each individual path being meant for a specific document type, for this explanation we will focus on the invoice data flow).

All parts of the chain are dragged and dropped from the top section

In the chain, DocBits and LN are both Applications whereas in between them there are mappings that convert the data into a form that can be understood by the next section of the dataflow and “map” the information so that it goes to where it is needed or meant too.

DocBits Application

Give it the appropriate name such as “DocBits” then select the plus sign and search for the connection point you created earlier such as DocBits_Export or similar and click on it.

To create this connection point, go to ION Desk → Connect → Connection Points

Click “+ Add”

Select “IMS via API Gateway” and fill in the following information

The ION API Client ID is in the ION API File you created at How to Create an ION API File under the “ci” value.

Switch to the document tab, and add the Sync.CaptureDocument BOD to the DocBits connection point like below.

Then save the connection point by pressing the disk icon in the upper-left corner.

Navigate back to the Dataflow section of ION Desk to access your dataflow. Your DocBits application should look similar to what is shown below.

Mapping 1

The first mapping node should look as follows

Mapping 2

The second mapping node should look as follows

LN Application

There should already be an LN or similarly named connection point (for the appropriate LN company) created in INFOR so, just like the DocBits Application you select it by clicking the “+” sign and it should look as follows

BODs

The following configurations should look as follows:

First

Second

Third

The last icon should be empty as it is not carrying any document or information.

Once you have added all necessary nodes to the data flow, press this button to activate the data flow

Übersicht:

Dieser Leitfaden führt Sie durch den Einrichtungsprozess, um sicherzustellen, dass Steuercodes korrekt von DocBits nach LN exportiert werden.

Einzelne Steuercodes

Schritt 1: Liste von Werten einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Dokumentenverarbeitung -> Liste von Werten.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Erstellen Sie eine Liste mit dem Namen Tax_Country und klicken Sie auf Speichern.
4. Erstellen Sie die folgenden drei zusätzlichen Listen:

   • Tax_Code_Full

   • Tax_Code_Reduced

   • Tax_Code_Free
5. Klicken Sie auf eine der neu erstellten Listen, um sie zu öffnen. Drücken Sie dann die Schaltfläche Zeile hinzufügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
6. Geben Sie die gewünschten jeweiligen Werte aus LN ein und drücken Sie Speichern, um die Änderungen zu speichern.

   • Wenn Sie mehrere Werte haben, können Sie auf Weitere Werte hinzufügen klicken, um diese hinzuzufügen.

   • HINWEIS: Sie finden die Steuercodes in LN unter: Common → Taxation → Master Data → Tax Codes → Tax Codes by Country

Schritt 2: Felder in DocBits hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Dokumenttypen.
2. Wählen Sie das Menü Felder für den Dokumenttyp, in dem Sie die Felder hinzufügen möchten.
3. Unter Mehrwertsteuer & Beträge erstellen Sie sechs neue Felder wie folgt:

1. Nach dem Speichern jedes Feldes klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Änderungen anzuwenden.

Schritt 3: Layout bearbeiten

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Dokumenttypen.
2. Öffnen Sie das Menü Layout bearbeiten für den Dokumenttyp, den Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie die entsprechende Dokumentenherkunft aus, für die Sie die Steuercodes anwenden möchten.
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Tax Details.
5. Erweitern Sie das Dropdown-Menü Form-Elemente.

6. Verwenden Sie im Abschnitt Tax Details den Horizontal Separator. Ziehen Sie ihn zwischen die Unterabschnitte in Tax Details, um diese klar zu trennen und es übersichtlich zu halten.
7. Erweitern Sie das Dropdown-Menü Felder.

8. Suchen Sie nach Tax Country und ziehen Sie das Feld in den entsprechenden Bereich.
9. Suchen Sie nach Tax Code und ziehen Sie das Feld in den entsprechenden Bereich.
10. Speichern Sie die Vorlage.

Schritt 4: Überprüfen, ob alles funktioniert hat

Nachdem Sie ein neues Dokument in DocBits mit den ausgewählten korrekten Dokumenteneinstellungen hochgeladen haben, sollten Sie jetzt in der Lage sein, die Steuercodes auszuwählen, die Sie in Schritt 1 zu den Listen von Werten hinzugefügt haben.

Mehrere Steuercodes

Schritt 1: Liste von Werten einrichten

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Dokumentenverarbeitung -> Liste von Werten.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Erstellen Sie eine Liste mit dem Namen Tax_Country und klicken Sie auf Speichern.
4. Erstellen Sie die folgenden drei zusätzlichen Listen:

   • Tax_Code_Full

   • Tax_Code_Reduced

   • Tax_Code_Free
5. Klicken Sie auf eine der neu erstellten Listen, um sie zu öffnen. Drücken Sie dann die Schaltfläche Zeile hinzufügen, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
6. Geben Sie die gewünschten jeweiligen Werte aus LN ein und drücken Sie Speichern, um die Änderungen zu speichern.

   • Wenn Sie mehrere Werte haben, können Sie auf Weitere Werte hinzufügen klicken, um diese hinzuzufügen.

   • HINWEIS: Sie finden die Steuercodes in LN unter: Common → Taxation → Master Data → Tax Codes → Tax Codes by Country

Schritt 2: Felder in DocBits hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Dokumenttypen.
2. Wählen Sie das Menü Felder für den Dokumenttyp, in dem Sie die Felder hinzufügen möchten.
3. Unter Mehrwertsteuer & Beträge erstellen Sie sechs neue Felder wie folgt:

1. Nach dem Speichern jedes Feldes klicken Sie auf Einstellungen speichern, um die Änderungen anzuwenden.

Schritt 3: Layout bearbeiten

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Globale Einstellungen -> Dokumenttypen.
2. Öffnen Sie das Menü Layout bearbeiten für den Dokumenttyp, den Sie bearbeiten möchten.
3. Wählen Sie die entsprechende Dokumentenherkunft aus, für die Sie die Steuercodes anwenden möchten.
4. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Tax Details.
5. Erweitern Sie das Dropdown-Menü Form-Elemente.

6. Verwenden Sie im Abschnitt Steuerdetails das Sub Group Werkzeug. Ziehen Sie es neben ein vorhandenes Feld.
7. Um Ihrer Sub Group einen Namen zu geben, klicken Sie auf die Sub Group und geben Sie den gewünschten Namen im Feld Label ein.
8. Ziehen Sie die Felder, die zu dieser Gruppe gehören, in das Sub Group Feld.
9. Erweitern Sie das Dropdown-Menü Felder.

10. Suchen Sie nach Tax und ziehen Sie die entsprechenden Felder, wie Tax Country und Tax Code, in die entsprechende Sub Group.
11. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 10 zwei Mal, um den folgenden Zustand zu erreichen:
12. Speichern Sie die Vorlage.

Schritt 4: Überprüfen, ob alles funktioniert hat und die resultierenden Änderungen

Nachdem Sie ein neues Dokument in DocBits mit den ausgewählten korrekten Dokumenteneinstellungen hochgeladen haben, können Sie die Steuercodes auswählen, die Sie in Schritt 1 hinzugefügt haben, und mehrere Steuercodes hinzufügen, die in Schritt 3 konfiguriert wurden.

• Das Dokument beginnt mit drei verschiedenen Abschnitten: einem für Steuerbeträge voll, einem für Steuerbeträge reduziert und einem für Steuerbeträge frei.

• Durch Klicken auf die Plus-Schaltfläche innerhalb eines Abschnitts wird eine Duplikation erstellt, die mehrere Einreichungen zum ausgewählten Steuersatz ermöglicht.

• Abschnitte können durch Klicken auf die Entfernen-Schaltfläche gelöscht werden.

• Gesamtbeträge werden als Summe aller Abschnitte berechnet.

• Die Validierung des Gesamtbetrags wird basierend auf allen Steuerabschnitten geändert.

• Skripte für neue Abschnitte können nur angewendet werden, nachdem Felder zur Ansicht hinzugefügt wurden.

Hinweis für LN:

In LN wird die USt-Position basierend auf der Positionsnummer aus dem Dropdown-Menü Steuercode/Steuerland ausgefüllt. Nur die Positionsnummer wird zum Export gesendet.

Export-Mapping

Um die Steuerzeile mit der Kostenzeile zu verknüpfen:

1. Fügen Sie TaxLine zur Liste InvoiceCostFields hinzu.

2. Fügen Sie den folgenden Eintrag hinzu, der dem Beispiel unten folgt: ICF_TaxLine = TF_position