> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/cards-overview/task-assignment-guide.md). # 任务分配与创建卡片 ## 任务分配与创建卡片 — 完整指南 \*\*涵盖内容：\*\*12 个任务相关卡片 *** 本页介绍的任务卡片位于工作流构建器的 **Then** 组中，也就是 **When/And** 条件匹配后执行的操作：

包含 When、And 和 Then 卡片组的工作流构建器画布 — 通过 **Add Card** 将任务和创建卡片添加到 **Then** 组。

*** ### 📌 版本信息 \*\*演进最多的卡片：\*\*tasks\_create（共 4 个版本，最新为 v4） \*\*其他多版本卡片：\*\*ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP（v4）、ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP（v3）、ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK（v3）、ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS（v3） **主要变更：** * \*\*v3 → v4 演进：\*\*移除了决策树方案，新增通用工作项类型（Task、Ticket、Issue） * \*\*v2 → v3 迁移：\*\*增加了决策树支持（目前已基本弃用） 📖 [完整版本历史](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/tree/main/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-task-management-cards) | [卡片版本数据库](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/tree/main/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ### 概述任务卡片用于为团队成员创建工作分配。当发票需要审批时，您可以自动创建任务并将其分配给合适的人员。 *** ## 创建基本任务 ### 卡片：tasks\_create / 创建任务并分配给用户 #### 用途创建任务并将其分配给指定人员 #### 适用场景 * 发票需要由特定人员审核 * 需要指定个人审批 * 需要将工作交接给特定团队成员 #### 参数 **标题** 任务名称或主题 ``` 示例: "Review Invoice #INV-2025-001 for approval" ``` **描述** 任务详情 ``` 示例: "Invoice from Supplier ABC needs review. Amount: €5000 Deadline: 2025-10-30 Please verify pricing and quality." ``` **优先级** * 🔴 \*\*高：\*\*紧急，立即处理 * 🟡 \*\*中：\*\*普通优先级 * 🟢 \*\*低：\*\*可以稍后处理 **分配用户** 接收任务的人员 ``` 示例: John Smith (Finance Manager) ``` **电子邮件通知** 是否向被分配人员发送电子邮件提醒？ ``` ✅ 是：人员会收到电子邮件 ❌ 否：任务仅显示在系统中 ``` #### 示例 ``` Condition（条件）: "Invoice amount > €10,000" ↓ Create Task（创建任务）: - Title（标题）: "High-Value Invoice Review Required" - Description（描述）: "Invoice #INV-2025-789 for €15,000 needs approval" - Priority（优先级）: High - Assigned to（分配给）: Sarah Johnson (Finance Approver) - Send Email（发送电子邮件）: Yes ↓ Sarah 收到任务和电子邮件通知 ``` *** ### 卡片：ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP / 为组创建任务 #### 用途创建任务并分配给一个组（所有成员都可以看到） #### 适用场景 * 多人都可以执行此任务 * 任务面向团队，而非个人 * 由最先有空的人员处理 #### 与个人任务的区别 ``` 个人任务： - 只有 John 能看到 - 必须由 John 完成 - 其他人看不到群组任务： - 群组中的每个人都能看到 - 群组中的任何成员都可以认领 - 工作量得以分配 ``` #### 工作流示例 ``` 文档到达 ↓ Condition（条件）: "Is supplier new?" ↓ 为采购团队创建任务: - Title（标题）: "Verify New Supplier Details" - Description（描述）: "Please validate supplier information" - Priority（优先级）: Medium - Group（组）: Procurement Team (10 members) - Notify（通知）: Yes ↓ 采购团队的全部 10 名成员都能看到该任务由第一位有空的成员接手 ``` *** ### 卡片：ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS #### 用途根据决策表逻辑创建任务 #### 工作方式 ``` Decision Table Returns（决策表返回）: 如果发票来自 Supplier A → 分配给采购部门如果发票来自 Supplier B → 分配给质量团队如果发票来自 Supplier C → 分配给财务部门系统会根据满足的条件自动创建并分配任务 ``` #### 适用场景 * 不同供应商需要不同的审批流程 * 根据多个因素进行复杂路由 * 根据文档类型分配给不同团队 #### 示例 ``` 文档：来自 ABC Corp (Supplier A) 的发票 ↓ 决策表检查：供应商是哪一家？ ↓ 结果：Supplier A → 采购团队 ↓ 创建任务并分配给采购团队 ``` *** ### 卡片：ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL #### 用途根据决策表依次创建任务。任务按优先级顺序逐个分配 #### 适用场景 * 需要按顺序进行多次审批 * 工作流审批链 * 每个人审核后再交给下一位 #### 工作方式 ``` 步骤 1：为采购经理创建任务 (优先级 1) ↓ 步骤 2：采购经理审批 ↓ 步骤 3：为财务经理创建任务 (优先级 2) ↓ 步骤 4：财务经理审批 ↓ 步骤 5：导出 ``` #### 优先级系统 ``` 优先级 1 → 分配给：Person A 优先级 2 → 分配给：Person B 优先级 3 → 分配给：Person C 必须按顺序完成 (1→2→3) ``` #### 配置示例 ``` Decision Table Returns（决策表返回）: Level 1: Sarah Johnson (Finance) Level 2: Mike Smith (Manager) Level 3: Director (for approval) Task Flow（任务流程）: 1. Sarah 审核 → 添加评论 2. 转交给 Mike → 他进行审核 3. 转交给 Director → 最终审批 4. 全部完成 → 导出 ``` *** ### 卡片：ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL #### 用途将文档分配给一位用户，并创建顺序任务 #### 适用场景 * 同时分配文档并创建任务 * 文档需要由特定人员审核 * 同时跟踪文档分配和任务创建 #### 工作方式 ``` 会同时发生两件事： 1. 文档分配给：Person A 2. 为 Person A 创建任务通过一次操作完成 ``` #### 示例 ``` 高金额发票到达 ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_USER_SEQUENTIAL: - 将文档分配给: Finance Manager - 创建任务: "Review & Approve High Value Invoice" - Priority（优先级）: High ↓ 文档和任务都会转交给 Finance Manager ``` *** ### 卡片：ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途将文档分配给一个组并创建任务 #### 适用场景 * 文档需要由一个组处理 * 需要跟踪任务创建 * 先创建初始任务，再分配文档 #### 示例 ``` 新供应商评估 ↓ ACTION_CREATE_TASK_FOR_GROUP_SEQUENTIAL: - 将文档分配给: Supplier Management Group - 创建任务: "Evaluate New Supplier Credentials" - 将任务分配给: 同一组 - Priority（优先级）: Medium ↓ 组内成员都能看到文档和任务 ``` *** ## 创建高级任务 ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP #### 用途为特定设施组创建任务 #### 适用场景 * 面向仓库或设施团队的任务 * 特定设施的运营工作 * 需要考虑实际地点 #### 示例 ``` 文档：发货通知 ↓ 为设施群组创建任务： - 群组：Berlin Warehouse Team - 任务："Prepare items for shipment" - 行项目：来自文档 ↓ 柏林仓库团队会收到任务 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途在多个设施之间依次分配任务 #### 适用场景 * 涉及多个设施的运营 * 任务在不同设施之间流转 * 按顺序处理设施相关工作 #### 工作方式 ``` 工厂 A (步骤 1)：生产 ↓ 质量检查 (步骤 2)：验证 ↓ 仓库 (步骤 3)：包装 ↓ 发货 (步骤 4)：派送 ``` #### 示例 ``` 制造业文档 ↓ 创建顺序任务: - 任务 1: Factory A（制造）- 优先级 1 - 任务 2: Quality Team（测试）- 优先级 2 - 任务 3: Warehouse（打包）- 优先级 3 - 任务 4: Shipping（发运）- 优先级 4 ↓ 每个团队完成后 → 转交给下一个团队 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### 用途为采购部门创建任务 #### 适用场景 * 面向采购团队的任务 * 供应商管理任务 * 采购相关工作 #### 示例 ``` 供应商状态变更通知 ↓ 为采购群组创建任务： - 任务："Update supplier records" - 供应商：ABC Corp - 操作：将状态更改为 'On Hold' - 优先级：High ↓ 采购团队会收到通知 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途在采购部门内部依次路由任务 #### 适用场景 * 多步骤采购流程 * 采购审批链 * 升级处理路径 #### 示例 ``` 收到采购申请 ↓ 步骤 1：采购员验证 (优先级 1) ↓ 步骤 2：审批人审批 (优先级 2) ↓ 步骤 3：主管签字确认 (优先级 3) ↓ 所有签字确认完成 → 发送给供应商 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### 用途从文档字段中获取用户并分配任务。如果找不到该用户，则使用备用用户 #### 适用场景 * 用户信息存储在文档字段中 * 文档指定了审核人员 * 指定用户不可用时有备用人员 #### 工作方式 ``` 文档包含字段："Approver Name: John Smith" 卡片检查：系统中是否有 John？ If YES → 将任务分配给 John If NO → 分配给备用用户 (Sarah) ``` #### 示例 ``` 发票字段："Contact: Mike Johnson" 尝试将任务分配给 Mike Johnson ↓ 如果系统中不存在 Mike： ↓ 使用备用人员：团队负责人 (Robert Brown) ``` #### 参数 ``` - 要读取的字段："Approver Name" - 备用用户：Robert Brown - 任务详情：标题、描述、优先级 ``` *** ## 常用任务参数所有任务卡片都使用以下参数： #### 标题 ``` 好："Review Invoice #INV-12345 - €5000 - Supplier ABC" 不好："Approve something" ``` #### 描述 ``` 应包含： ✅ 要做什么 ✅ 截止日期 ✅ 任何特殊要求 ✅ 联系谁 ✅ 文档链接 ``` #### 优先级 ``` 🔴 HIGH（高） - 需在数小时内处理 - 会阻塞其他流程 - 示例：缺少供应物资、紧急审批 🟡 MEDIUM（中） - 常规处理 - 正常时限 - 示例：常规发票审核 🟢 LOW（低） - 可以等待数天/数周 - 非紧急 - 示例：归档旧文档 ``` #### 截止日期（如有） ``` 任务应在什么时候之前完成？示例：2025-10-30 (从现在起 5 天) ``` *** ## 任务工作流场景 ### 场景 1：简单审批 ``` 收到发票 (€2000) ↓ 条件：金额是否在 €1000-€5000 之间？ ↓ 是：为财务经理创建任务 ↓ 财务经理审核并批准 ``` ### 场景 2：多级审批 ``` 收到发票 (€50,000 - 高价值) ↓ 创建顺序任务： 1. 财务团队 (初步审核) 2. 财务经理 (审批) 3. 主管 (最终签字确认) ↓ 每个层级完成后 → 开始下一个层级 ``` ### 场景 3：并行任务 ``` 发票到达（来自新供应商） ↓ 创建任务 1: 质量团队（验证供应商）创建任务 2: 财务团队（检查价格）创建任务 3: 采购部门（检查合同） ↓ 所有团队同时开展工作继续下一步前，所有任务都必须完成 ``` ### 场景 4：条件路由 ``` 收到发票 ↓ 决策表： If 金额 > €10k → 分配给主管 If 金额 €1k-€10k → 分配给经理 If 金额 < €1k → 分配给团队负责人 ↓ 为相应人员创建任务 ``` *** ## 任务分配最佳实践 ✅ **建议：** * 在任务标题中加入具体信息 * 设置合适的优先级 * 设置切实可行的截止日期 * 通知被分配人员 * 添加文档链接 * 使用清晰且可执行的描述 ❌ **避免：** * 创建含糊的任务标题（“审核一下”） * 将所有任务都设为高优先级 * 忘记通知被分配人员 * 为同一项工作创建多个任务 * 将任务分配给无法处理的人员 *** ## 任务故障排除 ### “任务未分配给任何人” \*\*原因：\*\*用户不存在或组为空 **解决方法：** * 核对用户名拼写 * 检查用户在系统中是否处于启用状态 * 确认组内有成员 * 必要时使用备用用户 ### “对方说没有收到通知” \*\*原因：\*\*电子邮件通知已禁用，或电子邮件地址错误 **解决方法：** * 检查是否已启用“Send Email”复选框 * 核实收件人电子邮件地址 * 检查垃圾邮件文件夹 * 手动重新发送通知 ### “任务分配给了错误的人” \*\*原因：\*\*路由逻辑不正确 **解决方法：** * 检查决策表条件 * 核实备用设置 * 使用示例文档进行测试 * 检查用户名是否有拼写错误 ### “创建了太多任务” \*\*原因：\*\*卡片被多次触发 **解决方法：** * 检查条件是否足够具体 * 确认每份文档只运行一次该卡片 * 检查“And”条件 * 添加其他筛选条件 *** ## 任务卡片对比表 | 卡片 | 创建任务 | 分配对象 | 适用时机 | | ----------------------------------------------------------- | ---- | ------- | ---- | | tasks\_create | 是 | 个人 | 始终 | | ACTION\_TASK\_FOR\_GROUP | 是 | 组 | 始终 | | ACTION\_DECISION\_TREE\_CREATE\_TASKS | 是 | 决策表结果 | 有条件 | | ACTION\_DECISION\_TREE\_TASKS\_SEQUENTIAL | 是 | 多人（依次） | 有条件 | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER\_SEQUENTIAL | 是 | 用户与文档 | 有条件 | | ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_GROUP\_SEQUENTIAL | 是 | 组与文档 | 有条件 | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP | 是 | 设施组 | 有条件 | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | 是 | 多个设施 | 有条件 | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | 是 | 采购团队 | 有条件 | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | 是 | 多人（依次） | 有条件 | | ACTION\_ASSIGN\_TASK\_TO\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | 是 | 字段/备用用户 | 有条件 | *** ## 相关卡片 * **ACTION\_ASSIGN\_DOCUMENT\_TO\_USER** - 分配文档但不创建任务 * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - 直接通知相关人员 * **STAUS\_CHANGE** - 更改状态，而不是创建任务 * **RUN\_WORKFLOW** - 触发其他工作流 --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/cards-overview/task-assignment-guide.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.