> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/cards-overview/assignment-user-guide.md). # 文档分配与用户卡片 ## 文档分配与用户卡片 - 完整指南 \*\*涵盖：\*\*13 个分配和用户相关卡片 *** 本页中的卡片位于 Workflow Builder 的 **Then** 组中——当 When/And 条件匹配时执行的操作：
Workflow Builder 画布，包含 When、And 和 Then 卡片组

通过 Add Card 将分配和用户卡片添加到 Then 组。

*** ### 📌 版本信息 **多版本卡片：** DOC\_USER\_ASSIGN（最新版本 v2，v3 已弃用）、DOC\_GROUP\_ASSIGN（最新版本 v2，v3 已弃用）、OC\_ASSIGN\_DOC（v2） \*\*重要：\*\*v3 版本增加了决策树支持，但现已弃用。\*\*建议：\*\*DOC\_USER\_ASSIGN 和 DOC\_GROUP\_ASSIGN 均使用 v2 📖 [完整版本历史](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/tree/main/readme/administration-and-setup/changelog/release.md#-assignment--routing-cards) | [卡片版本数据库](https://github.com/Fellow-Consulting-AG/docbits/tree/main/readme/DocFlow/docs/card_version.md) *** ## 基本文档分配 ### 卡片：DOC\_USER\_ASSIGN / 将文档分配给用户 #### 用途 将文档分配给特定人员，由其处理 #### 适用场景 * 需要由特定人员审核文档 * 将工作移交给某位团队成员 * 跟踪责任归属 * 将工作分配给指定人员 #### 工作方式 ``` 文档“分配给”= John Smith 只有 John 能在“分配给自己”中看到该文档 John 负责处理此文档 ``` #### 示例 ``` 收到发票 ↓ 将文档分配给：John Smith（财务经理） ↓ 只有 John 能在“分配给自己”中看到该文档 John 必须处理该文档 ``` #### 参数 ``` 用户：[选择人员] ``` #### 注意 分配意味着： * 对该人员而言，文档会显示为“分配给我” * 该人员负责处理文档 * 其他人仍可查看文档（但文档不会显示为分配给他们） * 每份文档同一时间只能有一个分配对象 *** ### 卡片：DOC\_GROUP\_ASSIGN / 将文档分配给组 #### 用途 将文档分配给一个组（所有成员都会看到文档已分配给他们） #### 适用场景 * 文档由团队处理，而非某个个人 * 多人都可以处理 * 共同承担责任 * 在团队之间分配工作量 #### 工作方式 ``` 文档“分配给”= 财务团队（10 人） 所有 10 名团队成员都能在“分配给我的组”中看到该文档 任何团队成员都可以处理该文档 ``` #### 示例 ``` 收到新的供应商发票 ↓ 将文档分配给：采购团队 ↓ 所有采购团队成员都能看到该文档 由第一位有空的人员处理 ``` #### 参数 ``` 组：[选择组] ``` #### 区别 ``` 个人分配： - 由一个人负责 - 此人会看到“Assigned to Me” - 其他人看不到该分配 群组分配： - 由团队负责 - 所有成员都会看到“Assigned to My Group” - 任何人都可以认领/处理 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE #### 用途 根据决策表逻辑分配文档 #### 适用场景 * 不同供应商需要由不同人员处理 * 根据金额进行分配 * 复杂的路由逻辑 * 根据多个条件进行分配 #### 工作方式 ``` 决策表逻辑： 如果供应商 = "ABC Corp" → 分配给：采购团队 如果供应商 = "XYZ Inc" → 分配给：直属经理 如果金额 > €10000 → 分配给：财务总监 文档到达 ↓ 检查：匹配哪个条件？ ↓ 据此分配 ``` #### 示例：按金额分配 ``` 发票：来自 ABC Corp 的 €2000 发票 决策表检查： 金额是否 > €10000？否 金额是否 > €5000？否 金额是否 > €1000？是 结果：分配给：财务经理 ``` #### 示例：按供应商分配 ``` 来自：优选供应商的发票 决策表： 如果是优选供应商 → 财务团队 如果是新供应商 → 采购经理 如果已列入黑名单 → 总监审核 结果：分配给：财务团队 ``` #### 参数 ``` 决策表：[选择决策表] （决策表包含分配逻辑） ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL #### 用途 根据带有优先级的决策表按顺序分配文档 #### 适用场景 * 多个连续审批 * 不同级别由不同人员处理 * 根据金额设置审批链 * 设置升级路径 #### 工作方式 ``` 第一个决策：谁先审批？ ↓ 分配给：人员 1 ↓ 人员 1 审批 ↓ 第二个决策：接下来由谁审批？ ↓ 分配给：人员 2 ↓ 人员 2 审批（最终审批） ↓ 文档完成 ``` #### 优先级系统 ``` 优先级 1：第一次分配 优先级 2：第二次分配 优先级 3：第三次分配 （依此类推） 每个步骤都必须完成后，才能开始下一步 ``` #### 示例：多级审批 ``` 发票：€50,000 决策表： €1k-€5k → 分配给：财务经理（优先级 1） €5k-€20k → 然后：分配给：财务总监（优先级 2） €20k+ → 然后：分配给：CFO（优先级 3） 发票流程： 1. 财务经理审核 → 批准 2. 财务总监审核 → 批准 3. CFO 审核 → 最终批准 每个步骤都取决于上一步是否完成 ``` #### 参数 ``` 决策表：[选择] 优先顺序：[由决策表决定] ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL #### 用途 按顺序优先级将文档分配给用户 #### 适用场景 * 文档需要由特定人员处理 * 需要明确的顺序处理流程 * 按顺序进行单次分配 #### 工作方式 ``` 将文档分配给：用户 A（优先级 1） ↓ 用户 A 处理 ↓ 然后：分配给用户 B（优先级 2） ↓ 用户 B 处理 ``` #### 示例 ``` 发票处理： 1. 分配给：应付账款文员 2. 然后：分配给：财务经理 3. 然后：分配给：总监 每个人依次处理 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途 按顺序将文档分配给多个组 #### 适用场景 * 需要多个组审批 * 每个阶段由不同部门处理 * 按顺序进行团队处理 #### 工作方式 ``` 步骤 1：分配给组 A（质量团队） 质量团队进行验证 ↓ 步骤 2：分配给组 B（财务团队） 财务团队进行审核 ↓ 步骤 3：分配给组 C（采购部） 采购部进行审批 ``` #### 示例 ``` 新供应商入驻： 步骤 1：质量团队 - 评估供应商能力 - 检查认证 步骤 2：财务团队 - 检查付款条款 - 验证定价 步骤 3：采购团队 - 批准供应商 - 在系统中设置 文档会依次经过全部三个步骤 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP #### 用途 将文档分配给特定设施组 #### 适用场景 * 文档对应特定仓库或设施 * 基于设施开展运营 * 按地点进行处理 #### 示例 ``` 发货通知 分配给：柏林仓库团队 ↓ 柏林仓库处理发货 ↓ 或者 分配给：慕尼黑仓库团队 ↓ 慕尼黑仓库处理发货 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途 按顺序在多个设施之间进行分配 #### 适用场景 * 多地点处理 * 货物在多个设施之间流转 * 基于地点的工作流 #### 示例 ``` 制造订单： 步骤 1：Factory A（制造）- 制造产品 步骤 2：Quality Center（测试）- 测试产品 步骤 3：Distribution Center（包装）- 包装产品 步骤 4：Warehouse（存储）- 存放产品 文档/货物会依次经过每个环节 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP #### 用途 将文档分配给采购部门 #### 适用场景 * 由采购团队处理 * 与供应商相关的工作 * 与采购订单相关的工作 #### 示例 ``` 供应商评估文档 ↓ 分配给：采购组 ↓ 采购团队评估供应商 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL #### 用途 在采购部门内按顺序分配 #### 适用场景 * 多步骤采购流程 * 采购部门的审批链 #### 示例 ``` 采购申请： 步骤 1：采购员（创建采购订单） 步骤 2：审批人（审核） 步骤 3：总监（最终签批） 每个步骤依次进行 ``` *** ### 卡片：ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG / 更改文档子组织 #### 用途 将文档分配给其他子组织 #### 适用场景 * 选错组织 * 需要将文档转到正确的部门 * 组织架构调整 #### 工作方式 ``` 当前子组织：财务部 ↓ 更改为：会计部 ↓ 文档现在归属会计部 ``` #### 示例 ``` 文档适用于：柏林办公室 ↓ 确认应为：慕尼黑办公室 ↓ 将子组织更改为：慕尼黑办公室 ``` *** ### 卡片：ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT #### 用途 根据文档字段值更改子组织 #### 适用场景 * 字段中存储了子组织信息 * 根据字段将文档地点进行匹配 * 自动分配组织 #### 工作方式 ``` 文档字段：“Delivery_Location” = “Berlin” ↓ 决策表： 如果位置 = “Berlin” → 分配给：柏林子组织 如果位置 = “Munich” → 分配给：慕尼黑子组织 ↓ 文档已分配给：柏林子组织 ``` #### 示例 ``` 发票字段：“Cost Center: CC-Berlin-001” ↓ 系统识别出：柏林位置 ↓ 将文档更改为：柏林子组织 ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK #### 用途 根据字段将文档分配给用户；如果找不到该用户，则使用备用用户 #### 适用场景 * 文档字段中存储了用户名 * 该用户可能不存在于系统中 * 用户不可用时需要备用人员 #### 工作方式 ``` 文档字段：“Approver: John Smith” ↓ 尝试分配给：John Smith ↓ 如果系统中不存在 John： ↓ 使用备用用户：Sarah Johnson（经理） ↓ 文档已分配给：Sarah Johnson ``` #### 参数 ``` 来源字段：[包含用户名的字段] 备用用户：[如果找不到来源用户] ``` #### 示例 ``` 发票包含字段：“Contact Person: Mike Johnson” 尝试分配给：Mike Johnson ↓ 如果系统中没有 Mike： ↓ 改为分配给：财务经理（Robert） ``` *** ### 卡片：ACTION\_ASSIGN\_USER\_TO\_SUPPLIER #### 用途 将文档分配给负责该供应商的用户 #### 适用场景 * 用户与供应商关联 * 供应商客户经理 * 供应商关系负责人 #### 工作方式 ``` 文档供应商：ABC Corp ↓ 系统检查：谁负责管理 ABC Corp？ ↓ 分配给：John Smith（ABC Corp 客户经理） ``` *** ## 分配决策树 ### 决策表示例 1：按金额 ``` 金额 ≤ €1000 → 分配给：财务团队 金额 €1000-€5000 → 分配给：财务经理 金额 €5000-€20000 → 分配给：财务总监 金额 > €20000 → 分配给：首席财务官 ``` ### 决策表示例 2：按供应商 ``` 供应商类型 = “Preferred” → 分配给：客户经理 供应商类型 = “New” → 分配给：采购经理 供应商类型 = “Problem” → 分配给：采购总监 ``` ### 决策表示例 3：按文档类型 ``` 文档类型 = “Invoice” → 分配给：应付账款团队 文档类型 = “Credit Memo” → 分配给：财务经理 文档类型 = “PO” → 分配给：采购团队 ``` *** ## 分配工作流示例 ### 示例 1：简单路由 ``` 收到文档 ↓ 检查：供应商 = “ABC Corp”？是 ↓ 分配给：John Smith （John 负责 ABC Corp） ↓ John 审核并批准 ``` ### 示例 2：顺序审批 ``` 收到文档 ↓ 分配给：财务经理（步骤 1） ↓ 经理审核 ↓ 传递给：财务总监（步骤 2） ↓ 总监审核 ↓ 传递给：首席财务官（步骤 3） ↓ 首席财务官最终批准 ``` ### 示例 3：按金额路由 ``` 发票：€50,000 ↓ 决策表：金额 > €20k？ ↓ 是 → 分配给：首席财务官 ↓ 首席财务官直接批准 ``` ### 示例 4：按设施分配 ``` 发往：柏林办公室的货物 ↓ 分配给：柏林仓库团队 ↓ 然后分配给：柏林配送团队 ↓ 两个团队依次处理 ``` *** ## 分配最佳实践 ✅ **建议：** * 保持决策表简洁 * 使用样例测试路由逻辑 * 确保所有路径都有去向 * 为找不到用户的情况设置备用用户 * 记录路由决策 ❌ **避免：** * 创建循环分配（A→B→A） * 分配给不存在的用户（未设置备用用户时） * 让路由过于复杂 * 忘记测试路由 * 分配给不可用人员 *** ## 分配故障排查 ### “文档未分配” \*\*原因：\*\*条件不满足或用户不存在 **解决方案：** * 检查条件是否为真 * 确认用户存在于系统中 * 检查备用设置 * 查看决策表逻辑 ### “分配给了错误的人员” \*\*原因：\*\*决策表或路由逻辑不正确 **解决方案：** * 测试决策表 * 检查条件 * 确认用户映射 * 查看字段值 ### “分配似乎跳过了某个人” \*\*原因：\*\*顺序不正确 **解决方案：** * 检查优先级编号 * 确认顺序正确 * 使用样例进行测试 * 检查决策表的排序 *** ## 分配卡片对比 | 卡片 | 分配对象 | 路由类型 | 使用场景 | | ------------------------------------------------------- | --------- | ---- | -------- | | DOC\_USER\_ASSIGN | 个人 | 直接 | 简单分配 | | DOC\_GROUP\_ASSIGN | 组 | 直接 | 团队分配 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_BASED\_ON\_DECISION\_TABLE | 决策结果 | 条件式 | 复杂路由 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_DECISION\_TABLE\_SEQUENTIAL | 多个对象（按顺序） | 条件式 | 审批链 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_USER\_SEQUENTIAL | 用户（按顺序） | 有序 | 用户顺序处理步骤 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_GROUP\_SEQUENTIAL | 多个组（按顺序） | 有序 | 组顺序处理步骤 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP | 设施组 | 直接 | 特定设施处理 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_FACILITY\_GROUP\_SEQUENTIAL | 多个设施（按顺序） | 有序 | 多设施处理 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP | 采购部门 | 直接 | 采购工作流 | | ACTION\_ASSIGN\_DOC\_TO\_PROCUREMENT\_GROUP\_SEQUENTIAL | 采购部门（按顺序） | 有序 | 采购审批链 | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG | 子组织 | 直接 | 部门变更 | | ACTION\_CHANGE\_DOC\_SUBORG\_BY\_FIELD\_TEXT | 按字段分配子组织 | 条件式 | 基于字段分配 | | ACTION\_ASSIGN\_USER\_FROM\_FIELD\_WITH\_FALLBACK | 字段/备用用户 | 条件式 | 动态用户分配 | *** ## 相关卡片 * **ACTION\_CREATE\_TASK\_FOR\_USER** - 将任务分配给同一人员 * **ACTION\_SEND\_EMAIL** - 通知已分配人员 * **CONDITION\_USER\_IS\_ISNOT** - 检查是否分配给了正确的人员 * **CONDITION\_GROUP\_IS\_ISNOT** - 检查是否分配给了正确的组 --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/cards-overview/assignment-user-guide.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.