> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.docbits.com/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/choose-the-right-automation.md). # 选择合适的自动化工具 {% embed url="" %} 这段五分钟的视频分为四部分，讲解相同的主题：**0:00** 各工具在文档流程中的运行位置，**1:27** 代码、工作流与对比，**2:33** 各工具能做什么和不能做什么，**3:33** 最佳实践和常见错误。 DocBits 提供了多种方式来更改、检查和路由文档：**转换规则**、**自定义验证规则**、**采购订单匹配规则**、**脚本**、**标准工作流**、**高级工作流**和 **Workflow SDK 卡片**。这些工具有意覆盖相同的一些功能。本页将说明该选择哪一种、**每种工具在文档流程中的运行时机**，以及各自能做什么和不能做什么。 ## 简要回答 | 我想要…… | 使用 | 原因 | | ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------- | | 清理或重写一个值（去除空格、添加前缀、设置日期格式、映射单位、设置默认值） | [转换规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/transformation-rules.md) | 无需代码，可实时预览；每次处理和保存时都会运行 | | 确保数据完整且合理，并阻止不符合要求的文档继续处理 | [自定义验证规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/custom-validation-rules.md) | 声明式检查，可报错或警告，并阻止自动导出 | | 将发票行项目与采购订单行项目匹配 | [采购订单匹配规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/more-settings/purchase-order/purchase-order-matching-rules.md) | 支持容差、回退规则和可视化图表的规则集 | | 执行规则无法表达的操作：查询、跨字段和表格计算、创建任务，或在特定时刻更改状态 | [脚本](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/script.md) | 使用 Python，在流程中的 13 个触发点运行 | | 决定文档的**下一步操作**：分配、审批、创建任务、发送电子邮件、导出或调用 API | [标准工作流](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/standard-workflow-builder.md) | 根据状态事件执行 When / And / Then 卡片 | | 执行相同操作，但需要分支、多个条件和错误路径 | [高级工作流](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/advanced-workflow-builder.md) | 可视化节点图 | | 需要内置卡片未提供的操作 | [Workflow SDK（Card SDK）](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/card-sdk.md) | 创建自己的卡片，由 DocBits 审核 | **经验法则：选择能够完成任务的最简单工具。** 优先使用规则，其次使用脚本，最后才使用工作流或 SDK 卡片。规则更容易阅读和测试，也不会破坏文档；代码功能更强，因此需要更谨慎地使用。 ## 各工具在文档流程中的运行位置 每份文档都要经过相同的步骤。每种工具在流程中都有自己的位置，这决定了它能读取哪些内容，以及还能更改哪些内容。
转换规则、采购订单匹配规则、自定义验证规则、脚本和工作流在文档流程中的运行位置
具体来说： 1. **提取**会从文档中读取抬头字段和表格。脚本可以在**提取后**运行。 2. **转换**会应用内置格式设置和你的**转换规则**。脚本可以在转换前后运行。 3. **主数据查询**会填充供应商等字段。标记为**查询后运行**的转换规则会在此处额外执行一次。 4. **采购订单匹配**仅在文档类型启用了采购订单匹配时运行。此处会执行**采购订单匹配规则**。脚本可以在**采购订单匹配前**运行。 5. **重新格式化**：所有转换规则都会再次运行，因此查询或匹配写入的值也会得到格式化。 6. **验证**会运行你的**自定义验证规则**。脚本可以在验证**前后**运行。 7. 文档状态变为**Ready for validation**。这是**工作流**可以启动的第一个时机。工作流会响应状态变化，因此始终在验证后运行，绝不会在提取前运行。 用户在验证界面中操作时，还会触发其他事件：编辑字段或表格单元格会运行字段和表格更改脚本，并刷新转换规则预览。**保存**和**验证**会再次运行转换规则、验证和保存脚本；如果采购订单编号发生变化，还会再次进行采购订单匹配。**审批**会在状态更改前运行审批脚本。 {% hint style="info" %} 工作流写入字段时，其行为类似于用户保存文档：此写入会再次触发转换规则、验证、自定义验证规则和保存脚本。若工作流和规则处理同一个字段，请将这一点考虑在内。 {% endhint %} ## 对比各工具
各自动化工具功能对比
| | 转换规则 | 自定义验证规则 | 采购订单匹配规则 | 脚本 | 标准工作流 | 高级工作流 | SDK 卡片 | | ---------- | ------------ | ------------------------- | ----------------------------------- | ----------------------- | -------------------------- | -------------------- | ----------------- | | **运行时机** | 每次转换和每次保存 | 每次验证 | 查询后、**Auto PO Match** 时、新的采购订单编号出现时 | 13 个触发点 | 状态更改后 | 状态更改后 | 所在工作流运行时 | | **可读取内容** | 抬头字段、表格列 | 字段、表格单元格、跨行汇总值 | 表格、采购订单编号、采购订单行项目、容差 | 全部提取数据、查询结果、用户、用户组、全文搜索 | 文档数据、用户、用户组、变量 | 与标准工作流相同，另可读取先前节点的结果 | 字段、表格、查询结果、用户、用户组 | | **可写入内容** | 字段和列的值、行、子组织 | 无：只能标记有效或无效 | 仅匹配数据 | 字段、表格、任务、状态 | 字段、状态、分配、任务、导出、电子邮件、API 调用 | 同样的卡片，另支持逻辑和变量 | 字段、表格、状态、任务 | | **能否阻止文档** | 不能 | 能：错误会阻止自动导出和 **Validate** | 能：启用采购订单匹配时，未完成全部匹配会使自动导出等待 | 间接阻止：将字段标记为无效或创建任务 | 设置状态、分配、审批、拒绝 | 同标准工作流 | 与卡片类型相同 | | **是否需要代码** | 不需要 | 不需要 | 不需要 | 需要，使用受限的 Python | 不需要 | 不需要 | 需要，在沙箱中运行 Python | | **典型用途** | 规范化值 | 必填字段、格式、合计 | 行项目匹配 | 特殊逻辑 | 路由和审批 | 分支路由 | 合作伙伴专用操作 | ## 通过四个问题做出选择
选择合适自动化工具的决策指南
1. **需要更改某个值吗？** 使用**转换规则**。如果更改需要主数据、任务或状态，请使用**脚本**。 2. **需要检查某个值吗？** 使用**自定义验证规则**。它们可以阻止文档，但不会更改文档。如果检查需要主数据或代码，可以用**脚本**将字段标记为无效。 3. **需要将发票行项目与订单匹配吗？** 使用**采购订单匹配规则**。它们只生成匹配结果。若要在匹配前修正抬头字段，请使用转换规则。 4. **下一步操作是否取决于文档？** 使用**工作流**。需要分支、多个条件或错误路径时，选择**高级工作流**。只有在内置卡片无法满足需求时，才选择 **SDK 卡片**。 ## 逐一了解各工具 ### 转换规则 * **适用场景**：值本身正确，但格式不正确，例如前缀、空格、日期格式、单位代码、默认值、填错字段的采购订单编号，或需要汇总为一行的表格。 * **运行时机**：首次转换时、主数据查询后的可选执行阶段、采购订单匹配后，以及每次保存时。验证界面会显示预览。 * **可以执行**：更改抬头字段、表格列和行，以及子组织。每条规则都可以限制为特定供应商或条件。 * **无法执行**：阻止文档、调用其他系统、查询主数据或创建任务。无法应用规则时，值会保持不变。 * **了解更多：** [转换规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/transformation-rules.md) ### 自定义验证规则 * **适用场景**：数据错误时必须阻止文档继续处理，例如必填字段、格式模式、数值范围、允许值、两个字段之间的比较，以及必须正确相加的合计。 * **运行时机**：每次验证时，包括流程中的验证、每次保存时的验证，以及工作流写入数据后的验证。 * **可以执行**：将字段或表格单元格标记为**错误**（除非绕过，否则会阻止自动导出和 **Validate**）或**警告**（可见但不会阻止操作）。 * **无法执行**：更改数据、查询主数据或调用服务。先用转换规则修正数据，再进行检查。 * **了解更多：** [自定义验证规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/custom-validation-rules.md) ### 采购订单匹配规则 * **适用场景**：将发票行项目与采购订单行项目匹配，包括单项、多项和总额匹配、数量和价格容差，以及首条规则未匹配时的回退规则。 * **运行时机**：主数据查询后、点击 **Auto PO Match** 时，以及保存时采购订单编号发生变化后。 * **可以执行**：生成匹配结果和审批所需的数据。图表视图会显示各阶段应用的规则。 * **无法执行**：重写抬头字段、设置状态或运行自定义逻辑。启用采购订单匹配时，未完成全部匹配会使自动导出处于等待状态。 * **了解更多：** [采购订单匹配规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/more-settings/purchase-order/purchase-order-matching-rules.md) ### 脚本 * **适用场景**：规则无法表达所需逻辑，例如跨字段和表格的计算、查询、为用户创建任务、在特定时刻更改状态，或响应验证界面中的编辑。 * **运行时机**：在你选择的触发点运行，包括提取后、转换前后、采购订单匹配前、验证前后、字段和表格更改时、保存时以及审批时。 * **可以执行**：读取整个文档、查询主数据并进行全文搜索、更改字段、标记和表格、创建任务以及更改状态。 * **无法执行**：导入模块或调用外部服务。脚本使用受限的 Python。脚本出错时会记录日志，但不会中止文档处理，因此脚本**不能**作为可靠的文档拦截手段；应改为将字段标记为无效或创建任务。 * **了解更多：** [脚本](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/script.md) ### 标准工作流 * **适用场景**：下一步操作取决于文档，例如分配给用户或用户组、审批或拒绝、创建任务、发送电子邮件、导出、设置状态或调用 API。 * **运行时机**：文档达到你选择的状态时，也就是验证后。也可以从 Webhook、计划任务或手动操作启动。 * **可以执行**：按顺序执行一系列卡片：**When**（启动条件）、**And**（条件，必须全部满足）、**Then**（操作）。 * **无法执行**：创建分支、等待多个条件，或在独立路径中响应卡片错误。需要这些功能时，请使用高级工作流。 * **了解更多：** [标准工作流](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/standard-workflow-builder.md) ### 高级工作流 * **适用场景**：同一份文档需要走不同路径，例如按条件分支、组合多个 ALL / ANY 条件，以及为错误或未满足条件的情况设置路径。 * **运行时机**：与标准工作流响应相同的事件时运行。此功能需要 DocFlow Advanced 订阅。 * **可以执行**：使用与标准工作流相同的卡片，另可使用逻辑和变量卡片，并以图表形式绘制工作流。 * **无法执行**：处理验证前的操作，因为高级工作流从状态更改后开始运行。验证前的逻辑应放在脚本或规则中。 * **了解更多：** [高级工作流](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/advanced-workflow-builder.md) ### Workflow SDK（Card SDK） * **适用场景**：需要创建当前不存在的卡片，例如针对合作伙伴应用的专用条件或操作。 * **运行时机**：包含该卡片的工作流运行时。 * **可以执行**：读取和写入字段及表格、保存文档、更改状态以及创建任务。 * **无法执行**：建立网络连接。每次运行最多 60 秒，最多进行 200 次 SDK 调用。只有经 DocBits 审核并批准后，卡片才能上线。 * **了解更多：** [Card SDK](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow/card-sdk.md) ## 最佳实践 * **从最简单的工具开始。** 格式设置使用转换规则比使用脚本更合适；数据检查使用自定义验证规则比使用脚本更合适。只有规则或内置卡片无法完成任务时，才考虑使用脚本或 SDK 卡片。 * **先修正，再检查，最后路由。** 转换规则和脚本负责准备数据，自定义验证规则负责判断数据，工作流负责决定文档的后续操作。这就是流程顺序。 * **每个字段只由一个工具负责。** 如果转换规则和脚本都写入同一字段，结果将取决于执行顺序。请为每个字段指定唯一的修改工具。 * **不要用工作流修复数据。** 工作流在验证后启动，因此此时才修复数据为时已晚，而且会触发新一轮验证。请在验证前通过规则或脚本修复数据。 * **使用规则进行验证，不要使用脚本。** 脚本出错不会阻止文档；自定义验证规则可以。 * **保持脚本精简，并按用途命名。** 每项任务使用一个脚本，并在名称中注明触发点；出现问题时就能轻松将其停用。 * **先在开发环境或沙箱中测试。** 使用几份真实文档，在验证界面检查结果，然后再将规则或工作流启用于生产环境。 * **查看日志。** 文档日志和工作流日志会显示运行了哪些内容以及发生了哪些更改。 ## 常见错误 | 错误做法 | 更好的做法 | | ------------------------- | -------------------------------- | | 用脚本去除空格并添加前缀 | 使用转换规则 | | 在验证后运行工作流来设置字段 | 使用转换规则或在验证前运行脚本 | | 期望脚本阻止无效文档 | 使用自定义验证规则 | | 期望自定义验证规则修正值 | 先使用转换规则，再使用验证规则 | | 在采购订单匹配规则中重写采购订单编号 | 在匹配前，对 *Purchase Order* 字段使用转换规则 | | 为单一 *When → Then* 使用高级工作流 | 使用标准工作流 | | 为内置卡片已能完成的操作创建 SDK 卡片 | 使用内置卡片 | ## 相关页面 * [转换规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/transformation-rules.md) * [自定义验证规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/custom-validation-rules.md) * [采购订单匹配规则](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/more-settings/purchase-order/purchase-order-matching-rules.md) * [脚本](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/settings/global-settings/document-types/script.md) * [工作流](/chinese/guan-li-yu-she-zhi/workflow.md) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://docs.docbits.com/chinese/guan-li-yu-she-zhi/choose-the-right-automation.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.