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# 设置助手：聊天可以做什么

## 概览

**设置助手**的聊天功能可以回答有关设置的问题，在导入停止工作时向你发出警告，并在你确认后为你更改设置。使用前，管理员必须先[启用助手](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/company-information/settings-assistant.md)。

### 它可以做什么

| 你想要……   | 示例                            | 你会得到什么                                                           |
| ------- | ----------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| 查找设置    | “在哪里可以找到电子邮件导入设置？”            | 设置路径（例如 Settings / Import）、一个会跳转到该设置并将其突出显示的 **Open setting** 按钮 |
| 了解设置    | “如何启用条码检测？”                   | 对每项匹配设置的简短说明：何时启用，何时保持关闭                                         |
| 检查配置    | “为什么 PO 匹配未启用？”               | 组织中每项相关设置的当前值（**Current: On** 或 **Current: Off**），以及阻止其生效的设置     |
| 发现导入故障  | 面板顶部的红色卡片                     | 哪个邮箱或 FTP 连接发生故障、故障频率，以及可能的原因                                    |
| 安全地更改设置 | 在发现卡片中，对故障邮箱点击 **Switch off** | 更改预览。确认前不会保存任何内容。每项更改都可以撤销。                                      |
| 了解页面    | **Watch video explanation**   | 当前页面的简短视频（仅适用于部分页面）                                              |

{% hint style="info" %}
助手使用 **Fast** AI 层级。组织中没有可用于选择其他模型的设置。
{% endhint %}

## 提问

在底部的输入框中输入问题（“Ask a question about your settings…”），然后按 **Enter**。助手会显示当前操作（“Reading configuration…”、“Searching documentation…”、“Writing answer…”），你可以随时点击 **Stop** 停止。

### 面板会识别你所在的页面

在设置页面打开面板时，助手会针对**该页面**向你问候，并提供三个相关问题。以下是真实示例：

| 页面                  | 示例问题                                                         |
| ------------------- | ------------------------------------------------------------ |
| Company Information | “如何更改公司地址？”，“在哪里上传公司徽标？”，“我们的组织注册了哪些域名？”                     |
| Import              | “我们是否启用了电子邮件导入？”，“我们应该将文档发送到哪个电子邮件地址？”，“如何设置 FTP 或 SFTP 导入？” |
| Classify & Extract  | “提取使用的是哪种 AI 模型？”，“我们是否启用了按条码拆分文档？”，“能否为某个供应商使用其他 AI 模型？”    |
| Users               | “如何邀请新用户？”，“如何将用户设为管理员？”，“如何停用用户？”                           |
| Settings overview   | “如何启用条码检测？”，“为什么 PO 匹配未启用？”，“在哪里可以找到电子邮件导入设置？”               |

点击问题后会立即发送。三个问题下方，面板会显示 *我还可以帮助你了解任何其他设置——直接提问即可。* 对话期间，底部会一直显示 **Help with this page** 选项，提示“此页面可以配置什么？”

### 示例 1：查找设置

你提问：**“如何更改公司地址？”**

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-7ba474b7618737c6f31ad5577ea9b658a91d2513%2Fsettings-assistant-answer-company-address.png?alt=media" alt="助手回答了公司地址的路径，并提供一个 Open setting 按钮"><figcaption><p>回答会指出设置位置，卡片会显示确切路径和 <strong>Open setting</strong> 按钮。</p></figcaption></figure>

回答会告诉你地址设置在哪里。下方的卡片会显示路径（**Settings / Company Settings**）和 **Open setting** 按钮。点击该按钮后，DocBits 会打开相应页面，滚动到该设置并将其突出显示几秒钟。

### 示例 2：了解有多个名称的设置

你提问：**“如何启用条码检测？”**

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-c4d02698e3b5d837c948f2e47703d5890fa9b601%2Fsettings-assistant-answer-barcode.png?alt=media" alt="助手说明了三项条码设置以及各自的启用时机"><figcaption><p>一个词可能对应多项设置时，助手会逐一列出，并说明<strong>适合启用的情况</strong>和<strong>适合保持关闭的情况</strong>。</p></figcaption></figure>

“条码检测”可能指三种不同的设置，因此助手会询问 *你指的是：QR Code Extraction、Barcode Assignment，还是 Split Document on Barcode？* 并逐一说明：

* **QR Code Extraction**：在处理期间自动读取支持的条码和 QR 码。文档中包含有用代码时，适合启用此设置。
* **Barcode Assignment**：允许审核人员在验证期间手动将解码后的条码值分配给字段。它需要先通过提取检测代码，也不会让处理过程实现免人工操作。
* **Split Document on Barcode**：在分隔页处将一个上传文件拆分为多个文档。仅当分隔代码可靠时才使用此设置。

### 示例 3：查明某项功能为何没有运行

你提问：**“为什么 PO 匹配未启用？”**

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-a8b6ead21a9dda2391b47d185dc0661fea3c9d5a%2Fsettings-assistant-answer-po-matching.png?alt=media" alt="助手显示了每项 PO 匹配设置的当前值"><figcaption><p>对于“为什么”类问题，助手会读取你的配置，并显示每项设置的 <strong>Current</strong> 值。</p></figcaption></figure>

助手会读取组织的设置并报告检查结果。在此示例中，所有四种文档类型的 PO Matching 都是 **On**，而 **Auto export if PO matched 100%** 设置是 **Off**，因此自动匹配和导出不会运行。每张卡片都会显示 **Current: On / Off** 和 **Open setting** 按钮，你可以立即修复设置。

### 示例 4：PO 匹配

你打开 **Settings → Document Types** 并提问：**“发票是否启用了 PO 匹配？”**（此问题也是该页面三个建议问题之一。）

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-84fd40e44ecd0a62712e10057664c44b2c3a51db%2Fsettings-assistant-in-document-types-po-matching.png?alt=media" alt="Settings 中的 Document Types 页面，右侧打开了 Settings Assistant，助手回答发票已启用 PO 匹配，并显示三项相关设置"><figcaption><p><strong>Document Types</strong> 页面右侧显示助手。回答说明<strong>你的组织已为发票启用 PO Matching</strong>，并显示三项相关设置：<strong>PO Matching</strong>（Current: On）、<strong>PO match rules</strong> 和 <strong>Auto export if PO matched 100%</strong>（Current: Off）。</p></figcaption></figure>

助手会读取该文档类型的设置，并补充与其相关的设置。在此示例中，匹配已启用，但 100% 匹配后的自动导出已关闭，因此匹配成功的发票仍需等待人工处理。每张卡片都有一个 **Open setting** 按钮。

* 有关**匹配规则和容差**，请参阅页面 [Purchase Order Matching Rules](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/more-settings/purchase-order/purchase-order-matching-rules.md)。
* 若要查看**供应商的文档为何无法匹配**，请打开 [Touchless Intelligence: PO Matching Diagnosis](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/analytics-dashboard/touchless-intelligence/touchless-po-matching-diagnosis.md)。该页面会显示原因、受影响的文档以及决策流程。

### 示例 5：字段验证（自定义验证规则）

在 **Settings → Document Types → Custom Validation Rules** 页面上，面板会针对该页面向你问候并建议三个问题。

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-ea961b0ea5b966f03a8915df770b4fb74bfc93a5%2Fsettings-assistant-in-custom-validation-rules.png?alt=media" alt="Settings 中的 Custom Validation Rules 页面，规则列表位于中间，右侧的 Settings Assistant 提供三个建议问题"><figcaption><p><strong>Custom Validation Rules</strong> 页面右侧显示助手。规则列表位于中间，面板提供的三个建议问题是：<strong>此文档类型有哪些验证规则？</strong>、<strong>如何创建新的验证规则？</strong>以及<strong>验证规则失败时会发生什么？</strong></p></figcaption></figure>

在此使用助手可以**查找**正确的设置，并了解规则的作用。若要**创建或更改**规则，请直接在页面上操作：参阅 [Custom Validation Rules](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/custom-validation-rules.md) 和 [Duplicate a Custom Validation Rule](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/duplicate-a-custom-validation-rule.md)。如果助手为你创建规则，该规则始终会以**非活动**状态创建，你需要自行启用。

{% hint style="info" %}
不要混淆 **Custom Validation Rules**（适用于文档类型字段的规则）和 **E-Invoice Validation**（对 XRechnung、ZUGFeRD 和 Factur-X 文件进行的检查）。它们是两个不同的页面。
{% endhint %}

### 示例 6：可以尝试的更多问题

* “提取使用的是哪种 AI 模型？”
* “我们是否启用了按条码拆分文档？”
* “如何停用用户？”
* “在哪里可以设置文档的保留时长？”
* “哪些设置会影响免人工处理率？”
* “向我展示供应商门户设置的屏幕截图。”

{% hint style="info" %}
如果问题不属于设置范围，或者助手在其掌握的 DocBits 信息中找不到相关内容，它会明确告知。例如，询问某个非设置项目时，助手会回答 *我在此处可用的 DocBits 信息中找不到有关……的内容*，并提供最接近页面的链接。它不会猜测。
{% endhint %}

### 回答中的链接和屏幕截图

* 回答可以包含 **View documentation** 链接。这些链接仅指向 docs.docbits.com，并会在新标签页中打开。只有当你的环境支持文档搜索时，回答才会包含文档链接。
* 回答可以显示文档中的**屏幕截图**。点击缩略图可放大。
* **Copy answer**（回答旁边的小型复制图标）会复制文本。

## 发现项：助手会向你发出警告 <a href="#findings-the-assistant-warns-you" id="findings-the-assistant-warns-you"></a>

设置中出现故障时，面板顶部会显示一张**红色卡片**。你无需提问。每次打开面板，以及每次返回浏览器标签页时，助手都会再次检查。

<figure><img src="https://1870485400-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FlPczlNw8zzYNLfjfispX%2Fuploads%2Fgit-blob-cd26156482a2622cace4dfded8b709a3865094ac%2Fsettings-assistant-finding-expanded.png?alt=media" alt="展开的发现卡片，显示一个邮箱在三次尝试失败后被关闭"><figcaption><p>展开的发现项：邮箱、其状态（<strong>Switched off</strong>）、失败尝试次数以及原因。</p></figcaption></figure>

目前有两项检查：

| 检查     | 卡片标题                                                                       | 统计内容         |
| ------ | -------------------------------------------------------------------------- | ------------ |
| 电子邮件导入 | “Email import: 1 mailbox affected” / “Email import: 3 mailboxes affected”  | 登录失败的邮箱      |
| FTP 导入 | “FTP import: 1 connection affected” / “FTP import: 2 connections affected” | 连接或登录尝试失败的连接 |

每张卡片都有三个按钮：

* **Show errors**（然后显示 **Hide**）：列出最多十个受影响的邮箱或连接，并显示其状态（**Switched off** 或 **Retrying**）、失败尝试次数以及原因。
* **Open import settings**：打开 **Settings → Import**。
* **Help me fix this**：开始聊天。助手会自动询问“我的电子邮件导入停止工作了。你能帮我修复吗？”，并引导你了解原因。

摘要行会说明问题的严重程度：

| 摘要行                 | 含义                     |
| ------------------- | ---------------------- |
| *已关闭：此处没有任何内容正在导入。* | 所有受影响的邮箱都已关闭，不会收到任何内容。 |
| *仍在重试，但导入很可能失败。*    | DocBits 会继续尝试，但登录不起作用。 |
| *1 个已关闭，2 个仍在重试。*   | 两种情况都有。                |

### 你可能会看到的原因

助手会将技术错误转换为以下某个原因：

| 显示的原因                           | 操作建议                         |
| ------------------------------- | ---------------------------- |
| 策略阻止登录（例如已禁用基本身份验证，或需要应用密码/MFA） | 请联系邮件管理员获取应用密码，或将邮箱切换为现代身份验证 |
| 登录遭拒（检查用户名和密码）                  | 密码已更改。请在导入设置中输入新密码           |
| 未找到邮箱或路径                        | 邮箱已重命名或删除。请检查地址或文件夹          |
| 无法连接服务器                         | 请检查服务器名称和防火墙                 |
| 连接超时                            | 服务器速度较慢或连接受阻。请稍后重试           |
| 证书或 TLS 连接失败                    | 请检查加密设置和服务器证书                |
| 无法确定原因                          | 请打开导入设置并测试连接                 |

### 关闭或删除故障连接

在展开的行中，你可以使用 **Switch off**（仅当连接仍处于启用状态时显示）或 **Delete**。两者都遵循相同的安全流程：

1. 点击按钮。助手会询问 *关闭（名称）？在重新启用此邮箱之前，不会从中导入任何内容。* 或 *删除（名称）？它会被永久移除，且无法撤销。*
2. 点击 **Yes, switch off** 或 **Yes, delete** 确认，或者点击 **Cancel**。
3. 随即显示结果行：*（名称）已关闭。*，并提供一个 **Undo** 按钮。已删除的连接没有 **Undo** 按钮，因为删除是永久性的。

如果其他人在此期间更改了邮箱，你会看到 *此邮箱在此期间已更改。请检查并重试。* 设置不会发生任何更改。

## 安全地更改设置

助手绝不会自行更改任何内容。每项更改都遵循相同的四个步骤：

1. **预览**：你会看到设置、其范围（**Organization**）以及**当前值 → 建议值**。此时尚未保存。
2. **确认**：点击 **Confirm**（或 **Yes**）。只有组织管理员可以执行此操作。
3. **结果行**：聊天中会显示 **Changed: (setting) → (value)**。
4. **撤销**：带有倒计时（“还剩 14 分钟”）的按钮可以让你撤销更改。更改也会记录在日志中。

**示例（仅供说明）。** 对于助手获准写入的设置，建议卡片会在 **Open setting** 旁边显示 **Apply** 按钮。假设卡片涉及 **Auto export if PO matched 100%**。点击 **Apply** 后，对话框 **Apply this change?** 会显示 *Current: Off → Proposed: On*。点击 **Confirm** 后，会出现一条 **Setting updated.** 消息，并带有 **Undo** 按钮。如果你在大约 15 分钟内发现错误，点击 **Undo** 即可恢复原来的值。没有 **Apply** 按钮的卡片仅用于导航：使用 **Open setting**，然后自行更改值。

如果自打开对话框后值发生了变化，你会看到 *此设置自你打开对话框后已发生变化。请重新预览。* 此时不会应用任何更改。

### 助手可以更改什么

| 更改                       | 示例请求（仅供说明）                                 |
| ------------------------ | ------------------------------------------ |
| 单项组织设置（对建议使用 **Apply**）  | “启用自动 PO 匹配和导出”                            |
| 启用或停用文档类型                | “停用文档类型 Delivery Note”                     |
| 重命名访问组                   | “将 Buyers 组重命名为 Purchasing”                |
| 查找字段的搜索模式（Auto 或 Manual） | “改为手动搜索供应商，而不是自动搜索”                        |
| 删除字段                     | “删除 Cost Center 字段”                        |
| 从目录创建非活动的验证规则            | 打开 **Custom Validation Rules** 页面并说明要检查的内容 |
| 创建非活动的转换规则               | “创建一条从供应商 VAT 编号中移除连字符的规则”                 |
| 关闭或删除导入连接                | 使用发现卡片中的按钮                                 |

### 规则草稿

如果你要求创建**转换规则**，助手会先显示**规则预览**：

* 规则名称和简单说明（“移除供应商 VAT 编号中的连字符”）；
* 目标（抬头字段、表格列、表格行、文档属性）；
* 在示例文档上进行测试：**适用于 5 个示例中的 4 个**，并将每份文档标记为**适用**、**不适用**或**适用，无更改**。

点击 **Create rule** 即可保存。规则创建后处于**非活动**状态：检查后由你自行启用。在 **15 分钟**内可以撤销创建。之后，请在规则列表中删除该规则。每小时最多可通过助手创建 **10 条规则**。

## 视频说明

在部分页面（目前包括 **Layouts**、**Users** 和 **Sub-Organizations**）上，助手会提供 **Watch video explanation**。视频会在面板中播放，带有字幕和文字稿（**Show transcript**）；如果有相应版本，则会使用你的语言。

## 限制和消息

| 消息                    | 含义                                   |
| --------------------- | ------------------------------------ |
| 请求过多。请稍等片刻。           | 你在短时间内发送了许多问题。稍等片刻后，**Retry** 会变为可用。 |
| 仅管理员可用。               | 你的账户不是组织管理员。                         |
| 助手暂时不可用。              | 请几分钟后重试。                             |
| 助手响应时间过长。             | 未能及时开始生成回答。点击 **Retry**。             |
| 出错了。请重试。              | 一般性错误。可以复制 **Error ID** 以联系支持人员。     |
| 正在设置助手                | 此功能在你的环境中尚不可用。                       |
| 你已切换组织——此回答不再适用于当前组织。 | 生成回答或打开更改对话框期间，你切换了组织。               |

浏览器会话中会保留最近 50 轮对话。问题最多可包含 4000 个字符。

## 提示

* **一次只问一件事**。“电子邮件导入在哪里，是否已启用？”拆分成两个问题效果更好。
* 使用**页面问候语**。这三个问题是针对当前页面编写的，是最快的开始方式。
* 说明**你想实现什么**，而不是设置名称。“我希望发票无需任何人查看就能导出”有助于找到正确的设置。
* 确认前请检查**预览**，特别是**当前值 → 建议值**。
* 不确定时，请使用 **Open setting** 查看页面。助手不会隐瞒设置的位置。

## 相关页面

* [设置助手：启用助手](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/company-information/settings-assistant.md)
* [分析仪表板](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/analytics-dashboard.md)
* [DocBits MCP](/chinese/gao-ji-gong-neng-yu-gong-ju/docbits-mcp.md)


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# Agent Instructions
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